Ce menu permet d'afficher la liste des utilisateurs ayant accès à Self Help, de consulter leurs informations d'identification et la liste des domaines et projets Self Help auxquels ils ont accès.

• Une fonctionnalité permet d'importer en masse une liste d'utilisateurs à partir d'un fichier.
• Les groupes auxquels les utilisateurs appartiennent peuvent être renseignés directement dans le fichier d’import  -  voir Gestion des groupes

Remarques

• Le menu Utilisateurs est accessible :
  • aux administrateurs serveurs des clients On Premise. (Note : L'administration des serveurs Self Help des clients SaaS est gérée par le CMC EasyVista) ;
  • aux administrateurs domaines des clients SaaS et On Premise.

• Les fichiers d'import d'utilisateurs doivent être au format .csv.
• La gestion des droits de rédaction des utilisateurs s'effectue via le mode Administration du Studio Desktop.
• Il n'est pas possible d'importer un utilisateur déjà présent dans Self Help.

Attention

• Vous devez être connecté en tant qu'administrateur serveur pour visualiser dans le Studio Online les utilisateurs importés via un fichier .csv.
• Si vous êtes administrateur domaine, vous pouvez voir les utilisateurs importés dans le Studio Desktop, en tant que membres d’un groupe ayant accès à votre domaine.

Bonnes pratiques

• Pour faciliter la création de votre fichier .csv d'import, vous pouvez télécharger le fichier Exemple qui contient une liste d'utilisateurs.

    Télécharger le fichier Exemple
  

Gestion des groupes d'utilisateurs

2 méthodes permettent d'associer les utilisateurs aux groupes via le fichier d’import d’utilisateurs  -  voir Procédure détaillée

Note : Les 2 méthodes peuvent être combinées dans le même fichier d'import.

Méthode 1 : Association des groupes par valeur

• Les noms des groupes auxquels appartient chaque utilisateur sont mentionnés dans une colonnes dédiée du fichier d’import.
• Note : Les noms sont séparés par des virgules.

(1)   Colonne dédiée pour la saisie des groupes (2)   L'utilisateur Mary Browne est associé à un seul groupe : Marketing (3)   L'utilisateur Ursula Faraday est associé à 2 groupes : Admin et Marketing

Méthode 2 : Association des groupes par Vrai/Faux

• Chaque nom de groupe est mentionné dans une colonne du fichier d'import.
• La valeur 0 ou Faux indique que l'utilisateur n'appartient pas au groupe.
• La valeur 1 ou Vrai indique que l'utilisateur appartient au groupe.

(1)   Colonnes dédiées pour la saisie des groupes (2)   L'utilisateur Mary Browne est associé à 2 groupes : Sales et Test (3)   L'utilisateur Bart Bennet est associé à aucun groupe

Combinaison des 2 méthodes

L'association des groupes s'effectue à la fois par valeur et par Vrai/Faux.

Description des écrans

Sous-menu Liste des utilisateurs

Affiche la liste des utilisateurs contenus dans l'ensemble des fichiers importés.
        

• La liste peut être triée en cliquant sur l'entête de chaque colonne.
• Un filtre sur les utilisateurs peut être appliqué, en cliquant sur le lien dédié en haut de la liste.

• Le détail d'un utilisateur est affiché en cliquant sur son nom.
  • Le champ Créé par SSO indique si l'utilisateur a été créé via une clé d'API ou un annuaire d'entreprise (valeur Oui), ou directement via Self Help (valeur Non).
  • Tous les groupes auxquels appartient l'utilisateur sont affichés.
  • La liste de tous les domaines auxquels a accès l'utilisateur est affichée, avec les droits d'accès. Cliquez sur un libellé pour afficher les projets Self Help rattachés et les droits d'accès sur chacun d'entre eux.
            
     

Fonctions disponibles via la barre d'outils

• Importation d'un nouveau fichier d'utilisateurs  -  voir Procédure

• Suppression d'un ou plusieurs utilisateurs

Procédures

Comment importer un fichier d'utilisateurs

Note : Uniquement pour un administrateur domaine.

Étape 1 : Sélection du fichier d'import

1. Ouvrez le Studio Online.

2. Allez sur le menu Utilisateurs > Liste des utilisateurs.

3. Cliquez sur + Importer des utilisateurs.

4. Renseignez les informations de l'étape Sélection import.

• Sélectionnez le fichier à importer.
  Note : Le fichier doit être au format .csv.
  Le nombre d'utilisateurs à importer est automatiquement affiché.

• (optionnel) Renseignez la description.

• Cliquez sur Suivant.
  • L'étape Enregistrements est affichée.
  • La liste des 10 premiers enregistrements du fichier .csv est affichée.

Étape 2 : Correspondance entre les colonnes du fichier .csv et les attributs Utilisateur dans Self Help

1. Sélectionnez l'attribut Utilisateur dans Self Help correspondant à la colonne du fichier .csv lorsque la correspondance n'a pas pu être effectuée automatiquement (les colonnes à compléter sont indiquées en rouge), en cliquant sur le nom de la colonne.

     Notes : 

• La première ligne du tableau identifie les attributs Utilisateur dans Self Help.
• La deuxième ligne identifie le nom des colonnes dans le fichier .csv (ligne d'entête du fichier).
• La correspondance pour les attributs Identifiant, E-mail, Prénom et Nom est obligatoire.

Étape 3 : Import des utilisateurs

1. Cliquez sur Suivant.
Les utilisateurs sont importés.

     Note : Un message d'erreur est affiché si des erreurs sont détectées lors de l'import des utilisateurs.

• Cliquez sur le lien Voir les détails pour les afficher.
• Corrigez le fichier .csv.
• Relancez l'import.
           

2. Cliquez sur Fermer.
La liste des utilisateurs est réactualisée.

Comment associer des groupes aux utilisateurs

Étape 1 : Préparation du fichier d'import

      voir Gestion des groupes

1. Ouvrez le fichier .csv contenant la liste des utilisateurs à importer dans Self Help.

2. Renseignez les groupes à associer par valeur  -  voir Description

• Créez une colonne Groupe dans le fichier .csv.
• Pour chaque utilisateur, saisissez le nom de tous les groupes auxquels il appartient.
  Note : Séparez les noms des groupes par des virgules.
           

3. Renseignez les groupes à associer par Vrai/Faux  -  voir Description

• Créez une colonne portant le nom du groupe dans le fichier .csv.
• Pour chaque utilisateur :
  • Saisissez la valeur 0 ou Faux s'il n'appartient pas au groupe.
  • Saisissez la valeur 1 ou Vrai s'il appartient au groupe.
             

4. Sauvegardez le fichier .csv.

Étape 2 : Association des groupes aux utilisateurs dans Self Help 

1. Affichez les enregistrements contenus dans le fichier .csv.

• Allez sur le menu Utilisateurs > Liste des utilisateurs dans le Studio Online.
• Lancez l'import des utilisateurs via + Importer des utilisateurs.
• Sélectionnez le fichier .csv.
• Cliquez sur Suivant.
  La liste des 10 premiers enregistrements du fichier .csv est affichée.

2. Cliquez sur + en regard de la colonne Groupe.
La fenêtre de sélection des groupes est affichée.
         

2. Indiquez la première colonne du fichier .csv contenant les groupes, et indiquez la méthode de gestion utilisée.

• Sélectionnez la colonne du fichier .csv , via la liste déroulante Ajouter une colonne.
           
• Sélectionnez la méthode s'appliquant au groupe : association par valeur ou par Vrai/Faux.
           

2. Indiquez les autres colonnes du fichier .csv contenant les groupes, en effectuant les mêmes actions.
         

L'attribut Groupes dans Self Help est automatiquement mis à jour.
         

Étape 3 : Import des utilisateurs

1. Cliquez sur Suivant puis sur Fermer.

2. Vérifiez que les groupes sont bien associés aux utilisateurs.

• Cliquez sur l'un des utilisateurs importés.
• Vérifiez les groupes dans le panneau latéral Détails.