Les projets


Definition

Un projet est un ensemble de tâches planifiées auxquelles sont allouées des ressources. Les projets gérés dans Service Manager sont des projets IT sous la responsabilité de la DSI, qui permettent de planifier des changements organisationnels impactant l'informatique.

EndDefinition

exemple   Déménagement d'un site, Déploiement d'une application ou d'un logiciel, Changement du réseau de télécommunication, Mise en œuvre de la GED

Chaque projet :

  • a un objectif défini et précis, sur une durée prévisionnelle limitée ;
  • fait l'objet au préalable d'une estimation de son budget et de son risque afin d'évaluer l'opportunité de son démarrage ;
  • met en œuvre un ensemble de ressources humaines, matérielles et  logicielles ;
  • comprend un ensemble d'étapes planifiées séquentiellement via le diagramme de Gantt et identifiées de façon unique par un WBS (Work Breakdown Structure ou Organigramme des Tâches) ; chaque étape peut définir :
    • une tâche : réalisation d'une action individuelle par des participants au projet ;

      exemple  Rédaction manuel utilisateur affectée à Carole Adam

    • un jalon : point de repère au cours de l'avancement du projet, sans affectation de ressource et ayant une durée nulle ;

      exemple   Fin du développement

    • une tâche de regroupement : période large englobant un ensemble de sous-tâches, sans affectation de ressource.

      exemple   Documentation et Formation englobant les tâches Rédaction manuel utilisateur, Rédaction guide d'administration et Formation des utilisateurs  - Open url.png voir Exemple du Diagramme de Gantt

  • peut être lié à des matériels, des CI, des demandes de changement, des incidents… ;
  • est constamment évalué grâce à 4 indicateurs de santé permettant au chef de projet d'anticiper tout débordement en termes de budget, délais, progression et charge, et de réaliser les ajustements nécessaires  - Open url.png voir Portefeuille des projets ;
  • peut être élaboré à partir d'un modèle ou par duplication d'un autre projet ;
  • est associé à une catégorie, permettant d'organiser les projets suivant leur fonction.

    Open url.png voir Cycle de vie d'un projet

Exemples

Modèle de projet vs Duplication d'un projet

Le projet Déploiement de la GED doit être mis en oeuvre sur les 3 sites de la société Boston, Londres et Paris. Il est découpé en 9 tâches  - Open url.png voir Diagramme de Gantt

  • Solution n° 1 : Créer le projet pour chacune des localisations
    --> Inconvénient : Le projet doit être créé 3 fois, en effectuant à chaque fois la création des 9 tâches et les affectations aux ressources.
  • Solution n° 2 : Créer un modèle puis créer les 3 projets à partir de celui-ci
    --> Inconvénient : Une fois le déploiement effectué sur les 3 sites, le projet n'a plus vocation à resservir. Il n'est donc pas nécessaire de conserver le modèle dans la bibliothèque.
  • Solution n° 3 : Créer le projet pour le 1er site Boston et lui donner l'autorisation à duplication ; Créer ensuite les 2 autres projets en le dupliquant
    --> Avantage : Les 9 tâches et les affectations aux ressources sont automatiquement recopiées et seule la localisation Londres et Paris doit être modifiée sur chaque nouveau projet.
    Une fois les 3 projets créés, l'autorisation à duplication du projet Boston ayant servi de modèle temporaire est retirée.


Calcul des charges d'un projet

Un projet a une durée prévue de 10 jours, avec une durée de référence journalière de 7 heures --> Charge prévue = 70 heures (10j * 7h/j)

Tâche Heures prévues Heures réalisées Affectation Taux d'avancement
Documentation 42 17 Carole Adam 10 %
Formation 28 0
Total 70 = Charge planifiée 17 = Charge réalisée

% de réalisation = 6 %

==> ([ [ (42 * (10 / 100)) + (28 * (0 / 100)) ] / (42 + 28) ] * 100)

% de charge = 24,28 %

==> ([ (17 + 0) / (42 + 28) ] * 100)

Remarques

  • EasyVista n'impose pas de méthodologie de projets. Ceux-ci ne sont pas pilotés par un workflow, l'avancement des tâches et l'évolution du statut doit se faire manuellement.
  • Pour faciliter la création, un projet peut être créé :
    • depuis un projet existant servant de modèle temporaire, en recopiant toute la structure des ressources et des tâches ;
    • depuis un modèle de projet ;
    • depuis un fichier créé par MS-Project, exporté au préalable au format XML.
      • Sous MS-Project, plusieurs ressources peuvent être affectées à une tâche. Au moment de l'import, une tâche récapitulative est alors créée pour la tâche, avec autant de sous-tâches qu’il y a de ressources affectées.
      • Service Manager ne gérant que les jours entiers, les heures sur les tâches sont systématiquement tronquées lors de l’import.
  • Seul le chef de projet peut modifier une fiche Projet (via l'option Mes projets) ou le diagramme de Gantt. Les utilisateurs définis comme participants ont uniquement un accès en consultation (via l'option Tous les projets).
  • Seul le chef de projet peut affecter des ressources sur un projet non terminé :
  • Les valeurs saisies au niveau de la fiche Projet sont des valeurs globales. Le détail par tâche s'effectue au niveau du diagramme de Gantt (coût, période de réalisation, charge).
  • La date de fin du projet est indépendante de la date de fin de réalisation de la dernière tâche du projet.
  • Un projet peut être terminé de façon anticipée via l'assistant Abandon.

Attention

  • Le WBS ne supporte pas plus de 999 tâches par niveau hiérarchique. Si le nombre de tâches pour un niveau est plus important, vous devez soit éclater votre projet en plusieurs sous-projets, soit créez des tâches de regroupement.
  • Soyez vigilant si vous modifiez les éléments prévisionnels du projet (période / charge de travail / budget prévus) car ils servent de référence pour le calcul des indicateurs de santé affiché sur le portefeuille des projets.
  • Le WBS est recalculé automatiquement à chaque changement de niveau des tâches. Utilisez l'assistant Recalcul du WBS des tâches uniquement si la numérotation est devenue incohérente car toutes les tâches de regroupement et toutes les sous-tâches redeviennent alors des tâches de niveau 1.

Bonnes pratiques

  • Utilisez le diagramme de Gantt pour créer les tâches et affecter les ressources  - Open url.png voir Procédure
  • Pour concevoir rapidement un nouveau projet et limiter les risques d'oubli d'étapes, utilisez un modèle de projet ou dupliquez un projet existant ayant une structure quasi-identique.
  • Si le projet a vocation à resservir temporairement, ne créez pas un modèle mais donnez au projet l'autorisation à duplication (champ Peut être dupliqué)  - Open url.png voir Exemple
  • La mise à jour du statut du projet se fait automatiquement uniquement à la création du projet et lorsqu'un assistant de fin de projet est lancé. Modifiez-le manuellement tout au long de l'avancement du projet.
  • Les ressources liées au projet autres que les participants (matériels, logiciels, CI, ...) sont données à titre informatif mais ne sont pas impactées au cours des étapes du projet. Créez des alertes, des règles métier ou des notifications sur ces éléments si vous souhaitez informer les utilisateurs.

    exemple   Le projet Mise en œuvre du logiciel SAP nécessite l'utilisation d'un serveur à temps plein durant une journée ==> Créez une alerte pour prévenir le responsable informatique de l'indisponibilité prévue du matériel. 

Accès menu

  • Projet > Projet > Mes projets ou Nos projets (Groupes / Participants) ou Tous les projets

Description de l'écran

        Project.png

TabUpdateRules_After2016Versions

Open url.png voir Principes généraux de mise à jour d'un onglet

Création d'un nouvel élément Suppression d'un élément ou d'une association avec un élément lié

assistant Nouveau en haut de l'onglet

Fundamentals - Form - New wizard.png

Survol de l'élément avec la souris puis Trash icon.png

Fundamentals - Form - Delete wizard.png

Liste alphabétique des onglets

QuickAccess

Détail

N° de projet : Numéro du projet, généré automatiquement à sa création.

  • Pour formater le numéro : écran Administration > Paramétrages > Champs autoincrémentés
  • Pour interdire sa modification, passez en mode Édition et mettez le champ en lecture seule  - Open url.png voir  Paramétrage des fiches

Statut : Statut actuel du projet, permettant de notifier son avancement.

  • Mise à jour : automatique uniquement à la création du projet et via les assistants de fin de projet
     
ProjectName

Nom du projet : Libellé permettant d'identifier le contenu du projet.

EndProjectName

Peut être dupliqué : Indique si le projet peut servir de modèle temporaire pour créer un nouveau projet (case cochée - toute la structure est recopiée : tâches, affectation des ressources) ou non (case non cochée).

  • Les modèles temporaires ne sont pas stockés dans la bibliothèque de modèles  - Open url.png voir Exemple
  • La structure dupliquée peut être modifiée sur le nouveau projet.
     
ProjectType

Catégorie : Catégorie à laquelle est rattaché le projet, détaillée avec l'arborescence complète.
         exemple   Projet >  Mise en oeuvre logiciel

  • Seules les catégories dont la date de fin de validité est vide ou postérieure à la date du jour sont proposées.
EndProjectType
ProjectManager

Chef de projet : Nom du responsable du projet.

  • C'est la seule personne pouvant modifier les informations du projet et éditer le diagramme de Gantt, en affectant des ressources ou en planifiant des tâches. 
  • Par défaut, à la création d'un projet, il s'agit de la personne connectée à Service Manager
EndProjectManager
ScheduledDate

Date de début / Date de fin prévue : Période prévue de réalisation du projet, servant de référence tout au long de sa vie pour évaluer les écarts d'avancement des tâches. Il s'agit de l'indicateur Délais sur le portefeuille des projets.

  • Le détail des périodes prévues de réalisation par tâche est fait au niveau du diagramme de Gantt.
  • La date de fin prévue n'est pas modifiée par la planification sur le diagramme de Gantt. Cela permet d'identifier les tâches en retard.
EndScheduledDate
DurationWorkingDay

Durée d'une journée (Heures) : Charge de travail moyenne exécutée au cours d'une journée, servant de référence pour calculer la durée des charges du projet.

  • Exprimée en heures:minutes.
EndDurationWorkingDay
PlannedBudget

Budget prévu : Coût total prévu du projet, servant de référence pour évaluer les écarts des coûts de réalisation des tâches. Il s'agit de l'indicateur Budget sur le portefeuille des projets.

  • Exprimé dans la devise du site.
  • Le détail des coûts prévus par tâche est fait au niveau du diagramme de Gantt.
EndPlannedBudget

Date de fin : Date de fin effective du projet ou d'annulation.

  • Les tâches en retard sont celles dont la date de fin prévue est postérieure à cette date.
  • Mise à jour : via les assistants de fin de projet
     

Charge planifiée : Cumul du temps de réalisation prévu pour l'ensemble des tâches du projet (tâches planifiées, affectées ou non à un intervenant).

  • Exprimée en heures:minutes.
  • Ne tient pas compte de l'avancement des charges.
  • Calculé et réactualisé automatiquement à chaque modification de la planification sur le diagramme de Gantt.

         Open url.png voir Exemple

Location

Localisation : Localisation pour laquelle est réalisé le projet.

  • Cette information permet d'afficher le projet en fonction des domaines du responsable.
EndLocation
Department

Entité : Entité pour laquelle est réalisé le projet.

  • Cette information permet d'afficher le projet en fonction des domaines du responsable.
EndDepartment

Charge réalisée : Cumul du temps de réalisation passé par les intervenants sur l'ensemble des tâches du projet (tâches terminées et tâches en cours de réalisation).

  • Exprimée en heures:minutes.
  • Calculé et réactualisé automatiquement à chaque saisie des feuilles de temps.

         Open url.png voir Exemple

ScheduledWorkload

Charge prévue : Temps total prévu pour la réalisation du projet, servant de référence pour suivre les temps de réalisation des tâches. Il s'agit de l'indicateur Charge sur le portefeuille des projets.

  • Exprimée en heures:minutes.
  • Le détail des charges prévues par tâche est fait au niveau du diagramme de Gantt.
  • Attention : Veillez à bien saisir la charge en tenant compte de la durée de référence journalière du projet.
EndScheduledWorkload

       Open url.png voir Exemple

Pourcentage de charge : Taux d'avancement moyen prévu, compte tenu du temps passé sur chacune des tâches. Il s'agit de l'indicateur Progression sur le portefeuille des projets.

  • (∑ temps passé / ∑ temps prévu) * 100
  • Calculé et réactualisé automatiquement à chaque saisie d'une feuille de temps et à chaque modification de la planification sur le diagramme de Gantt.

         Open url.png voir Exemple

Pourcentage de réalisation : Taux d'avancement moyen du projet, compte tenu de l'avancement actuel de chacune des tâches. Il s'agit de l'indicateur Progression sur le portefeuille des projets.

  • [ ∑ (temps prévu * taux d'avancement) / ∑ temps prévu ] * 100
  • Calculé et réactualisé automatiquement à chaque saisie d'une feuille de temps et à chaque modification de la planification sur le diagramme de Gantt.

         Open url.png voir Exemple

Description

Description : Description générale du projet, permettant d'expliciter ses objectifs, ses contraintes…

EndDescription

Synthèse

Informations détaillées permettant d'expliciter les indicateurs de santé affichés sur le portefeuille des projets : respect en termes de budget, délais, progression et charge de travail.

  • Accessible uniquement en consultation.
  • Mise à jour : automatique tout au long de l'avancement du projet

Risques

Risque global du projet, qui peut être chiffré et/ou évalué à partir d'un niveau (élevé, moyen…).

  • Le coût envisagé du risque peut être détaillé plus finement via l'onglet Aléas.

Discussions

DiscussionTab

Liste des discussions auxquelles a accès l'utilisateur en fonction de son domaine et de la visibilité de la discussion.

  • Saisissez les mots-clés souhaités dans le cadre Rechercher et appuyez sur la touche Entrée
  • Pour annuler les critères de filtre et accéder à la liste complète des discussions (sous réserve des droits d'accès), cliquez dans le cadre puis sur Discussion - Delete icon.png.
ProjectTabs

Planning

Ensemble des tâches et jalons du projet, permettant de représenter de façon synthétique l'organisation des travaux, l'affectation des ressources aux différentes tâches et les écarts entre le prévisionnel et le réalisé. 

  • Mise à jour : via le diagramme de Gantt
  • Charge prévue et Temps passé : exprimés en heures:minutes.

Tâches

Note : Uniquement sur l'écran Mes projets

Liste des tâches du projet, qui peuvent être des étapes réalisées individuellement par un intervenant ou des tâches de regroupement englobant plusieurs sous-tâches.

  • Mise à jour : via le diagramme de Gantt ou via cet onglet
  • Une tâche est affectée à un participant unique, jamais à un groupe.
  • Chaque tâche est planifiée sur une période d'au minimum une journée et comporte une durée prévue, un temps passé et un coût estimé.
  • Charge prévue et Temps passé : exprimés en heures:minutes.

Best Practice icon.png  Définissez les tâches et leur affectation via le diagramme de Gantt  - Open url.png voir Procédure. Cela vous permet également de visualiser graphiquement les tâches en retard.

Jalons

Note : Uniquement sur l'écran Mes projets

Liste des jalons du projet, qui peuvent être :

  • des étapes intermédiaires de durée nulle et sans ressource affectée, qui permettent de définir des repères graphiques pour des points importants dans le projet (liées à des contraintes internes ou externes) ;
             exemple   Fourniture de livrables
  • des points de validation intermédiaires aux étapes clés du projet, qui permettent de faire le point sur l'avancement du projet en termes de délais ou de coûts. 
  • Mise à jour : via le diagramme de Gantt ou via cet onglet
  • La numérotation WBS est effectuée automatiquement.

Best Practice icon.png  Définissez les jalons via le diagramme de Gantt  - Open url.png voir Procédure

Participants

Liste des utilisateurs affectés à des tâches du projet ou susceptibles d'intervenir au cours du projet.

  • Mise à jour : via le diagramme de Gantt ou via cet onglet ou automatiquement lorsque le projet est créé depuis un fichier créé par MS-Project
  • Les participants retirés du projet n'apparaissent plus sur l'onglet même s'ils ont été auparavant affectés à des tâches du projet (l'affectation de ses tâches est conservée). Ils peuvent reprendre un statut actif à tout moment.

Best Practice icon.png  Définissez les participants via le diagramme de Gantt  - Open url.png voir Procédure

Matériels

Liste des matériels utilisés par le projet.

Licences

Liste des licences utilisées par le projet.

Contrats

Liste des contrats liés au projet.

Éléments de configuration

Liste des CI utilisés par le projet.

Projets

Liste des autres projets liés au projet.

  • Mise à jour : via cet onglet

Demandes de changement

Liste des demandes de changement liées au projet.

  • Mise à jour : via l'assistant Affectation à un projet disponible sur les fiches Demande de changement ou via cet onglet

Incidents

Liste des incidents liés au projet.

Demandes de service

Liste des demandes de service liées au projet.

Problèmes

Liste des problèmes liés au projet.

Demandes d'investissement

Liste des demandes d'investissement liées au projet.

  • Mise à jour : via l'assistant Affectation à un projet disponible sur les fiches Demande d'investissement ou via cet onglet

Groupes

Liste des groupes intervenant sur le projet.

  • Mise à jour : via cet onglet
  • Les tâches ne peuvent pas être affectées à un groupe.

Documents

Liste des documents stockés sur le serveur concernant le projet.

exemple   Documentation, Compte-rendu de réunions

  • Mise à jour : via cet onglet

Aléas

Ensemble des événements permettant de justifier le risque global du projet.

exemple   Complexité du projet, Changement de législation, Non acceptation du changement par les utilisateurs, Bugs du produit

Historique des mouvements

HistoryOfChangeTab

Liste de toutes les modifications effectuées sur la fiche de l'objet courant. 

EndProjectTabs

Procédures et Assistants

Comment créer un projet

Étape 1 : Création du projet

1. Allez sur l'écran Projet > Mes projets.

2. Cliquez sur Add icon.png.

3. Sélectionnez le mode de création du projet.

Initialisation à partir d’un fichier créé par MS-Project

  • Cliquez sur l'option Importé depuis MS Project et téléchargez le fichier exporté au format XML.
  • Cochez la case Ajouter dans EasyVista les intervenants MS Project inconnus pour créer automatiquement les ressources qui n’existent pas dans la table des utilisateurs Service Manager.
    • Le lien entre Service Manager et MS Project s’effectue sur le nom de l’utilisateur. 
    • Pour chaque employé nouvellement créé, l'administrateur doit ensuite leur attribuer un profil, un domaine et un mot de passe, afin qu'ils puissent se connecter à Service Manager, visualiser les tâches qui leur sont attribuées et remplir leurs feuilles de temps.
       

Création d'un projet vierge

  • Cliquez sur l'option Créé dans EasyVista.
  • Cliquez sur Suivant.
  • (optionnel) Sélectionnez un modèle pour initialiser la structure du projet (tâches, affectation des ressources) à partir d'un modèle. Note : La liste propose tous les modèles de la bibliothèque ainsi que tous les projets ayant vocation à être dupliqués sont proposés.
  • Cliquez sur Suivant et saisissez les informations principales du projet.
  • Cliquez sur Terminer.
  • (optionnel) Modifiez le numéro de projet.
  • Cliquez sur Terminer.
    La fiche Projet est affichée.

Étape 2 : Saisie des tâches et des ressources via le diagramme de Gantt

1. Cliquez sur Black Down arrow icon.png en regard du champ Projet puis sur Display Gantt icon.png Voir le Gantt.
Le diagramme de Gantt est affiché.

2. Saisissez les informations  -  Open url.png voir Procédure

3. Cliquez sur Save icon.png.

Étape 3 : Saisie des informations complémentaires du projet

1. Fermez le diagramme de Gantt.
La fiche Projet est affichée.

2. Renseignez les informations manquantes au travers des différents onglets.

3. Cliquez sur Save icon.png.

Les assistants

Abandon du projet
Fin du projet
Recalcul du WBS des tâches

Tags:
Modifié par Utilisateur inconnu le 2021/08/13 16:52
Créé par Administrator XWiki le 2013/03/25 18:29

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