Les reportings


Definition

Un reporting permet d'extraire des données Product name - ev itsm.png (en temps réel) en vue de générer des états statistiques.

EndDefinition

À la différence des filtres et vues présents au niveau de chaque élément de l'application, les reportings permettent de personnaliser les états pour chaque menu en dehors des processus prédéfinis. Ils peuvent également être utilisés comme outil d'archivage ou pour constituer un historique des statistiques, en conservant de façon régulière des "photos" des informations gérées à un instant donné.

    Example documentation icon FR.png

  • Vues : Liste des matériels en stock, Liste des incidents en retard
  • Reportings : États d'activité mensuelle des demandes, Points de situation du Service Desk
     

Chaque reporting :

  • est constitué d'un ensemble de filtres et de vues s'appuyant sur une requête parent contextuelle au menu auquel il est rattaché ;
  • est exécuté en appliquant l'un des filtres et en présentant les données extraites via l'une des vues ; 
  • peut être exécuté :
    • manuellement via le menu auquel il est rattaché ;
    • automatiquement suivant une périodicité définie via un reporting programmé ; l'état généré (PDF, CSV...) est alors envoyé automatiquement par e-mail à une liste de destinataires.

      Example documentation icon FR.png  Exécution tous les mois des rapports d'activité mensuelle et envoi aux responsables du service informatique

  • est associé à un dossier, permettant d'organiser les reportings suivant leur fonction.

Exemples

1. Le reporting Postes sous garantie par configuration est défini pour le menu Asset Management et s'appuie sur la requête parent Matériels ; il utilise :

  • 2 filtres : Matériels Marketing sous garantie ; Matériels Autres sous garantie
  • une vue : Liste des matériels sous garantie

Depuis le menu Asset Management, 2 reportings peuvent être exécutés :

  • Application du filtre Matériels Marketing sous garantie et vue Liste des matériels sous garantie --> génération d'un état statistique affichant les matériels sous garantie ayant une configuration Marketing
  • Application du filtre Matériels Autres sous garantie et vue Liste des matériels sous garantie --> génération d'un état statistique affichant les matériels sous garantie ayant une configuration autre que Marketing

2. Pour éviter de lancer manuellement le reporting de l'exemple précédent, des reportings programmés sont générés avec une périodicité d'exécution pour chacun des états statistiques :

  • périodicité d'exécution : Tous les 1er du mois à 7h
  • date de prochaine exécution : le1er août

Pour vérifier immédiatement les 2 reportings programmés sans attendre le 1er août, mettez-les en activité en saisissant comme date de prochaine exécution la fréquence précédente d'exécution : la première exécution étant prévue le 1er août, saisissez comme date de prochain calcul le 1er du mois précédant la date courante, c'est-à-dire le 1er juillet.

Remarques

  • Un reporting peut être modifié soit via le menu Administration > Reporting, soit via l'option Reporting du menu auquel il est rattaché.
  • Un nouveau reporting peut être créé uniquement via le menu Administration > Reporting.
  • Vous pouvez créer une nouvelle requête parent uniquement à la création d'un reporting. Celle-ci est associée au reporting et devient également disponible sur l'ensemble des écrans utilisant une requête parent.
  • Vous pouvez ajouter manuellement d'autres champs à la requête parent du reporting, sous réserve de disposer des droits d'édition des affichages pour le module auquel est rattachée l'option de menu utilisant le reporting. Cliquez sur Edit icon.png en regard de ce champ.
  • Vous pouvez modifier les filtres et vues d'un reporting via l'option Reporting du menu concerné, sous réserve de disposer des droits d'édition des filtres et des vues pour le module auquel est rattachée l'option de menu Reporting. Cliquez sur Edit icon.png à droite des listes déroulantes Filtre et Vue.
  • Dans un reporting programmé, l'émetteur de l'e-mail est celui spécifié dans le paramètre MAILER_SCHEDULER .
  • Une fois planifié et activé, le reporting programmé apparaît dans les tâches planifiées. Si son exécution ne se déclenche pas, vérifiez que le scheduler est démarré et correctement paramétré.
  • Vous pouvez exporter et importer les reportings.
  • Le moteur d'exécution des reporting schedulé intègre une sécurité pour garantir les performances. Si le résultat d'une requête individuelle prend plus de 5 minutes à s'exécuter, cette requête est interrompue et le fichier attaché contenant les résultats de la requête est vide. Les requêtes qui prennent plus de 5 minutes sont la plupart du temps des requêtes avancées en SQL non optimisées. Consultez les recommandations d'optimisation SQL  pour plus de détails.

Best Practice big icon.pngBonnes pratiques

  • Pour présenter les résultats d'un reporting programmé par domaine, créez autant de reportings programmés que de domaines à suivre.
  • Lors de la création d'un reporting programmé, forcez la première exécution en postdatant la date de mise en activité, afin de contrôler immédiatement le contenu de l'état sans attendre la date planifiée de première exécution.
  • Pour ne pas ralentir les performances réseau, planifiez l'exécution et l'envoi des reportings programmés complexes en dehors des plages d'accès à Product name - ev itsm.png (la nuit ou le week-end).
  • Prévoyez l'espace disque nécessaire pour les gros fichiers (comme les fichiers CSV), aussi bien sur le serveur applicatif que sur le serveur de messagerie.
  • Vérifiez les limites de taille imposées pour l'envoi des pièces jointes par e-mail.
  • Vérifiez que le paramétrage pour la réception des rapports sur votre serveur web est correct.
  • Lorsque le déclenchement d'un reporting programmé dépend de la fin d'exécution d'un reporting programmé B dont la durée de traitement est aléatoire (variabilité due à la volumétrie, au temps d'accès…), définissez et planifiez un séquencement de tâches entre ces 2 traitements plutôt que de définir une périodicité à heure fixe pour le reporting programmé A.

Description des écrans

Reportings

        Reporting.png

Accès menu : Administration > Reporting > Reporting

Informations principales

Nom : Libellé identifiant le reporting. 

Commentaire : Zone de commentaire libre permettant de détailler le reporting. 

Thème : Nom du menu auquel est rattaché le reporting. Le reporting est affiché dans l'option Reporting de ce menu.

Nom du dossier : Nom du dossier des reportings où est sauvegardé le reporting. 

Requête parent : Nom de la requête parent à laquelle est rattachée le reporting.

  • Seules les requêtes parent définies pour le Thème sont proposées.
  • Vous pouvez créer une nouvelle requête parent via Add icon.png (Note : Uniquement lorsque vous créez un nouveau reporting et que vous n'avez pas sélectionné de requête parent).
  • Vous pouvez ajouter des champs manuellement via Edit icon.png.

Fiche : Nom de la fiche à ouvrir lorsque l'utilisateur sélectionne un enregistrement dans le reporting. 

  • Seules les fiches liées à la Requête parent sont proposées.
  • Le mode d'affichage de la fiche dépend de l'option sélectionnée :
    • Intégrée : affichage de l'enregistrement en mode Fiche, modifiable suivant les droits de l'utilisateur ; icône Display popup icon.png affichée en début de chaque ligne du reporting
    • Popup : affichage d'informations contextuelles à l'enregistrement dans une fenêtre secondaire, non modifiables ; icône Display popup icon.png affichée en fin de chaque ligne du reporting 

Gestion des filtres

Nom : Filtre associé au reporting, qui peut être élaboré en mode assisté ou en mode avancé.

FilterMode_AssistedAdvanced
  • Mode assisté
             Filter assisted mode.png

    • Les critères sont sélectionnés uniquement parmi les champs de la requête parent (mode simple) et les éventuels champs supplémentaires ajoutés manuellement (mode complet).
    • Une aide à la saisie des conditions est disponible sur certains champs.
               Example documentation icon FR.png  Plages sur les dates ; Listes de valeurs ; Arborescences
       
    • Les champs ajoutés manuellement sont affichés sous leur nom d'alias ; si celui-ci n'est pas renseigné, ils sont affichés sous leur nom physique.

      Example documentation icon FR.png

      • Nom d'alias : Téléphone
      • Nom physique : PHONE_NUMBER
  • Mode avancé
             Filter advanced mode.png

    • Une requête SQL est saisie, pouvant faire appel à l'ensemble des champs du modèle de données.
    • Aucune aide à la saisie n'est disponible.

Plus icon.png : ajoute un nouveau filtre

Display popup icon.png : modifie le filtre

Minus icon.png : supprime le filtre

Par défaut : Lorsque plusieurs filtres sont définis pour le reporting, le filtre par défaut est celui proposé automatiquement dans la liste déroulante Filtre sur l'écran Reporting du menu concerné. 

Gestion des vues

Nom : Libellé de la vue associée au reporting. 

Plus icon.png : ajoute une nouvelle vue

Display popup icon.png : modifie la vue

Minus icon.png : supprime la vue

Par défaut : Lorsque plusieurs vues sont définies pour le reporting, la vue par défaut est celle proposée automatiquement dans la liste déroulante Vue sur l'écran Reporting du menu concerné. 

Reportings programmés

        Scheduled reporting.png

Accès menu : Administration > Reporting > Reporting programmé

Informations principales

Nom : Libellé identifiant le reporting programmé. 

Domaine : Nom du domaine pour lequel est défini le reporting programmé, qui permet de générer les états à partir des données de certaines localisations / entités / catégories de matériel / sujets. 

  • Par défaut, le reporting programmé est défini pour le domaine Toute la société.
  • Pour générer des états sur plusieurs domaines, créez autant de reportings programmés que de domaines souhaités.

Périodicité : Périodicité d'exécution du reporting programmé, prise en compte à partir de la Date de prochain calcul. Les paramètres varient suivant le type de périodicité sélectionné :

  • Tous les [N] mois / jours / heures : saisissez la fréquence souhaitée, exprimée en Temps Universel ;
  • Dépend de : exécute le reporting programmé automatiquement après la fin de l'exécution d'un autre reporting programmé (séquencement de tâches). La liste propose tous les reportings programmés existants.

Example documentation icon FR.png Tous les 3 mois, le 30 à 18 heures ; Tous les 15 jours à 22 heures ; Toutes les 3 heures

Date de prochain calcul (Note : Uniquement si la Périodicité est différente de l'option Dépend de) : Date / heure à laquelle est prévue la prochaine exécution du reporting programmé.

  • Mise à jour : également via l'assistant Activer

Best Practice icon.png  Pour exécuter immédiatement le reporting programmé : saisissez une date antérieure à la date du jour.

Destinataires (Employés) / (Groupes) : Liste des destinataires du reporting programmé. Il peut s'agir d'employés et / ou de groupes d'employés. 

  • Au moins un destinataire doit être sélectionné : employé ou groupe. 
  • Cliquez sur l'icône Users list icon.png pour sélectionner un employé ou Groups list icon.png pour sélectionner un groupe et sélectionnez les destinataires à partir de la fenêtre d'aide à la saisie ou saisissez directement les noms des destinataires dans chaque champ, en séparant les valeurs par un point-virgule.

Intitulé : Sur l'e-mail de notification envoyé aux destinataires, intitulé indiquant l'objet du reporting programmé. 

Message : Corps de l'e-mail de notification. 

Liste des reportings

Ensemble des reportings à envoyer aux destinataires.

  • Sélectionnez le filtre et la vue à utiliser pour générer l'état, ainsi que le format de sortie.
  • Seuls les filtres et vues définis pour le reporting sélectionné sont proposés.

Plus icon.png : associe un nouveau reporting au reporting programmé

Minus icon.png : supprime le reporting associé

Liste des tables croisées

Ensemble des tables croisées à envoyer aux destinataires. Une table croisée permet de croiser des informations différentes (ex. : Nb d'incidents par localisation et par urgence). Pour restreindre la sélection, un filtre peut être appliqué (ex. : juste les incidents ouverts). 

  • Sélectionnez la table et le filtre à utiliser pour générer l'état, ainsi que le format de sortie.
  • Seuls les filtres définis pour la table croisée sélectionnée sont proposés.
  • Les tables croisées sont définies dans le menu Continual Improvement

Plus icon.png : associe une nouvelle table croisée au reporting

Minus icon.png : supprime la table croisée

Procédures et Assistants

Comment créer un reporting et l'utiliser dans un reporting programmé

1. Allez sur l'écran Administration > Reporting > Reporting ; cliquez sur Add icon.png.

2. Saisissez les paramètres du reporting :

  • Vous pouvez ajouter des champs à la requête parent : cliquez sur Edit icon.png en regard du champ Requête parent (vous devez être attaché à un profil ayant les droits d'affichage pour le module).
  • Vous pouvez créer une nouvelle requête parent en cliquant sur Add icon.png (Note : L'icône n'est plus disponible si vous avez déjà sélectionné une requête).

3. Sauvegardez vos modifications en cliquant sur [ TERMINER ].

4. Vérifiez que le nouveau reporting est présent sur l'option Reporting du menu auquel il est rattaché.

5. Définissez le reporting programmé associé au nouveau reporting :

  • allez sur l'écran Administration > Reporting > Reporting programmé ; cliquez sur Add icon.png ;
  • saisissez les paramètres du reporting programmé et indiquez quels sont les reportings à envoyer par mail aux destinataires ;
  • cliquez sur [ TERMINER ].

6. Mettez en activité le nouveau reporting programmé :  lancez l'assistant Activer puis vérifiez la présence du traitement dans la liste des tâches planifiées.

Comment créer un reporting à partir d'un modèle

1. Allez sur la liste des reportings ; cliquez sur Edit icon.png en regard de celui devant servir de modèle.

2. Saisissez le nom du nouveau reporting et modifiez les paramètres souhaités.

3. Sur la dernière étape de l'assistant, cliquez sur [ ENREGISTRER SOUS ] pour ne pas écraser le modèle.

Les assistants

Reportings

Delete icon.png : Supprime le reporting. 

Edit icon.png : Modifie le reporting. 

Reportings programmés

Activer : Met en activité le reporting programmé et déclenche son exécution périodique en indiquant la date de prochaine exécution. 

Best Practice icon.png  

  • Pour initialiser immédiatement l'exécution du traitement, saisissez une date de prochaine exécution antérieure à la date du jour. 
  • Pour vérifier que le traitement est activé :
    • allez sur la page Administration > Reportings > Reporting programmés > Liste et vérifiez que la case Activée est cochée ;
    • allez sur la page Administration > Tâches planifiées > Reportings programmés et vérifiez que le traitement est présent.

Désactiver : Stoppe l'exécution périodique du reporting programmé.

Best Practice icon.png  Pour vérifier que le traitement est désactivé : 

  • allez sur la page Administration > Reportings > Reporting programmés > Liste et vérifiez que la case Activée n'est pas cochée.
  • allez sur la page Administration > Tâches planifiées > Reporting programmés et vérifiez que le traitement n'est pas présent.

Delete icon.png : Supprime le reporting programmé. 

Edit icon.png : Modifie le reporting programmé.

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Modifié par Utilisateur inconnu le 2019/05/20 17:56
Créé par Administrator XWiki le 2013/03/25 18:14

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