Le catalogue des logiciels


Definition

Le catalogue des logiciels regroupe tous les logiciels disponibles dans le parc informatique : programmes installés physiquement sur un poste de travail (généralement, détectés automatiquement par un outil d'inventaire à partir d'une bibliothèque comportant les signatures des logiciels les plus représentatifs du marché), programmes liés à un utilisateur via une application accessible par l’intermédiaire d’un environnement de type client léger (application web ou Citrix), pilotes d'imprimantes, ...

EndDefinition
  • Pour faciliter la gestion du catalogue, les entrées sont regroupées par catégorie
  • Dans le cas d'un inventaire automatique, les logiciels sont automatiquement liés aux matériels et aux employés qui les utilisent. Sinon, les informations doivent être renseignées manuellement.
  • Un indicateur permet de marquer les logiciels à suivre au niveau des licences.
  • Un logiciel peut comprendre plusieurs logiciels faisant partie d'une offre groupée, via des packages.
  • Un même logiciel peut couvrir plusieurs versions et/ou couvrir d'autres logiciels, via des droits d'usage.

Exemples

  • Licence Package : Le logiciel Office 2010 comprend la suite de logiciels Word, Excel, Powerpoint et Outlook.
    • Création de la fiche Matériel pour le logiciel Office 2010
    • Type de licence = Package
    • Saisie des logiciels compris dans l'offre groupée via l'onglet Logiciels inclus : logiciels Word, Excel, Powerpoint et Outlook
  • Logiciel avec droits d'usage : Le logiciel Office 2010 couvre la version actuelle Office 2010, ainsi que les versions antérieures Office 2007 et Office 2003
    • Création de la fiche Matériel pour le logiciel Office 2010
    • Version courante = 2010
    • Saisie des logiciels couverts via l'onglet Droits d'usage : logiciel Office pour les versions 2007 et 2003

Remarques

  • Seuls des logiciels gérés dans le catalogue (case À suivre cochée) peuvent être rattachés à une licence ou une application.
  • Certaines informations des logiciels sont héritées par les licences rattachées.
  • Détection des logiciels par un outil d'inventaire :
    • Lors de l’intégration des données d'un nouvel inventaire automatique, les logiciels ajoutés manuellement ne sont pas impactés.
    • Les données remontées par l'outil d'inventaire ne peuvent pas être supprimées ; seules celles créées manuellement peuvent l'être.
    • Des règles de détection peuvent être associées à chaque logiciel, utilisées par l'outil d'inventaire pour rechercher leur présence sur un poste de travail en fonction d'une combinaison d'exécutables et/ou de composants (tels une clé dans la base de registre). En l'absence de règle, tout logiciel détecté est automatiquement créé dans le catalogue.
  • Les logiciels peuvent également être importés via un modèle d’intégration basé sur le connecteur Logiciels.
  • L'association entre un logiciel et une application s'effectue via la fiche Employé.

Attention

Best Practice big icon.pngBonnes pratiques

  • Par défaut, le catalogue affiche uniquement les logiciels gérés. Utilisez le filtre Aucun pour afficher la totalité des références.
  • Pour que les installations des versions les plus récentes soient couvertes par une licence, ordonnez les droits d'usage de chaque logiciel par ordre décroissant des dates de création des versions.
  • Pour retrouver un matériel sur lequel est présent un logiciel, utilisez le rapport Logiciels installés (via le menu Asset Management > Licences > Économies potentielles).
  • Pour effectuer des mises à jour sur un ensemble de logiciels, utilisez l'assistant Mettre à jour en mode Liste.

Spécificités des versions 2016 et antérieures

Accès menu

Références > Catalogues > Catalogue des logiciels

Description des écrans

         Software catalog.png

TabUpdateRules_After2016Versions

Open url.png voir Principes généraux de mise à jour d'un onglet

Création d'un nouvel élément Suppression d'un élément ou d'une association avec un élément lié

assistant Nouveau en haut de l'onglet

Fundamentals - Form - New wizard.png

Survol de l'élément avec la souris puis Trash icon.png

Fundamentals - Form - Delete wizard.png

Liste alphabétique des onglets

QuickAccess

Détail

Type

Catégorie : Catégorie (détaillée avec l'arborescence complète) à laquelle est rattaché l'objet courant.

Example documentation icon FR.png  PAO, Comptabilité

UNSPSCCode

Code UNSPSC : Dans la classification UNSPC, code identifiant la classe de produit/service/CI à laquelle la catégorie du modèle est rattachée.

Éditeur : Société ayant développé le logiciel.

Référence éditeur : Référence unique sous laquelle le logiciel est connu dans le catalogue de l'éditeur.

Logiciel : Nom du logiciel.

Libellé Discovery : Libellé sous lequel le logiciel est référencé dans le module Discovery.

Gestion logiciel :

À suivre : Indique si le logiciel doit être géré au niveau des licences et au niveau des statistiques du catalogue (case cochée) ou non (case non cochée - ex. : pour les freewares). Note : Seuls les logiciels gérés dans le catalogue apparaissent dans les rapports du menu Économies potentielles.

RegularSupplier

Fournisseur habituel : Nom du fournisseur principal chez lequel l'objet courant est disponible.

Best Practice icon.png  Renseignez les conditions tarifaires des autres fournisseurs via l'onglet Fournisseurs potentiels.

Version actuelle : Dernière version du logiciel installée dans le parc informatique. Sauf indication contraire, toute nouvelle installation du logiciel sur un poste de travail est faite avec cette version.

Best Practice icon.png  Renseignez les autres versions (du même logiciel ou autres logiciels) couvertes par la version actuelle via l'onglet Droits d'usage -  Open url.png  voir  Exemples

Version minimale : Version la plus ancienne du logiciel qui peut être installée. Toute installation de version antérieure n'est pas autorisée car elle peut poser des problèmes de compatibilité et de lecture de fichiers.

AvailableForPurchase

Commandable : Indique si l'objet courant peut être commandé via la gestion des commandes (menu Transition > Logistique > Commandes)  (case cochée) ou non (case non cochée).

Début/Fin de disponibilité : Période de disponibilité du logiciel dans le catalogue.

  • En fin de période, le logiciel est défini comme Archivé dans le catalogue et ne peut plus être rattaché à une licence.

Prix par poste/utilisateur : Prix unitaire du logiciel.

Nombre d'installations maxi : Pour un logiciel géré au niveau des licences, nombre maximal d'installations autorisées par licence.

Type de licence : Pour un logiciel géré au niveau des licences, indique le type de licence.
        Example documentation icon FR.png  OEM, Package

Best Practice icon.png  S'il s'agit d'une licence Package, renseignez les logiciels faisant partie de l'offre groupée via l'onglet Logiciels inclus, sauf si ceux-ci sont remontés par l'outil d'inventaire.

Structure de licence : Pour un logiciel géré au niveau des licences, indique le mode de gestion de la licence.
        Example documentation icon FR.png  Par serveur, Par site

Programme de licence : Pour un logiciel géré au niveau des licences, programme établi par l'éditeur du logiciel définissantt les conditions d'acquisition des licences et des éventuelles extensions associées.
        Example documentation icon FR.png  Programme proposant la licence et l'accès au support technique

Taux de maintenance (%) : Pourcentage du prix d'achat du logiciel permettant de calculer le montant annuel du contrat de maintenance.

Prix public : Prix d'achat moyen du logiciel sur le marché.

Montant refacturé : Pour un logiciel géré au niveau des licences, montant refacturé chaque mois aux centres de coût utilisant l'une des licences rattachées au logiciel.

  • Par défaut, ce montant est reporté sur chaque nouvelle licence rattachée au logiciel. 
  • La répartition s'effectue via l'inventaire des licences (onglet Montant refacturé). 
DepreciationRule

Règle d'amortissement : Règle indiquant le mode d'amortissement de l'objet courant (linéaire, dégressif).

ResaleValue

Valeur de revente : Valeur utilisée pour le calcul de l'amortissement de l'objet courant. Note : Utilisée uniquement dans les règles comptables anglo-saxonnes.

Durée de garantie Éditeur (mois) : Période de garantie permettant de calculer automatiquement la date de fin de garantie du logiciel à partir de sa date d'achat.

BuyBackValueLeasing

Valeur de rachat (leasing) : En cas d'achat en leasing de l'objet courant, montant de l'option d'achat à régler à la fin du contrat pour acquérir l'objet.

Best Practice icon.png  Renseignez cette valeur pour planifier les budgets de renouvellement.

Note

Note : Commentaires relatifs à la fiche, pouvant aussi contenir des images ou des tableaux grâce à l'insertion de balises HTML.

Configuration requise

Liste et valeurs des caractéristiques requises par tout poste de travail sur lequel le logiciel est susceptible d'être installé.
        Example documentation icon FR.png  Type de processeur, Capacité de la mémoire, Taille du disque dur

Caractéristiques

AttributeTab

Liste des caractéristiques liées à l'objet courant.

  • Seules des caractéristiques compatibles avec la catégorie du logiciel peuvent être ajoutées. 
  • Mise à jour : via cet onglet ou via un modèle d’intégration basé sur le connecteur Caractéristiques (Matériels, Contrats, Licences)

Licences

Liste des licences rattachées à l'objet courant.

  • Mise à jour : via les fiches Licence ou via un modèle d’intégration basé sur le connecteur Liaisons matériels licences

Matériels

Liste des postes de travail sur lesquels est installé le logiciel. 

  • Mise à jour : par détection automatique d'un outil d'inventaire (via les règles définies sur les logiciels) ou via les fiches Matériel (onglet Logiciels installés) lorsque les logiciels ne peuvent pas être détectés (ex. : Pilotes d'imprimantes) ou via un modèle d’intégration basé sur le connecteur Liaisons matériels licences

Discussions

DiscussionTab

Liste des discussions se rapportant à l'objet courant.

  • Un utilisateur a accès à une discussion en fonction de son domaine et de la visibilité de la discussion, et si l'un de ses groupes est autorisé à discuter (sur la fiche Groupe, case Discussion autorisée cochée).
  • Saisissez les mots-clés souhaités dans le cadre Rechercher et appuyez sur la touche < Entrée >.
  • Pour annuler les critères de filtre et accéder à la liste complète des discussions (sous réserve des droits d'accès), cliquez dans le cadre puis sur Discussion - Delete icon.png.

Documents

AttachmentTab

Liste des documents rattachés à l'objet courant.

Fournisseurs potentiels

PotentialSupplierTab

Liste des fournisseurs (et de leurs conditions tarifaires) chez lequel l'objet courant est disponible, en plus du fournisseur principal renseigné sur l'onglet Détail.

Best Practice icon.png  Renseignez tous les fournisseurs pour lesquels vous souhaitez pouvoir consulter les conditions tarifaires lors de la passation d'une commande de l'objet courant.

Historique des mouvements

HistoryOfChangeTab

Liste de toutes les modifications effectuées sur la fiche. 

Logiciels inclus

Dans le cas d'une licence Package, liste des logiciels faisant partie de l'offre groupée. 

Best Practice icon.png  Si vous utilisez un outil d'inventaire, ne renseignez pas manuellement les logiciels mais définissez une règle de détection indiquant la composition du package via l'onglet Règles de détection.

Utilisateurs

Liste des utilisateurs disposant du logiciel ou d'un accès à celui-ci via une application.

Droits d'usage

UsageRightTab

Liste des versions (du même logiciel ou autres logiciels) couvertes par la dernière version du logiciel installée dans le parc informatique.

  • Les droits d'usage sont intégrés dans le rapport Gestion des écarts par version, dans l'ordre dans lequel les versions apparaissent dans le tableau afin de décompter le nombre de logiciels installés par rapport au nombre d'installations autorisées -  Open url.png  voir  Exemples
  • Mise à jour : via cet onglet

Règles de détection

Liste des règles utilisées par l'outil d'inventaire pour détecter la présence du logiciel sur les postes de travail. 

Best Practice icon.png  Dans le cas d'une licence Package, indiquez les différents logiciels faisant partie de l'offre groupée : ils apparaissent alors dans l'onglet Logiciels inclus.

Procédures et Assistants

Comment créer une entrée dans le catalogue

Étape 1 : Création de l'entrée au catalogue

1. Allez sur le menu Références > Catalogues > Catalogue des logiciels.

2. Cliquez sur + Nouveau.

3. Renseignez les informations.

4. Cliquez sur Terminer.
La fiche est créée.

Étape 2 (optionnelle) : Saisie des règles de détection

Note : Les règles de détection permettent de rechercher le logiciel sur un poste de travail. Elles sont à renseigner uniquement pour un logiciel remonté par un outil d'inventaire.

1. Allez sur l'onglet Règles de détection.

2. Cliquez sur + Nouveau.

3. Définissez la règle de détection.

  • Renseignez le libellé de la règle.
  • Cliquez sur Suivant.
    La liste des logiciels gérés dans le catalogue est affichée.

Sélection des exécutables

  • Cochez les exécutables permettant de détecter la présence du logiciel.

    Note : Vous pouvez effectuer une recherche et filtrer les éléments dans le catalogue.

    • Sélectionnez vos critères.
    • Cliquez sur Rechercher.
  • Cliquez sur Ajouter.
    Le tableau des éléments rattachés à la règle de détection est mis à jour.
  • (optionnel) Ajoutez d'autres exécutables via Add icon.png.
     

Sélection des composants

  • Cliquez sur Suivant.
  • Répétez les mêmes actions que pour les exécutables pour indiquer les composants à prendre en compte par la règle de détection.
  • Indiquez le critère de réconciliation.
  • Cliquez sur Terminer.

4. Répétez ces actions pour chaque règle de détection.

Étape 3 (optionnelle) : Saisie d'une licence Package pour un logiciel non remonté par l'outil d'inventaire

1. Allez sur l'onglet Logiciels inclus.

2. Cliquez sur + Nouveau.

3. Sélectionnez le logiciel faisant partie du package.

4. Répétez ces actions pour chaque logiciel faisant partie du package.
 

Étape 4 (optionnelle) : Définition des droits d'usage du logiciel

1. Allez sur l'onglet Détail.

  • Indiquez la dernière version du logiciel dans le champ Version actuelle (ex. : Office 2010).

2. Allez sur l'onglet Droits d'usage.

  • Cliquez sur + Nouveau.
  • Sélectionnez le logiciel.
  • Indiquez la version couverte (ex. : Office 2007, Office 2003).
  • Ajoutez les autres versions ou logiciels couverts par la version actuelle via Add icon.png.
  • (optionnel) Modifiez la hiérarchie des versions via les flèches Up arrow icon.png Down arrow icon.png.
  • Cliquez sur Terminer.
    • Le tableau est mis à jour.
    • Le champ Niveau de hiérarchie indique l'ordre de traitement des entrées.
     

Étape 5 (optionnelle) : Rattachement manuel d'un logiciel

Rattachement à un matériel
1. Allez sur l'inventaire des matériels et ouvrez la fiche du matériel.

2. Cliquez sur l'onglet Logiciels installés.

3. Cliquez sur + Nouveau.

4. Sélectionnez le logiciel à rattacher au matériel.
Le logiciel est ajouté dans le catalogue des logiciels (onglet Matériels).

Rattachement à un utilisateur, via une application
1. Allez sur l'annuaire des employés et ouvrez la fiche de l'utilisateur.

2. Cliquez sur l'onglet Applications.

3. Cliquez sur + Nouveau.

4. Sélectionnez le logiciel à rattacher à l'utilisateur.
Le logiciel est ajouté dans le catalogue des logiciels (onglet Utilisateurs).

Les assistants

Fusionner les modèles (uniquement en mode Liste)
Mettre à jour (uniquement en mode Liste)
Supprimer (uniquement en mode Liste)

Tags:
Modifié par Utilisateur inconnu le 2019/05/14 15:10
Créé par Administrator XWiki le 2015/11/06 18:45

Raccourcis

L'actualité mensuelle
•  Newsletter

Tous les changements
•  Service Manager
•  Service Apps
•  Self Help

Glossaire

Powered by XWiki ©, EasyVista 2020