Profils utilisateur


Definition

Les profils permettent de délimiter le périmètre fonctionnel de l'application Service Manager pour un employé / groupe donné. Ils sont propres à chaque organisation et peuvent, par exemple, être définis par rapport aux métiers exercés par les employés en fonction de leurs tâches.

EndDefinition

Définir un profil consiste à :

  • définir les droits d'accès aux objets : menus, fiches , filtres, vues, assistants, ... ;
  • définir les droits d'édition (ajout, modification, suppression) sur les objets et les données ;
  • définir les droits d'accès aux web services fournis par l’API REST Service Manager ;
  • définir l'affichage de représentations secondaires en lieu et place des représentations principales des fiches, pour tenir compte d'un contexte particulier (nature de l'enregistrement, profil de l'utilisateur connecté, ...).

L'attribution des profils aux utilisateurs est sécurisée via le concept de profil maître qui définit une hiérarchie des profils et de leurs droits -  Open url.png voir Exemple

Exemple

1. Création des profils : accès des utilisateurs uniquement aux tâches correspondant à leurs fonctions.

  • Profil Gestionnaire du parc : attribué aux utilisateurs chargés de la gestion du parc informatique. Accède au menu Administration.
  • Profil Prise d'appel : attribué aux utilisateurs chargés de la gestion des appels à la hotline. N'accède pas au menu Administration.

2. Création des représentations : accès des utilisateurs uniquement aux données correspondant à leur profil.

  • Représentation principale : fiche Matériel affichant les champs nécessaires à la saisie d'un matériel informatique. Visible pour tout utilisateur ayant un profil Logistique.
  • Représentation secondaire : fiche Matériel masquant les données financières. Visible uniquement pour un utilisateur ayant un profil Gestionnaire du parc.

3. Attribution des profils :

  • Profils maîtres de chaque profil :
    • Profil Gestionnaire du parc : Profil maître = Administrateur. Est profil maître du profil Prise d'appel.
    • Profil Prise d'appel : Profils maîtres = Gestionnaire du parc, Administrateur.
    • Profil Responsable bureautique : Profil maître = Administrateur.
    • Profil Administrateur : Est profil maître de tous les profils.
  • Qui peut attribuer les profils ?
    • Utilisateur avec un profil Gestionnaire du parc : Peut attribuer son propre profil et le profil Prise d'appel à tout autre utilisateur.
    • Utilisateur avec un profil Responsable bureautique : Peut attribuer uniquement son propre profil à tout autre utilisateur.
    • Utilisateur avec un profil Prise d'appel : Aucun droit pour attribuer un profil.
    • Utilisateur avec un profil Administrateur : Peut attribuer tous les profils.
Le profil... a comme profil maître... | est profil maître de... peut attribuer le profil...
Administrateur | Gestionnaire du parc | Prise d'appel | Responsable bureautique
Administrateur | Gestionnaire du parc ; Prise d'appel ; Responsable bureautique Select ok icon.png | Select ok icon.png | Select ok icon.png | Select ok icon.png
Gestionnaire du parc Administrateur | Prise d'appel | Select ok icon.png | Select ok icon.png |
Prise d'appel Administrateur ; Gestionnaire du parc | | | |
Responsable bureautique Administrateur | | | | Select ok icon.png

Remarques

  • Chaque utilisateur est rattaché à un profil unique.
  • Un utilisateur sans profil peut se connecter à Service Manager via un profil par défaut défini dans les paramètres divers ({ADMIN} ID du profil par défaut). Il a alors accès uniquement au menu Self Service.
  • Les accès par profil aux assistants et aux représentations conditionnelles peuvent également être définis via l'écran Fiche (sous réserve de disposer des droits d'édition des affichages pour le menu concerné).
  • La gestion des accès au menu Amélioration continue se fait uniquement via l'écran Amélioration continue > Édition du menu (sous réserve de disposer des droits d'édition des affichages pour ce menu).
  • Un utilisateur peut attribuer son profil à tout autre utilisateur, sous réserve de disposer d'un accès au menu Administration et des droits appropriés.
  • Profils maîtres :
    • Seuls les profils maîtres d'un profil peuvent attribuer ce profil aux utilisateurs.
    • L'utilisateur Administrateur est généralement l'utilisateur de plus haut niveau de la hiérarchie des profils : il doit être défini comme profil maître de tous les utilisateurs pour pouvoir définir les droits de tous.
  • Vous pouvez exporter et importer les profils dans Service Manager. Vous pouvez également exporter le contenu d'un profil au format XML.

Bonnes pratiques

  • Pour permettre à l'administrateur Service Manager de définir les droits de tous les utilisateurs, attribuez le profil maître Administrateur à chacun des profils.
  • Pour permettre l'association des profils aux utilisateurs, donnez les droits d'accès à l'assistant Mettre à jour un profil sur l'annuaire des employés.
  • Pour exporter le contenu d'un profil au format XML, utilisez l'assistant dédié.
  • Pour voir les évolutions d'un même profil entre 2 dates, effectuez une comparaison des fichiers XML générés à ces 2 dates.

Spécificités des versions 2016 et antérieures

  • Les menus sont gérés au niveau des modules.
    • Chaque client peut configurer uniquement les modules de sa licence Service Manager active.
    • Une configuration standard de menus est définie par EasyVista pour chaque module, qu'il est possible de personnaliser.
    • Les droits d'édition sont définis par module : possibilité d'agir sur les objets gérés dans les menus de ce module (filtres, vues, assistants).
  • Les utilisateurs rattachés à un profil voient l'ensemble des entrées de menu définies par l'administrateur Service Manager pour ce profil. Il n'est pas possible de définir des entrées optionnelles.

Accès menu

Administration  >  Gestion des accès  >  Profils utilisateur

Description de l'écran

         User profile.png

Nom du profil : Libellé identifiant le profil courant. 

  • La liste des utilisateurs rattachés au profil est visible via l'annuaire des employés à l'aide la vue par profil.
     

Profils maîtres : Liste des profils autorisés à attribuer aux utilisateurs le profil courant -  Open url.png voir Exemple

  • Par défaut, seul le profil de l’utilisateur courant est défini comme profil maître.
     

Menu : Accès à l'éditeur de menu pour sélectionner les entrées de menu obligatoires parmi toutes les entrées autorisées pour le profil courant  - Open url.png voir Procédure


(1) Droits d'édition et d'affichage : Indique si le profil courant a les droits d'accès pour l'option sélectionnée (case cochée) ou non (case non cochée).

  • Les droits sont attribués pour l'ensemble des menus.
             Edit and display rights.png
Option Description des droits Impact
REST API Droits d'accès aux web services fournis par l’API REST Service Manager

Open url.png voir Procédure Comment définir un utilisateur dédié à l'API REST

Possibilité d'exécuter des requêtes REST - Open url.png voir Configuration des droits pour le profil
Édition des vues Droits de modification des vues Affichage de l'option Édition vue Edit icon.png en bas de la liste Vue (écrans en mode Liste). Edit rights - View.png
Édition des filtres Droits de modification des filtres Affichage de l'option Édition filtre Edit icon.png en bas de la liste Filtre (écrans en mode Liste). Edit rights - Filter.png
Édition des aides Droits d'ajout de commentaires sur les assistants Affichage de Wizard - Edit help icon.png dans la barre de titre des assistants (écrans en mode Liste et Fiche). Edit rights - Wizard help.png
Édition des affichages Droits de modification de certains objets : fiches, listes de valeurs, assistants Affichage de Edit icon.png en regard des objets (écrans en mode Fiche). Edit rights - Presentations.png
Affichage "Quick Call" Droits de saisie d'une prise d'appel Affichage du bouton + Ticket dans la liste des résultats de la zone de recherche. Note : Uniquement pour un utilisateur du Back Office. Display rights - Quick call.png
Affichage "Quick Dashboard" Droits d'accès aux icônes de notification du nombre d'actions / validations de l'utilisateur et de ses groupes Affichage des icônes dans la barre de notification. Note : Uniquement pour un utilisateur du Back Office. Display rights - Quick dashboard.png
Gérer les rapports d'impression Droits d'associer un rapport smoReportDesigner à une fiche ou une vue de Service Manager) Affichage de l'assistant Gestion des rapports dans la liste Assistants (écrans en mode Liste et Fiche). Edit rights - Wizard assignment reports.png

(2) Entrées de menu : Arborescence des entrées de menu Service Manager. Les entrées cochées sont celles auxquelles peut avoir accès le profil courant via son panneau de menu.

  • Pour rendre accessible un sous-menu, le menu père doit être sélectionné.
  • Pour définir les entrées obligatoires parmi les entrées autorisées, cliquez sur Menu -  Open url.png voir Procédure
  • Cliquez sur une entrée de menu pour afficher les options disponibles pour celle-ci : filtres, vues, assistants, éléments liés, représentations. Cochez ensuite celles auxquelles vous souhaitez donner l'accès au profil courant -  Open url.png voir Procédure
  • Définition des droits pour chaque entrée de menu :
    • Attribution des droits de création d'enregistrements : cochez la première case ou cliquez sur Add icon.png en regard de l'entrée souhaitée.
    • Attribution des droits de modification d'enregistrements : cochez la seconde case ou cliquez sur Edit icon.png.
    • L'accès en création seul et l'accès en modification seul sont autorisés.
    • Pour donner uniquement un accès en consultation à un menu/sous-menu, ne cochez aucune case.
       

(3) Liste des objets Service Manager liés à l'entrée de menu sélectionnée dans l'arborescence. Les objets cochés sont ceux auxquels a accès le profil courant.

  • Grilles :
             Grid options.png
    • Filtres : Liste de tous les filtres définis pour l'entrée de menu courante.
      • Cochez les filtres accessibles au profil courant ; ceux-ci apparaissent dans la liste Filtre (1) affichée en mode Liste.
      • Si aucun filtre n'est coché, la liste contient uniquement l'option Aucun filtre (identique au filtre Aucun).
         
    • Vues : Liste de toutes les vues définies pour l'entrée de menu courante.
      • Cochez les vues accessibles au profil courant ; celles-ci apparaissent dans la liste Vue (2) affichée en mode Liste.
      • Si aucune vue n'est cochée, la liste contient uniquement l'option Aucune vue (identique à la vue Liste).
         
  • Assistants : Liste de tous les assistants définis pour l'entrée de menu courante.
    • Cochez les assistants accessibles au profil courant ; ceux-ci apparaissent dans la liste en haut de l'écran.
               Wizard options.png
    • Si aucun assistant n'est coché, seul l'assistant Gestion des rapports est proposé, sous réserve que le profil dispose des droits d’affectation des rapports.
    • Les accès aux assistants peuvent également être définis via les fiches (sous réserve de disposer des droits d'édition des affichages).
  • Représentations : Liste de toutes les représentations secondaires définies pour l'entrée de menu courante.
    • Cochez les représentations accessibles au profil courant ; celles-ci sont affichées en lieu et place de la représentation principale.
  • Éléments liés : Liste des éléments liés liés à l'entrée de menu courante.
    • Cochez les éléments accessibles au profil courant ; ceux-ci apparaissent sous forme d'onglets sur la fiche.
               Related element options.png

Procédures et Assistants

Comment créer un profil

Étape 1 : Création du profil

1. Allez sur l'écran Administration > Gestion des accès > Profils utilisateurs.

2. Sélectionnez la méthode de création du profil :

  • Soit créez un nouveau profil :
    • Cliquez sur Add icon.png.
    • Saisissez le nom du nouveau profil.
    • Cliquez sur Enregistrer.
      Le nouveau profil est affiché dans la liste des profils.
    • Cliquez sur la 1ère colonne # de la grille (numéro d'ordre) pour ouvrir la fiche du nouveau profil.
  • Soit utilisez un modèle :
    • Sélectionnez le profil modèle souhaité.
    • Lancez l'assistant Dupliquer (Note : Disponible uniquement en mode Liste).
    • Donnez un nom au nouveau profil et cliquez sur Terminer.
      Le nouveau profil est affiché dans la liste des profils.
    • Cliquez sur la 1ère colonne # de la grille (numéro d'ordre) pour ouvrir la fiche du nouveau profil.


Étape 2 : Sélection des profils maître du profil -  Open url.png voir Exemple

1. Cliquez sur Profils maîtres.

2. Cochez les profils souhaités puis cliquez sur Enregistrer.


Étape 3 : Attribution des droits d'édition et d'affichage

1. Cochez les droits que vous souhaitez attribuer au profil -  Open url.png voir Description
         Edit and display rights.png

2. Cliquez sur Wheel icon.png en regard du champ REST API pour définir les droits d'accès aux méthodes de l'API REST Service Manager.

Procedure_RESTAPIRouteSwitchs

        REST API - Route switchs.png

  • Cochez les routes (ou ressources) auxquelles le profil peut avoir accès.
  • Pour chaque route sélectionnée, indiquez si le profil peut utiliser la méthode HTTP en déplaçant le curseur sur REST API - Route switch on icon.png, ou s'il ne peut pas l'utiliser en déplaçant le curseur sur REST API - Route switch off icon.png.
    • GET : accès en lecture seule ;
    • POST : accès en écriture ;
    • PUT / PATCH : accès en modification ;
    • DELETE : accès en suppression.

Étape 4 : Sélection et configuration des entrées de menu autorisées pour le profil

1. Cochez dans l'arborescence toutes les entrées de menu auxquelles le profil peut avoir accès.

  • Pour sélectionner les entrées d'un sous-menu, cochez la case en regard du menu père puis affinez la sélection en décochant les entrées non souhaitées.

2. Attribuez les droits en création / modification pour chaque entrée de menu.

  • Cochez la première case ou cliquez sur Add icon.png pour attribuer des droits en création.
  • Cochez la seconde case ou cliquez sur Edit icon.png pour attribuer des droits en modification.
  • Ne cochez aucune case pour attribuer uniquement des droits en consultation.
     

Étape 5 : Sélection des objets Service Manager accessibles pour chaque entrée de menu

1. Cliquez sur l'entrée de menu dans l'arborescence.
Les listes des objets Service Manager sont automatiquement réactualisées : filtres, vues, assistants, éléments liés, représentations.

2. Cochez chaque objet auquel peut avoir accès le profil.

  • Pour cocher tous les objets d'une catégorie en une seule fois, cochez la case dans le bandeau de la propriété.
             Properties - Select all checkbox.png
     

Étape 6 : Sélection des entrées de menu obligatoires pour le profil

Procedure_SelectMandatoryEntries

1. Cliquez sur Menu.
L'éditeur de menu est ouvert.

2. Cliquez sur le bouton d'option Menu button icon.png Menu.
La liste des entrées de menu autorisées pour le profil est affichée.

3. Sélectionnez dans la liste Choisissez l'élément evSM l'entrée de menu souhaitée.

4. (Optionnel) Modifiez les valeurs par défaut (nom, combinaison filtre / vue).

5. Cliquez sur Ajouter menu.
L'entrée est insérée en bas du panneau de menu.
         Add menu option.png

6. (Optionnel) Cliquez-glissez l'entrée vers l'emplacement souhaité du panneau.

7. Répétez les actions depuis le point 3 pour ajouter d'autres entrées de menu.

Modification du libellé d'une entrée de menu

  • Cliquez sur l'entrée dans l'arborescence.
  • Renommez-la.
  • Cliquez sur Modifier menu.
     

Suppression d'une entrée de menu

  • Cliquez sur l'entrée dans l'arborescence.
  • Cliquez sur Trash icon.png en regard de son nom.

Étape 7 : Sauvegarde du profil

1. Cliquez sur Enregistrer.
L'éditeur de menu est refermé. Vous revenez sur l'écran de la gestion des accès.

Comment associer un profil à un utilisateur

1. Allez sur l'annuaire des employés (menu Asset Management / Operation / Transition / Extended CMDB / Projet > Annuaires > Employés) ou sur l'écran Administration > Gestion des accès > Employés.

2. Sélectionnez les employés à associer au nouveau profil.

3. Lancez l'assistant Mettre à jour un profil.

4. Sélectionnez le nouveau profil et cliquez sur Terminer.

  • L'affectation du profil prend effet à la prochaine connexion des utilisateurs à Service Manager.
  • Les menus sont automatiquement réactualisés.


Procedure_RESTAPIUserProfile

Comment définir un utilisateur dédié à l'API REST

Étape 1 : Création d'un profil API REST

1. Allez sur l'écran Administration > Gestion des accès > Profils utilisateurs.

2. Créez un nouveau profil -  Open url.png voir Procédure

3. Cochez la case REST API pour lui donner l'autorisation à utiliser l'API REST Service Manager.
         REST API - Dedicated user.png

4. Cliquez sur Wheel icon.png en regard du champ REST API pour définir les droits d'accès aux méthodes de l'API REST Service Manager.

Procedure_RESTAPIRouteSwitchs

        REST API - Route switchs.png

  • Cochez les routes (ou ressources) auxquelles le profil peut avoir accès.
  • Pour chaque route sélectionnée, indiquez si le profil peut utiliser la méthode HTTP en déplaçant le curseur sur REST API - Route switch on icon.png, ou s'il ne peut pas l'utiliser en déplaçant le curseur sur REST API - Route switch off icon.png.
    • GET : accès en lecture seule ;
    • POST : accès en écriture ;
    • PUT / PATCH : accès en modification ;
    • DELETE : accès en suppression.
EndProcedure_RESTAPIRouteSwitchs

Étape 2 : Création d'un utilisateur dédié, autorisé à effectuer des requêtes REST

1. Allez sur l'annuaire des employés : menu Asset Management / Operation / Transition / Extended CMDB / Projet > Annuaires > Employés.

2. Créez un nouvel employé et attribuez-lui le profil créé précédemment.
         User - Profile REST API.png
Toutes les données multilingues sont retournées dans la langue de cet utilisateur.

Les assistants

Dupliquer (Note : En mode Liste) : Crée un nouveau profil à partir d'un profil existant servant de modèle. Modifiez ensuite les propriétés différant du profil modèle.

Exporter (Note : En mode Liste) : Exporte au format XML le profil. Cliquez sur Télécharger : le fichier indique le nom du profil, ainsi que la date et heure de génération.

exemple  Service_Desk_-_Responsable_20170227104609  ==> profil Responsable Service Desk - fichier créé le 27/02/2017 à 10h46mn09s

Supprimer (Note : En mode Liste - Uniquement pour un élément non utilisé dans l'application) : Supprime le profil.

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Modifié par Utilisateur inconnu le 2020/08/03 12:26
Créé par Administrator XWiki le 2013/03/25 18:08

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