Self Help - Le module d'administration


Le module d'administration regroupe un ensemble de fonctionnalités à destination des administrateurs serveurs et des administrateurs domaines de Self Help.
         Administration module.png

La barre d'outils

         Administration module - Toolbar.png

Administration module - Toolbar - Notification icon.png : Liste des notifications sur les tâches d'extraction immédiates et planifiées, les tâches d'import de métadonnées ou d'utilisateurs. Un clic sur une notification affiche le détail de la tâche correspondante.
         Administration module - Toolbar - Notification list.png

Administration module - Toolbar - User information.png : Informations sur l'utilisateur connecté.

Administration module - Toolbar - Logout icon.png : Déconnecte l'utilisateur.

Administration module - Toolbar - Language icon.png : Langue de l'interface. Un clic sur l'icône affiche la liste des langues disponibles.

Administration module - Toolbar - Help icon.png : Accès à l'aide.

Menu Analytique

Le menu Analytique regroupe des fonctions d'analyse et de suivi des projets Self Help sur une période donnée. À partir de la génération de rapports statistiques, il permet :

  • d'analyser finement certaines données, comme la fréquence d'utilisation des procédures des projets Self Help, afin d’optimiser le fonctionnement du projet ;
  • d'analyser les recherches et réponses retournées, afin d’optimiser les mots clés associés.
     

Principes de fonctionnement

  • Les rapports sont générés à partir d'un ensemble de critères paramétrés dans des profils d’extraction. Chaque profil permet de :
    • définir le périmètre d'extraction des données d'un rapport, via la sélection de domaines et projets Self Help (par défaut, tous les domaines et projets du serveur d'administration Self Help sont traités) ;
    • sélectionner le type de données à inclure dans le rapport : données d'exécution des procédures, historique des recherches, ....
  • L'extraction des données est ensuite réalisée en exécutant un profil d'extraction, de façon immédiate ou planifiée  - Open url.png voir Principes de planification
  • Les fichiers de statistiques peuvent être téléchargés par un rédacteur ou envoyés par e-mail à un destinataire, soit tels quels au format Excel, soit incorporés dans un rapport au format Tableau.

Remarques

  • Seuls les utilisateurs possédant un compte de type Administrateur domaine ou Administrateur serveur peuvent accéder au menu Analytique.
    • Les administrateurs domaines ont accès uniquement aux données concernant leurs domaines Self Help.
    • Les administrateurs serveurs ont accès uniquement aux données concernant les serveurs dont ils sont responsables.
  • Plusieurs profils d'extraction peuvent être paramétrés, chacun identifiant des critères différents.
  • Les exécutions de procédures faites depuis le studio par un rédacteur en mode Test ne sont pas prises en compte dans les rapports de statistiques.
  • Les rapports envoyés par e-mail doivent avoir une taille inférieure à 3 Mo.

Attention

  • Le logiciel Tableau Reader permet de visualiser et manipuler le rapport gratuitement.
  • Une modification du modèle du rapport nécessite une version payante du logiciel Tableau.

Bonnes pratiques

  • Si vous souhaitez lancer régulièrement l'extraction de données, planifiez le profil d'extraction correspondant  - Open url.png voir Procédure
  • Différez l'exécution immédiate d'un profil d'extraction lorsque le nombre de données à extraire est important, pour ne pas ralentir les activités des utilisateurs sur le serveur Self Help. Les paramètres vous permettent de renseigner une date / heure de lancement pour décaler l'exécution.

Description

Sous-menu Extractions

Affiche la liste des rapports générés, avec le nom du profil d'extraction et la date d'extraction.
Note : Le nom du fichier reprend ces 2 informations.
         Analytics menu - Extraction.png

  • La liste peut être triée en cliquant sur l'entête de chaque colonne.
  • Le nombre de tâches en cours est affiché en haut de la liste.
  • Les rapports peuvent être regroupés selon un critère donné, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Un filtre sur le nom des rapports peut être appliqué, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Le détail d'un rapport est affiché en cliquant sur son nom.
    • Cliquez sur le lien Voir en regard du champ Nom du profil pour afficher le détail du profil d'extraction dans le sous-menu Profils d'extraction.
    • Cliquez sur le lien Voir en regard du champ Nom de la tâche pour afficher le détail de la tâche dans le sous-menu Planification.
               Analytics menu - Extraction - Details.png

Fonctions disponibles via la barre d'outils

  • Envoi d'un rapport par e-mail à un destinataire
  • Suppression d'un ou plusieurs rapports
  • Téléchargement d'un ou plusieurs rapports

Sous-menu Profils d'extraction

Affiche la liste des profils d'extraction. Chaque profil permet de définir les caractéristiques des rapports qu'il va générer : le périmètre d'extraction des données, la langue utilisée et le type de données à inclure.
        Analytics menu - Extraction profiles.png

  • La liste peut être triée en cliquant sur l'entête de chaque colonne.
  • Les profils d'extraction peuvent être regroupés selon un critère donné, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Un filtre sur le nom des profils d'extraction peut être appliqué, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Le détail d'un profil d'extraction est affiché en cliquant sur son nom.
            Analytics menu - Extraction profiles - Details.png

Fonctions disponibles via la barre d'outils

  • Création d'un nouveau profil d'extraction  - Open url.png voir Procédure
  • Suppression d'un ou plusieurs profils d'extraction : plus aucune extraction de données ne peut alors être réalisée à partir de ces profils.
    Notes :
    • Toutes les tâches associées à ces profils sont supprimées dans le sous-menu Planification.
    • Les rapports générés précédemment à partir de ces profils restent disponibles dans le sous-menu Extractions.
  • Exécution immédiate d'un profil d'extraction  - Open url.png voir Principes de planification et Procédure
    Note : L'extraction immédiate peut être différée en renseignant une date / heure de lancement.
  • Planification de l'exécution d'un profil d'extraction  - Open url.png voir Principes de planification et Procédure
    Note : La date de début de planification peut être redéfinie ultérieurement, via le sous-menu Planification.
  • Modification d'un profil d'extraction (domaines, projets Self Help, type de données à inclure, ...)
    Note : Les changements sont pris en compte pour les nouveaux rapports générés à partir du profil d'extraction.

Sous-menu Planification

Affiche la liste des tâches planifiées, avec le nom du profil d'extraction et la période d'extraction des données.
Note : Dès qu'une tâche planifiée est exécutée, elle apparaît dans le sous-menu Extractions. Le nom du fichier généré indique la date d'exécution.
        Analytics menu - Extraction scheduling.png

  • La liste peut être triée en cliquant sur l'entête de chaque colonne.
  • Les tâches peuvent être regroupées selon un critère donné, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Un filtre sur le nom des tâches peut être appliqué, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Le nom de la tâche indique sa fréquence et sa date de début d'exécution.

    exemple

    • MyProfile.Quotidien.now ==> tâche associée au profil d'extraction MyProfile, planifiée quotidiennement avec une première exécution immédiate
    • MyProfile.Hebdomadaire.2019-10-29 ==> tâche associée au profil d'extraction MyProfile, planifiée hebdomadairement avec une première exécution le 29.10.2019
  • Les tâches exécutées immédiatement sont identifiées avec le libellé immediate-exec.
  • Le détail d'une tâche est affichée en cliquant sur son nom.
    • Cliquez sur le lien Voir en regard du champ Nom du profil pour afficher le détail du profil d'extraction dans le sous-menu Profils d'extraction.
               Analytics menu - Extraction scheduling - Details.png
       

Fonctions disponibles via la barre d'outils

  • Replanification d'une tâche d'extraction
    Note : Seule la date de début de planification est réinitialisée. Les autres critères (fréquence d'exécution, envoi d'un e-mail) doivent être modifiés au niveau du profil d'extraction de la tâche (sous-menu Profils d'extraction > option Planification).
  • Suppression d'une ou plusieurs tâches d'extraction
    Note : Les rapports générés précédemment à partir d'une tâche d'extraction supprimée restent disponibles dans le sous-menu Extractions.

Sous-menu API Dashboard

Affiche la liste des exécutions de procédures réalisées depuis l’API Contenu.

Le sous-menu permet ainsi de connaître le nombre de fois où les procédures d’un projet Self Help ont été exécutées via l’API, selon l’environnement tiers qui les ont appelées.

  • Chaque ligne correspond à une procédure et à un environnement d’exécution donnés.

Principes de planification des profils d'extraction

Exécution immédiate

  • L'exécution immédiate est réalisée via le sous-menu Profils d'extraction > option Exécuter.
  • Elle donne lieu à une tâche unique visible dans le sous-menu Planification.
    • Son nom est composé du libellé immediate-exec et de la date d'exécution.

      exemple  immediate-exec.20191029_14:40:57 ==> rapport généré le 29.10.2019 à 14h40mn57sec

  • Dès que l'extraction des données est réalisée, le rapport généré est visible dans le sous-menu Extractions.
    • Le nom du fichier est composé du nom du profil d'extraction et de la date d'exécution.

      exemple  MyProfile.20191029_14:40:57 ==> rapport généré à partir du profil d'extraction MyProfile, et généré le 29.10.2019 à 14h40mn57sec

    • La tâche reste visible dans le menu Planification.

Planification

  • La planification est réalisée via le sous-menu Profils d'extraction > option Planifier.
  • Plusieurs planifications peuvent être paramétrées pour un même profil d'extraction, correspondant à des critères différents.
    • Chaque planification donne lieu à une tâche différente visible dans le sous-menu Planification.
    • Le nom de chaque tâche est composée du nom du profil d'extraction, de la fréquence d'exécution et de la date de début de planification.

      exemple

      • MyProfile.Quotidien.now ==> tâche associée au profil d'extraction MyProfile, planifiée quotidiennement avec une première exécution immédiate
      • MyProfile.Hebdomadaire.2019-10-29 ==> tâche associée au profil d'extraction MyProfile, planifiée hebdomadairement avec une première exécution le 29.10.2019
  • Dès qu'une tâche planifiée est exécutée, le rapport correspondant est visible dans le sous-menu Extractions.
    • Le nom du fichier est composé du nom du profil d'extraction et de la date de génération du rapport.

      exemple  MyProfile.20191029_13:50:43 ==> rapport généré à partir du profil d'extraction MyProfile, et généré le 29.10.2019 à 13h50mn43sec

    • La tâche planifiée reste visible dans le menu Planification.
  • La date de début de planification peut être redéfinie via le sous-menu Planification.

Menu Attributs

Les propriétés d'un projet Self Help sont définies au travers de métadonnées, ou attributs. Ces métadonnées peuvent être exportées du projet Self Help au format .csv pour être retravaillées plus facilement sous Excel.
Le menu Import permet ensuite d'importer dans le projet Self Help le fichier .csv réactualisé, ce qui permet de réattribuer automatiquement chaque métadonnée aux contenus concernés (projet, procédures, ressources, ...).

Remarques

  • Les fichiers d'import de métadonnées doivent être au format .csv.
  • L'export des métadonnées se fait dans la langue sélectionnée dans le volet Explorateur du studio en mode Édition.

Attention

  • Pour éviter toute erreur dans le nommage des métadonnées, les fichiers d'import ne doivent pas être créés manuellement, mais être exportés via le projet Self Help : Clic droit sur le projet Self Help dans le volet Explorateur, puis clic sur Exporter > Exporter les métadonnées
             Import menu - Metadata list example.png

         Open url.png voir Procédure Comment gérer les métadonnées

Description

Sous-menu Import d'attributs

Affiche la liste des fichiers de métadonnées importés dans Self Help, avec la date et le statut de l'opération.
         Open url.png voir Gestion des erreurs
         Import menu - Attributes.png

  • La liste peut être triée en cliquant sur l'entête de chaque colonne.
  • Le nombre de tâches en cours est affiché en haut de la liste.
  • Les fichiers peuvent être regroupés selon un critère donné, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Un filtre sur le nom des fichiers peut être appliqué, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Le détail d'un fichier est affiché en cliquant sur son nom.
     

Fonctions disponibles via la barre d'outils

  • Importation d'un nouveau fichier de métadonnées  - Open url.png voir Procédure
  • Suppression des tâches d'import des fichiers de métadonnées

Gestion des erreurs

Les erreurs ci-dessous peuvent être détectées lors de l'importation d'un fichier de métadonnées.

  • Locale not found :
  • The version is already published :

Menu Utilisateurs

Le menu Utilisateurs permet d'importer en masse une liste d'utilisateurs dans Self Help.

La gestion des droits s'effectue ensuite via le studio en mode Administration.

Remarques

  • Accès au menu :
    • Clients On Premise : Seuls les administrateurs serveurs ont accès à ce menu.
    • Clients SaaS : L'administration du serveur est gérée par le CMC EasyVista. Seuls les membres de son équipe ont accès au menu.
  • Les fichiers d'utilisateurs doivent être au format .csv.

Download icon.png  Télécharger le fichier Exemple
Users menu - Users list example.png

Description

Sous-menu Import d'utilisateurs

Affiche la liste des fichiers d'utilisateurs, avec la date et le statut de l'opération.
         Open url.png voir Gestion des erreurs
         Users menu - Users import.png

  • La liste peut être triée en cliquant sur l'entête de chaque colonne.
  • Le nombre de tâches en cours est affiché en haut de la liste.
  • Les fichiers peuvent être regroupés selon un critère donné, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Un filtre sur le nom des fichiers peut être appliqué, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Le détail d'un fichier est affiché en cliquant sur son nom.
     

Fonctions disponibles via la barre d'outils

  • Importation d'un nouveau fichier d'utilisateurs
  • Suppression d'une ou plusieurs tâches d'import d'utilisateurs

Sous-menu Liste des utilisateurs

Affiche la liste des utilisateurs contenus dans l'ensemble des fichiers importés.
        Users menu - Users list.png

  • La liste peut être triée en cliquant sur l'entête de chaque colonne.
  • Un filtre sur les utilisateurs peut être appliqué, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Le détail d'un utilisateur est affiché en cliquant sur son nom.
    • Le champ LDAP indique si l'utilisateur a été créé via un annuaire d'entreprise (valeur Vrai) ou via Self Help (valeur Faux).
              Users menu - Users list - Details.png

Gestion des erreurs

Les erreurs ci-dessous peuvent être détectées lors de l'importation d'un fichier d'utilisateurs.

Menu Administration

Le menu Administration se décompose en 2 sous-menus.

  • Le sous-menu Planification permet de gérer toutes les tâches planifiées, régulières ou immédiates, au travers du programme cron (tâches de génération d'un rapport statistique, tâches d'import de métadonnées, tâches d'import d'utilisateurs).
    Il permet également d'arrêter, démarrer et mettre en pause le planificateur, ainsi que de supprimer toutes les tâches planifiées.

Remarques

  • Le sous-menu Service Bots n'est pas accessible aux administrateurs serveurs.

Attention

  • L'exécution immédiate d'une tâche peut ralentir les activités des utilisateurs sur le serveur Self Help.

Description

Sous-menu Planification

Statut

Affiche les informations sur le planificateur à l'instant t.

  • Statut actuel
  • Date de sa mise en activité
  • Nombre total de tâches exécutées depuis la mise en activité (tâches exécutées immédiatement, tâches exécutées dont la planification est active, tâches exécutées dont la planification a été stoppée)
  • Nombre de tâches en cours d'exécution
  • Nombre total de tâches exécutées et dont la planification est active

         Administration menu - Scheduler - Status.png

Fonctions disponibles via la barre d'outils

  • Suppression de toutes les tâches en cours sur le planificateur
  • Mise en pause puis reprise du planificateur
  • Arrêt du planificateur

Liste

Affiche la liste de toutes les tâches en attente sur le planificateur. Les icônes permettent d'identifier rapidement leur nature.

  • Administration menu - Scheduler - Metadata import icon.png : Tâche d'extraction immédiate d'un rapport statistique (ces tâches sont également visibles dans le menu Analytics > Planification) ; Tâche d'import de métadonnées
  • Administration menu - Scheduler - Users import icon.png : Tâche d'import d'utilisateurs
  • Administration menu - Scheduler - Scheduling icon.png : Tâche d'extraction planifiée d'un rapport statistique
             Administration menu - Scheduler - List.png
  • La liste peut être triée en cliquant sur l'entête de chaque colonne.
  • Les tâches peuvent être regroupées selon un critère donné, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Un filtre sur le nom des tâches peut être appliqué, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Le détail d'une tâche est affiché en cliquant sur son nom. Un panneau latéral est ouvert et affiche 3 onglets : Synthèse, Déclencheurs, Historique.
             Administration menu - Scheduler - Task details.png
     

Détails d'une tâche via le panneau latéral

  • Onglet Synthèse : Résumé des informations sur la tâche.
  • Onglet Déclencheur : Liste des conditions de déclenchement de l'exécution de la tâche.
    • Plusieurs déclencheurs (ou triggers) peuvent être définis pour une même tâche.
    • Le déclencheur est saisi sous la forme d'une expression cron qui permet de renseigner la fréquence d'exécution de la tâche.

      exemple  0 0 1,10,15 * *  ==>  Périodicité : à minuit les premiers, dixièmes, et quinzième jours de chaque mois

    • Un outil CronMaker permet de générer facilement l'expression en saisissant les paramètres de planification (fréquence, heure de début, ...)  - Open url.png voir Procédure
               Administration menu - Scheduler - Triggers tab.png
  • Onglet Historique : Affiche toutes les exécutions de la tâche, avec la durée de traitement et le statut de l'opération (succès ou échec).
     

Fonctions disponibles via la barre d'outils

  • Ajout d'une tâche
    Note : Le type de tâche identifie sa nature :
    • Tâche d'extraction d'un rapport statistique (immédiate ou planifiée)
    • Tâche d'import de métadonnées
    • Tâche d'import d'utilisateurs
  • Exécution immédiate d'une ou plusieurs tâches
    Note : Une fois exécutées, les tâches sont visibles :
    • dans le menu Analytics > Extraction pour les tâches de génération de rapports statistiques ;
    • dans le menu Import > Attributs pour les tâches d'import de métadonnées ;
    • dans le menu Utilisateurs> Import d'utilisateurs pour les tâches d'import d'utilisateurs.
  • Modification d'une tâche
    Notes :
    • Le type de tâche n'est pas modifiable.
    • Les tâches exécutées ne sont plus modifiables.
  • Suppression d'une ou plusieurs tâches
    Note : Les tâches sont également supprimées dans le menu Analytics > Planification pour les tâches de génération de rapports statistiques.

Sous-menu Service Bots

Agents

Affiche la liste des agents virtuels créés dans Service Bots. Un agent virtuel permet d'interagir avec les utilisateurs via un système de questions - réponses, au travers d'un panneau conversationnel  - Open url.png voir Vue d'ensemble

         Administration menu - Service Bots - Agents.png

  • La liste peut être triée en cliquant sur l'entête de chaque colonne.
  • Les agents virtuels peuvent être regroupés selon un critère donné, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Un filtre sur le nom des agents virtuels peut être appliqué, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
     

Fonctions disponibles via la barre d'outils

  • Modification d'un agent virtuel
  • Suppression d'un agent virtuel
  • Duplication d'un agent virtuel
  • Association d'un agent virtuel à la plateforme collaborative Microsoft Teams  - Open url.png voir Description

Dictionnaire

Affiche la liste des dictionnaires présents sur un domaine Self Help : dictionnaires gérés par EasyVista et dictionnaires propres à chaque client.

  • Un dictionnaire est associé à un ou plusieurs projets Self Help dédiés à un agent virtuel et rattachés au même domaine. Il est utilisé par l'agent virtuel pour analyser les questions de l'utilisateur et sélectionner le contenu le plus pertinent associé à la demande. Il permet également d'effectuer des corrections orthographiques.
  • Chaque dictionnaire se rapporte à une langue donnée et se présente sous la forme d’un fichier .csv contenant une liste de termes, ainsi que les liens existants entre eux  - Open url.png voir Exemple
             Administration menu - Service Bots - Dictionary.png
  • La liste peut être triée en cliquant sur l'entête de chaque colonne.
  • Les dictionnaires peuvent être regroupés selon un critère donné, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Un filtre sur le nom des dictionnaires peut être appliqué, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
     

Attention

  • Les dictionnaires Default ... sont gérés par EasyVista. Ils ne doivent jamais être modifiés car ils sont susceptibles d'être écrasés en passant un fix ou en migrant la plate-forme.
  • Lorsque vous importez un dictionnaire, assurez-vous que le premier caractère de chaque ligne du fichier .csv est un point-virgule (;). Ce caractère identifie le séparateur de données dans le fichier, et permet de créer un terme du dictionnaire à partir de chaque ligne  - Open url.png voir Description d'un fichier .csv
      

Fonctions disponibles via la barre d'outils

  • Ajout d'un nouveau dictionnaire sur le serveur : fonction Importer un nouveau dictionnaire  - Open url.png voir Procédure
  • Mettre à jour un dictionnaire existant sur le serveur en important un nouveau fichier .csv : fonction Importer
    Notes :
    • Les termes existants dans le dictionnaire peuvent être conservés ou écrasés  - Open url.png voir Procédure
    • Utilisez la fonction Modifier un dictionnaire si vous souhaitez modifier uniquement la description, le domaine et / ou les projets Self Help associés.
  • Exporter un dictionnaire dans un fichier .csv
    Note : Une fois les correctifs apportés au fichier, utilisez la fonction Importer pour mettre à jour le dictionnaire sur le serveur.
  • Modifier le descriptif d’un dictionnaire, son domaine et les projets Self Help associés : fonction Modifier  - Open url.png voir Procédure
  • Supprimer un dictionnaire
  • Accéder à la liste des termes d'un dictionnaire
             Administration menu - Service Bots - Dictionary - Term list by language.png
       Le détail d'un terme est affiché en cliquant sur son libellé.
    • (1)  Termes parents du terme
    • (2)  Synonymes du terme
    • (3)  Termes enfants du terme
               Administration menu - Service Bots - Dictionary - Term detail.png

Procédures

Comment créer un profil d'extraction

Étape 1 : Création d'un nouveau profil d'extraction

1. Accédez au module d'administration, via la page d'accueil du studio > Portail rédacteur > Administration.

2. Cliquez sur le menu Analytique > Profils d'extraction.

3. Cliquez sur Nouveau profil.

Étape 2 : Saisie des informations du nouveau profil d'extraction

1. Saisissez le nom du profil. Note : Le nom doit être unique.

2. Sélectionnez le format de génération des rapports.

3. Sélectionnez la langue d'édition des rapports.

4. Sélectionnez le format d’exécution, indiquant le niveau de granularité des résultats remontés.

  • Steps : Remonte un enregistrement à chaque étape visible parcourue par l’utilisateur.
  • Executions : Remonte un enregistrement à chaque exécution d’un point d’entrée par l’utilisateur.
  • Stepsdebug : Format réservé au Support pour le débogage, permettant de remonter des enregistrements supplémentaires.
     

5. Cochez les éléments à intégrer dans les rapports : informations sur les exécutions des procédures, l'historique des recherches, les sessions, les procédures.

6. (optionnel) Sélectionnez les domaine et les projets Self Help sur lesquels les données doivent être filtrées, via Add icon.png puis Ajouter en regard de chaque liste.
Note : Par défaut, les données sont extraites pour tous les domaines et projets Self Help du serveur d'administration Self Help.

7. (optionnel) Indiquez les variables à extraire, via Add icon.png puis Ajouter.

8. Cliquez sur Sauvegarder.
Le profil d'extraction est créé.

Comment exécuter un profil d'extraction immédiatement

Étape 1 : Sélection du profil d'extraction

1. Accédez au module d'administration, via la page d'accueil du studio > Portail rédacteur > Administration.

2. Cliquez sur le menu Analytique > Profils d'extraction.

3. Cochez le profil d'extraction à exécuter immédiatement.

Étape 2 : Exécution du profil d'extraction

1. Cliquez sur Exécuter.

2. Renseignez la période d'extraction des données.

3. (optionnel) Cochez la case Décaler l'exécution pour différer l'exécution du profil d'extraction à une date / heure précises, au lieu de l'exécuter immédiatement.

4. (optionnel) Cochez la case Envoyer un e-mail après l'exécution pour envoyer le rapport généré par le profil d'exécution à un destinataire, puis renseignez l'e-mail à envoyer.
Un lien de téléchargement du fichier est inséré dans l'e-mail.

5. Cliquez sur Oui.

  • Le profil d'extraction est exécuté immédiatement ou en différé.
  • Le rapport généré est visible dans le sous-menu Extractions. Son nom indique l'heure de génération.

Comment planifier un profil d'extraction

Étape 1 : Sélection du profil d'extraction

1. Accédez au module d'administration, via la page d'accueil du studio > Portail rédacteur > Administration.

2. Cliquez sur le menu Analytique > Profils d'extraction.

3. Cochez le profil d'extraction à planifier.

Étape 2 : Planification du profil d'extraction

1. Cliquez sur Planifier.

2. Donnez un nom à la nouvelle tâche planifiée.
Note : Le nom doit être unique. Par défaut, il est composé du nom du profil d'extraction, de la fréquence d'exécution et du libellé now.

exemple  MyProfile.Quotidien.now ; MyProfile.Hebdomadaire.now

2. Sélectionnez la fréquence d'exécution.

  • Options Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel :
    • Renseignez la date de début de planification via le calendrier, ou manuellement au format JJ/MM/AAAA.
  • Option Personnalisé :
    • Renseignez la date de début de planification via le calendrier, ou manuellement au format JJ/MM/AAAA.
    • Indiquez l'heure de début et l'heure de fin souhaitées.

3. (optionnel) Cochez la case Envoyer un e-mail après l'exécution pour envoyer le rapport généré par le profil d'exécution à un destinataire, puis renseignez l'e-mail à envoyer.
Un lien de téléchargement du fichier est inséré dans l'e-mail.

4. Cliquez sur Planifier.

  • Une tâche associée au profil d'extraction planifié est affichée dans le sous-menu Planification
  • Son nom indique sa fréquence d'exécution et sa date de début de planification.

Comment générer le tableau de bord Modèle par défaut

   Open url.png voir Procédure

Comment gérer les métadonnées d'un projet Self Help

   Open url.png voir Métadonnées d'un projet Self Help

Étape 1 : Export des métadonnées

1. Cliquez droit sur le projet Self Help dans le volet Explorateur du studio en mode Édition.

2. Cliquez sur Exporter > Exporter les métadonnées.

  • Le fichier est exporté au format .csv. 
  • Son nom indique le nom du projet Self Help et la langue utilisée.

    exemple  Wiki_metadata_fr_FR  ==> projet Wiki en langue française

Étape 2 : Ajustement des métadonnées dans le fichier .csv

1. Ouvrez le fichier .csv dans Excel.

2. Effectuez les corrections nécessaires.

3. Sauvegardez le fichier au format .csv.

Étape 3 : Import des métadonnées dans le projet Self Help

1. Accédez au module d'administration, via la page d'accueil du studio > Portail rédacteur > Administration.

2. Cliquez sur le menu Attributs > Import d'attributs.

3. Cliquez sur Importer des attributs.

4. Sélectionnez le fichier .csv et cliquez sur Importer.

  • Une tâche en cours apparaît.
  • Une fois la tâche terminée, le statut indique si l'import s'est déroulé correctement, ou non.

5. Corrigez le fichier si le statut indique Error. Relancez ensuite l'import.
         Open url.png voir Gestion des erreurs

Étape 4 : Contrôle de la prise en compte des nouvelles métadonnées

1. Cliquez sur le nom du fichier importé et vérifiez le nombre de lignes traitées.

2. Allez dans le studio en mode Édition.

  • Ouvrez le projet Self Help.
  • Vérifiez, via le volet Propriétés, que les métadonnées modifiées ont bien été réattribuées aux procédures concernées.

Comment ajouter un déclencheur à une tâche

Étape 1 : Sélection de la tâche

1. Accédez au module d'administration, via la page d'accueil du studio > Portail rédacteur > Administration.

2. Cliquez sur le menu Administration > Planification > Liste.

3. Cliquez sur le nom de la tâche à laquelle un déclencheur doit être ajouté.
Un panneau latéral est ouvert.

Étape 2 : Création du déclencheur

1. Cliquez sur l'onglet Déclencheurs dans le panneau latéral.

2. Cliquez sur Ajouter un déclencheur.

3. (optionnel) Renseignez le nom du déclencheur et le groupe d'appartenance (pour les opérations de planification groupées). Note : Des valeurs par défaut sont attribuées si les informations ne sont pas renseignées.

4. Indiquez la fréquence d'exécution de la tâche à partir d'une expression cron.

Best Practice icon.png  Cliquez sur Frequence CronMaker icon.png pour accéder à l'outil CronMaker. Il vous permet de saisir vos paramètres de planification et de générer facilement l'expression cron correspondante.

  • Saisissez vos paramètres de planification.
  • Cliquez sur Generate Cron Expression.
  • Copiez le résultat affiché sur la ligne Cron format.
  • Retournez sur l'écran Déclencheurs et collez l'expression dans le champ Cron.
    Les paramètres de la fréquence sont automatiquement renseignés.
             Frequence CronMaker - Tool.png

5. Saisissez la date / heure de début de planification.

6. Cliquez sur Ajouter.

Comment importer / mettre à jour un dictionnaire

Importer un nouveau dictionnaire

Étape 1 : Ajout du dictionnaire

1. Accédez au module d'administration, via la page d'accueil du studio > Portail rédacteur > Administration.

2. Cliquez sur le menu Administration > Service Bots > Dictionnaires.

3. Cliquez sur Importer un nouveau dictionnaire.

4. Donnez un nom au nouveau dictionnaire.

Étape 2 : Import du fichier .csv

1. Sélectionnez le fichier .csv à importer.

Attention : Assurez-vous que le premier caractère de chaque ligne du fichier est un point-virgule (;). Ce caractère identifie le séparateur de données dans le fichier, et permet de créer un terme du dictionnaire à partir de chaque ligne.

2. Renseignez la langue du nouveau dictionnaire.

3. (optionnel) Ajoutez une description des caractéristiques du dictionnaire.

3. Cliquez sur Importer.
Le nouveau dictionnaire apparaît dans la liste des dictionnaires présents sur le serveur.

Modifier le contenu d'un dictionnaire

Étape 1 : Sélection du dictionnaire

1. Accédez au module d'administration, via la page d'accueil du studio > Portail rédacteur > Administration.

2. Cliquez sur le menu Administration > Service Bots > Dictionnaires.

3. Cochez le dictionnaire à modifier.

Étape 2 : Modification du dictionnaire

1. Cliquez sur Importer.

2. Sélectionnez le fichier .csv. à importer.

3. Indiquez si vous souhaitez écraser le dictionnaire existant par les termes du fichier importé (case Remplacer le dictionnaire existant cochée) ou si vous souhaitez conserver les termes actuels du dictionnaire et y ajouter les termes du fichier importé (case non cochée).

4. Cliquez sur Importer.
Le dictionnaire est mis à jour sur le serveur.

Modifier le descriptif du dictionnaire et les projets Self Help associés

Étape 1 : Sélection du dictionnaire

1. Accédez au module d'administration, via la page d'accueil du studio > Portail rédacteur > Administration.

2. Cliquez sur le menu Administration > Service Bots > Dictionnaires.

3. Cochez le dictionnaire à modifier.

Étape 2 : Modification du dictionnaire

1. Cliquez sur Modifier.

2. Modifiez les informations souhaitées : nom, langue, description.

3. Sélectionnez les domaines et les projets Self Help associés au dictionnaire, via Add icon.png puis Ajouter en regard de chaque liste.

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Modifié par Utilisateur inconnu le 2020/08/14 09:05
Créé par Administrator XWiki le 2019/12/09 19:45

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