Le workflow de validation des contenus Self Help


Les procédures et les ressources de chaque projet Self Help sont pilotées par un workflow de validation depuis leur création jusqu'à leur publication. Il s'agit d'un outil d'optimisation du contenu des projets Self Help mis à disposition des rédacteurs et des administrateurs.

  • Chaque intervenant peut attribuer un statut à un composant de type Procédure ou Ressource après avoir effectué les tâches qui lui incombent (écriture, contrôle de la syntaxe, ajout d'informations, ...).
  • Le statut évolue au fur et à mesure de l'avancement des tâches par les différents intervenants.
  • La validation finale est l'indication que la publication du contenu peut être réalisée.
             FR - Content validation workflow.png

Remarques

  • Les statuts sont définis par EasyVista.
    • Vous ne pouvez pas les modifier, ni en ajouter.
    • Le statut évolue au fur et à mesure du déroulement du workflow : Brouillon, À approuver, À retravailler / Approuvé, Publié.
  • Tous les contenus créés dans un projet Self Help ont initialement le statut Brouillon.
  • Tous les contenus importés depuis un projet Self Help peuvent soit conserver leur statut (statut enregistré dans l'archive), soit être tous initialisés avec l'un des statuts du workflow.
  • La publication d'un projet Self Help peut être forcée si tous les contenus n'ont pas le statut final de validation.

Description des étapes du processus

    Open url.png voir Comment attribuer un statut à un contenu

Étape Intervenant Description / Remarques Statut attribué au contenu
Création du contenu Rédacteur
  • Le rédacteur crée un nouveau contenu (procédure, ressource) dans le projet Self Help.
Brouillon

Note : Statut attribué automatiquement

Import des contenus d'un projet Self Help Rédacteur
  • Le rédacteur importe tous les contenus d'un autre projet Self Help.
Statuts du projet d'origine ou Initialisation avec un statut précis

Note : Le rédacteur indique le statut qu'il veut appliquer à tous les contenus au moment de l'import de l'archive

Demande d'approbation Rédacteur du contenu
  • Le rédacteur demande l'approbation d'un contenu par un expert ayant les droits d'approbation sur le projet.
  • L'expert reçoit un e-mail indiquant qu'un nouveau contenu est en attente de validation.
À approuver

Option dans le menu contextuel : Demander l'approbation des changements

Approbation des changements Expert
  • L'expert valide les changements effectués par le rédacteur.
Approuvé

Option dans le menu contextuel : Approuver les changements

Rédacteur du contenu
  • Le rédacteur ayant les droits d'approbation sur le projet Self Help valide lui-même le contenu.
Approuvé

Option dans le menu contextuel : Approuver les changements immédiatement

Rejet des changements Expert
  • L'expert ne valide pas les changements effectués par le rédacteur.
  • Il doit obligatoirement saisir un commentaire expliquant les raisons du rejet.
  • Le motif du rejet est affiché dans les propriétés du contenu.
À retravailler

Option dans le menu contextuel : Rejeter les changements

Publication Administrateur
  • L'administrateur publie l'ensemble des contenus approuvés du projet Self Help. Note : La publication peut être forcée si tous les contenus n'ont pas le statut final de validation.
  • Après publication, les utilisateurs ont accès à tous les contenus qui leur sont autorisés, quel que soit leur statut.
Publié

Note : Statut attribué automatiquement, et uniquement aux contenus ayant auparavant le statut Approuvé.

Procédures

Comment attribuer un statut à un contenu

Étape 1 : Sélection du projet Self Help

1. Sélectionnez le projet Self Help dans l'arborescence du volet Explorateur.

2. Ouvrez l'arborescence via Tree expand icon.png.

Étape 2 : Attribution d'un statut au contenu

1. Cliquez droit sur le contenu et sélectionnez le statut dans le menu contextuel.
Note : Les statuts disponibles dépendent de l'avancement du workflow pour le contenu sélectionné  - Open url.png voir Description des étapes du processus

         Content validation workflow - Status assignment.png

L'affichage du statut dans l'arborescence est réactualisé.

Comment visualiser le statut d'un contenu

Étape 1 : Sélection du projet Self Help

1. Sélectionnez le projet Self Help dans l'arborescence du volet Explorateur.

2. Ouvrez l'arborescence via Tree expand icon.png.

Étape 2 : Visualisation des statuts de l'ensemble des composants

1. Cliquez sur Status icon.png dans la barre d'outils de la vue Explorateur.

2. Cliquez sur Afficher le statut / Masquer le statut pour afficher, ou non, le statut derrière chaque composant.
         Content validation workflow - Status display via Explorer pane.png

Best Practice icon.png  Filtrez les contenus à afficher dans l'arborescence en sélectionnant les statuts souhaités dans la liste déroulante.

Étape 3 : Visualisation du statut d'un composant particulier

1. Affichez le volet Propriétés via le menu Vue > Propriétés.

2. Cliquez sur l'onglet Info.

         Content validation workflow - Status display via properties.png

Tags:
Modifié par Christine Daussac le 2020/03/24 12:48
Créé par Administrator XWiki le 2020/01/18 13:37

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