Studio Desktop de Self Help - Import Dossier


À partir de : Self Help versions Autumn 2020 et supérieures

Open url.png voir outil Quick Start pour les versions Oxygène et antérieures

L'import Dossier permet d'importer en une seule opération des documents de différentes natures (Word, .pdf, .ppt, .xls, images, ...) dans un nouveau projet Self Help.

  • Le projet Self Help est créé à l'identique de l'arborescence des dossiers / sous-dossiers de l'explorateur de fichiers.
  • Les fichiers Word sont automatiquement importés sous forme de procédures. Les autres documents sont importés sous forme de ressources.
  • Le projet Self Help peut être créé de façon autonome ou être intégré directement dans un projet existant.

Exemple

Importation dans Self Help d'un projet structuré en plusieurs dossiers / sous-dossiers. Chaque sous-dossier contient 2 fichiers Word ([a] Example….docx ; [b] Example….docx) et un fichier Image (Index.png).

Contenu du dossier dans l'explorateur de fichiers Import du dossier dans le Studio Desktop
Example - Project to import.png Example - Project imported.png

Remarques

  • Le nouveau projet Self Help peut être publié immédiatement après son import.
  • Si l'import du dossier est annulé avant la génération du nouveau projet Self Help :
    • le projet Self Help n'est pas créé ;
    • l'archive est créée sur le poste de travail si une sauvegarde a été demandée.
  • L'import d'un fichier Word donne lieu à la création d'une procédure contenant une étape de type Page. Les sauts de page permettent de générer automatiquement la création d'une nouvelle étape.
Une seule page ==> Une étape 3 sauts de page ==> 3 étapes
Word document - One step.png Word document - Multiple steps.png

Bonnes pratiques

  • Insérez des sauts de page dans les fichiers Word pour créer automatiquement les étapes dans la procédure Self Help.

Description des écrans

Accès : Fichier > Import > Dossier

         Import from local folder - Step 1.png

Étape 1

Dossier source : Emplacement et nom du dossier à importer depuis l'explorateur de fichiers.

Sauvegarder l'archive : Indique si une archive .aar doit être générée pour le nouveau projet Self Help (case cochée - les champs de saisie du dossier et du nom de l'archive sont activés), ou non (case non cochée).

     Si une sauvegarde est demandée :

  • Le dossier de sauvegarde de l'archive doit obligatoirement être sélectionné.
  • Si le champ Nom fichier archive n'est pas renseigné, le nom du dossier à importer est utilisé (dossier sélectionné via le champ Dossier source).
  • Le nom complet par défaut de l'archive est : <Nom fichier archive>-<Nom rédacteur>-<Date / heure de création>-<Login rédacteur>.aar

exemple  Dossier source dans l'explorateur de fichiers = NewAppGlossary ; <Nom rédacteur> = Smith

  • <Nom fichier archive> = Glossary  ==>  nom complet de l'archive = Glossary-Smith-20201118_190136-jsmith@easyvista.com
  • <Nom fichier archive> non renseigné  ==>  nom complet de l'archive = NewAppGlossary-Smith-20201118_190136-jsmith@easyvista.com
  • Si l'import est abandonné à l'étape 2, l'archive est tout de même créée.
     

Créer un nouveau projet : Indique si le dossier doit être importé dans un nouveau projet Self Help (case cochée - le champ de saisie du nom du projet Self Help est activé), ou si son contenu doit être ajouté au projet Self Help courant sélectionné dans le volet Explorateur.

  • Si un nouveau projet Self Help doit être créé, son nom par défaut est le nom du dossier de l'explorateur de fichiers.

Étape 2

Statut de validation : Statut d'avancement dans le workflow de validation des contenus à appliquer à l’ensemble des objets importés (procédures et ressources).

  • Par défaut, le statut Brouillon est appliqué. Il correspond à la valeur Conserver sélectionnée par défaut.
     

Note : Les champs Métadonnées utilisateur et Forcer l'import malgré tout affichés lorsque le contenu doit être importé dans le projet Self Help courant ne sont pas fonctionnels.

Procédure : Comment importer en masse des documents dans Self Help

Étape 1 : Sélection du dossier à importer

1. Allez sur le mode Édition du Studio Desktop.

2. Cliquez sur le menu Fichier > Import > Dossier.
La fenêtre d'import d'un dossier est affichée.

3. Sélectionnez le dossier de l'explorateur de fichiers contenant les documents à importer, via le champ Dossier source.

Étape 2 : Saisie des paramètres de l'import Dossier

1. (optionnel) Renseignez les informations nécessaires à la création d'une archive .aar.

  • Cochez la case Sauvegarder l'archive.
  • Sélectionnez le dossier de l'explorateur de fichiers où doit être générée l'archive Self Help, via le champ Dossier de l'archive.
  • (optionnel) Renseignez le nom de l'archive utilisé pour générer le nom complet.
    Note : Par défaut, le nom du dossier de sauvegarde est utilisé.

2. (optionnel) Renseignez les informations nécessaires à l'import du contenu dans un nouveau projet Self Help
Note : Par défaut, le dossier est importé dans le projet Self Help courant sélectionné dans le volet Explorateur.

  • Cochez la case Destination : Créer un nouveau projet.
  • (optionnel) Renseignez le nom du projet Self Help.
    Note : Par défaut, le nom du dossier de l'explorateur de fichiers est utilisé.

3. Cliquez sur Générer.
L'étape 2 de l'import est affichée.
 

Étape 3 : Import du dossier dans Self Help

1. Sélectionnez le statut d'avancement dans le workflow de validation des contenus à appliquer à l’ensemble des objets importés, via la liste Statut de validation.

2. Cliquez sur Importer.

3. Vérifiez que le contenu qui s'affiche correspond bien au contenu du dossier dans l'explorateur de fichiers que vous souhaitez importer.

Note : Vous pouvez abandonner l'import du dossier en cliquant sur Annuler.

  • L'import du dossier n'est pas effectué.
  • L'archive .aar est créée si vous avez demandé une sauvegarde.

4. Cliquez sur OK.

  • Le contenu du dossier est importé dans Self Help à l'identique du dossier de l'explorateur de fichiers.
    • L'arborescence du volet Explorateur est réactualisée.
    • Le dossier apparaît soit à l'intérieur du projet Self Help courant (case Créer un nouveau projet non cochée), soit dans un nouveau projet Self Help (case cochée).
  • Les fichiers Word sont importés sous forme de procédures comportant des étapes de type Page. Tous les autres documents sont importés sous forme de ressources.
  • Le statut d'avancement des objets est initialisé à la valeur demandée.
  • L'archive .aar est créée si vous avez demandé une sauvegarde.
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Modifié par Utilisateur inconnu le 2020/12/07 11:22
Créé par Administrator XWiki le 2020/12/07 11:22

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