Self Help - Import en masse de documents


Un projet Self Help peut être créé rapidement, en une seule opération, en important en masse des documents de différentes natures (word, .pdf, .ppt, .xls, images, ...). Le contenu du projet peut ensuite être copié dans un projet client existant, via le mode Édition du studio.

  • L'import est réalisé grâce à l'outil Quick Start disponible dans le répertoire d'installation du studio.
  • La structure du nouveau projet Self Help est créée à l'identique de l'arborescence des dossiers / sous-dossiers de l'explorateur de fichiers.
  • Les fichiers word sont automatiquement importés sous forme de procédures. Les autres documents sont importés sous forme de ressources.

Exemple

Importation dans Self Help d'un projet structuré en plusieurs dossiers / sous-dossiers. Chaque sous-dossier contient :

  • 2 fichiers word : [a] Example….docx ; [b] Example….docx
  • un fichier Image : Index.png

==> Importation via l'outil Quick Start :

  • La structure du nouveau projet Self Help est automatiquement créée dans le mode Édition du studio, en reproduisant l'arborescence des dossiers / sous-dossiers de l'explorateur de fichiers.
  • Les fichiers word et le fichier Image sont automatiquement importés dans chaque sous-dossier.
    • Une procédure est créée pour chaque fichier word importé.
    • Les images sont importées en tant que ressources.
       
Structure du projet dans l'explorateur de fichiers Structure dans le mode Édition du studio
Example - Project to import.png Example - Project imported.png

Remarques

  • Le projet Self Help issu d'un import de documents n'est pas publiable.
  • L'import s'effectue via la génération d'une archive Self Help à importer ensuite dans le studio en mode Édition  - Open url.png voir Procédure
  • Chaque fichier word est importé dans le studio dans le même dossier / sous-dossier que l'arborescence d'origine.
  • L'import d'un fichier word donne lieu à la création d'une procédure contenant une étape de type Page. Les sauts de page permettent de générer automatiquement la création d'une nouvelle étape.
Une seule page ==> Une étape 3 sauts de page ==> 3 étapes
Word document - One step.png Word document - Multiple steps.png

Bonnes pratiques

  • Créez un raccourci vers l'exécutable EVSelfHelpMassImport.exe se trouvant dans le répertoire d'installation du studio pour lancer rapidement l'outil Quick Start depuis le bureau.
  • Insérez des sauts de page dans les fichiers word pour créer automatiquement les étapes dans la procédure Self Help.

Description de l'écran

Dossier source : Nom du dossier, dans l'explorateur de fichiers, contenant les documents à importer.

  • Le nom du dossier sert également à nommer l'archive Self Help.

Destination : Nom du dossier, dans l'explorateur de fichiers, où doivent être générés l'archive Self Help et tous les fichiers nécessaires au nouveau projet Self Help.

Procédure : Comment importer en masse des documents dans Self Help

Étape 1 : Lancement de l'outil Quick Start

1. Allez sur le répertoire d'installation du studio (par défaut, répertoire Programmes / EVSelfHelp Studio).

2. Lancez l'exécutable EVSelfHelpMassImport.exe.

Étape 2 : Création d'une archive Self Help

1. Sélectionnez le dossier de l'explorateur de fichiers contenant les documents à importer, via Browse black points icon.png en regard du champ Dossier source.

2. Sélectionnez le dossier de l'explorateur de fichiers où doit être générée l'archive Self Help, via Browse black points icon.png en regard du champ Destination.

3. Cliquez sur Générer.

  • Le dossier de destination est créé dans l'explorateur de fichiers. Il contient tous les fichiers nécessaires au nouveau projet Self Help.
  • L'archive Self Help, nommée avec le nom du dossier source, est créée dans le sous-dossier result du dossier de destination.

Étape 3 : Import de l'archive Self Help dans le mode Édition du studio

1. Allez sur le studio en mode Édition et sélectionnez le domaine auquel doit être rattaché le nouveau projet Self Help.

2. Cliquez droit dans le volet Explorateur et sélectionnez l'option Importer.

3. Sélectionnez l'archive Self Help générée dans le sous-dossier result du dossier de destination.

4. Cliquez sur Terminer.

  • Un nouveau dossier portant le nom de l'archive Self Help est créé.
  • L'arborescence du nouveau projet Self Help est créée à l'identique du dossier source de l'explorateur de fichiers.
  • Les fichiers word sont importés sous forme de procédures comportant des étapes de type Page.
  • Tous les autres documents sont importés sous forme de ressources.

5. Effectuez les changements nécessaires sur le nouveau projet Self Help : structuration de l'arborescence, déplacement des ressources, reprise des procédures, ...

Étape 4 : Copie du projet Self Help dans un projet client existant

1. Copiez le contenu du projet Self Help et collez-le dans votre projet client.
Tout le contenu est ajouté à votre projet client.

2. (optionnel) Déplacez les ressources et procédures dans l'arborescence de votre projet client.

Étape 5 : Test et publication du projet client contenant les nouvelles procédures

1. Testez les nouvelles procédures  - Open url.png voir Procédure 

2. Définissez les droits d'accès des rédacteurs et des utilisateurs des nouvelles procédures  - Open url.png voir Procédure

3. Publiez votre projet client.
Les nouvelles procédures importées initialement sous forme de fichiers word sont disponibles dans le projet client.

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Modifié par Utilisateur inconnu le 2019/12/10 17:24
Créé par Administrator XWiki le 2019/12/10 17:24

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