L'éditeur graphique de processus


Notes :
  • Depuis la version Service Manager 2015.1, un nouvel éditeur de workflow a été implémenté. Il fonctionne sur Microsoft Internet Explorer (version 9 et supérieure), Firefox et Google Chrome.
  • Tous les workflows réalisés avec l'ancien éditeur sont repris tels quels avec le nouvel éditeur.
Definition

L'éditeur graphique permet de définir, configurer et ordonner les différentes étapes d'un processus, et de le tracer graphiquement. Il est utilisé à la fois pour les workflows (séquencement d'actions manuelles et/ou d'actions automatiques) et pour les processus liés aux règles métier (séquencement d'actions uniquement automatiques).

EndDefinition
  • Dans les 2 cas, le principe de fonctionnement reste identique mais l'accès se fait via des options de menu différentes.
  • Chaque étape du processus permet de réaliser un type d'action, déterminant les informations à renseigner.

Représentation graphique d'un processus

        Graphical process editor - Presentation.png

Remarques

  • Un processus est toujours délimité par une étape Début Graphical process editor - Start step icon.png et une étape Fin Graphical process editor - End step icon.png ; ces 2 étapes ne peuvent pas être supprimées.
  • À la fin d'une étape, celle-ci peut prendre une valeur de sortie suivant le type d'action qui la qualifie.
  • Hormis pour les étapes débutant le processus, toute étape doit posséder une condition d'entrée indiquant quelles sont les étapes devant avoir été réalisées précédemment et avec quelle valeur de sortie.
  • Lien Cliquez ici dans une étape d'envoi d'e-mail :
    • Pour insérer dans un e-mail un lien d’auto-connexion vers l'action générée au cours de l'étape (sous la forme d'un lien hypertexte Cliquez ici), les paramètres divers {ADMIN} Activer le lien d'autoconnexion dans les e-mails adressés aux groupes et {ADMIN} Activer le lien d'autoconnexion dans les e-mails adressés aux personnes doivent être activés (valeur True).
    • Par défaut, le lien est automatiquement ajouté en bas de l'e-mail. Utilisez le tag système #CLICK_HERE_LINK# pour positionner le lien ailleurs dans l'e-mail.
  • Les types d'actions REST affichent tous les services des API REST livrés en standard par EasyVista ainsi que tous les services ajoutés manuellement. Ceux-ci doivent être préalablement paramétrés -  Open url.png voir Procédure
  • Les types d'actions Envoi de notification mettent à jour le compteur de notification Notification icon - Notifications.png dans la barre de notification. Un utilisateur de type evie doit être préalablement paramétré  -  Open url.png voir Procédure

Bonnes pratiques

  • Pour ne pas perdre vos modifications de mise en page du processus, effectuez toujours une sauvegarde avant d'ouvrir la fenêtre de propriétés des étapes.
  • Pour modifier un workflow existant en cours d'utilisation, travaillez sur une copie de celui-ci :
    • dupliquez le workflow ;
    • une fois le traitement des objets terminés (incidents, demandes de service, etc.), modifiez les entrées catalogue qui y font référence (utilisez les filtres pour les identifier de façon exhaustive).
  • Sur les workflows complexes :
    • Pour garantir les performances lors de l'édition, utilisez en priorité le navigateur Google Chrome.
    • Pour naviguer, évitez d'utiliser la molette de la souris qui peut bloquer l'écran. À la place, soit effectuez un cliquez-déplacez sur le graphique, soit affichez la représentation miniature du processus via Graphical process editor - Toolbar - Preview icon.png puis cliquez-déplacez le rectangle rouge sur la portion à visualiser.
  • Pour renseigner facilement les conditions d'entrée d'une nouvelle étape, définissez au préalable toutes les étapes dont elle dépend, dans l'ordre chronologique.
  • Assurez-vous que vous pouvez continuer le processus au niveau de chaque étape :
    • l'étape enchaîne sur une autre étape ;
    • l'étape ne possède pas de valeur de sortie : il n'y a alors pas d’enchaînement possible ;
    • l'étape est une étape finale qui termine le processus.
  • Pour éviter qu'un processus tourne indéfiniment, assurez-vous que vous pouvez accéder à l'étape Fin.
  • Sur les étapes d'envoi d'e-mails liés à la création, la clôture et la validation d'un incident/demande, utilisez les composants mails modèles et adaptez-les à vos besoins et votre charte graphique.
  • Pour inclure dans un e-mail les rôles Incident: Groupe et Incident: Intervenant, le workflow doit passer au statut Terminé avant l'étape. Pour cela, vous pouvez paramétrer une étape conditionnelle utilisant la requête SQL ci-dessous et en lui assignant un statut Terminé.
SELECT 1 FROM sd_request WHERE request_id = @@ID@@ 
  • Limitez le nombre d'étapes pour garantir les performances d'exécution du processus.
    • Certaines notifications par e-mail sont déclenchées de façon automatique par les actions réalisées au cours des étapes du processus (Mail, Pas d'avertissement). Il n'est alors pas nécessaire d'inclure ces étapes dans le processus.
    • Regroupez les notifications Demandeur/Bénéficiaire lorsqu'il s'agit du même utilisateur afin d'éviter les envois en double d'e-mails.
    • Enregistrez les réponses aux questionnaires dans la table SD_REQUEST au lieu d'effectuer des étapes de mise à jour interne -  Open url.png voir  assistant Gérer les questions > Gestion des destinations.
    • Utilisez les différentes possibilités du paramétrage du SLA : Catalogue, Entité, Niveau d'urgence, Niveau de VIP du bénéficiaire, Niveau de criticité du matériel, Localisation...
    • Créez des tâches pour gérer les cas particuliers au lieu d'inclure des étapes dans le processus.

Caractéristiques des étapes d'un processus

  • Une étape est associée à un type d'action qui décrit le traitement à réaliser. Il peut s'agir de la réalisation d'une action :
    • manuelle, assignée à des groupes / utilisateurs via des rôles ;

      exemple  Traitement d'un incident par le support technique ; Déplacement d'un technicien sur site ; Validation par l'utilisateur de l'intervention du service informatique

    • automatique, sans intervention humaine.

      exemple  Envoi d'un e-mail ; Appel d'un web service SOAP ; Appel d'une API REST

         Open url.png voir Liste des types d'actions

  • L'étape peut être réalisée de façon linéaire ou en parallèle d'autres étapes.
  • Elle peut être associée à des conditions d'entrées (étapes conditionnelles).
  • Elle peut conserver en mémoire des informations sous la forme de variables d'instance, réutilisables dans la suite du processus dans des étapes de type Étape conditionnelle ou Étape de mise à jour interne  - Open url.png voir Procédure Comment utiliser une variable dans un processus
  • Un questionnaire (standard ou multi-sections) peut être ouvert au cours de l'étape.
  • Le statut de l'objet peut être modifié à la fin de l'étape.
  • Une étape du cycle de vie de l'objet peut être associée à l'étape du processus.

Différentes représentations d'un processus

Processus Représentation Remarques
Standard Graphical process editor - Presentations - Standard presentation.png
  • L'étape Début lance l'exécution d'une étape e1 ; celle-ci a une valeur de sortie suivant le type d'action qui la qualifie.
  • Une condition d'entrée est définie sur l'étape e2 : lorsqu'elle est vérifiée, l'étape est exécutée.
  • Lorsque l'étape e2 est terminée, l'étape Fin est exécutée.
Résolution immédiate Graphical process editor - Presentations - Immediate solution presentation.png
  • Le processus comprend une seule étape de notification au demandeur, pouvant également lui indiquer la procédure de résolution.
Clôture Graphical process editor - Presentations - Closing presentation.png
  • Le processus permet de clôturer un incident parent, et automatiquement tous les incidents liés.
Étapes avec plusieurs valeurs de sortie : Étapes de validation et Étapes conditionnelles Graphical process editor - Presentations - Several exit values.png
  • Les traits sont automatiquement affichés avec une couleur différente en fonction de la valeur de sortie.
  • Il n'est pas obligatoire d'indiquer la suite à donner à chacune des valeurs de sortie possibles d'une étape ; dans ce cas, aucune étape n'est effectuée ensuite.
  • Certaines étapes ne possèdent aucune valeur de sortie : il s'agit des étapes d'envoi de mail, de suspension, de fin de workflow et de fin de suspension. Dans ce cas, aucune étape n'est effectuée ensuite.
Étapes avec plusieurs conditions d'entrée Graphical process editor - Presentations - Several entry conditions.png
  • Les étapes s'exécutent lorsque toutes les conditions d'entrée sont vérifiées.
Étapes sans condition d'entrée Graphical process editor - Presentations - No entry conditions.png
  • Les étapes s'exécutent en parallèle dès que le processus démarre.
  • Par défaut, toute nouvelle étape est une étape initiale sans conditions d'entrée.
Sortie d'un processus Graphical process editor - Presentations - No entry conditions.png
  • La sortie normale du processus est définie via l'étape Fin Graphical process editor - End step icon.png ; une condition de fin doit être définie sur cette étape.
  • Uniquement sur les workflows, vous pouvez définir une fin prématurée au niveau de chaque étape via le type d'action Fin du workflow ; l'objet traité par le processus prend alors le statut final défini sur cette étape.

Spécificités des versions 2016 et antérieures

  • Accès menu des workflows : Transition ou Operation > Références > Workflows

Description des écrans

Accès à l'éditeur graphique : 

Étape Début Graphical process editor - Start step icon.png (propriétés générales du processus)

Note : Les propriétés sont différentes suivant le type de processus de gestion : workflow ou processus lié à une règle métier

Workflow

WorkflowProperties

       Workflow.png

Nom : Nom du workflow. 

Questionnaire : Questionnaire (standard / multi-sections) associé au processus, affiché automatiquement lorsque ce dernier se déclenche. Note : Un questionnaire spécifique peut être associé au niveau de chaque étape.

Requête parent : Requête parent utilisée dans le workflow, définissant les tag et rôles disponibles au niveau de chaque étape du processus.

Cycle de vie : Cycle de vie associé au workflow, permettant de visualiser le déroulement du processus via un fil d’Ariane dans le bandeau supérieur de la fiche Incident/Demande/Problème. L'association entre les étapes du cycle de vie et les étapes du workflow s'effectue via l'éditeur graphique.

exemple  Life Cycle Workflow - Breadcrumb colors.png

Statut final : Statut par défaut de l'étape de fin normale du workflow. 

  • Seul un statut ayant un méta-statut Terminé peut être sélectionné.
  • Un statut final particulier peut être appliqué sur les étapes de fin prématurée du workflow (type d'action Fin du workflow en cas de clôture anticipée de l'incident/demande).

Processus liés à une règle métier

BusinessRuleProperties

        Business rule - Associated process.png

Accès menu : Administration > Règles métier > Processus associés puis sur l'éditeur graphique, double-clic sur l'étape Début Graphical process editor - Start step icon.png ou clic sur Graphical process editor - Toolbar - Process properties icon.png

Nom : Nom du processus. 

Table cible : Nom de la table principale du processus, définissant son contexte d'utilisation. Seules les règles métier utilisant la même table principale peuvent être associées au processus.

Requête parent : Requête parent utilisée par le processus, permettant de définir les tags et rôles disponibles au niveau de chaque étape.

Conserver la trace d'exécution : Indique si le mode débogage est activé pour suivre le déroulement du processus via des fichiers de log (case cochée) ou non (case non cochée). Note : Pour consulter les fichiers : Administration > Règles métier > Monitoring.

Autres étapes

        Graphical process editor - Edit step.png

Accès : double-clic sur l'étape

Note : Les champs ci-dessous sont affichés en fonction du type d'action.

Nom de l'étape : Libellé identifiant l'étape.

Service REST : Dans le cas d'une étape REST, nom du service (produit tiers) interrogé via son API REST.
         Graphical process editor - Edit step REST.png

  • Connexion REST : Libellé de la connexion associée au service, permettant de retrouver les informations requises pour l'accès à l'API REST du service (login/mot de passe, valeurs des variables contenues dans l'URL du service).
  • Ressource : Libellé de la ressource accédée via le service. Lorsque la requête exécutée par la méthode contient des paramètres, ceux-ci sont affichés dans un tableau Paramètre / Valeur. Pour renseigner une valeur, saisissez-la manuellement ou sélectionnez un tag à partir de la fenêtre d'aide à la saisie via Roles-Tags window icon.png.

exemple  Créer une carte (tâche à accomplir) dans l'outil Trello

Ressource Étape REST
REST step - Example Resource.png REST step - Example Parameters Values table.png

Type d'action (Note : Les valeurs disponibles dépendent du contexte) : Permet de définir le traitement réalisé au cours de l'étape et détermine les informations à renseigner - Open url.png  voir Liste des types d'actions

Étape du cycle de vie (Note : Uniquement si un cycle de vie est associé sur l'étape Début Graphical process editor - Start step icon.png du workflow) : Étape du cycle de vie liée à l'étape, mise en évidence sur le fil d'Ariane de la fiche Incident/Demande dès que l'étape du workflow est déclenchée.
         Life Cycle Workflow - Breadcrumb colors.png

Rôle : Rôle réalisant l'étape, qui permet d'identifier les groupes/utilisateurs devant intervenir au démarrage de l'étape.

  • Cliquez sur Roles-Tags window icon.png pour accéder à la liste des rôles : une fenêtre d'aide à la saisie est affichée, proposant uniquement les rôles contextuels à l'étape.

Questionnaire : questionnaire (standard / multi-sections) affiché au démarrage de l'étape.
    Notes :

  • Via une éventuelle surcharge définie sur le questionnaire, celui-ci peut être remplacé par un autre en fonction du sujet de l'objet traité par le processus.
  • Sur une étape de validation, les questionnaires ci-dessous surchargent le questionnaire associé à l'étape :
    • Questionnaire (Acceptation) : Questionnaire affiché lorsque l'utilisateur clique sur le lien hypertexte Accepté de l'e-mail de validation.
    • Questionnaire (Refus) : Questionnaire affiché lorsque l'utilisateur clique sur le lien Refusé de l'e-mail de validation.
    • Questionnaire (Demande d'informations) : Questionnaire affiché lorsque l'utilisateur clique sur le lien Demande d'informations de l'e-mail de validation.
       

Statut en entrée : Statut que prend l'objet traité par le processus au démarrage de l'étape.

OLA : Engagement OLA fixant le délai d'intervention des prestataires pour réaliser l'étape.

Condition SQL : Requête SQL permettant d'estimer la valeur de sortie d'une étape conditionnelle. 

Script SQL : Script permettant d'exécuter une requête SQL. 

Référence de WEBService (Note : Les web services doivent être définis au préalable : Administration > Paramétrages WebServices) : Nom du web service externe appelé au cours de l'étape (ex. : Réinitialisation des mots de passe).

  • Le commentaire est affiché automatiquement, ainsi que les valeurs par défaut définies à la configuration du web service et la liste des paramètres nécessaires à son exécution.
  • Pour renseigner la valeur d'un paramètre : cliquez sur Edit icon.png et saisissez manuellement la valeur ou sélectionnez un tag à partir de la fenêtre d'aide à la saisie via Roles-Tags window icon.png.
  • Pour supprimer la valeur d'un paramètre : cliquez sur Delete icon.png.
  • Créez une variable d'instance pour récupérer et tester le code retour renvoyé par le web service (valeur @RESULT)  - Open url.png voir Procédure Comment utiliser une variable dans un processus
     

Adresse de retour : Adresse e-mail à laquelle les destinataires doivent envoyer leurs messages. 

  • Séparez les différentes adresses par des points-virgules.

Destinataires supplémentaires : Liste des adresses e-mail des destinataires auxquels la notification doit être envoyée, en plus de ceux identifiés via le champ Rôle

  • Cliquez sur Roles-Tags window icon.png pour sélectionner les adresses e-mail à partir des rôles. 
  • Séparez les différentes adresses par des points-virgules.

CC : Liste des adresses e-mail des destinataires auxquels doit être envoyé un message en copie conforme. 

  • Cliquez sur Roles-Tags window icon.png pour sélectionner les adresses e-mail à partir des rôles. 
  • Séparez les différentes adresses par des points-virgules.

Message d'avertissement : Sujet et corps de l'e-mail envoyé au cours de l'étape. 

  • Le message peut contenir du texte et des tags
  • Cliquez sur Roles-Tags window icon.png pour accéder à la liste des tags : une fenêtre d'aide à la saisie est affichée, proposant uniquement les tags contextuels à l'étape.
  • Utilisez la barre d'outils pour formater le texte.
             Toolbar.png
    • Une info-bulle est disponible sur chaque icône de la barre d'outils.
    • Une barre d'outils contextuelle peut être disponible sur certains objets, affichée en cliquant sur l'objet (image, lien hypertexte, tableau).
Open url.png voir Description
Description

Mise en forme du texte

Police toolbar.png  Gras / Italique / Souligné / Barré

Paragraph toolbar.png  Type d'alignement (Gauche / Centrer / Droite / Justifier)

Font Size Color toolbar.png  Police / Taille de police / Couleur de texte

Tabulation toolbar.png  Diminuer / Augmenter le retrait (tabulation)

Gestion des images

Image icon.png  Insérer / Modifier une image
         Image detail.png

Source : URL de l'image à insérer dans le composant mail.

Description de l'image : Description spécifiant un texte alternatif pour l'image, si celle-ci ne peut pas être affichée.

Dimensions : Largeur et Hauteur de l'image, exprimées en pixels. Pour conserver les proportions de l'image lors de son redimensionnement, cochez la case Conserver les proportions ; entrez la dimension souhaitée, l'autre s'ajuste automatiquement.

Note : Pour modifier les propriétés d'une image (couleur de fond), cliquez sur Html Editor icon.png pour passer en mode Html, effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur [ OK ].

Texte enrichi

Line icon.png  Insérer une ligne horizontale

Special character icon.png  Insérer un caractère spécial

Table icon.png  Insérer un tableau : Déplacez ensuite la souris sur le nombre de lignes / colonnes souhaité
         Table detail.png

Pour modifier les propriétés d'un tableau affiché dans l'éditeur de texte, cliquez dessus : une barre d'outils contextuelle est affichée.
         Table toolbar.png

Gestion des liens hypertextes

Hyperlink toolbar.png  Insérer un lien hypertexte
         Hyperlink detail.png

Url : Adresse du lien.

Texte à afficher : Texte cliquable du lien.

Titre : Info-bulle affichée lors du survol du lien.

Cible : Par défaut, le lien est ouvert dans l'onglet courant/la fenêtre courante. Sélectionnez l'option Nouvelle fenêtre pour l'ouvrir dans un nouvel onglet/nouvelle fenêtre.

Édition du document

Undo toolbar.png  Annuler / Revenir à la dernière modification

Paste as text icon.png  Coller comme texte : Colle le texte en tant que texte brut (le formatage est supprimé)

Full screen icon.png  Plein écran : Bascule entre le plein écran et la taille réduite de la fenêtre.

Html Editor icon.png  Éditeur de code Html : Bascule entre l'éditeur de code Html et l'aperçu Wysiwyg.

Conditions d'entrée (Note : Uniquement si au moins une étape du processus possède des valeurs de sortie) : Conditions qui doivent être réalisées pour que l'étape puisse débuter. 

  • Cliquez sur Add icon.png pour initialiser une nouvelle condition  : celle-ci identifie l'une des étapes déjà définies dans le processus et sa valeur de sortie attendue.
  • Étape initiale (Note : Uniquement lorsqu'une condition est initialisée) : Lorsque la case est cochée, indique que l'étape s'exécute dès que le processus démarre.
  • Nom de l'étape : Étape devant être réalisée pour que l'étape courante puisse débuter.
  • Valeur de sortie : Valeur que doit avoir l'étape sélectionnée pour que l'étape courante puisse débuter. Seules les valeurs de sortie possibles pour l'étape sélectionnée sont affichées.
  • Séparateur : Lorsque plusieurs conditions sont saisies, indique la façon de les traiter :
    • OU : si la condition n'est pas réalisée, l'étape débute uniquement si au moins l'une des autres conditions est réalisée ;
    • ET : si la condition n'est pas réalisée, l'étape ne peut pas débuter, même si les autres conditions sont réalisées.
       

Statut final (Note : Uniquement sur une étape dont le type d'action est Fin du workflow) : Statut en sortie de l'étape, lorsqu'il s'agit d'une fin prématurée de workflow.

  • Seul un statut ayant un méta-statut Terminé peut être sélectionné.

exemple Sortir du processus sans traiter l'incident si la solution est jugée trop coûteuse

 

Conditions de fin (Note : Uniquement sur l'étape Fin Graphical process editor - End step icon.png) : Conditions qui doivent être réalisées pour que l'étape Fin puisse débuter. 

  • Cliquez sur Add icon.png pour initialiser une nouvelle condition : celle-ci identifie l'une des étapes déjà définies dans le processus et sa valeur de sortie attendue - Open url.png voir Champ Conditions d'entrée
     

Variables d'instance : Information à stocker en mémoire le temps de l'exécution du processus afin de la réutiliser sur une autre étape du processus  - Open url.png voir Procédure Comment utiliser une variable dans un processus

exemple  Conserver une valeur calculée par une étape de mise à jour interne et la réutiliser via un tag dans un e-mail

  • Syntaxe pour utiliser une variable d'instance dans les e-mails : #[VAR.nom_variable_instance]#
     
  • Nom de la variable : Nom donné à la variable d'instance, permettant de la réutiliser facilement sur les autres étapes.
  • Type de la valeur :
    • Chaîne : la variable d'instance est une valeur fixe identifiant une chaîne de caractères ;
    • Variable : la variable d'instance est une valeur estimée au moment de l'exécution du processus.
  • Variable / Valeur : Valeur attribuée à la variable d'instance :
    • s'il s'agit d'une variable de type Chaîne : saisissez la chaîne de caractères ;
    • s'il s'agit d'une variable de type Variable :
      • une liste déroulante affiche l'ensemble des variables d'instance déjà définies ;
      • la variable @RESULT fait référence au résultat de l'étape courante : résultat de la requête SQL sur une étape conditionnelle, valeur renvoyée par un web service, résultat d'un script SQL sur une étape de mise à jour interne.

        exemple 

        • Étape conditionnelle N° de portable dispo : la variable @RESULT identifie le résultat de la requête SQL recherchant le numéro de portable de l'utilisateur.
        • Étape de web service Réinitialisation du mot de passe : la variable @RESULT identifie le nouveau mot de passe de l'utilisateur. 

Palette des types d'actions

Ensemble des types d'actions disponibles au niveau du processus, regroupés en 3 catégories :

  • Actions automatisées : Réalisation d'actions automatiques, sans intervention humaine ;
  • Actions REST : Réalisation d'actions via l'API REST de services (produits tiers) avec lesquels Service Manager peut s'interfacer ;
  • Interventions utilisateur : Réalisation d'actions manuelles effectuées par un intervenant.

         Graphical process editor - Action types bar.png

  • Pour afficher / masquer la palette, cliquez sur Graphical process editor - Action types bar - icon Open panel / Graphical process editor - Action types bar - icon Close panel affiché sur le côté droit de la palette.
  • Pour afficher / masquer les types d'actions d'une catégorie, cliquez sur V / > en regard de celle-ci.
  • Pour ajouter au processus une étape liée à l'un des types d'actions, effectuez un cliquer-glisser de celui-ci vers l'éditeur graphique.
             Graphical process editor - Action types bar - Drag and drop.png

Barre d'outils de l'éditeur graphique

Save icon.png : Sauvegarde le processus.

Duplicate icon.png : Duplique le processus complet sous un autre nom.

Graphical process editor - Toolbar - Process properties icon.png : Ouvre la fenêtre de propriétés du processus (ou double-clic sur l'étape Début Graphical process editor - Start step icon.png).

Graphical process editor - Toolbar - Delete step icon.png : Supprime l'étape sélectionnée.

Graphical process editor - Toolbar - Multi-selection icon.png : Passe en mode multi-sélection d'étapes. L'icône se modifie alors en Graphical process editor - Toolbar - Multi-selection On icon.png

  • Cliquez sur les étapes souhaitées pour les ajouter à la sélection ou tapez [Ctrl]+[Alt]+[G] pour toutes les sélectionner. Note : Toutes les étapes sélectionnées sont encadrées de pointillés bleus.
  • Cliquez à nouveau sur l'icône Graphical process editor - Toolbar - Multi-selection On icon.png pour abandonner le mode multi-sélection.

Print icon.png : Imprime le processus.

Graphical process editor - Toolbar - Zoom icon.png : Modifie le niveau de zoom du graphique.

Graphical process editor - Toolbar - Preview icon.png : Affiche une représentation miniature du processus.

  • Cliquez-déplacez le rectangle rouge pour visualiser la portion correspondante du processus sur l'éditeur. 
  • Cliquez à nouveau sur l'icône pour masquer la miniature.
             Graphical process editor - Toolbar - Preview representation.png

Outils des étapes

Accès : Clic sur une étape ou survol d'un lien pour afficher les outils contextuels

Green bullet.png (Terminé, Accepté) Red bullet.png (Refusé, Rejeté, valeur Vrai) Blue bullet.png (Demande d'information, valeur Faux) : Représentations des valeurs de sortie possibles de l'étape - Open url.png  voir Liste des types d'actions 

Graphical process editor - Step toolbar - Duplicate icon.png : Duplique l'étape sélectionnée, avec toutes ses propriétés.

Break point icon.png : Représente un point de rupture sur le tracé du lien. Cliquez-glissez pour le déplacer et former l'angle souhaité.

Delete icon.png : Supprime le lien.

Red bullet small.png : Supprime l'angle du lien. Note : Supprimez tous les angles pour revenir à un tracé droit.

Procédures

Comment utiliser l'éditeur graphique de processus

Étape 1 : Création d'un nouveau processus

1. Allez sur la liste des processus Workflow ou Règles métier.

  • Workflow : Références > Autres références > Workflows (Operation / Transition)
  • Règle métier : Administration > Règles métier > Processus associés

2. Cliquez sur + Nouveau.

3. Renseignez les propriétés générales du processus.

4. Cliquez sur Enregistrer.

  • L'éditeur graphique est ouvert.
  • Les étapes Début Graphical process editor - Start step icon.png et Fin Graphical process editor - End step icon.png sont positionnées.

Étape 2 : Création des étapes du processus

1. Cliquez-glissez le type d'étape depuis la palette des types d'actions vers l'éditeur graphique.
         Graphical process editor - Action types bar - Drag and drop.png

2. Renseignez les propriétés de l'étape en double-cliquant sur son cadre.
Note : Les champs varient en fonction du type d'action.

3. Cliquez sur Valider les modifications.

4. Créez chaque étape du processus en répétant les mêmes actions.

  • La première étape est automatiquement relié à l'étape Début Graphical process editor - Start step icon.png par un trait vert.
  • Par défaut, la seconde étape est placée sous la première étape.

Représentations graphiques de différents cas de figure

Étape e2 Remarques
Étape initiale

Graphical process editor - Presentations - Initial step.png

  • Un trait vert relie automatiquement e2 à l'étape Début.
Étape avec conditions d'entrée par rapport à e1

e1 = étape avec une seule valeur de sortie possible Terminé

Graphical process editor - Presentations - One possible value.png

  • Un trait vert relie les étapes e1 et e2.

e1 = étape conditionnelle

Graphical process editor - Presentations - Conditional step.png

  • La valeur de sortie sélectionnée est Vrai : un trait vert relie les étapes e1 et e2.
  • La valeur de sortie sélectionnée est Faux : un trait bleu relie les étapes e1 et e2.

e1 = étape de validation

Graphical process editor - Presentations - Validation step.png

  • La valeur de sortie sélectionnée est Accepté : un trait vert relie les étapes e1 et e2.
  • La valeur de sortie sélectionnée est Refusé : un trait rouge relie les étapes e1 et e2.
  • La valeur de sortie sélectionnée est Demande d'info : un trait bleu relie les étapes e1 et e2.

e1 = étape de web service

Graphical process editor - Presentations - Web Service step.png

  • La valeur de sortie sélectionnée est Vrai : un trait vert relie les étapes e1 et e2.
  • La valeur de sortie sélectionnée est Faux : un trait rouge relie les étapes e1 et e2.

Étape 3 : Création des étapes gérant les valeurs de sortie

1. Vous pouvez dupliquer une étape.

  • Cliquez sur l'étape modèle.
  • Cliquez sur Graphical process editor - Step toolbar - Duplicate icon.

2. Vous pouvez créer directement une condition d'entrée sur une étape sans passer par la fenêtre de propriétés.

          Graphical process editor - Presentations - Create entry condition.png

  • Cliquez sur l'étape possédant des valeurs de sortie.
    Les valeurs de sortie possibles sont affichées par des points de couleur Green bullet.png Red bullet.png Blue bullet.png.
  • Cliquez-glissez le point représentant la valeur de sortie souhaitée vers l'étape à laquelle elle est liée.
    • Le trait de liaison est automatiquement tracé.
    • Une condition d'entrée est automatiquement créée sur l'étape finale du lien.
    • La valeur de sortie est égale à la valeur sélectionnée depuis le lien.
     

Étape 4 : Saisie de l'étape Fin Graphical process editor - End step icon.png

1. Double-cliquez sur l'étape.

2. Renseignez ses propriétés.

Un trait est automatiquement ajouté entre chaque étape définie dans les conditions de fin et l'étape Fin. La couleur dépend de chaque valeur de sortie.

Étape 5 : Mise en page du processus

1. Cliquez-glissez les étapes pour les déplacer sur l'éditeur graphique.
Les traits de liaison sont automatiquement déplacés.

Best Practice icon.png  Déplacement d'un ensemble d'étapes

  • Cliquez sur Graphical process editor - Toolbar - Multi-selection icon dans la barre d'outils.
  • Cliquez sur chaque étape à ajouter à la sélection.
    Note : Tapez [Ctrl]+[Alt]+[G] pour toutes les sélectionner. 
  • Cliquez sur Graphical process editor - Toolbar - Multi-selection On icon.png pour quitter le mode multi-sélection.

2. Modifiez le tracé des traits de liaison pour améliorer la lisibilité du processus.

         Graphical process editor - Presentations - Change connection line.png

  • Cliquez-glissez les traits de liaison entre les étapes.
    • Un angle se forme à l'endroit où vous cliquez sur le trait.
    • Un point de rupture Break point icon.png est ajouté, visible en survolant le trait de liaison avec la souris.
  • Cliquez-glissez un point de rupture pour déplacer l'angle.
  • Supprimez un angle en survolant le trait de liaison avec la souris puis en cliquant sur Red bullet small.png.
    La portion de trait redevient droite.

    Best Practice icon.png  Supprimez tous les angles pour revenir à un tracé droit.

     

Étape 6 : Sauvegarde du processus

1. Cliquez sur Save icon.png.

Comment utiliser une variable dans un processus

Cas d'utilisation

Étape 1 : Récupération dans une variable du group_id par défaut d’un employé rattaché à un groupe

1. Créez une étape de processus de type Étape conditionnelle  - Open url.png voir Liste des types d'actions

         Use variable in process - Select step.png

2. Renseignez le script SQL de l'étape permettant de rechercher l'identifiant du groupe par défaut, via une instruction SELECT.

SELECT AE.GROUP_ID
FROM AM_EMPLGROUP AE
INNER JOIN AM_EMPLOYEE AE2 ON AE.EMPLOYEE_ID = AE2.EMPLOYEE_ID
INNER JOIN AM_ACTION ON AE.EMPLOYEE_ID = AM_ACTION.DONE_BY_ID
WHERE AM_ACTION.ACTION_ID = @@ID@@
AND AE.IS_DEFAULT = 1

3. Créez une variable d'instance Group pour stocker le résultat du script SQL.

  • Type de valeur = Variable qui indique que la variable d'instance est estimée au moment de l'exécution du processus.
  • Variable / Valeur = @RESULT qui fait référence au résultat du script SQL.
     

Étape 2 : Mise à jour du champ AM_ACTION.GROUP_ID avec la variable d'instance récupérée à l’étape précédente

1. Créez une étape de processus de type Étape de mise à jour interne.

         Use variable in process - Update step.png

2. Renseignez le script SQL de l'étape permettant de mettre à jour le champ AM_ACTION.GROUP_ID avec le résultat du script SQL, via une instruction UPDATE appelant la variable d'instance.

UPDATE AM_ACTION
SET AM_ACTION.GROUP_ID = #[VAR.Group]#
WHERE ACTION_ID=@@ID@@

Le script SQL permet de :

  • mettre à jour l'action courante : ACTION_ID=@@ID@@
  • remplacer la valeur de l'identifiant du groupe (GROUP_ID) par la valeur de la variable d'instance (#[VAR.Group]#)

Comment utiliser une fonction smoServer dans un processus

    Open url.png voir des cas d'utilisation sur les fonctions

UseFunctionInProcess_Procedure

Étape 1 : Exécution de la fonction smoServer dans une étape de processus

1. Créez une étape de processus de type Étape de mise à jour interne  - Open url.png voir Liste des types d'actions

         smoServer functions in process - Select step.png

2. Renseignez le script SQL de l'étape permettant d'exécuter la fonction smoServer pour l'enregistrement courant, via une instruction SELECT appelant la fonction.

3. Créez une variable d'instance pour stocker le résultat du script SQL.

  • Type de valeur = Variable qui indique que la variable d'instance est estimée au moment de l'exécution du processus.
  • Variable / Valeur = @RESULT qui fait référence au résultat du script SQL.
     

Étape 2 : Mise à jour de l'enregistrement avec le résultat du script SQL

1. Créez une étape de processus de type Étape de mise à jour interne.

         smoServer functions in process - Update step.png

2. Renseignez le script SQL de l'étape permettant de mettre à jour l'enregistrement courant avec le résultat du script SQL, via une instruction UPDATE appelant la variable d'instance.

Comment envoyer des notifications evie

Étape 1 : Création d'un utilisateur générique evie

1. Allez sur l'écran Références > Annuaires > Employés.

2. Cliquez sur + Nouveau dans le bandeau supérieur.

3. Renseignez les principales informations du nouvel utilisateur.

4. Cliquez sur Terminer.

5. Cochez la case Est EVIE sur l'onglet Détails.

6. Cliquez sur Enregistrer.
 

Étape 2 : Envoi des notifications via les étapes de processus

1. Ouvrez le workflow / règle métier à partir duquel des notifications evie doivent être envoyées.
L'éditeur graphique de processus est ouvert.

2. Ajoutez une étape Envoi de notification.

3. Double-cliquez sur l'étape pour la paramétrer.
         Process - Evie notification setup.png

  • Sélectionnez le type d'action Envoi de notification.
  • Sélectionnez l'utilisateur evie créé à l'étape 1 dans le champ Émetteur de notification.
    Note : Seuls les utilisateurs pour lesquels la case Est EVIE est cochée sur la fiche Employé sont proposés.
  • Cliquez sur Valider les modifications.

À chaque passage dans l'étape, le compteur de notification Notification icon - Notifications.png est mis à jour dans la barre de notification.
 

Étape 3 : Consultation des notifications

1. Survolez avec la souris le compteur Notification icon - Notifications.png dans la barre de notification.
         Evie notification details.png

Comment associer une nouvelle ressource à un type d'action REST

    Open url.png voir Procédure (Paramétrage des types d'actions REST)

Comment gérer le résultat d'une action REST Service Manager dans un processus

    Open url.png voir Procédure (Paramétrage des types d'actions REST)

Tags:
Modifié par Christine Daussac le 2021/11/15 19:21
Créé par Administrator XWiki le 2013/03/25 18:11

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