Self Help Studio Online - Gestion des utilisateurs

Modifié le 17/08/2022 15:36

Le menu Utilisateurs permet de gérer les utilisateurs ayant accès à Self Help et de renseigner leur profil : informations d'identification et d'authentification (login), groupes auxquels ils appartiennent, droits d'accès sur les domaines et projets Self Help auxquels ils ont accès.

  • La création d'un nouvel utilisateur peut se faire unitairement ou via un import en masse d'une liste d'utilisateurs à partir d'un fichier .csv  - Open url.png voir Procédure
  • La liste des utilisateurs peut être exportée dans un fichier .csv contenant les informations d'identification et d'authentification, la liste des groupes auxquels ils appartiennent, les droits de rédaction par domaine.

Remarques

  • Le menu Utilisateurs est accessible :
    • aux administrateurs serveurs des clients On Premise. (Note : L'administration des serveurs Self Help des clients SaaS est gérée par le CMC EasyVista) ;
    • aux administrateurs domaines des clients SaaS et On Premise.
  • Chaque utilisateur peut consulter les informations de son profil en accédant à ses données personnelles (zone Informations utilisateur > option Afficher mon profil).
  • La création unitaire des utilisateurs peut également se faire via le mode Administration du Studio Desktop.
  • La gestion des droits de rédaction des utilisateurs s'effectue via le mode Administration du Studio Desktop.
  • Il n'est pas possible d'importer un utilisateur déjà présent dans Self Help.
  • Les groupes auxquels appartiennent les utilisateurs peuvent être renseignés dans le fichier d'import suivant 3 méthodes  - Open url.png voir Gestion des groupes
  • Certaines informations peuvent également être définies via le mode Administration du Studio Desktop : identification, groupes de l'utilisateur, droits d'accès aux domaines, ...

Attention

  • Vous devez être connecté en tant qu'administrateur serveur pour visualiser dans le Studio Online les utilisateurs importés via un fichier .csv.
  • Si vous êtes administrateur domaine, vous pouvez voir les utilisateurs importés dans le Studio Desktop, en tant que membres d’un groupe ayant accès à votre domaine.

Bonnes pratiques

  • La suppression d'un compte utilisateur est définitive. Si l'accès doit être provisoirement stoppé, suspendez le compte.
  • Pour faciliter la création de votre fichier .csv d'import, vous pouvez télécharger le fichier Exemple qui contient une liste d'utilisateurs.

    Download icon.png  Télécharger le fichier Exemple avec mots de passe
    Users file example - With password.png

    Download icon.png  Télécharger le fichier Exemple sans mot de passe
    Users file example - Without password.png

Accès menu

Studio Online > Paramétrage > Utilisateurs

Description de l'écran

         User.png

Civilité : Titre de l'utilisateur.

exemple  Monsieur, Madame

Prénom, Nom : Identité de l'utilisateur.

Actif (Note : Affiché uniquement en mode Création et Modification) : Indique si le compte de l'utilisateur est actif (case cochée) ou suspendu (case non cochée).

Identifiant : Login du compte d'accès de l'utilisateur au serveur Self Help.

  • Le login doit être unique sur le serveur.
  • Il ne peut pas être modifié ultérieurement.

Email : Adresse de messagerie de l'utilisateur, utilisée notamment en cas d'oubli du mot de passe.

Créé par SSO (Note : Affiché uniquement en mode Consultation) : Indique si l'utilisateur a été créé via un fournisseur d’identité tiers (clé d'API, annuaire LDAP, SSO, ... - valeur Oui), ou directement via Self Help (valeur Non).

Authentification (Note : Affiché uniquement en mode Création et Modification) : Mode d’authentification du compte utilisateur.

  • Option Authentification externe : Indique que l'authentification de l'utilisateur est faite par un service tiers (annuaire LDAP, SSO,…). Dans ce cas, le mot de passe est géré via ce service.
  • Option Compte public : Indique que l'authentification de l'utilisateur se fait sans mot de passe.
  • Option Compte local : Indique que l'authentification de l'utilisateur se fait via les login / mot de passe renseignés dans Self Help. Dans ce cas, plusieurs options permettent de gérer le mot de passe requis.
    • Option Gardez le mot de passe inchangé (Note : Uniquement en mode Modification) : Aucune modification n'est faite et l'utilisateur conserve son mot de passe actuel.
    • Option Demander à l'utilisateur de réinitialiser le mot de passe : Un e-mail est envoyé à l'utilisateur à l'adresse de messagerie associée à son compte, lui demandant de saisir un nouveau mot de passe.
    • Option Définir un nouveau mot de passe maintenant : Le mot de passe actuel de l'utilisateur est réinitialisé par l'administrateur.

Groupes : Liste des groupes auxquels appartient l'utilisateur.

Droits : Liste des domaines et projets Self Help auxquels a accès l'utilisateur, avec les droits d'accès.

  • Cliquez sur le libellé d'un domaine pour afficher les projets Self Help rattachés et les droits d'accès sur chacun d'entre eux (Propriétaire / Lecture / Écriture / Approbation / Publication).
  • En mode Création et Modification, plusieurs options permettent de définir les droits sur chaque domaine.
    • Option Utilisateur nommé : La case est automatiquement cochée lorsqu'une autre option est cochée et indique que les exécutions de l'utilisateur ne sont pas comptabilisées dans les exécutions de la licence.
    • Option Ajouter des projets : L'utilisateur peut créer de nouveaux projets Self Help dans le domaine.
    • Option Supprimer des projets : L'utilisateur peut supprimer des projets Self Help qu'il a créés sur le domaine.
    • Option Lire tout le domaine : L'utilisateur peut voir l'ensemble des projets Self Help du domaine, mais ne peut pas les modifier ni les supprimer.
    • Option Gérer le domaine : L'utilisateur dispose des 3 droits précédents, et il peut également administrer le domaine.

Propriétés (Note : Affiché uniquement en mode Création et Modification) : Liste de propriétés contextuelles à l'utilisateur, se décomposant en 2 champs.

  • Nom : Libellé de la propriété.
  • Valeur : Valeur de la propriété, de type alphanumérique.

Gestion des groupes d'utilisateurs

2 méthodes permettent d'associer les utilisateurs aux groupes via le fichier d’import d’utilisateurs  - Open url.png voir Procédure détaillée

Note : Les 2 méthodes peuvent être combinées dans le même fichier d'import.

Méthode 1 : Association des groupes par valeur

Best Practice icon.png  Privilégiez cette méthode pour un nombre important de groupes ayant chacun peu de membres.

  • Les noms des groupes auxquels appartient chaque utilisateur sont mentionnés dans une colonnes dédiée du fichier d’import.
  • Note : Les noms sont séparés par des virgules.
Users menu - Groups by value.png

(1)   Colonne dédiée pour la saisie des groupes

(2)   L'utilisateur Mary Browne est associé à un seul groupe : Marketing

(3)   L'utilisateur Ursula Faraday est associé à 2 groupes : Admin et Marketing

Méthode 2 : Association des groupes par Vrai/Faux

Best Practice icon.png  Privilégiez cette méthode pour un nombre restreint de groupes ayant chacun beaucoup de membres.

  • Chaque nom de groupe est mentionné dans une colonne du fichier d'import.
  • La valeur 0 ou Faux indique que l'utilisateur n'appartient pas au groupe.
  • La valeur 1 ou Vrai indique que l'utilisateur appartient au groupe.
Users menu - Groups by boolean.png

(1)   Colonnes dédiées pour la saisie des groupes

(2)   L'utilisateur Mary Browne est associé à 2 groupes : Sales et Test

(3)   L'utilisateur Bart Bennet est associé à aucun groupe

Combinaison des 2 méthodes

L'association des groupes s'effectue à la fois par valeur et par Vrai/Faux.

          Users menu - Groups by value and by boolean.png

Procédures

Comment importer un fichier d'utilisateurs

Note : Uniquement pour un administrateur domaine.

Étape 1 : Sélection du fichier d'import

1. Allez sur le menu Paramétrage > Utilisateurs du Studio Online.

2. Cliquez sur Importer.

3. Sélectionnez le fichier à importer.

Note : Le fichier doit être au format .csv.
Le nombre d'utilisateurs à importer est automatiquement affiché.

4. (optionnel) Renseignez la description.
 

Étape 2 : Sélection du mode de gestion des mots de passe

1. Cochez l'option souhaitée pour initialiser mots de passe des utilisateurs.

  • Option Envoyer un courriel aux utilisateurs pour choisir leur mot de passe : Un e-mail est envoyé à chaque utilisateur importé, à l’adresse mail renseignée dans le fichier d’import.
  • Option Créer les mots de passe depuis le fichier
    Attention : Dans ce cas, vous devez ajouter une colonne Password dans le fichier .csv.
  • Option Ne pas gérer les mots de passe : L'utilisateur doit cliquer sur le lien Mot de passe oublié à sa première connexion au Studio Online.
    Attention : Cette méthode n'est pas recommandée pour les utilisateurs finaux.

2. Cliquez sur Suivant.

  • L'étape Enregistrements est affichée.
  • La liste des 10 premiers enregistrements du fichier .csv est affichée.

Étape 3 : Correspondance entre les colonnes du fichier .csv et les attributs Utilisateur de Self Help

     Note : Les colonnes sont indiquées en rouge lorsque la correspondance n'a pas pu être effectuée automatiquement.

1. Sélectionnez l'attribut Utilisateur de Self Help correspondant à la colonne du fichier .csv pour chaque colonne marquée en rouge.

     Notes :

  • La première ligne du tableau identifie les attributs Utilisateur de Self Help.
  • La deuxième ligne identifie le nom des colonnes dans le fichier .csv (ligne d'entête du fichier).
  • La correspondance pour les attributs Identifiant, E-mail, Prénom et Nom est obligatoire.

          Users menu - Import users - Mapping.png
 

Étape 4 : Import du fichier des utilisateurs

1. Cliquez sur Suivant.

Les utilisateurs sont importés.

     Note : Un message d'erreur est affiché si des erreurs sont détectées lors de l'import des utilisateurs.

  • Cliquez sur le lien Voir les détails pour les afficher.
  • Corrigez le fichier .csv.
  • Relancez l'import.
          Users menu - Import users - Errors.png

2. Cliquez sur Fermer.
La liste des utilisateurs est réactualisée.

Comment exporter une liste d'utilisateurs

Note : Uniquement pour un administrateur domaine.

Étape 1 : Sélection des utilisateurs

1. Allez sur le menu Paramétrage > Utilisateurs du Studio Online.

La liste des utilisateurs est affichée.

2. Cochez les utilisateurs à inclure dans le fichier d'export.
 

Étape 2 : Sélection du fichier d'export

1. Cliquez sur l'icône Export icon.png (Exporter) dans le bandeau supérieur.

Un aperçu du fichier d’export est affiché dans le panneau latéral droit.

2. Renseignez le nom du fichier, de type .csv.
 

Étape 3: Sélection du mode d'export des groupes, des droits de rédaction et des propriétés

         Export users.png

1. Cochez l'option souhaitée pour exporter les groupes auxquels sont rattachés les utilisateurs.

  • Option Regrouper tous les groupes dans une colonne unique
         Export users - All groups in a unique column.png
  • Option Utiliser une colonne par groupe
         Export users - Each group in a different column.png
  • Option Exporter chaque groupe dans sa propre colonne
         Export users - Each group in its own column.png

2. Cochez l'option souhaitée pour exporter les droits de rédaction des domaines auxquels sont rattachés les utilisateurs.

  • Option Une colonne pour chaque droit de rédaction et la liste des domaines ayant ce droit dans la colonne
         Export users - Each right in a different column.png
  • Option Une colonne pour chaque domaine et les droits de rédaction pour ce domaine dans la colonne
         Export users - Each domain in a different column.png

3. Cochez l'option Oui pour exporter les propriétés des utilisateurs (une colonne par propriété).

         Export users - Each property in a different column.png
 

Étape 4 : Génération du fichier .csv

1. Cliquez sur Exporter.

Le fichier d'export des utilisateurs est généré au format .csv.

Comment associer des groupes aux utilisateurs

Étape 1 : Préparation du fichier d'import

     Open url.png voir Gestion des groupes

1. Ouvrez le fichier .csv contenant la liste des utilisateurs à importer dans Self Help.

2. Renseignez les groupes à associer par valeur  - Open url.png voir Description

  • Créez une colonne Groupe dans le fichier .csv.
  • Pour chaque utilisateur, saisissez le nom de tous les groupes auxquels il appartient.
    Note : Séparez les noms des groupes par des virgules.
          Users menu - Groups by value - Example.png

3. Renseignez les groupes à associer par Vrai/Faux  - Open url.png voir Description

  • Créez une colonne portant le nom du groupe dans le fichier .csv.
  • Pour chaque utilisateur :
    • Saisissez la valeur 0 ou Faux s'il n'appartient pas au groupe.
    • Saisissez la valeur 1 ou Vrai s'il appartient au groupe.
            Users menu - Groups by boolean - Example.png

4. Sauvegardez le fichier .csv.


Étape 2 : Association des groupes aux utilisateurs dans Self Help 

1. Affichez les enregistrements contenus dans le fichier .csv.

  • Allez sur le menu Utilisateurs > Liste des utilisateurs du Studio Online.
  • Lancez l'import des utilisateurs via Importer.
  • Sélectionnez le fichier .csv.
  • Cliquez sur Suivant.
    La liste des 10 premiers enregistrements du fichier .csv est affichée.

2. Cliquez sur la colonne Groupe.
La fenêtre de sélection des groupes est affichée.
      Users menu - Import groups - Add group.png

3. Indiquez la première colonne du fichier .csv contenant les groupes, et indiquez la méthode de gestion utilisée.

  • Sélectionnez la colonne du fichier .csv , via la liste déroulante Ajouter une colonne.
          Users menu - Import groups - Add column.png
  • Sélectionnez la méthode s'appliquant au groupe : association par valeur ou par Vrai/Faux.
          Users menu - Import groups - Select method.png

4. Indiquez les autres colonnes du fichier .csv contenant les groupes, en effectuant les mêmes actions.
      Users menu - Import groups - Add additional groups.png

L'attribut Groupes dans Self Help est automatiquement mis à jour.
      Users menu - Import groups - Groups added.png
 

Étape 3 : Import des utilisateurs

1. Cliquez sur Suivant puis sur Fermer.

  • Les utilisateurs sont importés.
  • Vous revenez sur la liste des utilisateurs.

2. Vérifiez que les groupes sont bien associés aux utilisateurs.

  • Cliquez sur l'un des utilisateurs importés.
  • Vérifiez les groupes dans le panneau latéral Détails.
Tags :
Powered by XWiki © EasyVista 2022