Une collection est un ensemble de connaissances modélisées sous forme de procédures.

• Elle est organisée et structurée au travers d'un projet Self Help, qui peut contenir également d'autres ressources (images, fichiers PDF, contenus Html, formulaires, ...).
• Elle se décline en versions, chacune contenant un ensemble de procédures dont le contenu est figé à un moment donné. La dernière version publiée est la version accessible aux utilisateurs.
   

Le menu permet de :

• consulter le contenu des collections et voir l'avancement de la rédaction des procédures au travers de l'arbre de décision des procédures ;
• importer et exporter des versions de collection et des métadonnées ;
• publier des versions de collection et les indexer.

Remarques

• Seul le contenu de la version en cours de rédaction ou de la dernière version publiée peut être consulté.
• L'import d'une collection crée une nouvelle collection avec une version en cours de rédaction.

Bonnes pratiques

• Exportez les métadonnées d'une version de collection afin de les retravailler plus facilement sous Excel. Une fois mis à jour, importez le fichier dans la version : toutes les métadonnées sont réactualisées et réattribuées automatiquement aux contenus concernés (projet, procédures, ressources, ...)  -  voir Procédure

Accès menu

• Studio Online > Connaissances > Collections

Description des écrans

Collections

Liste de toutes les collections disponibles sur le serveur Self Help.

• Un clic sur une collection affiche le détail dans le panneau latéral droit.
• Le nom de la collection est affiché en haut du panneau.

Général

Description : Description de la collection.

Domaine : Domaine de rattachement de la collection.

Nombre de versions : Nombre de versions existantes pour la collection.

Versions de travail

Chaque collection peut se décliner sous forme de 2 cartes, représentant la version en cours de rédaction, et lorsqu'elle existe, la dernière version publiée.

• Cliquez sur une carte pour afficher le détail  -  voir Description d'une version
   

Nom : Nom de la collection.

• Le nom de la collection est identique au nom du projet Self Help.

Modifié : Date de dernière mise à jour de la version.

Description : Description de la version.

Langues disponibles : Langues dans lesquelles le contenu de la version est disponible.

 : Permet d'exporter le contenu de la version sous forme d'une archive .aar  -  voir Procédure

 : Permet d'exporter l'ensemble des métadonnées de la version dans un fichier .csv  -  voir Procédure

 : Permet de réindexer la version  -  voir Procédure

 (Note : Uniquement pour la version en cours de rédaction) : Permet d'importer un fichier de métadonnées (.csv) dans la version  -  voir Procédure

Publier : Permet de publier la version en cours de rédaction  -  voir Procédure

Toutes les versions

Liste de toutes les versions existantes du projet Self Help.

• Le statut indique s'il s'agit de la version en cours de rédaction, de la version publiée active ou de version publiées antérieures inactives.
   

 : Permet d'exporter l'ensemble des métadonnées de la version dans un fichier .csv  -  voir Procédure

 : Permet de réindexer la version  -  voir Procédure

Versions de collection

Accès : Clic sur une carte de version de collection (version en cours de rédaction ou dernière version publiée)

Général

Nom : Nom de la collection.

• Le nom de la collection est identique au nom du projet Self Help.

Alias : Alias attribué à la version.

Modifié : Date de dernière mise à jour de la version.

Indexé : Date de la dernière indexation de la version.

Description : Description de la collection.

Verrous : Indique le nombre de procédures / ressources en cours d’édition.

Langues disponibles : Langues dans lesquelles le contenu de la version est disponible.

Contenu du projet

L'arborescence du projet Self Help définie dans le Studio Desktop est affichée.

 en regard d'une procédure : Permet de visualiser l'avancement de la rédaction au travers de l'arbre de décision des procédures, sans quitter le Studio Online.

Métadonnées

Liste des métadonnées associées au projet Self Help.

+ : Permet d'ajouter une nouvelle métadonnée à la version  -  voir Procédure

Afficher tout : Affiche l'ensemble des métadonnées serveur du projet Self Help.

 : Permet de modifier la métadonnée.

 : Permet de supprimer la métadonnée.

Procédures

Comment visualiser le contenu d'une collection

Étape 1 : Affichage des versions de la collection

1. Allez sur le menu Connaissances > Collections du Studio Online.

2. Cliquez sur le projet Self Help associé à la collection souhaitée.

Le panneau latéral droit affiche le détail de la collection et les versions existantes.
 

Étape 2 : Affichage du contenu d'une version de la collection

1. Cliquez sur la carte de la version souhaitée pour consulter le contenu de celle-ci.

Le contenu de la version est affiché dans une fenêtre superposée  -  voir Description d'une version

2. Cliquez sur  en regard d'une procédure pour consulter l'avancement de la rédaction au travers de l'arbre de décision des procédures et la tester.

Comment exporter le contenu d'une version de collection

Étape 1 : Export du contenu de la version de collection

1. Allez sur le menu Connaissances > Collections du Studio Online.

2. Cliquez sur le projet Self Help associé à la collection souhaitée.

Le panneau latéral droit affiche le détail de la collection et les versions existantes.

3 Cliquez sur  dans la barre d'icônes de la carte de la version.

Une notification s'affiche en bas de l'écran, confirmant le succès de l'export.
        

Étape 2 : Téléchargement de l'archive

1. Cliquez sur le lien Télécharger situé dans la notification.

 L'archive .aar est téléchargée sur le poste de travail.

Comment importer une collection

Étape 1 : Lancement de l'assistant d'import

1. Allez sur le menu Connaissances > Collections du Studio Online.

2. Cliquez sur Importer dans la barre d'outils en haut de la liste des collections.

L'assistant d'import est ouvert.

3. Sélectionnez le type d'import souhaité : Archive ou FAQ.

Les options contextuelles au type d'import s'affichent.
 

Étape 2 : Saisie des informations de l'import

1. Renseignez les informations suivant le type d'import sélectionné.

Import Archive		Import FAQ
(1) Déposez ici le fichier .aar ou cliquez pour ouvrir la fenêtre de sélection (2) Choisissez le domaine dans lequel la collection doit être importée		(1) Déposez ici le fichier .xls ou cliquez pour ouvrir la fenêtre de sélection (2) Choisissez la langue d'édition du projet (3) Donnez un nom au projet à créer (par défaut : nom du fichier .xls) (4) Choisissez le domaine dans lequel la collection doit être importée

2. Cliquez sur Importer.

Une notification s'affiche en bas de l'écran, confirmant le succès de l'import.
        
 

Étape 3 : Ouverture de la collection importée

1. Cliquez sur le lien Ouvrir situé dans la notification.

 La collection importée est sélectionnée dans la liste des collections.

2. Cliquez sur le nom du projet Self Help associé.

Le panneau latéral droit affiche le détail de la collection et la version de collection en cours.

Comment exporter / importer les métadonnées d'une version de collection

       voir Procédure

Comment ajouter une métadonnée dans une version de collection

Étape 1 : Sélection de la version de collection

1. Allez sur le menu Connaissances > Collections du Studio Online.

2. Cliquez sur le projet Self Help associé à la collection souhaitée.

Le panneau latéral droit affiche le détail de la collection et les versions existantes.

1. Cliquez sur la carte de la version souhaitée.

Le contenu de la version est affiché dans une fenêtre superposée.
 

Étape 2 : Ajout de la métadonnée

1. Allez sur la section Métadonnées de la version.

2. Cliquez sur +.

La fenêtre de propriétés de la nouvelle métadonnée est affichée.

3. Renseignez les informations de la nouvelle métadonnée.

Champs

Description

(1) Identifiant unique de la métadonnée. Ce champ n'apparaît pas dans l'onglet Métadonnées. Il n'est plus modifiable une fois saisi.    Vous devez utiliser uniquement des lettres minuscules. (2) Nom de la métadonnée. (3) (optionnel) Valeur par défaut de la métadonnée. (4) Type de la métadonnée : chaîne de caractères, booléen, nombre ou date. (5) Cochez cette case si la métadonnée doit être localisée. (6) Cochez cette case pour activer la métadonnée. (7) Saisissez le nom d'un groupe si vous souhaitez ajouter la métadonnée à un groupe existant.

4. Cliquez sur Ajouter.

Comment publier une version de collection

Étape 1 :  Lancement de l'assistant de publication

1. Allez sur le menu Connaissances > Collections du Studio Online.

2. Cliquez sur le projet Self Help associé à la collection souhaitée.

Le panneau latéral droit affiche le détail de la collection et les versions existantes.

3 Cliquez sur Publier dans la barre d'icônes de la carte de la version.

L'assistant de publication est ouvert.
 

Étape 2 : Saisie des informations de la publication

1. Renseignez les informations de publication, en cliquant sur Suivant entre chaque étape.

• Étape 1 : Groupes d'utilisateurs
  • Sélectionnez les groupes d'utilisateurs devant avoir accès à la nouvelle version publiée.

• Étape 2 : Procédures exécutables
  • Cet écran permet de visualiser le contenu de la version de collection (dossiers, ressources, procédures, ...).
  • Aucune information n'est modifiable.

• Étape 3 : Historique des versions

Champs

Description

(1) Description du contenu de la nouvelle version. (2) Alias attribué à la nouvelle version. Par défaut, l'alias de la version précédente est attribué. (3) Cochez cette case pour qu'une nouvelle version en édition soit créée. (4) Sélectionnez le mode de publication souhaité. PUBLIER et REMPLACER : Active la nouvelle version et désactive toutes les anciennes versions déjà publiées. PUBLIER et ACTIVER : Active la nouvelle version sans désactiver les anciennes versions déjà publiées. PUBLIER et DÉSACTIVER : Désactive la nouvelle version sans désactiver les anciennes versions déjà publiées. (5) Cochez cette case pour forcer la réindexation de la version publiée.

• Étape 4 : Publication et mail
  • Cochez la case Envoyer un e-mail pour prévenir les utilisateurs de la publication d'une nouvelle version.

2. Cliquez sur Terminer.

Comment forcer l'indexation d'un projet Self Help

Étape 1 : Sélection de la collection

1. Allez sur le menu Connaissances > Collections du Studio Online.

2. Cliquez sur le projet Self Help associé à la collection souhaitée.

Le panneau latéral droit affiche le détail de la collection et les versions existantes.
 

Étape 2 : Réindexation de la version

1 Cliquez sur  dans la barre d'icônes de la carte de la version.

Un message d'avertissement sur le ralentissement possible de la plateforme s'affiche.

2. Cliquez sur Oui.

La version de collection est réindexée.

Erreurs d'import / export

Une erreur peut apparaître à la fin d'un import ou d'un export. Dans ce cas, une notification s'affiche en bas de l'écran, permettant de consulter les erreurs.
        

1. Cliquez sur le lien Voir les détails situé dans la notification.

 Le détails des erreurs est affiché dans une fenêtre superposée.
        

2. Cliquez sur  en bas de la fenêtre pour copier le détails des erreurs.

3. Collez le contenu dans un fichier texte.

4. Déclarez un incident sur le site Support EasyVista en fournissant le fichier d'erreurs.