Annuaire des entités
Definition
L'annuaire des entités recense, sous forme d'une arborescence, toutes les subdivisions gérant du personnel et des matériels au sein d'une organisation : Direction commerciale, Service ventes, ...
EndDefinition
- L'arborescence reflète l'organigramme du personnel et les branches d'activités de la société.
- Le nombre de niveaux hiérarchiques n'est pas limité et varie suivant les besoins de chaque société.
- Une entité peut dépendre d'un parent, dont elle hérite automatiquement certaines informations.
- Une entité peut être rattachée à un centre de coût, permettant de refacturer le coût des biens et employés.
Exemple
- Le découpage peut être fait par Société/Direction/Service pour une société gérant des services par direction : Direction commerciale gérant un service Marketing et un service Ventes.
- Refacturation des coûts : Les services Achats et Comptabilité rattachés à l'entité Finance héritent du centre de coût défini pour cette entité. Tous les biens et employés rattachés aux 2 services sont alors refacturés sur le centre de coût de cette entité.
Remarques
- Toute modification apportée à l'entité parent est héritée par les entités qui lui sont rattachées à un niveau inférieur, sauf si des informations spécifiques à celles-ci ont été saisies
- La gestion de l'arborescence des entités s'effectue via l'assistant Réorganiser.
Attention
- L'archivage d'une entité entraîne l'archivage de toutes les entités rattachées.
Bonnes pratiques
- Construisez l'arborescence des entités en fonction des domaines que vous souhaitez définir. Lorsqu'un utilisateur accède à un domaine avec restriction sur une entité, il ne peut visualiser que les enregistrements appartenant à cette entité (et à ses sous-niveaux).
- À la création d'une nouvelle fiche, certaines informations sont héritées de l'entité parent. Ne modifiez que les informations spécifiques à la nouvelle entité.
- Pour faciliter la recherche des entités, saisissez un libellé unique permettant d'identifier sans ambiguïté le département.
- Pour rendre indisponible une entité, archivez-la en renseignant la date de fin d'activité. La consultation s'effectue alors via le filtre Archivé.
Spécificités des versions 2016 et antérieures
La fiche Annuaire des entités des versions 2016 et antérieures présente certaines différences :
- Accès menu
- Interface graphique :
- Présentation générale de la fiche -
voir Les fondamentaux - Écrans de la fiche Annuaire des entités
- Présentation générale de la fiche -
Accès menu
Références > Annuaires > Entités
Description des onglets
TabUpdateRules_After2016Versions
voir Principes généraux de mise à jour d'un onglet
| Création d'un nouvel élément | Suppression d'un élément ou d'une association avec un élément lié |
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assistant Nouveau en haut de l'onglet
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Survol de l'élément avec la souris puis
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Liste alphabétique des onglets
QuickAccess
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Détail
Entité : Nom de l'entité.
Niveau Parent : Entité de niveau supérieur à laquelle est rattachée l'entité courante.
Code de l'entité : Code unique, permettant l'identification de l'entité.
Libellé de l'entité : Libellé long de l'entité.
Responsable : Responsable de l'entité, précédé de la miniature de sa photo.
- Le responsable est sélectionné via l'annuaire des employés.
Centre de coût : Centre de coût par défaut auquel doivent être refacturés les matériels/contrats/licences utilisés par l'entité.
- Tout nouvel employé et bien rattaché à l'entité hérite du centre de coût par défaut.
Date d'ouverture / Date de fin : Période durant laquelle l'entité est active.
- En fin de période, l'entité est automatiquement définie comme Archivé ; elle ne peut alors plus être utilisée dans Service Manager.
- Si cette date est modifiée au niveau de la fiche, elle s'applique uniquement à l'entité courante : les entités de niveau inférieur ne sont pas modifiées.
- Si cette date est modifiée via l'assistant Fermer, elle s'applique à la fois à l'entité courante et à toutes les entités de niveau inférieur.
Note : Commentaires relatifs à l'entité.
Matériels
Liste des matériels rattachés à l'entité (et à ses sous-niveaux).
- Mise à jour : via les fiches Matériel
Licences
Liste des licences rattachées à l'entité (et à ses sous-niveaux).
- Mise à jour : via les fiches Licence
Contrats
Liste des contrats rattachés à l'entité (et à ses sous-niveaux).
- Mise à jour : via les fiches Contrat
Employés
Liste des employés rattachés à l'entité (et à ses sous-niveaux).
- Mise à jour : via les fiches Employé
Localisations
Liste des localisations rattachés à l'entité (et à ses sous-niveaux).
exemple Service Comptabilité présent dans les localisations USA/New-York et France/Paris
- Mise à jour : via les fiches Localisation
Caractéristiques
Liste des caractéristiques définies pour l'entité (et ses sous-niveaux). Il s'agit d'informations supplémentaires non gérées via l'onglet Détail.
exemple Numéros de téléphone spécifiques, Effectif
Historique des mouvements
HistoryOfChangeTab
Liste de toutes les modifications effectuées sur la fiche de l'objet courant.
- Les champs pris en compte sont définis via les règles de l'historique des mouvements.
Discussions
DiscussionTab
Liste des discussions auxquelles a accès l'utilisateur en fonction de son domaine et de la visibilité de la discussion.
- Saisissez les mots-clés souhaités dans le cadre Rechercher et appuyez sur la touche Entrée.
- Pour annuler les critères de filtre et accéder à la liste complète des discussions (sous réserve des droits d'accès), cliquez dans le cadre puis sur
.
Documents
AttachmentTab
Liste des documents rattachés à l'objet courant - voir Téléchargement de documents
Incidents
Liste des incidents rattachés à l'entité (et à ses sous-niveaux).
- Mise à jour : via les fiches Incident
Services
Liste des demandes de service rattachés à l'entité (et à ses sous-niveaux).
- Mise à jour : via les fiches Demande de service
Changements
Liste des demandes de changement rattachés à l'entité (et à ses sous-niveaux).
- Mise à jour : via les fiches Demande de changement
Plan de continuité
Liste des plans de continuité s'appliquant à l'entité (et à ses sous-niveaux).
- Mise à jour : via cet onglet et via les fiches Plan de continuité > onglet Entités
Procédure et Assistants
Comment créer une entité
1. Allez sur le menu Références > Annuaires > Entités.
2. Cliquez sur + Nouveau.
3. Renseignez les informations.
4. Cliquez sur Terminer.