Studio Desktop de Self Help - Le mode Administration


Le mode Administration du Studio Desktop permet la gestion des domaines rattachés à un serveur Self Help.

  • Un domaine permet de définir des restrictions d'accès à la base de connaissance.
  • Il est géré par un administrateur serveur (qui a accès à l'ensemble des fonctionnalités) et par un ou plusieurs administrateurs domaines (qui disposent de fonctionnalités restreintes).
  • Chaque domaine est accessible aux utilisateurs (par l'appartenance à des groupes) et aux rédacteurs suivant les droits dont ils disposent.

    Open url.png voir Les différents comptes d'accès à un serveur Self Help

Remarques

  • Le mode Administration est accessible aux administrateurs serveurs des clients On Premise. 
  • Il est également accessible aux administrateurs domaines (des clients SaaS et On Premise), mais avec des fonctionnalités restreintes.
  • Les comptes d'accès Administrateur serveur sont créés par EasyVista.
    • Chaque serveur Self Help est rattaché à un seul compte d'administrateur serveur.
    • Les clients SaaS n'ont pas de compte d'administrateur serveur : la gestion des serveurs Self Help est effectuée par l'équipe CMC EasyVista.
    • Les clients On Premise reçoivent les identifiants de leurs comptes d'administrateurs serveurs lors de la création de leurs plateformes Self Help par EasyVista.
  • Généralement, 2 domaines sont définis sur un serveur Self Help : un domaine Sandbox pour l'environnement de test et un domaine Production pour importer les versions finalisées et testées des projets Self Help.

Les différents comptes d'accès à un serveur Self Help

Cliquez pour visualiser le rôle des différents acteurs sur un schéma

FR - Roles of project actors.png

         Open url.png Pour plus d'informations, voir Déploiement d'un projet Self Help

Administrateur domaine vs Administrateur serveur

Administrateur serveur
Il a une vision globale sur les domaines rattachés au serveur Self Help.

  • Il peut gérer tous les comptes du serveur Self Help et a accès à tous les domaines du serveur.
  • Il crée les domaines sur le serveur Self Help.
  • Il crée les administrateurs domaines et gèrent leurs droits d'accès.
     

Administrateur domaine
Il possède un accès Rédacteur avec les droits suffisants d'administration du domaine.

Sur les domaines auxquels il a accès sur le serveur Self Help :

  • il peut créer des groupes d'utilisateurs, des utilisateurs et des rédacteurs ;
  • il est propriétaire de l'ensemble des projets Self Help et dispose des droits en lecture / écriture / approbation / publication ;
  • il peut définir les droits des rédacteurs sur les projets Self Help.

Utilisateur vs Rédacteur

Accès Utilisateur

  • Un compte Utilisateur est rattaché à un ou plusieurs groupes, et par le biais de ceux-ci, à un ou plusieurs domaines.
  • Cela confère à l'utilisateur uniquement le droit d'exécuter, sur son navigateur internet, les procédures des projets Self Help publiés rattachés à ces domaines et auxquels ses groupes ont accès. Il n'a aucun accès au Studio Desktop.
     

Accès Rédacteur

  • Un compte Rédacteur est rattaché à un ou plusieurs domaines, ce qui confère à l'utilisateur le droit d'accéder au Studio Desktop sur ces domaines.
  • Suivant les droits d'utilisation qui lui sont attribués sur un domaine, le rédacteur peut créer / modifier / supprimer les projets Self Help rattachés, voire administrer le domaine.
  • Par défaut, un compte Rédacteur ne permet pas au rédacteur de tester les procédures des projets Self Help publiés et qui sont rattachés à ses domaines. Pour cela, il faut lui créer un accès Utilisateur en le rattachant aux groupes ayant accès à ses projets Self Help.
     

Note : Un même compte peut disposer d'un droit d'administration sur certains domaines, de rédacteur sur d'autres, être un simple utilisateur pour certains domaines et n'avoir aucun accès à d'autres.

Bonnes pratiques

  • Pour les administrateurs serveurs des clients On Premise : Sur chaque domaine, désignez au minimum 2 administrateurs domaines. Ceci permet d’avoir toujours une personne remplaçante pour assurer la gestion du domaine.
  • Positionnez les volets du mode Administration du Studio Desktop suivant vos habitudes de travail.
  • Vous pouvez également modifier la taille des volets par défaut :
    • volet Explorateur : 1/3 de la largeur de la fenêtre ;
    • volet Détails : 2/3 de la largeur de la fenêtre.
  • Cliquez sur le menu Vue > Réinitialiser les vues pour revenir au mode d'affichage par défaut.

Description des écrans

     Studio mode - Admin.png

Accès : via le menu Mode > Administration

Le mode Administration du Studio Desktop affiche 3 zones :

Barres de titre et de menu

Note : Certaines fonctionnalités sont accessibles en fonction des droits d'accès de l'utilisateur.

Rédacteurs et Utilisateurs

       Open url.png voir Distinction Utilisateurs / Rédacteurs

     Writers and users.png

Pour créer un nouvel utilisateur : clic droit sur l'entrée Rédacteurs et Utilisateurs dans le volet Explorateur > Nouveau > Utilisateur

  • Vous pouvez créer un utilisateur puis initialiser ses droits d'utilisation à partir d'un profil d'utilisateur. Note : Uniquement pour un administrateur serveur.
  • Les utilisateurs peuvent également être créés via l'import d'un fichier .csv à partir du Studio Online  - Open url.png voir Description

Onglet Info

Identité : Titre, nom et prénom de l'utilisateur / rédacteur.

Identifiant / Mot de passe : Login et mot de passe du compte d'accès au serveur Self Help.

  • L'icône New password icon.png permet de réinitialiser le mot de passe. Dans ce cas, un e-mail est automatiquement envoyé à l'utilisateur / rédacteur, lui indiquant le nouveau mot de passe de son compte.

Authentification externe : Indique si l'authentification de l'utilisateur / rédacteur se fait via un fournisseur d’identité tiers (authentification via SSO - case cochée), ou non (case non cochée).

Courriel : Adresse e-mail de l'utilisateur / rédacteur.

Connexion sans mot de passe : Indique si l'utilisateur / rédacteur doit s'authentifier via son compte pour accéder au serveur Self Help (case non cochée), ou si aucun mot de passe n'est requis (case cochée).

  • Note : La case est automatiquement cochée pour les utilisateurs créés automatiquement depuis Service Apps par le biais d'une clé d'API.

Accès suspendu : Indique si le compte de l'utilisateur / rédacteur est suspendu sur le domaine sélectionné (case cochée), ou non (case non cochée).

  • Note : L'accès peut également être modifié :
    • via l'entrée Droits d'accès rédacteurs dans le volet Explorateur, pour un rédacteur ;
    • via l'entrée Droits d'accès des groupes utilisateurs, pour un utilisateur.
       

Propriétés utilisateurs supplémentaires
Liste de propriétés contextuelles à l'utilisateur / rédacteur, se décomposant en 2 champs.

  • Nom : Libellé de la propriété.
  • Valeur : Valeur de la propriété, de type alphanumérique.

Onglet Droits rédacteur

Permet de gérer les droits du rédacteur sur chacun des domaines rattachés au serveur Self Help

Notes :

  • Uniquement pour un compte d'accès Rédacteur.
  • Les droits du rédacteur peuvent être différents pour chaque domaine.
  • Les droits peuvent également être définis via l'entrée Droits d'accès rédacteurs dans le volet Explorateur.
     

Description des options

  • Option Créer des projets : Le rédacteur peut créer de nouveaux projets Self Help dans le domaine.
  • Option Supprimer des projets : Le rédacteur peut supprimer des projets Self Help qu'il a créés sur le domaine.
  • Option Consulter tout le domaine : Le rédacteur peut voir l'ensemble des projets Self Help du domaine, mais ne peut pas les modifier ni les supprimer.
  • Option Administrer le domaine : Le rédacteur dispose des 3 droits précédents, et il peut également administrer le domaine en ayant accès à toutes les options du module Administration (gérer les groupes / utilisateurs, les thèmes, mettre à jour la licence, ...).
  • Option Accès suspendu : L'accès au domaine est temporairement suspendu pour le rédacteur. Celui-ci ne peut donc plus travailler sur les projets Self Help rattachés.

Best Practice icon.png  Cochez cette option si vous souhaitez interdire l'accès au domaine temporairement. Si vous souhaitez supprimer définitivement l'accès du rédacteur au domaine via le Studio Desktop, cliquez sur Delete red cross icon.png en regard du domaine. Dans ce cas, le rédacteur redevient un simple utilisateur sur le domaine.

Onglet Groupes de l'utilisateur

Affiche la liste des groupes auxquels l'utilisateur est rattaché. L'utilisateur peut alors exécuter les procédures des projets Self Help publiés auxquels ses groupes ont accès sur le domaine.

  • Pour rattacher l'utilisateur à un groupe : entrée Groupes utilisateurs dans le volet Explorateur, puis icône Add group icon.png dans la barre d'outils du volet Détails
  • Pour détacher l'utilisateur d'un groupe : icône Delete red cross icon.png en regard de l'utilisateur

Onglet Activité

Note : Un message est affiché si l'utilisateur souhaitant consulter les données d'activité n'a pas les droits suffisants.

Pour le domaine sélectionné dans le volet Explorateur, et l'utilisateur / rédacteur sélectionné, affiche :

  • les activités de rédaction : toutes les informations concernant les tâches réalisées en tant que rédacteur dans le Studio Desktop ;
  • les activités d'utilisation : toutes les informations concernant les procédures exécutées en tant qu'utilisateur ;
  • les activités d'administration : toutes les tâches le concernant qui ont été réalisées par l'administrateur de domaine ;

    exemple  Création de son compte le 20.11.2020

Groupes utilisateurs

     User groups.png

Pour créer un nouveau groupe : clic droit sur l'entrée Groupes utilisateurs dans le volet Explorateur > Nouveau > Groupe

  • Vous pouvez créer un groupe puis initialiser ses domaines associés à partir d'un profil de groupe. Note : Uniquement pour un administrateur serveur.

Onglet Propriétés

Affiche la description du groupe. Double-cliquez sur la zone pour la modifier.

Onglet Domaines associés

Affiche la liste des domaines auxquels a accès le groupe.

  • Pour donner accès à un autre domaine, l'administrateur doit avoir les droits d'accès à cet autre domaine.
  • Option Accès suspendu : L'accès au domaine est temporairement suspendu pour le groupe. Tous les utilisateurs associés ne peuvent donc plus exécuter les procédures des projets Self Help publiés rattachés.

Best Practice icon.png  Cochez cette option si vous souhaitez interdire l'accès au domaine temporairement. Si vous souhaitez supprimer définitivement l'accès du groupe au domaine, cliquez sur Delete red cross icon.png en regard du domaine.

Onglet Utilisateurs membres

Affiche la liste des utilisateurs rattachés au groupe.

  • Pour rattacher un autre utilisateur au groupe : icône Add user group icon.png dans la barre d'outils du volet Détails
  • Pour supprimer un utilisateur d'un groupe : icône Delete red cross icon.png en regard de l'utilisateur

Droits d'accès rédacteurs

     Writer access rights.png

Permet de gérer les droits de chacun des rédacteurs ayant accès au domaine sélectionné dans le volet Explorateur.

Note : Les droits peuvent également être définis via l'entrée Rédacteurs et Utilisateurs dans le volet Explorateur > onglet Droits rédacteur.

  Open url.png voir Description des options

Droits d'accès des groupes utilisateurs

     User group access rights.png

Permet de gérer les droits de chacun des groupes ayant accès au domaine sélectionné dans le volet Explorateur.

  • Option Accès suspendu : L'accès au domaine est temporairement suspendu pour le groupe. Tous les utilisateurs associés ne peuvent donc plus exécuter les procédures des projets Self Help publiés rattachés.

Best Practice icon.png  Cochez cette option si vous souhaitez interdire l'accès au domaine temporairement. Si vous souhaitez supprimer définitivement l'accès du groupe au domaine, cliquez sur Delete red cross icon.png en regard du domaine.

Thèmes

     Skins.png

Permet de gérer les thèmes utilisés par les projets Self Help rattachés au domaine sélectionné dans le volet Explorateur.

  • Les thèmes personnalisés peuvent être modifiés, supprimés et téléchargés via une archive.
  • Les thèmes EasyVista ne peuvent pas être supprimés.
  • Pour visualiser le thème : Cliquez sur le thème. Un aperçu est affiché dans un onglet du navigateur internet.
  • Pour ajouter un thème : Cliquez sur le lien Ajouter thème personnalisé.

Attention

  • La configuration des thèmes nécessite de bonnes connaissances dans les langages Html et CSS. Pour cette raison :
    • les personnalisations effectuées par vous-même sur le thème evSH et les impacts qu'elles peuvent avoir au sein de votre plate-forme ne sont pas pris en charge par le Support EasyVista ;
    • il en est de même pour les thèmes créés par vous-même.
  • Contactez votre interlocuteur EasyVista pour réaliser les ajustements souhaités en fonction de vos besoins.

Quotas

     Quotas.png

Permet de définir l'espace alloué au domaine. Lorsque la taille est atteinte, les rédacteurs reçoivent un message et ils ne leur est plus possible de créer de nouvelles procédures.

  • L'onglet est à l'usage des administrateurs serveurs. Il est accessible uniquement en consultation pour les administrateurs domaines.

Best Practice icon.png  Il est préférable de ne pas modifier la taille allouée et de laisser la gestion automatique.

Licences

     Licenses.png

Note : Une licence permet de gérer les droits d'utilisation de Self Help sur un seul domaine.

Matrice des métadonnées

     User metadatas.png

Affiche la liste des métadonnées spécifiques des projets Self Help rattachés au domaine sélectionné dans l'arborescence du volet Explorateur (métadonnées créées par chaque client selon ses besoins).

  • Cliquez sur Add metadata icon.png pour ajouter une métadonnée à un projet Self Help.
  • Cochez / décochez une case pour activer / désactiver une métadonnée pour un projet Self Help. Note : L'activation / désactivation peut également se faire via les propriétés du projet Self Help.

Procédures

Comment créer un compte d'accès au serveur Self Help

       Open url.png voir Distinction Utilisateurs / Rédacteurs

Note : Les comptes d'accès Administrateur serveur sont créés par EasyVista.

Créer un accès Utilisateur

Étape 1 : Sélection du domaine

1. Sélectionnez le domaine dans l'arborescence du volet Explorateur.

2. Cliquez droit sur l'entrée Rédacteurs et Utilisateurs, puis sélectionnez l'option Nouveau > Utilisateur.
La fenêtre de création d'un utilisateur est ouverte.

Étape 2 : Création de l'utilisateur

1. Renseignez les informations concernant le nouvel utilisateur.

2. Cliquez sur Terminer.

  • Le nouvel utilisateur est créé. Un e-mail lui est automatiquement envoyé, lui indiquant le login et mot de passe de son compte.
  • L'arborescence du volet Explorateur est réactualisée.
  • L'onglet Info est affiché dans le volet Détails.

3. (optionnel) Ajoutez les propriétés utilisateurs supplémentaires dans le tableau en bas de l'onglet Info.

Étape 3 : Association de l'utilisateur à des groupes

1. Allez sur l'onglet Groupes de l'utilisateur.

2. Cliquez sur le lien hypertexte en bas de l'écran.

3. Cliquez sur les groupes auxquels l'utilisateur doit être rattachés.
Note : Maintenez les touches <Maj> ou <Ctrl> pour sélectionner plusieurs groupes.

4. Cliquez sur Terminer.

  • L'utilisateur a accès à tous les domaines auxquels ont accès ses groupes.
  • Il peut exécuter, sur son navigateur internet, les procédures des projets Self Help publiés auxquels ses groupes ont accès. 

Modifier ultérieurement les groupes de l'utilisateur

  • Déployez l'arborescence de l'entrée Groupes utilisateurs dans le volet Explorateur, sous le domaine souhaité.
  • Pour ajouter le rédacteur à l'un des groupes existants :
    • Cliquez sur le groupe.
      La liste des membres du groupe est affichée dans le volet Détails.
    • Cliquez sur Add user group icon.png dans la barre d'outils du volet Détails.
    • Sélectionnez le rédacteur.
    • Cliquez sur Terminer.
  • Pour retirer le rédacteur d'un groupe :
    • Cliquez sur le groupe.
      La liste des membres du groupe est affichée dans le volet Détails.
    • Cliquez sur Delete red cross icon.png en regard du rédacteur.

Créer un accès Rédacteur

Étape 1 : Sélection du domaine

1. Sélectionnez le domaine dans l'arborescence du volet Explorateur.

2. Cliquez droit sur l'entrée Rédacteurs et Utilisateurs, puis sélectionnez l'option Nouveau > Utilisateur.
La fenêtre de création d'un utilisateur est ouverte.
 

Étape 2 : Création du rédacteur

1. Renseignez les informations concernant le nouveau rédacteur.

2. Cliquez sur Suivant, puis cochez ses droits d'utilisation sur le domaine.

3. Cliquez sur Terminer.

  • Le nouveau rédacteur est créé. Un e-mail lui est automatiquement envoyé, lui indiquant le login et mot de passe de son compte.
  • L'arborescence du volet Explorateur est réactualisée.
  • L'onglet Info est affiché dans le volet Détails.

4. (optionnel) Ajoutez les propriétés utilisateurs supplémentaires dans le tableau en bas de l'onglet Info.

Étape 3 (optionnelle) : Création d'un accès Utilisateur pour le nouveau rédacteur

Note : Par défaut, le rédacteur ne dispose pas d'un accès Utilisateur sur son domaine : pour cela, vous devez l'associer à un groupe ayant accès au domaine.

       Open url.png voir procédure Créer un accès Utilisateur > Étape 3

Modifier ultérieurement les droits d'utilisation du rédacteur sur le domaine

  • Cliquez sur l'entrée Droits d'accès rédacteurs dans l'arborescence du domaine dans le volet Explorateur.
    La liste des utilisateurs rattachés au domaine est affichée dans le volet Détails.
  • Cochez les droits d'accès souhaités pour le rédacteur.

Comment supprimer un compte d'accès au serveur Self Help

Étape 1 : Retrait du compte des groupes auxquels il appartient

1. Déployez l'arborescence de l'entrée Rédacteurs et Utilisateurs dans le volet Explorateur, sous le domaine souhaité.

2. Cliquez sur le compte à supprimer.
Le volet Détails affiche les informations du compte.

3. Allez sur l'onglet Groupes de l'utilisateur.

4. Cliquez sur Delete red cross icon.png en regard de chaque groupe auquel appartient le compte.

Étape 2 : Suppression du compte

1. Cliquez droit sur le compte dans le volet Explorateur, puis sélectionnez l'option Supprimer.
L'arborescence du volet Explorateur est réactualisée.

Comment ajouter un nouveau domaine

Note : Uniquement si vous êtes administrateur serveur.

Best Practice icon.png  Désignez au minimum 2 administrateurs pour un domaine afin d’avoir toujours une personne remplaçante pour assurer la gestion du domaine.

1. Cliquez droit sur l'une des entrées du volet Explorateur, puis sélectionnez l'option Nouveau > Domaine.

2. Sélectionnez les gestionnaires du domaine.

Note : Vous pouvez créer un nouvel utilisateur, en sélectionnant l'option dédiée, puis en renseignant les informations  - Open url.png voir Entrée Rédacteurs et Utilisateurs > onglet Info

Automatiquement, les gestionnaires disposent des droits d’expert (rédacteurs de procédures).

3. Indiquez les droits d'utilisation des gestionnaires sur le nouveau domaine, en cochant les cases souhaitées.

Tags:
Modifié par Utilisateur inconnu le 2020/12/07 11:21
Créé par Administrator XWiki le 2019/12/09 19:43

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