Service Manager - L'interface graphique


À partir de : Service Manager supérieur à 2016

Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

Structure de l'interface graphique

      Fundamentals - evsm GUI.png

Description

 (1) : Bandeau supérieur

 (2) : Panneau latéral de menu 

  • Le panneau est présent sur tous les écrans de l'application Service Manager.
  • Chaque utilisateur peut le personnaliser à partir des entrées de menu auxquelles il a accès via son profil ; il peut également y ajouter ses favoris et des liens vers des sites internet, des applications, des commandes d'accès rapide /.

 (3) : Page d'accueil

  • La page d'accueil est accessible via l'entrée Home page icon.png Accueil du panneau de menu (toujours située en haut du panneau).
  • Elle est bâtie à partir d'une application Service Apps propre à chaque client.
  • Elle permet d'afficher un tableau de bord de gestion, des indicateurs, les news, ...
     

Remarques

  • Chaque utilisateur peut modifier la langue de l'interface en accédant à ses données personnelles (zone Information utilisateur > Mes coordonnées).
  • Un message d'erreur est affiché lorsque la résolution d'écran ne permet pas l'affichage de l'application.
             Error message screen resolution.png

Notions essentielles

WebAccessibility

Accessibilité du web

Aux États-Unis, une loi a été votée pour contraindre les agences fédérales à respecter les normes concernant l’accessibilité du web en vigueur dans ce pays. Cette loi, Section 508, est un standard national spécifique et n’est pas une méthode d’application des directives internationales.

Service Manager supporte de nombreuses normes relatives à cette loi  - Open url.png voir Principes d'accessibilité du web

SecureAccessToData

Accès sécurisé aux données

Service Manager possède un accès sécurisé aux données qui s'appuie sur 3 concepts :

  • les domaines : Restrictions d’accès aux données des bases Service Manager (jeu d'essai, production, sandbox) -  Open url.png voir Les différents comptes d'une plate-forme
    • Chaque utilisateur dispose d’un ou plusieurs domaines, accessibles via la zone Informations utilisateur.
    • Les restrictions peuvent être définies en fonction des activités métier des utilisateurs, leurs responsabilités, leur situation géographique, ...
       
  • les profils : Restrictions d'accès aux objets Service Manager (menus, écrans, champs, filtres, vues, assistants, ...) ;
    • Chaque utilisateur dispose d’un seul profil.
    • Les restrictions délimitent leur périmètre fonctionnel sur Service Manager.
       
  • la gestion des accès employés : Identification des utilisateurs ayant accès à Service Manager, en leur attribuant un login/mot de passe et un profil.
    • Les utilisateurs sont gérés dans l'annuaire des employés ; celui-ci regroupe les employés internes à l'organisation et les prestataires externes (employés des fournisseurs / sous-traitants).
    • Chaque utilisateur peut accéder à ses informations personnelles via la zone Informations utilisateur.

Les fondamentaux

Connexion

      Fundamentals - Connexion page.png

Remarques

  • Seul un profil ayant accès à la gestion des accès peut gérer les mots de passe des utilisateurs.
  • Seul un mot de passe stocké dans Service Manager peut faire l'objet d'une modification. Les mots de passe stockés dans l'annuaire d'entreprise ne peuvent pas être modifiés par la procédure ci-dessous.
     


Comment faire pour ?

Accéder à Service Manager

1. Connectez-vous à Service Manager via l'URL d'accès internet ou via votre intranet.

2. Renseignez le compte de la base Service Manager sur laquelle vous souhaitez travailler.

3. Saisissez vos identifiants d'accès (login / mot de passe).

  • Le mot de passe est sensible à la casse.

4. Cliquez sur OK.

Modifier votre mot de passe

1. Cliquez sur la zone Informations utilisateur Fundamentals - User management zone - Little.png dans le bandeau supérieur.

2. Sélectionnez l'option Password close icon.png Changer mon mot de passe.

Fundamentals - Change password.png

3. Saisissez votre ancien mot de passe.

  • Le mot de passe est sensible à la casse.

4. Saisissez puis confirmez votre nouveau mot de passe.

  • Le mot de passe est sensible à la casse.
  • Le mot de passe doit contenir au moins 6 caractères.

5. Déconnectez-vous de Service Manager.

6. Reconnectez-vous en utilisant votre nouveau mot de passe.

Obtenir un nouveau mot de passe en cas d'oubli

1. Cliquez sur le lien Forgot your Password? dans la mire de login.

Fundamentals - Forgot password.png

2. Cliquez sur le bouton radio de votre choix Login / Email Address. Saisissez soit votre login, soit votre adresse e-mail Service Manager.

3. Cliquez sur Send.

Un mot de passe temporaire est envoyé dans votre messagerie Service Manager.

4. Connectez-vous à Service Manager avec le mot de passe temporaire.

Note : Si vous utilisez ce mot de passe au-delà de sa période de validité, une mire de login vous invite à le saisir et à le remplacer immédiatement.

Fundamentals - Temporary password expired.png

5. Modifiez le mot de passe temporaire via la zone Informations utilisateur > option Password close icon.png Changer mon mot de passe.

Votre ancien mot de passe est réinitialisé et n'est plus utilisable.

Gérer les mots de passe des utilisateurs

Note : Uniquement pour un profil autorisé - Open url.png voir Procédures Gestion des mots de passe

Déconnexion

      Fundamentals - Logout.png

  • La déconnexion de Service Manager se fait via l'icône Logout grey icon.png située dans le bandeau supérieur.

Remarques

  • Lorsque aucune activité n’est détectée sur Service Manager depuis un certain laps de temps, un message d’avertissement s'affiche automatiquement. Il est alors possible d'annuler le processus de déconnexion imminente ou de se déconnecter.
          Fundamentals - Disconnection message.png
    • Ce message s’affiche en plus de la notification du navigateur internet.
    • Le délai de déconnexion automatique est défini via le paramètre divers {ADMIN} Timeout de session (en secondes).
    • La durée d'affichage du message est gérée via le paramètre divers {ADMIN} Délai d’affichage de la pop-up d’avertissement avant timeout (en secondes).
    • Le temps restant de connexion est automatiquement affiché en rouge à partir des 10 dernières secondes.
       

Comment faire pour ?

Se déconnecter de Service Manager

1. Cliquez sur Logout grey icon.png.

2. (Optionnel) Un message d'avertissement vous invite à sauvegarder auparavant les modifications surlignées en   jaune  .

Fundamentals - Quit without saving.png

  • Sauvegardez les changements via OK.
  • Abandonnez les changements via Annuler.

La déconnexion est effectuée. La mire de login à Service Manager est affichée.

Afficher le message de déconnexion imminente de Service Manager

1. Ajustez, si nécessaire, le délai de déconnexion :

  • Allez sur l'écran Administration > Paramétrages > Paramètres divers.
  • Modifiez le paramètre divers {ADMIN} Timeout de session (en secondes).
  • Déconnectez-vous de Service Manager pour prendre en compte la modification.

2. Reconnectez-vous à Service Manager.

La page d'accueil

Attention : Le paramétrage de la page d'accueil nécessite l'installation de Service Apps. Pour de plus amples informations, veuillez contacter votre interlocuteur Logo - EasyVista.png.

      Fundamentals - Home page.png

  • La page d'accueil est définie au travers d'une application Service Apps.
  • Elle est accessible via l'entrée Home page icon.png Accueil du panneau de menu.
  • Chaque client bâtit son application à partir de widgets, suivant les informations qu'il souhaite mettre en avant : tableau de bord de gestion, indicateurs clés de performance, news, ...
     

Remarques

  • Une application Service Apps par défaut est affichée.
  • Si vous ne disposez pas de Service Apps, une page d'accueil par défaut est affichée, que vous ne pouvez pas modifier.
  • L'entrée de menu Home page icon.png Accueil est toujours affichée en haut du panneau de menu. Vous ne pouvez pas la supprimer.
     

Comment faire pour ?

Configurer la page d'accueil

1. Créez votre application Service Apps   - Open url.png voir Procédure

2. Connectez-vous à Service Manager.

3. Cliquez sur Open menu editor icon.png en bas du panneau de menu.

L'éditeur de menu est ouvert.

4. Cliquez sur l'entrée de menu Home page icon.png Accueil.

  • Sélectionnez l'application Service Apps souhaitée.

    Vous revenez sur l'écran de configuration de la page d'accueil.

  • Sélectionnez la page de l'application à ouvrir à son lancement.
  • Cliquez sur Actualiser l'accueil.

5. Sauvegardez les changements via OK.

L'éditeur de menu est fermé. La page d'accueil est automatiquement réactualisée.

Le panneau de menu

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

      Fundamentals - Menu.png

  • Le panneau de menu affiche les entrées de menu auxquelles l'utilisateur connecté a accès.
    • Les entrées obligatoires définies par l’administrateur pour son profil sont regroupées sous l'option Global menu icon.png Menu global située en bas du panneau.
    • Les entrées ajoutées par l'utilisateur parmi celles autorisées pour son profil sont regroupées sous l'option My menu icon.png Mon menu.
  • Chaque utilisateur peut également paramétrer le panneau de menu via l'option Open menu editor icon.png Éditer, qui ouvre l'éditeur de menu, pour :
    • ajouter des dossiers, des favoris (entrées de menu fréquemment utilisées) et des raccourcis vers des applications Service Apps et des sites internet ;
    • sélectionner sa page d'accueil parmi les applications Service Apps auxquelles il a accès.
  • La zone de recherche située en bas du panneau permet de filtrer les options de menu dans le panneau.
             Fundamentals - Menu - Filter option.png
     

Remarques

  • Le panneau de menu est toujours situé sur le côté gauche. Il ne peut pas être masqué.
  • Le volet des options peut être affiché / masqué en cliquant sur Hide menu options pane icon.png en bas du panneau.
  • L'entrée Home page icon.png Accueil, située en haut du panneau, permet le retour à la page d'accueil. Elle est affichée uniquement lorsque l'option My menu icon.png Mon menu est active.
  • Le contenu de l'entrée Favorites icon.png Mes favoris est propre à chaque utilisateur  - Open url.png voir Description
  • Par défaut, l'option My menu icon.png Mon menu affiche uniquement les entrées de menu définies comme obligatoires pour le profil de l'utilisateur.
      

Best Practice icon.png

  • Créez des dossiers spécifiques pour retrouver facilement vos sites internet, vos applications et vos favoris dans le panneau de menu.
     

Comment faire pour ?

Personnaliser le panneau de menu (mode Utilisateur)

Configurer le panneau de menu pour un profil (mode Administrateur)

Gérer les favoris

Les favoris

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

      Fundamentals - Favorites.png

  • Les favoris sont des raccourcis vers une combinaison menu / filtre / vue d'un écran en mode Liste.
  • Ils sont créés par chaque utilisateur.
     

Remarques

  • Les favoris sont propres à chaque utilisateur, quel que soit le poste utilisé. Ils sont conservés lors de la déconnexion.
  • Ils sont disponibles dans le panneau de menu, dans le dossier Favorites icon.png Mes favoris.
    • Le dossier est disponible et identique sous les 2 options : My menu icon.png Mon menu et Global menu icon.png Menu global.
  • Le nombre de favoris affichés par défaut est défini via le paramètre divers {ADMIN} Nombre de favoris. Attention : Cette valeur s'applique à tous les utilisateurs.
  • Au-delà de cette valeur, chaque nouveau favori remplace le favori le plus ancien.


Comment faire pour ?

Créer un favori

1. Allez sur l'écran en mode Liste souhaité.

2. Activez le filtre et la vue souhaités.

3. Cliquez sur Tools icon.png dans le bandeau supérieur, puis sur Ajouter aux favoris.

4. Donnez un nom au favori et cliquez sur OK.

  • (Optionnel) Cliquez sur Oui si un message vous demande l'autorisation d'exécuter un script.

Le favori est ajouté dans le dossier Favorites icon.png Mes favoris du panneau latéral, en bas de la liste.

Nom par défaut = Nom du menu / Nom du filtre / Nom de la vue.

Ouvrir un favori

1. Ouvrez le dossier Favorites icon.png Mes favoris du panneau latéral via Open section icon.png.

2. Cliquez sur le favori souhaité.

La liste est ouverte.

Gérer les favoris

1. Affichez le volet des options en cliquant sur Hide menu options pane icon.png en bas du panneau de menu.

2. Cliquez sur Open menu editor icon.png Éditer.

L'éditeur de menu est ouvert.

2. Cliquez sur l'onglet Mes favoris.

Fundamentals - Favorites - Edit.png

La liste des favoris est affichée.

3. Effectuez les actions souhaitées.

Modifier le nom d'un favori

  • Cliquez sur le favori.
  • Saisissez le nouveau nom.

Modifier l'ordre des favoris

  • Cliquez-glissez les entrées de menu dans l'ordre souhaité.

Supprimer un favori

  • Cliquez sur Delete icon.png en regard du favori.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Le dossier Favorites icon.png Mes favoris est réactualisé.

L’historique de navigation

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

      Fundamentals - History.png

  • L'historique garde en mémoire les dernières fiches visualisées et permet de les rappeler d’un simple clic.
  • Il s’enrichit automatiquement au fil de la navigation dans Service Manager.
     

Remarques

  • L'historique est propre à chaque utilisateur, quel que soit le poste utilisé, et est conservé lors de la déconnexion.
  • Il est accessible en cliquant à l'intérieur de la zone de recherche située dans le bandeau supérieur.
             Fundamentals - Searching bar.png
  • Le nombre de liens conservés par défaut est défini via le paramètre divers {ADMIN} Nombre de liens dans l’historique. Attention : Cette valeur s'applique à tous les utilisateurs.
  • L'information affichée dans la liste des résultats de l'historique correspond au premier champ affiché sur la fiche de l'objet.
             Fundamentals - History - Displayed information.png
     

Comment faire pour ?

Ouvrir un lien conservé dans l'historique

La barre de notification

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

      Fundamentals - Notification bar.png

  • La barre de notification se décompose en plusieurs zones :
    • (1)  Notifications evie envoyées via des étapes Envoi de notification des processus.
    • (2)  Le Quick Dashboard : notifications sur le nombre d'actions / validations de l'utilisateur et de ses groupes via des icônes dédiées.
    • (3)  Notifications sur les discussions non lues.
  • Le compteur affiché sur l'icône indique le nombre d'objets non traités.
  • Un clic sur l'icône ou le compteur affiche la liste des objets concernés.
     

Remarques

  • La barre de notification est affichée dans le bandeau supérieur.
  • Les compteurs sont automatiquement réactualisés dès qu'un objet qui s'y rapporte est traité.
  • Le Quick Dashboard :
    • Il est affiché suivant le profil de l'utilisateur  - Open url.png voir Procédure
    • En Back Office, lorsque l'utilisateur connecté a accès à la fois aux menus Service Operation et Service Transition, les totaux des actions / validations sont cumulés dans les compteurs.
  • Les discussions : Le compteur apparaît uniquement si l'utilisateur appartient à un groupe ayant accès aux discussions  - Open url.png voir Procédure
  • Sur les écrans inférieurs à 1200 pixels, les icônes de notification apparaissent superposées sur la zone de recherche.
          Fundamentals - Notification bar - Grouping of notification icons off.png
    • Cliquez dans la zone de recherche pour les regrouper automatiquement derrière l'icône Hide notification icons.png.
            Fundamentals - Notification bar - Grouping of notification icons on.png
    • Cliquez à l'extérieur de la zone de recherche pour les faire réapparaître.
       

Description

Notifications evie des processus
Icône Compteur
Notification icon - evie notifications.png Nombre de notifications envoyées via des étapes Envoi de notification des processus (workflows / règles métier)
  • Un clic sur Voir tous les messages affiche les notifications dans un onglet dédié.

    Evie notification details.png

    Note : Seul un utilisateur de type evie peut être à l'origine de ces notifications (sur la fiche Employé, la case Est EVIE doit être cochée) - Open url.png voir Procédure
Quick Dashboard
Icône Compteur
Notification icon - My late actions.png Nombre d'actions / validations En retard affectées nominativement à l'utilisateur connecté

(actions pour lesquelles la date d’intervention maximale définie par l'OLA est dépassée)

Notification icon - My to do actions.png Nombre d'actions / validations À faire affectées nominativement à l'utilisateur connecté

(actions pour lesquelles la date de début réel et la date de fin réelle ne sont pas renseignées)

Notification icon - My groups actions.png Nombre d'actions / validations À faire affectées à l'un des groupes de l'utilisateur connecté

(actions pour lesquelles la date de début réel et la date de fin réelle ne sont pas renseignées)

  • Un clic sur l'un des compteurs affiche la liste des objets associés.

    Quick Dashboard BO window.png

Discussions
Icône Compteur
Notification icon - Discussions.png Nombre de discussions non lues par l'utilisateur connecté


Comment faire pour ?

Afficher le Quick Dashboard dans la barre de notification

Note : Uniquement pour un profil autorisé - Open url.png voir Procédure

(Back Office) Utiliser le Quick Dashboard

Open url.png voir Procédure

(Back Office) S'auto-attribuer une action

1. Affichez la liste des actions via l'icône souhaitée dans la barre de notification.

2. Cliquez sur Assign icon.png pour vous attribuer l'action souhaitée.

  • La fiche est ouverte.
  • Les compteurs sont automatiquement réactualisés : l'action passe dans l'une des zones de notification À faire ou En retard (actualisation suivant sa date de création).

(Back Office) Créer des notifications evie

Les notifications du navigateur internet

      Fundamentals - Browser Notification bar.png

  • Certains événements de Service Manager peuvent être signalés via les notifications du navigateur internet :
    • Prochaine déconnexion
    • Nouvelle action ou Nouvelle action en retard pour l’utilisateur connecté
    • Nouvelle action pour l'un des groupes auxquels appartient l’utilisateur connecté
    • Nouvelle news
    • Nouveaux éléments dans une discussion
  • Ces notifications sont affichées en bas à droite de l'interface Service Manager.
     

Remarques

  • Les notifications sont affichées sous réserve que l'utilisateur connecté donne son autorisation pour les afficher.
  • Liste des navigateurs supportés par Service Manager pour l'affichage de notifications :
    • Chrome, Firefox, Edge, Safari
    • Sous Windows 10 et OSX, le message est en outre ajouté au système de notification de l’OS.
       

Comment faire pour ?

Configurer les notifications

1. Cliquez sur Wheel icon.png en bas de la notification.

Fundamentals - Browser Notification bar - Settings.png

2. Cliquez sur l'option souhaitée.

  • Stopper momentanément les notifications jusqu'au redémarrage du navigateur.
  • Désactiver les notifications.
  • Configurer les notifications.

Votre configuration est prise en compte.

La zone Informations utilisateur

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

      Fundamentals - User management zone - Content.png

  • La zone Informations utilisateur désigne la zone située dans la partie droite du bandeau supérieur.
             Fundamentals - User management zone.png
  • Elle s'ouvre en cliquant dessus.
    • En mode réduit : Affichage de la photo de l'utilisateur connecté, son nom, son profil et son domaine courant.
    • En mode développé : Accès pour modifier certaines des informations personnelles et changer le domaine courant, pour sélectionner le mode d'affichage des listes et le thème appliqué à l'interface graphique, ainsi que pour afficher le plan du site.
       

Description

Option     Description
Mes coordonnées Ouverture de la fiche Utilisateur : possibilité de modifier les informations personnelles, la photo, la langue de l'interface
Password close icon.png Changement du mot de passe Modification du mot de passe d'accès à Service Manager
Afficher le numéro de ligne Définit le mode d'accès aux fiches depuis une liste : via le numéro d'ordre de l'enregistrement (1ère colonne # du tableau - option active) ou via une loupe Display popup icon.png (option inactive)

Fundamentals - User management zone - Show Grid Line Numbers on.png   Fundamentals - User management zone - Show Grid Line Numbers off.png

Plan du site Accès rapide à toutes les entrées de menu auxquelles l'utilisateur connecté a accès. Un clic sur une entrée de menu affiche directement l'écran.

Fundamentals - User management zone - Site map option.png

Domaines Liste des domaines, autres que le domaine courant, auxquels a accès l'utilisateur
Thèmes Liste des thèmes permettant de gérer l'apparence globale de toute l'interface graphique de Service Manager
  • Thème Défaut : thème Oxygène
  • Thème Sombre : thème avec des nuances de couleur sombres
  • Thème Projecteur : thème avec des contrastes accentués conçu pour l'utilisation de grands écrans

Note : Si vous avez modifié le logo de Service Manager, vous devez fournir une version adaptée aux thèmes clairs et une autre adaptée aux thèmes foncés.

Le mode Liste

Ce mode affiche, sous forme d'une grille ou sous forme graphique, la liste des enregistrements répondant à un filtre et/ou une vue.

 exemple    Affichage standard : Grille
         Fundamentals - List mode - Standard display.png

 exemple    Affichage graphique : Secteur
         Fundamentals - List mode - Graphical display.png

Remarques

  • Les différents affichages graphiques sont disponibles uniquement sur une vue par rupture  - Open url.png voir Description
  • Lorsque la vue Liste est sélectionnée, ou sur le dernier niveau de rupture d'une vue, seul l'affichage standard (grille) est disponible : affichage des enregistrements finaux.


Description

Zone     Description
(1)   Bandeau supérieur
  • List mode - Object icon.png : Icône identifiant le type d'objets affichés (incident, demande, ...), suivi du titre de l'entrée de menu
  • Tools icon.png : Liste des outils contextuels à la liste
  • Plus d'assistants : Accès à la liste des assistants.
    • Les 3 derniers assistants utilisés sont affichés devant le bouton, permettant un accès rapide.
    • Les autres sont accessibles via la liste.
(2)   Filtre, Vue, Mode d'affichage, Nombre d'enregistrements
  • Liste Filtre : Liste de tous les filtres définis pour l'entrée de menu. La liste des enregistrements est automatiquement réactualisée à chaque changement de filtre.

    exemple Incidents ouverts, Incidents en retard

  • Liste Vue par... : Liste de toutes les vues définies pour l'entrée de menu.

    exemple Vue par Groupe, Vue par Groupe/Statut, Vue par Localisation

  • Liste Affichage par... (Note : Uniquement sur les vues par rupture) : Liste de tous les modes d'affichage des données.

    exemple Standard (grille), Diagramme à barres, Secteur

  • Pagination icons.png : Lorsque le nombre de colonnes de la grille excède la largeur de l'écran, les informations non visibles à l'écran sont accessibles via une série de points.
    • Le point Active page icon.png montre les informations actuellement affichées.
    • Un clic sur un point Inactive page icon.png permet un déplacement sur les informations suivantes.
  • ... enregistrements : Sur une vue par rupture, nombre de sous-niveaux sous le niveau courant ; sur une vue par liste ou sur le dernier niveau de rupture, nombre d'enregistrements finaux.
    • Un clic sur la quantité indique le nombre d'enregistrements finaux sous le niveau sélectionné.

      Fundamentals - List mode - Number of records.png

  • ... sélectionnés (Note : Uniquement sur la liste des enregistrements finaux) : Nombre d'enregistrements sélectionnés dans la liste.
(3) Liste des enregistrements
  • Sur une grille affichant les enregistrements finaux, un clic sur la 1ère colonne # du tableau (numéro d'ordre) ouvre la fiche de l'enregistrement. Fundamentals - List mode - Click first column.png
  • Sur une vue par rupture :
    • Un clic sur le libellé d'un niveau affiche les sous-niveaux (fonctionnalité du drill-down).
    • Sur un affichage graphique, un clic sur un élément affiche la représentation graphique du sous-niveau ; une bulle informative est affichée au survol d'un élément avec la souris.

      Fundamentals - List mode - View by level and Graphical display.png

  • Les lignes des enregistrements sélectionnés sont affichées en Selected row color.png - Open url.png voir options de sélection

Comment faire pour ?

Modifier le mode d'accès aux fiches (Numéro d'ordre / Loupe Display popup icon.png)

1. Cliquez sur la zone Informations utilisateur.

Fundamentals - User management zone - Content.png

2. Activez, ou non, l'option Afficher le numéro de ligne.

  • Option activée : L'accès s'effectue via le numéro d'ordre des enregistrements (1ère colonne # du tableau).

    Fundamentals - User management zone - Show Grid Line Numbers on.png

  • Option désactivée : L'accès s'effectue via une loupe Display popup icon.png en regard de chaque enregistrement.

    Fundamentals - User management zone - Show Grid Line Numbers off.png

Le mode Fiche

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

      Fundamentals - Form.png

  • Les fiches sont les objets permettant d’accéder au détail des enregistrements de Service Manager.
  • Les informations sont affichées via des champs et des onglets  - Open url.png voir Description
    • Chaque fiche possède un titre et un résumé des informations dans le bandeau supérieur.
    • Les onglets sont répartis en 2 listes : Éléments liés (onglets possédant des données) et Autres (onglets sans donnée).
    • Des assistants permettent d'agir sur les données.
    • Les champs en lecture seule sont grisés.
    • Certains champs disposent d'options contextuelles  - Open url.png voir Description
               exemple    Accès à la fiche d'un enregistrement lié, Géolocalisation, Envoi d'un e-mail au destinataire
       

Remarques

  • Par défaut, le titre de la fiche est le premier champ de l'onglet Détails
  • Le résumé affiche par défaut les 6 premiers champs de la fiche. Il est personnalisable en passant en mode Édition et en renseignant ensuite la zone Overview  - Open url.png voir Procédure
  • Chaque client peut paramétrer les fiches suivant ses besoins via l'éditeur de fiche - Open url.png voir Procédure (Note : Uniquement pour un profil autorisé).
  • Des applications Service Apps contextuelles peuvent être liées à chaque fiche.


Description

Zone     Description
(1)   Bandeau supérieur
  • Form - Summary - Object icon.png : Icône identifiant le type d'objet affiché (incident, demande, ...), suivi du titre de l'objet
  • Tools icon.png : Liste des outils contextuels à la fiche
  • Save icon.png : Sauvegarde de la fiche.
    • L'icône est grisée tant qu'aucune modification n'a été effectuée.
    • Lorsque la sauvegarde est en cours, elle est affichée en vert.
    • Un message est affiché si des modifications ne sont pas enregistrées avant de quitter la fiche.
  • Wizards list icon.png : Accès à la liste des assistants.
    • Les 3 derniers assistants utilisés sont affichés devant l'icône, permettant un accès rapide.
    • Les autres sont accessibles via la liste.
(2)   Résumé de la fiche (overview)
  • Informations les plus pertinentes de la fiche : Numéro, Description, Responsable, Statut, Impact, Urgence, ...
  • Sur les fiches des éléments de processus (incidents/demandes/problèmes) : affichage du cycle de vie
(3)   Onglets à gauche de la fiche
  • Activité (Note : Uniquement sur les fiches des éléments de processus - incidents/demandes/problèmes) : Bloc descriptif de l'objet courant, suivi d'une frise chronologique (ou timeline) affichant la liste des actions successives effectuées pour traiter l'objet.
    • Tools icon.png en haut de la frise chronologique permet d'accéder à différentes options jouant sur la taille de la frise.
      • Options pour développer / réduire la frise chronologique.
      • Le mode Compact permet d'afficher uniquement les actions associées à un type d'action dont l'indicateur Masquer dans l'historique des actions est coché. Sinon, toutes les actions sont affichées.
    • Les actions À faire sont affichées sous la forme de fiches standard : celles-ci sont personnalisables et peuvent contenir des représentations conditionnelles.
    • Les actions Terminées sont masquées par défaut. Cliquez sur Terminer > en bas de la frise chronologique pour les afficher.
    • Liste des assistants :
      • Ceux pouvant être exécutés hors workflow sont situés en haut de l'onglet.
      • Ceux contextuels à chaque action sont disponibles via la liste Wizards list icon.png.
  • Détails : Informations détaillées de la fiche.
    • Certaines informations sont regroupées dans des sous-sections en bas de l'écran.

      exemple   Données financières d'un matériel

  • Discussion : Liste des discussions en rapport avec l'objet courant.
    • Un compteur, affiché après le nom de l'onglet, indique le nombre de discussions non lues.
(4)   Onglets à droite de la fiche
  • Éléments liés : Liste des onglets pour lesquels des données sont renseignées.
  • Autres : Liste des onglets pour lesquels aucune donnée n'est renseignée.

Notes :

  • Chaque onglet dispose d'une barre d'outils contextuelle - Open url.png voir Description

    Fundamentals - Form - Related elements toolbar.png

  • L'onglet Document est toujours affiché dans les éléments liés, même s'il est vide.
  • La barre d'outils affiche également la liste des assistants contextuels.
  • Le détail d'un élément s'effectue en cliquant dessus, et s'affiche dans une fenêtre superposée.
  • Dès qu'un élément est ajouté dans un onglet de la liste Autres, celui-ci bascule automatiquement dans la liste Éléments liés. S'il n'y a plus d'élément rattaché à un onglet, celui-ci bascule automatiquement dans la liste Autres.
  • Le nombre d'éléments de l'onglet est affiché après le titre. Il est réactualisé à chaque ajout/suppression d'éléments.
  • Par défaut, 4 éléments maximum sont affichés dans chaque onglet. Le bouton Tout voir en bas de l'onglet permet d'afficher l'ensemble des éléments.
(5)   Bandeau latéral contextuel


Barre d'outils contextuelle aux éléments liés
         Fundamentals - Form - Related elements toolbar.png

Icône Description Représentation
Nouveau Ajout d'un nouvel enregistrement pour l'élément lié, via l'assistant de création dédié
Map mode icon.png Affichage des éléments liés en mode Liste (une ligne par élément).

Cliquez ensuite sur Grid mode icon.png pour revenir en mode Carte.

Mode Carte

Fundamentals - Form - Tab - Map mode.png

Mode Liste

Fundamentals - Form - Tab - Grid mode.png

Full screen mode icon - off.png Affichage des éléments liés en mode Plein écran (seul le bandeau supérieur reste affiché)

Cliquez ensuite sur Full screen mode icon - on.png pour revenir en mode Standard.

Mode Standard

Fundamentals - Form - Tab - Full screen off mode.png

Mode Plein écran

Fundamentals - Form - Tab - Full screen on mode.png

Extended column icon - off.png Affichage exclusif de l'onglet sur la colonne

Cliquez ensuite sur Extended column icon - on.png pour revenir à l'affichage standard de l'ensemble des onglets.

Mode Tous les onglets

Fundamentals - Form - Tab - Extended mode off.png

Mode Un seul onglet

Fundamentals - Form - Tab - Extended mode on.png

Apps - Edit icon.png Accès à l'onglet en mode Édition (modification du mode d'affichage par défaut de l'onglet)

Note : Uniquement pour un profil autorisé   - Open url.png voir Procédure

v Masquage du détail de l'onglet (seule l'en-tête est affichée)

Cliquez ensuite sur > pour afficher à nouveau le détail.

Mode Détail

Fundamentals - Form - Tab - Detail mode on.png

Mode En-tête

Fundamentals - Form - Tab - Detail mode off.png

Trash icon.png Suppression d'un enregistrement

En mode Carte, l'icône s'affiche au survol de l'élément.


Options contextuelles aux champs

Les icônes sont contextuelles à chaque champ. Elles sont affichées :

  • (1) dans la zone supérieure droite du champ ;
  • (2) lors du survol du champ avec la souris.

      Fundamentals - Form - Contextual icons.png

Icône Accès Fonction Description
List open icon.png Survol du champ

Notes :

  • Uniquement sur un champ de type Liste
  • Sur une tablette, les icônes sont toujours affichées.
Choix d'une valeur La liste des valeurs possibles est affichée dans une nouvelle fenêtre.
Tree open icon.png Survol du champ

Notes :

  • Uniquement sur un champ de type Arborescence
  • Sur une tablette, les icônes sont toujours affichées.
Choix d'une valeur La liste des valeurs possibles est affichée dans une nouvelle fenêtre.
Display popup icon.png Zone supérieure droite du champ Voir dans une popup Affiche l’enregistrement lié dans une fenêtre superposée.
  • Cliquez sur la croix de fermeture x de la fenêtre pour la refermer.
  • Détails : Permet de basculer vers la fiche de l’enregistrement lié. Cliquez ensuite sur Back icon.png dans la barre d'outils du navigateur pour revenir sur la fiche courante.
  • Plusieurs fenêtres peuvent s'imbriquer en cliquant sur Display popup icon.png dans la fenêtre de détail.

    exemple Détail de la localisation à l'intérieur de la fenêtre de détail de l'utilisateur

Mail icon.png Zone supérieure droite du champ

Note : Uniquement sur un champ Utilisateur

Envoyer un courriel Ouvre la messagerie. Le champ Destinataire est prérempli avec l'adresse e-mail de l'utilisateur.
View map location icon.png Zone supérieure droite du champ

Note : Uniquement sur un champ Localisation

Google Map Ouvre le service Google Maps et géolocalise l'adresse sur la carte.
Open link icon.png Zone supérieure droite du champ Voir les informations associées Affiche des informations complémentaires associées à un champ de type Workflow, Identifiant réseau, ...
Open link icon.png Zone supérieure droite du champ

Note : Uniquement sur un champ Catégorie

Voir les informations UNSPC Affiche des informations complémentaires relatives à un produit ou un service via le site web http://www.unspsc.org/.
CMDB graph icon.png Zone supérieure droite du champ

Note : Uniquement sur un champ Service

Voir le graphe CMDB Affiche le graphe de la CMDB.

Comment faire pour ?

Ouvrir une fiche

1. Via le panneau de menu :

  • Déployez l'arborescence du panneau et cliquez sur l'entrée de menu à laquelle appartient l'objet recherché.

    La liste des objets est affichée.

  • (Optionnel) Sélectionnez la vue Liste pour afficher la liste complète des objets.
  • (Optionnel) Utilisez le filtre rapide pour une recherche rapide en appliquant des critères de restriction.
  • Cliquez sur le numéro d'ordre de l'objet (1ère colonne # du tableau).

    La fiche est ouverte.

2. Via la zone de recherche :

  • Cliquez à l'intérieur de la zone de recherche dans le bandeau supérieur.
  • Saisissez les premiers caractères de l'objet recherché.

    La liste des objets contenant ces caractères est affichée.

  • Cliquez sur l'objet souhaité.

    La fiche est ouverte.

Mettre à jour les onglets

1. Association avec un élément lié

  • Cliquez sur l'assistant Nouveau en haut de l'onglet.

    Fundamentals - Form - New wizard.png

2. Suppression d'un élément

  • Survolez l'élément avec la souris puis cliquez sur Trash icon.png.

    Fundamentals - Form - Delete wizard.png

Modifier l'affichage du résumé de la fiche (overview)

Note : Uniquement pour un profil autorisé

1. Allez sur la fiche de l'objet dont vous souhaitez modifier le résumé.

2. Passez en mode Édition via Tools icon.png > Éditer la fiche.

3. Renseignez la zone Overview.

Form edit - overview.png

  • Query : Sélectionnez la requête parent parmi celles portant sur la même table que la fiche.
  • Report : Sélectionnez la vue dédiée au résumé de la fiche (soit utilisez la vue Liste, soit créez auparavant une nouvelle vue).

exemple   Résumé de la fiche Matériel ==> Utilisation de la vue Liste

List edit - overview.png

4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Automatiquement, les premiers champs de la vue sélectionnée sont affichés. Le nombre de champs affichés dépend de la largeur de l’écran.

Form - overview.png

Revenir à l'affichage par défaut du résumé de la fiche

Note : Uniquement pour un profil autorisé

1. Allez sur la fiche de l'objet dont vous souhaitez modifier le résumé.

2. Passez en mode Édition via Tools icon.png > Éditer la fiche.

3. Supprimez les informations de la zone Overview.

Form edit - no overview.png

4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Automatiquement, les 6 premiers champs de la fiche sont affichés.

Form - no overview.png

Modifier la représentation d'une fiche

Note : Uniquement pour un profil autorisé - Open url.png voir Procédure

Gérer et configurer la liste des éléments liés

Note : Uniquement pour un profil autorisé - Open url.png voir Procédure

Lier des applications contextuelles sur une fiche

Note : Uniquement pour un profil autorisé - Open url.png voir Procédure

Les outils

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

      Fundamentals - Tools - Content - List mode.png  Fundamentals - Tools - Content - Form mode.png

  • Les outils donnent accès à diverses fonctionnalités contextuelles à l'écran : Édition d’une requête parent, impression de la liste, export de données (encodé ou non), accès à l'aide contextuelle du wiki, accès à l'éditeur de fiche, ... 
  • Ils sont accessibles via l'icône Tools icon.png affichée dans le bandeau supérieur de chaque écran, en mode Liste et en mode Fiche.
          Fundamentals - Tools.png

Remarques

  • Les outils sont affichés sous réserve de disposer des droits d'accès.
  • L'option active est visualisée via un trait vert horizontal.
             Fundamentals - Tools - Active option.png

Description des options

Options Accès Description
Éditer Mode Liste Accès à la liste en mode Édition (modification de la requête parent rattachée à la liste)

Note : Uniquement pour un profil autorisé   - Open url.png voir Procédure

Imprimer Mode Liste Édition de la liste des enregistrements
  • Plusieurs formats sont disponibles : CSV, HTML, PDF, XML, ...
  • Le rapport peut être envoyé par e-mail et être téléchargé.
Export Mode Liste Export de la liste des enregistrements dans un fichier CSV compressé (format .csv.gz)
Export encodé Mode Liste Export de la liste des enregistrements dans un fichier CSV sécurisé (encodage au format Base64)
  • Les champs devant être encodés peuvent être sélectionnés.
Aide Mode Liste Accès à la page d'aide contextuelle du wiki
Rest API Url Mode Liste Génère et copie dans le presse-papiers l'URL de la page active permettant d'obtenir les données de la page au format JSON

Open url.png voir Procédure

Open url.png voir la méthode REST API - Exécuter une requête interne

Ajouter aux favoris Mode Liste Ajout de la page active dans les favoris
Éditer la fiche Mode Fiche Accès à la fiche en mode Édition (modification de la représentation de la fiche via l'éditeur dédié)

Note : Uniquement pour un profil autorisé   - Open url.png voir Procédure

Organiser éléments liés Mode Fiche Modification de l'affichage des onglets Éléments liés   - Open url.png voir Procédure
  • Les éléments liés visibles et leur ordre d'affichage sont propres à chaque utilisateur, quel que soit le poste utilisé. Ces paramètres sont conservés lors de la déconnexion.
Courriel Mode Fiche Envoi par e-mail une liste de pièces jointes relatives à la fiche active


Comment faire pour ?

Modifier la représentation d'une fiche

Note : Uniquement pour un profil autorisé - Open url.png voir Procédure

Modifier la visibilité et l'ordre des éléments liés (configuration propre à chaque utilisateur)

1. Allez sur la fiche souhaitée.

2. Cliquez sur Tools icon.png dans le bandeau supérieur, puis sur Organiser éléments liés.

3. Sélectionnez les éléments liés à afficher.

  • Cliquez-glissez dans la liste du haut Éléments liés visibles (1) les éléments liés devant être affichés.
  • Cliquez-glissez dans la liste du bas Éléments liés masqués (2) les éléments liés ne devant pas être affichés. Fundamentals - Tools - Display related elements.png

4. Ordonnez les éléments liés visibles, via un cliquer-glisser dans la liste du haut (1).

5. Cliquez sur Enregistrer.

Gérer et configurer les éléments liés

Note : Uniquement pour un profil autorisé - Open url.png voir Procédure

Gérer les favoris

Obtenir les données au format JSON

1. Allez sur la liste souhaitée.

2. Cliquez sur Tools icon.png dans le bandeau supérieur, puis sur Rest API Url.

L'URL de la page active est générée et copiée dans le presse-papiers, sous la forme suivante :

https:~/~/{your_server}}/api/v1/{your_account}/internalqueries?queryguid={....}&filterguid={....}&viewguid={....}

3. Collez l'URL dans la barre d'adresse de votre navigateur internet et exécutez-la.

La page au format JSON est affichée.

Les assistants

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

      Fundamentals - Wizards - Content.png

  • Les assistants permettent de réaliser simplement des opérations complexes,  contextuelles à l'écran sélectionné.
             exemple    Entrée en stock d’un matériel, Affectation à d'un incident à un problème
  • Ils sont accessibles via une liste déroulante située dans le bandeau supérieur de chaque écran.
             Fundamentals - Wizards.png

Remarques

  • Les assistants sont affichés via le profil de l'utilisateur connecté, sous réserve de disposer des droits d'accès.
  • L'option active est précédée d'un trait vert horizontal.
             Fundamentals - Wizards - Active option.png
  • Les 3 derniers assistants utilisés sont affichés dans le bandeau.
  • Les autres assistants sont disponibles via la liste déroulante Wizards list icon.png.
     

Comment faire pour ?

Lancer un assistant

1. En mode Liste, sélectionnez tous les enregistrements concernés pour effectuer une mise à jour globale.

2. Cliquez sur l'assistant souhaité.

La prise d'appel (ou Quick Call)

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

      Fundamentals - Ticket.png

  • La prise d'appel, ou Quick Call, désigne l'écran de saisie rapide d'un ticket : nouvel incident / nouvelle demande (service, changement).
  • Création d'une prise d'appel : elle se fait en recherchant le demandeur / bénéficiaire via la zone dédiée dans le bandeau puis + Ticket. L'incident / demande est prérenseigné par les informations de l'utilisateur sélectionné.
             Searching bar.png
             Search user.png
  • Reprise d'une prise d'appel : si des tickets sont en cours pour l'utilisateur, le bouton Ticket - List button.png permet d'afficher la liste. Un clic sur l'un des tickets permet de reprendre le traitement de celui-ci.
             Tickets list.png
     

Remarques

  • La saisie d'une prise d'appel est autorisée sous réserve de disposer des droits d'accès au menu Service Operation pour un incident / demande de service et sur le menu Service Transition pour une demande de changement.
     

Comment faire pour ?

Créer une prise d'appel

Les discussions

      Fundamentals - Discussions.png

  • Les discussions sont des lieux d'échange d'informations entre utilisateurs du Back Office. 
  • Elles peuvent porter sur :
    • un objet Service Manager, représenté par une icône ;
               exemple    Discussion - Problems icon.png Problème
    • tout autre thème externe à Service Manager. Elles sont alors classées en 3 catégories - Événement, Question, Information - identifiées par une icône dédiée.
               exemple    Discussion - Question icon.png Votre avis pour le choix d'un outil de contrôle à distance

Remarques

  • Seuls les membres d'un groupe ayant accès aux discussions peuvent participer aux discussions.
  • Une discussion peut être publique ou restreinte à certains groupes / utilisateurs d'un domaine.
  • News portant sur un objet Service Manager :
    • Un utilisateur a accès à toutes les discussions des objets rattachés à ses localisation/entité, et suivant la visibilité de la discussion.
    • Les discussions sont accessibles via la fiche de l'objet, dans un onglet dédié Discussion.
    • Elles ne sont pas disponibles sur les fiches Utilisateur.
    • Un compteur, affiché après le nom de l'onglet, indique le nombre de discussions non lues.
  • News portant sur un thème externe à Service Manager :
    • Un utilisateur a accès à toutes les discussions dont l'auteur appartient à ses localisation/entité, et suivant la visibilité de la discussion.
    • Elles sont accessibles via l'icône Notification icon - Discussions.png de la barre de notification.
    • Un compteur, affiché sur l'icône, indique le nombre de discussions non lues.
       

Comment faire pour ?

Créer une discussion

Open url.png voir Procédure

Participer et suivre une discussion

Open url.png voir Procédure

Rechercher dans une discussion

Open url.png voir Procédure

Les fonctionnalités

Rechercher les enregistrements

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

  • Service Manager offre plusieurs moyens pour rechercher des informations : zone de recherche, recherche via les en-têtes de colonne d'une grille, recherche full-text, saisie prédictive (suggestion d'une liste de valeurs au fur et à mesure de la saisie des caractères recherchés).
  • Un clic sur l'une des entrées affiche la fiche de l'enregistrement.
     

Les différents moyens de recherche

  • Via la zone de recherche dans le bandeau supérieur
    • Par défaut, la chaîne est recherchée en début de mot.
    • Les champs Mémo peuvent être inclus comme champs de recherche. Dans ce cas, le champ Mémo contenant la chaîne recherchée est précédé de Memo display on icon.png. Survolez alors l'icône pour afficher le contenu du champ. Note : Un paramétrage préalable doit être effectué via le studio de la recherche.

      exemple  Recherche de la chaîne CRI

      • Affichage des matériels : la chaîne CRI est trouvée dans la référence du matériel
      • Affichage d'un employé : la chaîne CRI est trouvée au début de l'adresse e-mail
      • Affichage d'un article de la base de connaissance : la chaîne CRI est trouvée dans le champ Mémo Réponse

      Search via area.png

  • Via les en-têtes de colonne d'une grille
    • Recherche sur toutes les colonnes servant de critère de tri (libellé suivi de Grey Up and down arrow icon.png)
    • La saisie prédictive présente une liste de résultats au fur et à mesure de la saisie des caractères recherchés.

      exemple    Recherche d'un utilisateur dont le nom commence par mor

      Search via column header.png
      Search via column header - Result.png

  • Via la recherche full-text, accessible depuis chaque fiche via le bouton Full-Text Search button.png situé dans le bandeau droit
    • Recherche d'un ensemble de mots ou du résultat d'une requête SQL dans certains objets (incidents, problèmes, connaissances...).
    • Les résultats sont présentés en liste et triés par ordre de pertinence.

      exemple    Recherche des objets contenant le mot Print

      Search via full-text.png

  • Via la saisie prédictive sur tous les champs liés à des listes de valeurs ou des arborescences  - Open url.png voir Procédure

    exemple    Employé, Fonction, Matériel, Localisation

    Search via field.png

     

Remarques

Caractéristiques de la saisie prédictive

  • Le nombre de caractères déclenchant la saisie prédictive est défini via le paramètre divers {ADMIN} Nombre de caractères pour lancer la recherche prédictive (par défaut : 3, qui est la valeur minimale).
  • Les 10 premiers enregistrements répondant aux critères de recherche sont affichés (5 pour la recherche sur un champ).
  • Les critères de recherche sont liés par l'opérateur AND et ne sont pas sensibles à la casse.
  • Les critères peuvent être saisis dans un ordre quelconque.

exemple    Critères de recherche = Mia US
==> Affiche : USA/Miami/Building 1 (= localisation); MIA32PUS Screen (= référence matériel) ; Russel, Mia (= employé)

Caractéristiques de la recherche via le bandeau supérieur

  • Pour effectuer la recherche à l’intérieur d’un mot, encadrez la chaîne avec les caractères %. Note : Ce mode de recherche est plus lent que la recherche standard.

    exemple  %fer% ==> Recherche la chaîne fer dans toutes les valeurs, quelle que soit son emplacement

    Search via area - Within a word.png

     
  • L'option Display popup icon.png Rechercher en haut de la liste des résultats permet de basculer en mode Grille.
             Search via area - Search for option.png
    • Ce mode permet d'afficher l'ensemble des résultats de la recherche. Note : La liste des résultats n'affiche que 5 enregistrements par méta-objet.
               Search via area - Search for option - Results.png
    • Lorsque la chaîne recherchée est trouvée dans un champ Mémo, celui-ci est précédé de Memo display on icon.png. Survolez l'icône pour afficher le contenu du champ ; cliquez sur Display detail icon.png pour afficher la totalité du champ.
      Note : Le contenu des champs Mémo peut être affiché même s'il ne contient pas la chaîne recherchée. Dans ce cas, la pastille Green bullet.png n'est pas visible et l’icône Memo display off icon.png est affichée en noir (couleur du thème par défaut).
               Search via area - Search for option - Results memo.png

Comment faire pour ?

Paramétrer l'affichage des résultats de la recherche

Note : Uniquement pour un profil autorisé - Open url.png voir Procédure

Utiliser la saisie prédictive dans les champs de type Liste et Arborescence

Note : La procédure stockée alimentant les tables PATH doit être mise en oeuvre pour que la saisie prédictive puisse fonctionner correctement dans les listes arborescentes. Cette procédure :

  • concerne les tables Localisation, Entité, Catalogue (Incidents / Demandes), Fournisseur, Catégorie (Matériels, Licences...) ;
  • est automatiquement activée en mode SaaS.

1. Survolez avec la souris la zone de saisie du champ.

2. Cliquez sur List open icon.png (champ de type Liste) ou Tree open icon.png (champ de type Arborescence).

La liste des valeurs possibles est affichée dans une nouvelle fenêtre.

Notes :

  • Sur une tablette, les icônes sont toujours affichées.
  • Delete icon.png : Permet de réinitialiser la zone de saisie du champ.
Champ de type Liste Champ de type Arborescence
Search - List field icons.png Search - Tree field icons.png

(1) : Zone de recherche

(2) : Pour modifier le critère de filtre, cliquez sur la colonne souhaitée

Search - List values.png

(1) : Zone de recherche

(2) : Arborescence des valeurs. Note : Activez le paramètre divers {ADMIN} Masquer les racines archivées pour afficher les racines archivées.

Search - Tree values.png

Visualiser les enregistrements

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

  • Les vues sont des modes de visualisation des enregistrements proposés à l’utilisateur pour chaque entrée de menu.
  • Elles sont accessibles en mode Liste, via la liste Vue par... du bandeau d'options.
             View list.png
  • Service Manager offre 2 modes de visualisation : vues par liste et vues par rupture (ou regroupement par critère).

    exemple    Entrée de menu Tous les incidents  ==>  Vue par Liste ; Vues par rupture sur le groupe, le groupe/statut, la localisation

     

Les différents types de vue

  • Vues par liste :
    • Chaque ligne affiche un enregistrement. La fiche est ouverte en cliquant sur le numéro d'ordre (1ère colonne # du tableau).
    • Généralement, une vue par liste est définie sur chaque entrée de menu.

      exemple    Option de menu Tous les incidents  ==>  Vue Liste des incidents
      View by list.png

  • Vues par rupture :
    • Les enregistrements sont regroupés par niveaux de rupture, définis à partir d'un ou plusieurs critères.
    • Fonctionnalité du drill-down :
      • La navigation jusqu'au dernier niveau de rupture s'effectue via la fonctionnalité du drill-down : un clic sur le libellé d'un niveau affiche les sous-niveaux. Sur le dernier niveau de rupture (enregistrements finaux), une fiche est ouverte en cliquant sur le numéro d'ordre (1ère colonne # du tableau). 
      • Sur une vue par rupture sur un champ arborescent, la fonctionnalité permet d'aller directement sur les niveaux auxquels sont rattachés des enregistrements, sans parcourir tous les niveaux intermédiaires auxquels aucun enregistrement n'est associé. Note : Cette fonctionnalité peut être désactivée via le paramètre divers ADMIN Grilles : Activer l'autodrilldown.

        exemple    Afficher tous les bureaux de la localisation New York sans passer par les niveaux intermédiaires (bâtiment et étage) lorsqu'aucun enregistrement n’est rattaché à ces niveaux

    • Affichage des différents niveaux :
      • Les niveaux de rupture peuvent être affichés en mode Liste ou en mode graphique.
                 exemple    Standard (grille), Diagramme à barres, Secteur
      • Sur le dernier niveau, seul le mode Liste est disponible. 

exemple    Vue par rupture Niveau d'urgence

Affichage standard Liste Affichage graphique Horizontal Bar Chart
View by grouping levels - Standard display.png View by grouping levels - Graphical display.png

Remarques

  • Chaque utilisateur a accès aux vues définies pour son profil. Une liste est prédéfinie pour chaque entrée de menu.
  • Les vues sont modifiables via l'option Éditer vue Edit icon.png en bas de la liste Vue par... (sous réserve de disposer des droits d'accès).
     

Comment faire pour ?

Naviguer dans une vue par rupture via la fonctionnalité de drill-down

1. Sélectionnez la vue souhaitée.

Les niveaux de rupture sont affichés.

2. Cliquez sur l'un des niveaux de rupture.

  • Les sous-niveaux sont affichés.
  • Le nombre d'enregistrements rattachés au niveau est affiché à la fin de la ligne.
  • Le niveau courant d’arborescence est indiqué en permanence en haut de la grille.

    View by grouping levels - Breadcrumb.png

3. Cliquez ainsi sur chaque niveau jusqu'au détail des enregistrements finaux.

4. Cliquez sur le numéro d'ordre d'un objet de la liste (1ère colonne # du tableau).

La fiche est ouverte.

Modifier une vue

Note : Uniquement pour un profil autorisé - Open url.png voir Procédure Comment créer une vue et contrôler son fonctionnement

Trier les enregistrements

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

  • Par défaut, chaque grille est triée sur la première colonne de données, par ordre croissant. 
  • Toutes les colonnes suivies de Grey Up and down arrow icon.png après le libellé peuvent également servir de critère de tri.

    exemple    Tri croissant des incidents sur l'ordre de priorité
    Sort records.png

Remarques

  • Le tri des enregistrements est actif :
    • sur une grille en mode Liste ;
    • sur le dernier niveau d'une vue par rupture.
       

Comment faire pour ?

Trier les enregistrements dans une grille

1. Allez sur une grille en mode Liste ou sur le dernier niveau d'une vue par rupture.

2. Cliquez sur l'en-tête de la colonne sur laquelle vous souhaitez trier les valeurs.

Par défaut, la colonne est triée en ordre croissant. Black Up arrow icon.png est affiché à la droite du libellé.

3. Cliquez à nouveau sur l'en-tête de colonne pour trier les enregistrements en ordre décroissant.

Black Down arrow icon.png est affiché à la droite du libellé.

Filtrer les enregistrements

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

  • Les filtres permettent d'isoler des informations pertinentes en appliquant des critères de restriction. De cette façon, une même action peut être réalisée sur une sélection d’enregistrements.

    exemple    Depuis un problème, exécution de l'assistant Affecter des incidents pour une liste d'incidents

  • Ils sont accessibles :
    • en mode Liste, via la liste Filtre par... du bandeau d'options ;
    • via un filtre rapide Quick filter icon.png Filtre : recherche d'enregistrements en combinant au maximum 3 critères avec les opérateurs ET/OU  - Open url.png voir Procédure
               Filter access.png
       

Remarques

  • Chaque utilisateur a accès aux filtres définis pour son profil. Une liste est prédéfinie pour chaque entrée de menu.
  • Les filtres sont modifiables via l'option Éditer filtre Edit icon.png en bas de la liste Filtre par... (sous réserve de disposer des droits d'accès).
  • Un filtre reste actif tant qu’il n’est pas désactivé.
  • Les filtres rapides sont propres à chaque utilisateur, quel que soit le poste utilisé. Ils sont conservés lors de la déconnexion.


Comment faire pour ?

Désactiver le filtre courant

1. Sélectionnez l'option Aucun dans la liste déroulante Filtres.

Tous les enregistrements de l'entrée de menu courante sont automatiquement affichés.

Utiliser le filtre rapide

1. Cliquez sur Black Down arrow icon.png à l’extrême droite de la barre d'options puis sur Quick filter icon.png Filtre.

Quick filter - Access.png

2. Saisissez vos critères de recherche.

Quick filter - Criteria.png

  • Sélectionnez les champs de recherche dans chaque liste déroulante.
  • Indiquez la valeur à rechercher dans les zones de saisie.
    • Vous pouvez utiliser le caractère %.
    • Le filtrage sur un champ arborescent utilise le dernier niveau de l’arborescence.
    • Vous pouvez combiner jusqu’à 3 critères de sélection avec les opérateurs ET/OU.

3. (Optionnel) Conservez les critères de sélection du filtre rapide pour les réutiliser ultérieurement.

  • Soit cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le filtre rapide en cours.
  • Soit cliquez sur Enregistrer sous pour sauvegarder un filtre rapide existant sous un autre nom.

4. Cliquez sur Filtrer.

La grille est réactualisée avec les enregistrements répondant aux critères de sélection.

5. Désactivez le filtre rapide actif en cliquant à nouveau sur Black Down arrow icon.png puis Quick filter icon.png Filtre.

La grille est réactualisée et affiche tous les enregistrements.

6. Supprimez définitivement un filtre rapide que vous n'utilisez plus.

  • Cliquez sur Black Down arrow icon.png puis Quick filter icon.png Filtre.
  • Sélectionnez le filtre souhaité.
  • Cliquez sur Supprimer.

Sélectionner les enregistrements

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

  • Une sélection constitue une liste d'enregistrements auxquels peuvent être appliqués les mêmes actions.

    exemple    Lancement d'un assistant sur la sélection d'enregistrements

Remarques

  • Les lignes sont ajoutées à la sélection en cliquant dessus. Elles sont alors surlignées en Selected row color.png.
             Select records.png
  • Le nombre d’enregistrements sélectionnés s'affiche à gauche de Black Down arrow icon.png. Il est réactualisé à chaque changement de la sélection.
  • La sélection peut être multi-filtres et multi-vues : les éléments sélectionnés s'ajoutent à la sélection courante.
  • La sélection courante est conservée tant qu'elle n'est pas effacée.
  • La liste Black Down arrow icon.png à l’extrême droite de la barre d'options donne accès à plusieurs options.
Select records - Options.png
  • Empty selection icon.png Vider la sélection
  • Bar code selection icon.png Sélection Code barres

Comment faire pour ?

Sélectionner manuellement les enregistrements

1. Allez sur une grille en mode Liste ou sur le dernier niveau d'une vue par rupture.

2. (Optionnel) Appliquez un filtre pour réduire le nombre d'enregistrements.

3. Cliquez sur les lignes souhaitées.

  • Automatiquement, les lignes sont affichées en Selected row color.png.
  • Le nombre d’enregistrements sélectionnés s'affiche à gauche de Black Down arrow icon.png.

4. (Optionnel) Modifiez et/ou complétez la sélection.

  • Cliquez sur une ligne pour la retirer de la sélection.
  • Sélectionnez une autre vue et cliquez sur les lignes à ajouter à la sélection.

Le nombre d'enregistrements est automatiquement réactualisé.

Sélectionner tous les enregistrements

1. Cliquez sur Black Down arrow icon.png à l’extrême droite de la barre d'options.

2. Cliquez sur Select all icon.png Tout sélectionner.

Tous les enregistrements sont automatiquement sélectionnés.

3. (Optionnel) Affinez la sélection en cliquant sur les lignes à retirer de la sélection.

Sélectionner automatiquement les enregistrements par code barres

1. Cliquez sur Black Down arrow icon.png puis Bar code selection icon.png Sélection Code barres.

2. Copiez les valeurs des codes barres issues d'un fichier externe et collez-les dans la zone dédiée.

exemple Sélection de matériels

Select records - Bar codes.png

3. Indiquez le séparateur (Tab, point-virgule ou retour chariot) délimitant les valeurs dans le fichier externe.

4. Cliquez sur OK.

Les enregistrements associés aux codes matériels saisis sont affichés et automatiquement sélectionnés.

Effacer la sélection courante

1. Cliquez sur Black Down arrow icon.png à l’extrême droite de la barre d'options.

2. Cliquez sur Empty selection icon.png Vider la sélection.

Tous les enregistrements sont automatiquement désélectionnés.

Exporter les enregistrements

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

  • L'export consiste à extraire les données des enregistrements de la base Service Manager.
  • Il prend en compte tous les enregistrements inclus dans le filtre actif au moment de l'opération.
  • Les données peuvent être exportées sous différents formats de fichiers. Elles peuvent également être cryptées pour raison de sécurité.
     

Remarques

  • L'export des objets Service Manager (filtres, vues, ...) se fait via le menu Administration  - Open url.png voir Description
     

Attention

  • L'export ne prend pas en compte la sélection d'enregistrements appliquée au filtre courant. De ce fait, le traitement des filtres volumineux peut prendre plusieurs minutes.
     

Caractéristique des fichiers d'export

  • Fichiers CSV :
    • Les fichiers .CSV peuvent être lus sous Excel.
    • Au-delà de 200 enregistrements, les fichiers sont compressés au format .gz afin d'en limiter la taille.
    • Les enregistrements sont délimités par un séparateur : point-virgule, virgule ou tabulation.
  • Fichiers encodés en base 64 :
    • Ce type d'export permet d'encoder les champs sélectionnés pour préserver la confidentialité des informations. 
    • Les données sont automatiquement décodées lors de leur intégration dans un système capable d’interpréter ce format.
    •  Selon la volumétrie, le fichier est compressé au format .gz afin d'en limiter la taille.
       

Comment faire pour ?

Exporter des enregistrements dans un fichier CSV

1. (Optionnel) Définissez le séparateur d’enregistrements des fichiers CSV.

  • Allez sur la liste des employés.
  • Lancez l’assistant Séparateur Excel.
  • Sélectionnez le séparateur correspondant au paramètre régional système de Windows Séparateur de listes (Open url.png voir Panneau de configuration > Paramètres Région et langue).

    Export records - Windows control panel - Separator list.png

2. Allez sur l'entrée de menu pour laquelle vous souhaitez exporter des enregistrements, et sélectionnez la vue Liste.

3. Cliquez sur Tools icon.png dans la barre de titre, puis sur l'option Export.

La boîte de dialogue de sauvegarde du fichier est ouverte.

4. Cliquez sur Enregistrer sous.

Le fichier est enregistré au format .CSV dans votre dossier Téléchargement. Il porte le nom de l'entrée de menu.

Exporter des enregistrements dans un fichier

1. Allez sur l'entrée de menu pour laquelle vous souhaitez exporter des enregistrements, et sélectionnez la vue Liste.

2. Cliquez sur Tools icon.png dans la barre de titre, puis sur l'option Imprimer.

3. Sélectionnez le format de fichier souhaité.

Export records - Print option.png

4. Sélectionnez le mode d'export des données :

  • Soit créez un fichier PDF : cliquez sur Télécharger puis sur Enregistrer fichier.

    Le fichier est enregistré dans votre dossier Téléchargement. Il porte le nom PrintGrid.

    Export records - Print option - PDF File.png

  • Soit envoyez le fichier par e-mail : cliquez sur Envoyer un e-mail, renseignez les informations et cliquez sur Terminer.

Exporter des enregistrements en base 64

1. Allez sur l'entrée de menu pour laquelle vous souhaitez exporter des enregistrements, et sélectionnez la vue Liste.

2. Cliquez sur Tools icon.png dans la barre de titre, puis sur l'option Export encodé.

3. Cochez les champs à crypter.

4. Cliquez sur Télécharger puis sur Enregistrer fichier.

Le fichier est enregistré dans votre dossier Téléchargement.

Télécharger les documents

 Open url.png voir Interface versions 2016 et antérieures

  • Le téléchargement consiste à rattacher des documents à l'objet courant.

    exemple    Documents rattachés à une fiche Incident : Fichier descriptif ; Copies d'écran ; Fichier de log

  • Les fichiers sont affichés dans l'onglet Documents des fiches.
             Upload file - Attachments tab.png
  • Le téléchargement s'effectue via l'assistant Nouveau disponible dans la barre de titre de l'onglet.
     

Remarques

  • Le nombre de documents attachés est indiqué après le nom de l'onglet.
  • L'accès au document s'effectue en cliquant sur le titre.
  • Si vous téléchargez un document portant le nom d'un document déjà rattaché à l'objet courant, une nouvelle version est automatiquement créée.
     

Comment faire pour ?

Gérer les documents rattachés à une fiche

1. Ouvrez la fiche souhaitée.

2. Allez sur l'onglet Documents.

3. Lancez l'assistant Nouveau.

La boîte de dialogue de téléchargement est ouverte. La liste des fichiers déjà attachés est affichée.

Upload file.png

4. Téléchargez le document souhaité.

  • Soit cliquez-glissez le fichier souhaité depuis votre explorateur vers la zone Upload file - Green area.png.
  • Soit cliquez sur Upload file - Green area.png, sélectionnez le fichier via l'explorateur et cliquez sur Ouvrir.

Le nouveau document est ajouté dans le tableau.

5. Indiquez le mode de visualisation du fichier sur le portail Self Service, via la case à cocher Public.

  • Afficher le document et autoriser son téléchargement par les utilisateurs du portail : cochez la case.
  • Ne pas afficher le document sur le portail : décochez la case.

6. (Optionnel) Cliquez sur Delete red icon.png pour supprimer un fichier.

7. Cliquez sur Fermer.

L'onglet Documents liés est réactualisé.

Les commandes d'accès rapide (ou commandes /)

  • La zone de recherche dans le bandeau supérieur permet d'accéder à des raccourcis vers des filtres, des assistants, des services et des sites internet.
  • Les raccourcis sont configurés au travers de commandes d'accès rapide
  • L'appel d'une commande s'effectue via le caractère / suivi du raccourci vers la commande.
             Quick access command - Example.png
     

Remarques

  • Les commandes d'accès rapide sont accessibles suivant les profils autorisés.
  • Elles permettent de rechercher sur plusieurs champs d'une seule table.
  • Le paramétrage des tables et champs accessibles par les commandes s'effectue via le studio de la recherche.
  • Une commande peut demander la saisie de paramètres supplémentaires.

    exemple    Saisie de la commande /NouveauService ==> Saisie du libellé du service et du bénéficiaire

Comment faire pour ?

Utiliser les commandes d'accès rapide

UseQuickCommand_Procedure

1. Saisissez le caractère / dans la zone de recherche.
         Search - Command entry.png
La liste des commandes d'accès rapide est automatiquement affichée.
         Search - Commands list.png

2. Sélectionnez la commande d'accès rapide que vous souhaitez exécuter.

3. (Optionnel) Suivant le type de commande, renseignez la valeur recherchée.
         Search - Command execution - Value entry.png

  • Si la saisie prédictive est activée pour la commande, la liste des valeurs contenant les caractères saisis est automatiquement affichée.
             Search - Command execution - Autocompletion.png
  • Sélectionnez la valeur souhaitée dans la liste puis cliquez sur Display popup icon.png.
    • La commande est exécutée avec la valeur sélectionnée.
      Example documentation icon FR.png  Ouverture de la fiche Employé Search - Command execution - Result.png
    • S'il s'agit d'une commande d'accès à un lien, celui-ci s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur.
Tags:
Modifié par Christine Daussac le 2020/03/17 12:35
Créé par Administrator XWiki le 2018/12/14 11:29

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