Definition

EndDefinition

Chaque demande :

• est créée manuellement par un technicien du Back Office via une commande ;
• est rattachée à une entrée du catalogue, via un sujet ;
• est pilotée par le workflow du sujet ;
• peut être passée au profit de plusieurs localisations de stockage dans le cadre d'une gestion multi-site ;
• est budgétée suivant les coûts des matériels/logiciels/consommables définis dans les catalogues respectifs, et peut être imputée sur un engagement budgétaire lors de la facturation de la demande ;
• fait généralement l'objet d'une validation par un responsable pour être prise en compte.
   

Processus de traitement d'une demande d'investissement  -   voir Schéma du cycle de vie

• Le workflow démarre après la réponse à un éventuel questionnaire (standard / multi-sections) défini sur l'étape initiale.
• Il génère des actions qui peuvent être manuelles ou automatiques  -  voir Types d'action
• À chaque réalisation d'une action, le statut de la demande est mis à jour, permettant de suivre l'avancement du processus.
• Un historique permet d'avoir une trace de chaque action effectuée.
• Une demande globale (multi-panier) est pilotée par le workflow d’un article particulier du catalogue, appelé service de regroupement.

Exemple

Création d'une demande d'investissement pour le renouvellement de serveurs :

Remarques

• La seule façon de réaliser une demande d'investissement est de passer une commande ; la prise sur stock n'est pas possible.

• Généralement, le workflow d'une demande d'investissement comporte un nombre restreint d'étapes :
  • une étape de validation par le responsable (hiérarchique et financier) ;
  • une étape de logistique (en cas d’acceptation de la demande) pour passer commande des éléments demandés.

• Par défaut, le contenu de chaque nouvelle demande correspond à la configuration standard définie au catalogue.
  • Des matériels / logiciels / consommables peuvent être supprimés ou ajoutés avant de générer la demande.
  • Gestion multi-sites : la configuration standard est proposée pour chacune des localisations de stockage. Les éléments et les quantités peuvent être modifiés par localisation avant de générer la demande  -  voir Procédure
  • Le contenu de la demande et les prix unitaires des éléments peuvent être modifiés ultérieurement via l'assistant Modifier le détail de la demande, tant que la validation financière n'a pas été effectuée, ou à défaut, tant que la phase de réception n'a pas été effectuée en totalité.

• Une demande peut être abandonnée via l'assistant Annulation/Clôture, uniquement si aucune action n'a encore été réalisée.

• Règles d'application des SLA :

  SLA_ApplicationRule

  • Le SLA qui s'applique est toujours le plus contraignant (celui comportant le délai de résolution le plus court) entre celui défini pour le sujet du catalogue et le SLA par priorité. Note : Le SLA par priorité est réajusté automatiquement lorsque l'urgence et/ou l'impact sont modifiés sur la prise d'appel. Il tient également compte du niveau de VIP du bénéficiaire.
          voir Exemples

  • Le SLA peut être surchargé via l'assistant Changer le SLA. Dans ce cas, c'est ce nouveau SLA qui s'applique.

• Une demande peut donner lieu à une nouvelle commande ou être ajoutée à une commande existante non soldée  -  voir Procédure (étape 2)
• Les commandes et factures sont passées pour un fournisseur unique. Pour une demande concernant plusieurs fournisseurs, une commande puis une facture doit être saisie pour chacun d'entre eux.
• Le suivi de l'imputation analytique s'effectue au niveau de chaque élément de la demande. Les frais annexes peuvent également être imputés au moment de la facturation de la demande.

• Différence entre une demande de service et une demande d'investissement

Bonnes pratiques

• Si vous créez une demande d'investissement multi-site, vérifiez la répartition des quantités avant la validation finale : aucun contrôle de cohérence n'est effectué automatiquement.
• Les actions de type Logistique ne sont pas visibles via le Quick Dashboard. Pour les retrouver, allez sur l'un des menus Service Transition > Logistique ou Strategy > Logistique.
• Lorsque vous effectuez l'étape de réception d'une demande via l'option de menu Logistique, pour être certain de sélectionner la bonne commande, utilisez la vue N° de commande et non la vue Site de livraison -    voir Procédure

Spécificités des versions 2016 et antérieures

La fiche Demande d'investissement des versions 2016 et antérieures présente certaines différences :

• Accès menu
• Interface graphique :
  • Présentation générale de la fiche  -  voir Les fondamentaux
  • Écrans de la fiche Demande d'investissement
  • Certains des assistants de l'onglet Activité sont disponibles sous forme de boutons d'action sur la fiche Action.
  • Un utilisateur VIP (demandeur / bénéficiaire) est signalé par une ou plusieurs  (en fonction du niveau), indiquant que la demande doit être traitée prioritairement.
• Historique des actions 
• Création d'une demande via le catalogue
• Traitement d'une demande d'investissement (commande, livraison, facturation)

Accès menu

Gestion financière > Demandes d'investissement > Demandes

Description des onglets

TabUpdateRules_After2016Versions

Liste alphabétique des onglets

QuickAccess

Activité

ActivityTab

Liste des actions successives effectuées pour traiter l'objet courant, affichée sous forme d'une frise chronologique (timeline). Il peut s'agir d'actions liées à une étape du workflow (ex. : Traitement incidents), à une tâche (ex. : Relance utilisateur), à un problème ayant permis la résolution de l'objet, d'actions de changement de la date de résolution (ex. : modification du SLA).
         

Représentation		Description
		Historique des actions L'historique est affiché par ordre chronologique décroissant. Section À faire : Actions à réaliser. Les actions sont affichées sous la forme de fiches standard. Elles sont personnalisables et peuvent contenir des représentations conditionnelles. Section Historique : Actions réalisées et terminées. Un compteur indique le nombre d'actions. Cliquez sur le titre de la section pour masquer / afficher les actions. L'historique peut être affiché sous forme d'une frise ou d'un tableau. Basculez entre les 2 modes d'affichage via les icônes et . Note : Vous pouvez modifier les informations d'une action terminée - voir la procédure (1) Cliquez sur l'icône en regard d'une action ou sur le libellé pour afficher le détail dans un nouvel onglet. (2) Survolez avec la souris l'icône pour afficher le type d'action.
		Différentes options permettent de jouer sur la taille de la frise dans l'historique des actions. Le mode Compact permet de ne pas afficher les actions associées à un type d'action dont l'indicateur Masquer dans l'historique des actions est coché. Lorsque le mode est activé, le compteur dans l'historique permet de voir le nombre d'actions qui sont masquées. exemple 3 / 5 ==> indique que 2 actions sont masquées Lorsque le mode n'est pas activé, toutes les actions sont affichées et le compteur indique le nombre total d'actions. : Permet de développer la frise chronologique en affichant la totalité de chaque action. : Permet de réduire la frise chronologique.
		Historique des actions en mode Frise : Permet de revenir sur l'affichage en mode Tableau : Ouvre l'éditeur de fiche pour sélectionner les champs à afficher dans l'historique. (1) Cliquez sur l'icône en regard d'une action ou sur le libellé pour afficher le détail dans un nouvel onglet. (2) Survolez avec la souris l'icône pour afficher le type d'action. (3) Survolez avec la souris l'icône pour visualiser rapidement le contenu du champ Commentaire / Description / Résolution. L'icône est affichée uniquement lorsque le champ est renseigné.
		Historique des actions en mode Tableau : Permet de revenir sur l'affichage en mode Frise : Affiche le tableau sur toute la largeur de la page. Cliquez à nouveau sur pour revenir sur l'affichage normal. : Affiche le tableau sur toute la hauteur de l'onglet. Cliquez à nouveau sur pour revenir sur l'affichage normal. : Ouvre l'éditeur de fiche pour sélectionner les champs à afficher dans l'historique. (1) Cliquez sur une action pour afficher le détail dans un nouvel onglet. (2) Survolez avec la souris l'icône pour visualiser rapidement le contenu du champ Commentaire / Description / Résolution. L'icône est affichée uniquement lorsque le champ est renseigné.
		Les assistants (1) Les assistants pouvant être exécutés hors workflow sont situés en haut de l'onglet. exemple Enregistrer une tâche ; Suspendre/Reprendre (2) Les assistants contextuels à une action sont affichés via la liste . Les 3 derniers assistants utilisés sont affichés, permettant un accès rapide. exemple Traiter cette action ; Prévenir les intervenants ; Créer une action liée

Détail

ObjectNumber

Status

Enregistré par : Utilisateur qui crée la demande.

• Un utilisateur VIP est signalé par des  (en fonction du niveau), indiquant que l'objet doit être traité prioritairement.

CreationDate

Libellé de l’investissement : Entrée au catalogue à laquelle est rattaché la demande, permettant de déclencher le workflow approprié.

RequestingPerson

Recipient

Dépense estimée : Total des prix remisés des éléments constituant la demande.

• Le montant est calculé à la création de la demande ; il est ensuite recalculé automatiquement à chaque modification.

Date de mise à disposition souhaitée : Date maximale à laquelle le contenu de la demande doit être livré.

• Cette date est donnée à titre indicatif et ne tient pas compte du SLA de la demande.
• La date est affichée dans le fuseau horaire du bénéficiaire.

Engagement budgétaire : Compte sur lequel est imputé le montant total de la demande.

• Le montant est automatiquement mis à jour lors de la réception des éléments commandés (livraison partielle ou totale).

Justification

Note

Résolution

SolutionTab

Discussions

DiscussionTab

Informations utilisateur

UserInformationTab

Description

DescriptionTab

Matériels/Logiciels/Consommables

EquipmentSoftwareConsumableTab

Documents

AttachmentTab

Matériels liés

Liste des autres matériels rattachés localement au matériel principal traité par l'objet courant.

Licences liées

Liste des licences liées à l'objet courant. Il s'agit des fusions de licences de versions antérieures vers une nouvelle version, permettant de gérer une licence unique du logiciel. 

• Mise à jour : via l'assistant Acheter une mise à jour (Upgrade) depuis une licence

  exemple  Achat d'une mise à jour de licence pour le logiciel Illustrator

  • licence principale : nouvelle version CS5
  • licences liées : anciennes versions 12 et 13 du logiciel

Projets liés

RelatedProjectTab

Procédure et Assistants

Comment créer une demande d'investissement

Étape 1 : Création de la demande

1. Allez sur le menu Gestion financière > Demandes d'investissement > Nouvelle demande.
La liste des configurations disponibles au catalogue est affichée.
 

Étape 2 : Sélection de la configuration à demander

1. (Optionnel) Cliquez sur le libellé d'une configuration pour afficher les entrées rattachées au niveau inférieur.

2. Cliquez sur la 1ère colonne # du tableau (numéro d'ordre) de la configuration à ajouter.
Une nouvelle demande est affichée.
 

Étape 3 : Génération de la demande

1. Complétez les informations (bénéficiaire, localisation, urgence, ...).

2. Cliquez sur Enregistrer.
La demande est générée.

Les assistants

Affectation à un projet
Annulation/Clôture  (uniquement si la demande n'est pas clôturée)
Clôturer  (uniquement si la demande n'est pas clôturée)
Lancement de scripts
Modifier le détail de la demande