Studio Online de Self Help - Le menu Utilisateurs


Ce menu permet d'afficher la liste des utilisateurs ayant accès à Self Help, de consulter leurs informations d'identification et la liste des domaines et projets Self Help auxquels ils ont accès.

  • Une fonctionnalité permet d'importer en masse une liste d'utilisateurs à partir d'un fichier.
  • Les groupes auxquels les utilisateurs appartiennent peuvent être renseignés directement dans le fichier d’import  - Open url.png voir Gestion des groupes

Remarques

  • Le menu Utilisateurs est accessible :
    • aux administrateurs serveurs des clients On Premise. (Note : L'administration des serveurs Self Help des clients SaaS est gérée par le CMC EasyVista) ;
    • aux administrateurs domaines des clients SaaS et On Premise.
  • Les fichiers d'import d'utilisateurs doivent être au format .csv.
  • La gestion des droits de rédaction des utilisateurs s'effectue via le mode Administration du Studio Desktop.
  • Il n'est pas possible d'importer un utilisateur déjà présent dans Self Help.

Attention

  • Vous devez être connecté en tant qu'administrateur serveur pour visualiser dans le Studio Online les utilisateurs importés via un fichier .csv.
  • Si vous êtes administrateur domaine, vous pouvez voir les utilisateurs importés dans le Studio Desktop, en tant que membres d’un groupe ayant accès à votre domaine.

Bonnes pratiques

  • Pour faciliter la création de votre fichier .csv d'import, vous pouvez télécharger le fichier Exemple qui contient une liste d'utilisateurs.

    Download icon.png  Télécharger le fichier Exemple
    Users menu - Users list example.png

Gestion des groupes d'utilisateurs

2 méthodes permettent d'associer les utilisateurs aux groupes via le fichier d’import d’utilisateurs  - Open url.png voir Procédure détaillée

Note : Les 2 méthodes peuvent être combinées dans le même fichier d'import.

Méthode 1 : Association des groupes par valeur

Best Practice icon.png  Privilégiez cette méthode pour un nombre important de groupes ayant chacun peu de membres.

  • Les noms des groupes auxquels appartient chaque utilisateur sont mentionnés dans une colonnes dédiée du fichier d’import.
  • Note : Les noms sont séparés par des virgules.
Users menu - Groups by value.png

(1)   Colonne dédiée pour la saisie des groupes

(2)   L'utilisateur Mary Browne est associé à un seul groupe : Marketing

(3)   L'utilisateur Ursula Faraday est associé à 2 groupes : Admin et Marketing

Méthode 2 : Association des groupes par Vrai/Faux

Best Practice icon.png  Privilégiez cette méthode pour un nombre restreint de groupes ayant chacun beaucoup de membres.

  • Chaque nom de groupe est mentionné dans une colonne du fichier d'import.
  • La valeur 0 ou Faux indique que l'utilisateur n'appartient pas au groupe.
  • La valeur 1 ou Vrai indique que l'utilisateur appartient au groupe.
Users menu - Groups by boolean.png

(1)   Colonnes dédiées pour la saisie des groupes

(2)   L'utilisateur Mary Browne est associé à 2 groupes : Sales et Test

(3)   L'utilisateur Bart Bennet est associé à aucun groupe

Combinaison des 2 méthodes

L'association des groupes s'effectue à la fois par valeur et par Vrai/Faux.

          Users menu - Groups by value and by boolean.png

Description des écrans

Sous-menu Liste des utilisateurs

Affiche la liste des utilisateurs contenus dans l'ensemble des fichiers importés.
        Users menu - Users list.png

  • La liste peut être triée en cliquant sur l'entête de chaque colonne.
  • Un filtre sur les utilisateurs peut être appliqué, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.
  • Le détail d'un utilisateur est affiché en cliquant sur son nom.
    • Le champ Créé par SSO indique si l'utilisateur a été créé via une clé d'API ou un annuaire d'entreprise (valeur Oui), ou directement via Self Help (valeur Non).
    • Tous les groupes auxquels appartient l'utilisateur sont affichés.
    • La liste de tous les domaines auxquels a accès l'utilisateur est affichée, avec les droits d'accès. Cliquez sur un libellé pour afficher les projets Self Help rattachés et les droits d'accès sur chacun d'entre eux.
              Users menu - Users list - Details.png
       

Fonctions disponibles via la barre d'outils

  • Importation d'un nouveau fichier d'utilisateurs  - Open url.png voir Procédure
  • Suppression d'un ou plusieurs utilisateurs

Procédures

Comment importer un fichier d'utilisateurs

Note : Uniquement pour un administrateur domaine.

Étape 1 : Sélection du fichier d'import

1. Ouvrez le Studio Online.

2. Allez sur le menu Utilisateurs > Liste des utilisateurs.

3. Cliquez sur + Importer des utilisateurs.

4. Renseignez les informations de l'étape Sélection import.

  • Sélectionnez le fichier à importer.
    Note : Le fichier doit être au format .csv.
    Le nombre d'utilisateurs à importer est automatiquement affiché.
  • (optionnel) Renseignez la description.
  • Cliquez sur Suivant.
    • L'étape Enregistrements est affichée.
    • La liste des 10 premiers enregistrements du fichier .csv est affichée.

Étape 2 : Correspondance entre les colonnes du fichier .csv et les attributs Utilisateur dans Self Help

1. Sélectionnez l'attribut Utilisateur dans Self Help correspondant à la colonne du fichier .csv lorsque la correspondance n'a pas pu être effectuée automatiquement (les colonnes à compléter sont indiquées en rouge), en cliquant sur le nom de la colonne.

     Notes

  • La première ligne du tableau identifie les attributs Utilisateur dans Self Help.
  • La deuxième ligne identifie le nom des colonnes dans le fichier .csv (ligne d'entête du fichier).
  • La correspondance pour les attributs Identifiant, E-mail, Prénom et Nom est obligatoire.

          Users menu - Import users - Mapping.png

Étape 3 : Import des utilisateurs

1. Cliquez sur Suivant.
Les utilisateurs sont importés.

     Note : Un message d'erreur est affiché si des erreurs sont détectées lors de l'import des utilisateurs.

  • Cliquez sur le lien Voir les détails pour les afficher.
  • Corrigez le fichier .csv.
  • Relancez l'import.
             Users menu - Import users - Errors.png

2. Cliquez sur Fermer.
La liste des utilisateurs est réactualisée.

Comment associer des groupes aux utilisateurs

Étape 1 : Préparation du fichier d'import

     Open url.png voir Gestion des groupes

1. Ouvrez le fichier .csv contenant la liste des utilisateurs à importer dans Self Help.

2. Renseignez les groupes à associer par valeur  - Open url.png voir Description

  • Créez une colonne Groupe dans le fichier .csv.
  • Pour chaque utilisateur, saisissez le nom de tous les groupes auxquels il appartient.
    Note : Séparez les noms des groupes par des virgules.
             Users menu - Groups by value - Example.png

3. Renseignez les groupes à associer par Vrai/Faux  - Open url.png voir Description

  • Créez une colonne portant le nom du groupe dans le fichier .csv.
  • Pour chaque utilisateur :
    • Saisissez la valeur 0 ou Faux s'il n'appartient pas au groupe.
    • Saisissez la valeur 1 ou Vrai s'il appartient au groupe.
               Users menu - Groups by boolean - Example.png

4. Sauvegardez le fichier .csv.

Étape 2 : Association des groupes aux utilisateurs dans Self Help 

1. Affichez les enregistrements contenus dans le fichier .csv.

  • Allez sur le menu Utilisateurs > Liste des utilisateurs dans le Studio Online.
  • Lancez l'import des utilisateurs via + Importer des utilisateurs.
  • Sélectionnez le fichier .csv.
  • Cliquez sur Suivant.
    La liste des 10 premiers enregistrements du fichier .csv est affichée.

2. Cliquez sur + en regard de la colonne Groupe.
La fenêtre de sélection des groupes est affichée.
         Users menu - Import groups - Add group.png

2. Indiquez la première colonne du fichier .csv contenant les groupes, et indiquez la méthode de gestion utilisée.

  • Sélectionnez la colonne du fichier .csv , via la liste déroulante Ajouter une colonne.
             Users menu - Import groups - Add column.png
  • Sélectionnez la méthode s'appliquant au groupe : association par valeur ou par Vrai/Faux.
             Users menu - Import groups - Select method.png

2. Indiquez les autres colonnes du fichier .csv contenant les groupes, en effectuant les mêmes actions.
         Users menu - Import groups - Add additional groups.png

L'attribut Groupes dans Self Help est automatiquement mis à jour.
         Users menu - Import groups - Groups added.png

Étape 3 : Import des utilisateurs

1. Cliquez sur Suivant puis sur Fermer.

  • Les utilisateurs sont importés.
  • Vous revenez sur la liste des utilisateurs.

2. Vérifiez que les groupes sont bien associés aux utilisateurs.

  • Cliquez sur l'un des utilisateurs importés.
  • Vérifiez les groupes dans le panneau latéral Détails.
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