Projets Self Help


Un projet Self Help contient un ensemble de processus métier décrits sous forme de procédures et rattachés à un même domaine.
    Open url.png voir Comment déployer un projet Self Help

  • Chaque projet est géré depuis le mode Édition du Studio Desktop. Il est accessible aux rédacteurs suivant leurs droits d'accès  - Open url.png voir Description
  • Il se décline en un ensemble de composants regroupés dans des dossiers pour faciliter leur gestion : dossiers pour les images, les formulaires, ...  - Open url.png voir Description
  • Ses procédures sont mises à disposition des utilisateurs via un processus de publication  - Open url.png voir Gestion des versions
  • Il peut être traduit en plusieurs langues  - Open url.png voir Gestion multilingue
     

Projets Self Help particuliers

Remarques

  • Le contenu de chaque projet Self Help peut servir à initialiser un autre projet Self Help du même domaine, en copiant des procédures, des ressources, ...
  • À la création d'un projet Self Help, les dossiers
    Librairie et Corbeille sont automatiquement créés.
  • Lorsqu'un dossier est déplacé, tous les liens y faisant référence sont automatiquement réactualisés dans les procédures.

Attention

  • Si vous supprimez un dossier, tout son contenu est supprimé.

Bonnes pratiques

  • Utilisez les fonctionnalités d'import de contenu pour initialiser rapidement votre projet Self Help, accessibles via le menu Fichier > Import ou via le menu contextuel.
    • Vous pouvez importer le contenu d'un projet Self Help sauvegardé précédemment dans une archive .aar.
    • Vous pouvez effectuer un import en masse de documents Word contenus dans un dossier : le projet Self Help est automatiquement structuré à l'identique de l'arborescence des dossiers / sous-dossiers de l'explorateur de fichiers  - Open url.png voir Description
    • Vous pouvez importer un fichier Excel de questions / réponses : le projet Self Help est automatiquement structuré en fonction des dossiers renseignés dans le fichier  - Open url.png voir Description

Les dossiers d'un projet Self Help

Objet Description / Remarques
Dossier Corbeille Contient tous les formulaires, procédures et variables supprimés du projet Self Help.
  • Ce dossier est créé automatiquement. Il ne peut pas être renommé ni supprimé.
  • Les éléments de la corbeille peuvent être restaurés tant que le dossier n'est pas vidé.
Attention
  • Ce dossier ne conserve pas les étapes supprimées dans les procédures.
  • Il est automatiquement vidé à chaque publication du projet Self Help.
Best Practice icon.png   Videz régulièrement la corbeille pour alléger la charge du serveur.
Dossier Librairie Contient les macros, variables et formules utilisées par l'ensemble des procédures du projet Self Help.
  • Ce dossier est créé automatiquement. Il ne peut pas être renommé ni supprimé.
  • Il n'est pas possible de créer des sous-dossiers.
  • Toute modification apportée à l'un des éléments de la librairie est automatiquement reportée dans toutes les procédures où il est utilisé.
Les variables contenues dans le dossier sont :
  • les variables associées aux champs créés dans les formulaires ;
  • les variables créées manuellement ;
  • les variables génériques, présentes dans chaque projet Self Help.
Les formules contenues dans le dossier sont :
  • les formules crées manuellement (classiques et conditionnelles) ;
  • les formules génériques, présentes dans chaque projet Self Help.
Autres dossiers Un projet Self Help peut contenir un nombre quelconque de dossiers personnalisés.
exemple   Ressources, Procédures modèles, Liste d'exemples, Dossiers par objet métier

  • Chaque dossier peut contenir des sous-dossiers.
  • Chaque sous-dossier peut contenir des sous-dossiers supplémentaires.
Best Practice icon.png   Répertoriez toutes les ressources communes accessibles par l'ensemble des procédures du projet Self Help dans un dossier Ressources. Pour faciliter leur gestion, créez ensuite un sous-dossier par type de ressource.

exemple   Dossier Ressources   ==>   Sous-dossiers Images, Fichiers, Connecteurs

Les propriétés d'un projet Self Help

      Explorer Pane - Properties view - Project.png

Accès : mode Édition du Studio Desktop > sélection du projet Self Help dans l'arborescence du volet Explorateur > vue Propriétés  - Open url.png voir Description

ExplorerPane_ProjectPropertiesView_Tabs

Liste des onglets

  • Info : Informations sur le projet Self Help (numéro de la dernière version avec indication de son origine, date de dernière mise à jour, ...). Note : Les informations ne sont pas modifiables.
  • Quota : Représentation graphique de :
    • l'espace disque utilisé par la version du projet Self Help ;
    • l'espace disque utilisé par les autres projets Self Help ;
    • l'espace disque disponible sur le serveur (Note : Sauf si l'espace est illimité pour le serveur).
  • Définition des métadonnées : Liste des métadonnées ajoutées manuellement au projet Self Help, et actives.
    • Les métadonnées actives peuvent être exportées. Elles s'appliquent à l'ensemble des procédures du projet Self Help  - Open url.png voir Comment exporter les métadonnées d'un projet Self Help
    • Pour ajouter une métadonnée, cliquez sur Add metadata icon.png dans la barre d'outils.
    • Une métadonnée peut être désactivée via Activate metadata icon.png. Elle est alors automatiquement déplacée dans l'onglet Métadonnées désactivées.
  • Métadonnées désactivées : Liste des métadonnées ajoutées manuellement au projet Self Help, mais désactivées.
    • Les métadonnées désactivées ne sont pas exportées.
    • Une métadonnée peut être réactivée via Activate metadata icon.png. Elle est alors automatiquement déplacée dans l'onglet Définition des métadonnées.
  • Statistiques : Statistiques d’utilisation de chaque procédure du projet Self Help (nombre d’exécutions lancées et leur durée moyenne, nombre moyen d’étapes dans la procédure, ...)  - Open url.png voir Procédure

Droits d'accès des rédacteurs d'un projet Self Help

Attribution des droits d'accès des rédacteurs

        Open url.png voir Procédure

        Properties - Writers tab.png

Accès : mode Édition du Studio Desktop > sélection du projet Self Help dans l'arborescence du volet Explorateur > vue Propriétés > onglet Rédacteurs

Remarques

  • Un rédacteur peut modifier ses propres droits.
  • Les icônes sont grisées en fonction des droits d'accès au projet Self Help de l'utilisateur connecté au Studio Desktop.

Attention

  • Lorsque le rédacteur connecté au Studio Desktop supprime ses propres droits de propriété, seul le gestionnaire du domaine ou un propriétaire du projet Self Help peut les lui réattribuer.

Description de l'écran

  • Informations sur le rédacteur : Nom, adresse e-mail, droits sur le domaine.
  • Le rédacteur connecté au Studio Desktop est affiché sur fond de couleur Selected writer background.png.

        Update writer.png


États des icônes de la gestion des droits d'accès d'un projet Self Help

Icône Icône active Icône inactive
Add writer icon.png dans la barre d'outils : Ajout d'un rédacteur au projet Self Help
  • Vous êtes l'administrateur du domaine

    ou

  • Vous êtes l'un des propriétaires du projet Delete writer icon.png

    ou

  • Vous avez les droits en Lecture / Écriture / Approbation / Publication ou en Lecture / Écriture / Approbation sur le projet Self Help
  • Vous avez uniquement les droits en Lecture seule sur le projet Self Help
Update writer icon.png en regard d'un rédacteur : Modification de ses droits d'accès au projet Self Help (Invité - Lecture / Écriture / Approbation / Publication)
  • Vous êtes l'administrateur du domaine

    ou

  • Vous êtes l'un des propriétaires du projet Self Help et l'utilisateur à modifier n'est pas l'administrateur du domaine

    ou

  • Vous avez les droits en Lecture / Écriture / Approbation / Publication ou en Lecture / Écriture / Approbation sur le projet Self Help et l'utilisateur à modifier n'est pas l'administrateur du domaine
  • Vous voulez modifier les droits de l'administrateur du domaine

    ou

  • Vous avez uniquement les droits en Lecture seule sur le projet Self Help
Add writer ownership right icon.png en regard d'un rédacteur : Suppression / Attribution de ses droits de propriété sur le projet Self Help
Delete writer icon.png en regard d'un rédacteur : Suppression de ses droits d'accès au projet Self Help
  • Seul l'accès en lecture devient possible.
  • Cliquez sur Add writer ownership right icon.png pour réattribuer les droits.
  • Vous êtes l'administrateur du domaine

    ou

  • Vous êtes l'un des propriétaires du projet Self Help et l'utilisateur à supprimer n'est pas l'administrateur du domaine
  • Vous êtes l'un des propriétaires du projet Self Help et vous voulez supprimer les droits de l'administrateur du domaine

    ou

  • Vous avez uniquement les droits en Lecture seule ou en Lecture / Écriture / Approbation ou en Lecture / Écriture / Approbation / Publication sur le projet Self Help

Les types de rédacteurs

Type de rédacteur Droits d'accès
Administrateur du domaine Sur tous les projets Self Help de son domaine :
  • est propriétaire ;
  • a tous les droits en lecture, écriture, approbation, publication ;
  • peut ajouter des rédacteurs ;
  • peut attribuer / modifier les droits d'accès des rédacteurs ;
  • peut supprimer les droits d'accès des rédacteurs.
Propriétaire d'un projet Self Help Sur son projet Self Help :
  • a tous les droits en lecture, écriture, approbation, publication ;
  • peut ajouter des rédacteurs ;
  • peut attribuer / modifier les droits d'accès des rédacteurs, sauf ceux de l'administrateur du domaine ;
  • peut supprimer les droits d'accès des rédacteurs, sauf ceux de l'administrateur du domaine.
Note : Plusieurs rédacteurs peuvent être définis comme propriétaires d'un même projet Self Help.
Invité - Lecture / Écriture / Approbation / Publication Sur le projet Self Help :
  • a tous les droits en lecture, écriture, approbation, publication ;
  • peut ajouter des rédacteurs ;
  • peut attribuer / modifier les droits d'accès des rédacteurs, sauf ceux de l'administrateur du domaine ;
  • ne peut pas supprimer les droits d'accès des rédacteurs.
Invité - Lecture / Écriture / Approbation Sur le projet Self Help :
  • a uniquement des droits en lecture, écriture et approbation ;
  • peut ajouter des rédacteurs ;
  • peut attribuer / modifier les droits d'accès des rédacteurs, sauf ceux de l'administrateur du domaine ;
  • ne peut pas supprimer les droits d'accès des rédacteurs.
Invité - Lecture seule Sur le projet Self Help :
  • a uniquement des droits en lecture ;
  • ne peut pas ajouter des rédacteurs ;
  • ne peut pas attribuer / modifier les droits d'accès des rédacteurs ;
  • ne peut pas supprimer les droits d'accès des rédacteurs.

Procédures

Comment créer un projet Self Help

Voir le pas à pas détaillé dans Self Help

Étape 1 : Création du nouveau projet Self Help

1. Ouvrez le Studio Desktop en mode Édition.

2. Sélectionnez la méthode de création de votre nouveau projet Self Help.

  • Soit utilisez les fonctionnalités d'import de contenu pour initialiser rapidement votre projet Self Help :
    • Importez le contenu d'une archive .aar, via le menu Fichier > Import > Archive.
    • Importez en masse des documents Word contenus dans un dossier, via le menu Fichier > Import > Dossier  - Open url.png voir Procédure détaillée
    • Importez un fichier Excel de questions / réponses, via le menu Fichier > Import > FAQ  - Open url.png voir Procédure détaillée
  • Soit utilisez un modèle de projet Self Help déjà publié :
    • Cliquez sur le menu Fichier > Nouveau > Projet.
    • Sélectionnez l'option Créer à partir d'une version publiée.
    • Sélectionnez la version de projet Self Help souhaitée.
    • Cliquez sur Terminer.
      Le nouveau projet Self Help est affiché dans le volet Explorateur avec le nom Copie de ....
  • Soit créez un projet Self Help vierge :
    • Cliquez sur le menu Fichier > Nouveau > Projet.
    • Sélectionnez l'option Créer un nouveau projet vide.
    • Saisissez le nom du nouveau projet Self Help.
    • Cliquez sur Terminer.
      Le nouveau projet Self Help est affiché dans le volet Explorateur.
       

Étape 2 (optionnelle) : Ajout de dossiers au projet Self Help

1. Cliquez droit sur le libellé du projet Self Help.

2. Sélectionnez Nouveau dans le menu contextuel puis Dossier.

3. Nommez le dossier.

4. Reproduisez ces actions pour l'ensemble des dossiers à ajouter au projet Self Help, en vous positionnant à chaque fois sur l'emplacement du nouveau dossier.

Déplacement d'un dossier

  • Cliquez-glissez-le vers son nouvel emplacement.
    Tous les liens y faisant référence sont automatiquement réactualisés dans les procédures.
     

Suppression d'un dossier

  • Cliquez droit sur le dossier et sélectionnez Supprimer dans le menu contextuel.
    Attention : Tout le contenu est supprimé.
     

Étape 3 : Ajout de ressources au projet Self Help

1. Cliquez droit sur le dossier du projet Self Help où doit être créée la nouvelle ressource.

2. Sélectionnez Nouveau dans le menu contextuel puis le type de ressource à créer  - Open url.png voir Les types de ressources
         Insert new resource.png

3. Définissez le contenu de la ressource suivant sa nature.
        Open url.png voir Procédure Comment créer une ressource

4. Ajoutez de la même façon toutes les ressources du projet Self Help.
  

Étape 4 : Création des procédures du projet Self Help

1. Cliquez droit sur le dossier du projet Self Help où doit être créée la nouvelle procédure.

2. Sélectionnez Nouveau > Procédure dans le menu contextuel.

3. Créez les étapes dans le volet Conception.

       Open url.png voir :

4. Ajoutez de la même façon toutes les procédures du projet Self Help.

5. Testez chacune des procédures du projet Self Help.

  Open url.png voir Procédure 
 

Étape 5 : Définition des droits d'accès des rédacteurs sur le projet Self Help

       Open url.png voir :

Comment gérer les droits d'accès à un projet Self Help

Voir le pas à pas détaillé dans Self Help

Étape 1 : Affichage de la liste des rédacteurs du projet Self Help

1. Sélectionnez le projet Self Help dans l'arborescence du volet Explorateur.

2. Affichez la vue Propriétés, via le menu Vue > Propriétés.

3. Cliquez sur l'onglet Rédacteurs.

Étape 2 : Gestion des rédacteurs autorisés sur le projet Self Help

   Open url.png voir États des icônes de la gestion des droits d'accès d'un projet Self Help

Ajout des droits d'accès à un rédacteur

1. Cliquez sur Add writer icon.png.
La liste de tous les utilisateurs ayant accès au serveur est affichée.

2. Sélectionnez l'utilisateur.

3. Attribuez les droits parmi les 4 options proposées dans Droits d'accès au projet  - Open url.png voir Description

4. Cliquez sur Terminer.

5. Reproduisez ces actions pour ajouter d'autres rédacteurs.
 

Modification des droits d'accès d'un rédacteur

1. Cliquez sur Update writer icon.png pour le rédacteur souhaité.
         Update writer.png

2. Attribuez les droits parmi les 4 options proposées.
 

Suppression d'un rédacteur du projet

1. Cliquez sur Delete writer icon.png pour le rédacteur souhaité.

HowToPublishProject

Comment publier un projet Self Help

Voir le pas à pas détaillé dans Self Help

   Open url.png voir Gestion des versions d'un projet Self Help

Étape 1 : Sélection du projet Self Help à publier

1. Cliquez droit sur le projet Self Help dans l'arborescence du volet Explorateur.

2. Sélectionnez Publier... dans le menu contextuel.

3. (Optionnel - Si des ressources liées sont ouvertes) Cliquez sur Oui si le message Des éditeurs associés à ce projet Self Help sont ouverts s'affiche.
 

Étape 2 : Sélection des groupes d'utilisateurs autorisés à exécuter les procédures du projet Self Help

1. Cliquez sur chaque groupe autorisé dans la liste de gauche Groupes existants.

2. Cliquez sur Arrow right.png.

3. Cliquez sur Suivant.
 

Étape 3 : Sélection des procédures exécutables

1. Cochez chaque procédure autorisée.

2. Cliquez sur Suivant.
 

Étape 4 : Informations d'historique de la version

1. Renseignez la description de la version.

2. Cochez la case GARDER la prochaine version du projet Self Help dans l'espace de travail si la version à publier est la version finale. 

3. Sélectionnez le mode d'activation/désactivation de la nouvelle version et des anciennes versions parmi les 3 options proposées :

  • PUBLIER et REMPLACER : active la nouvelle version et désactive les anciennes.
  • PUBLIER et ACTIVER : active la nouvelle version sans désactiver les anciennes.
  • PUBLIER et DÉSACTIVER : désactive la nouvelle version sans désactiver les anciennes.

4. Cochez la case Passer automatiquement à la perspective de publication pour ouvrir automatiquement le mode Publication du Studio Desktop en fin de traitement.

5. Cliquez sur Terminer.
 

Étape 5 : Informations de planification de la publication

Attention : Tant que la publication n'est pas réalisée, seuls le propriétaire du projet Self Help ou un administrateur du domaine peuvent modifier le projet Self Help.

  • Soit lancez immédiatement la planification via l'option Publier maintenant.
  • Soit différez la publication via l'option Publier le :
    • renseignez le jour et l'heure de lancement ;
    • cochez la case Empêcher les modifications sur le projet Self Help avant la publication.
       

Étape 6 (Optionnelle) : Envoi d'un e-mail d'information aux utilisateurs après la publication

1. Cochez la case Envoyer un courriel.

2. Renseignez le sujet et le corps du message.
 

Étape 7 : Lancement de la publication

1. Cliquez sur Terminer.

  • La planification s'exécute immédiatement ou à l'heure de lancement indiquée. 
  • Une nouvelle version de travail est créée dans le volet Explorateur du Studio Desktop en mode Édition.
  • La version publiée est créée. Elle devient accessible dans le mode Publication.
  • Le mode Publication est ouvert automatiquement si vous avez coché l'option à l'étape 4.
EndHowToPublishProject

Comment traduire un projet Self Help

  Open url.png voir Gestion multilingue

Traduire un projet Self Help
La traduction peut s'effectuer de 2 façons :

Traduction automatique des procédures
    Note

  • La langue d'origine est automatiquement détectée et peut être traduite en 65 langues différentes. 
  • La traduction peut ensuite être ajustée manuellement.

  Open url.png voir Utiliser l'outil de traduction automatique

Comment obtenir les statistiques d'utilisation d'un projet Self Help

Voir le pas à pas détaillé dans Self Help

Étape 1 : Sélection du projet Self Help

1. Sélectionnez le projet Self Help dans l'arborescence du volet Explorateur.

2. Affichez la vue Propriétés, via le menu Vue > Propriétés.

3. Cliquez sur l'onglet Statistiques.

Étape 2 : Sélection des critères

1. Renseignez vos critères de sélection (période, inclure la version de travail).

2. Cliquez sur Demander les statistiques.
 

Étape 3 (Optionnelle) : Enregistrement des résultats dans un fichier

Totalité des résultats

1. Cliquez sur Exporter tout.
 

Sélection de procédures

1. Cochez les procédures dans le tableau.

2. Cliquez sur Exporter la sélection.
 

Étape 4 (Optionnelle) : Obtention des statistiques d'une exécution de procédure

1. Demandez à l'utilisateur l'identifiant de sa procédure.

2. Renseignez cet identifiant sur l'écran.

3. Cliquez sur Ouvrir une exécution de procédure.

Tags:
Modifié par Christine Daussac le 2021/06/23 12:27
Créé par Administrator XWiki le 2018/12/14 11:20

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