Service Manager - Tous les assistants


Cette page liste tous les assistants de Service Manager.

Remarques

  • Certains assistants peuvent ne pas être autorisés dans un contexte particulier, mais sont néanmoins visibles.
    • Un message d'erreur bloquant est affiché lorsque vous lancez l'assistant.
    • Les contextes pour lesquels l'exécution de l'assistant est autorisée sont affichés ci-dessous via Select ok icon.png.
  • Vous ne pouvez pas modifier le fonctionnement des assistants, qui est défini par EasyVista. Vous pouvez cependant les adapter selon vos besoins.
    • Adaptation de l'apparence : renommer un champ, masquer une colonne d'une grille, modifier l'ordre d'affichage des champs sur une étape, ...
    • Adaptation de la structure : rendre une information obligatoire, ajouter un champ libre, ...
          Open url.png voir procédure Comment paramétrer un assistant
  • Les assistants relatifs aux actions en mode Fiche sont ceux de l'objet auquel l'action est rattachée (incident, demande, problème).

Spécificités des versions 2016 et antérieures

Accès rapide

QuickAccess

 

Général

 Actions (en mode Liste)

 Mes données

 Mon entité

Service Operation

 Brouillons et erreurs de saisie

 Demandes de service

 Événements

 Incidents

 Logistique

 News

 Problèmes et erreurs connues

 Ticket via une prise d'appel (Quick Call)

Service Transition

 Brouillons et erreurs de saisie

 Connaissances

 Demandes de changement

 Détection des collisions

 Mise en production

 Ticket via une prise d'appel (Quick Call)

Asset & Configuration

 Contrats

 Éléments de configuration (CI)

 Licences

 Matériels

Liste des assistants

Assistant Select ok icon.png   Contexte d'affichage

Abandon du projet

Select ok icon.png  Projet

Permet d'indiquer que le projet a été abandonné.
  • Le projet disparaît de la liste des projets en cours et est automatiquement archivé.
  • Le statut et la date de fin du projet sont automatiquement mis à jour sur la fiche Projet.
  • Le planning des tâches ne peut plus être modifié.
  • Les tâches disparaissent des feuilles de temps des intervenants. Seul le chef de projet peut continuer à les saisir.
Best Practice icon.png Pour reprendre un projet abandonné, modifiez son statut : il repasse automatiquement dans la liste des projets en cours.

Acceptation de transfert

Select ok icon.png  Prise d'appel, Erreur de saisie, Inventaire des matériels

Permet à une entité d'accepter un transfert de matériel suite à proposition de transfert réalisée par une autre entité.
  • Note : Uniquement pour les erreurs de saisie concernant un matériel.
  • Tous les matériels ayant le statut En cours de transfert sont affichés.
  • Pour chaque matériel, l'entité indique si elle accepte, ou non, le transfert.
  • Les matériels acceptés :
    • apparaissent dans l'inventaire des matériels de la nouvelle entité ;
    • sont rattachés à une localisation de stockage de cette entité ;
    • prennent automatiquement le statut En stock ;
    • peuvent être pré-affectés à un employé de cette entité.
Best Practice icon.png Lancez ensuite l'assistant Installer / Déménager pour affecter réellement les matériels à chaque nouvelle entité.

Acheter une mise à jour (Upgrade)

Select ok icon.png  Inventaire des licences

Permet de fusionner des licences de versions antérieures vers une nouvelle version, afin de gérer une licence unique du logiciel.
  • Par défaut, le nombre d'installations autorisées pour la nouvelle licence est égal au total des installations des licences des versions antérieures.
  • Les licences antérieures sont archivées ; elles sont affichées dans l'onglet Licences associées mais ne sont pas intégrées dans le rapport Gestion des écarts par version.
exemple Achat d'une mise à jour de licence pour le logiciel Illustrator : une nouvelle version CS5 fusionne 2 anciennes versions de licence du logiciel

  • Licence version 12 : 50 installations autorisées
  • Licence version 13 : 10 installations autorisées

    ==> Par défaut, le nombre d'installations autorisées pour la nouvelle version de licence CS5 est de 60.

Activer

Select ok icon.png  Alertes planifiées, Indicateurs, Reportings programmés

Permet de mettre en activité l'objet courant et de déclencher son exécution périodique en indiquant la date de prochain calcul.
Best Practice icon.png Allez sur le menu Administration > Tâches planifiées > Tâches planifiées pour vérifier que la tâche est affichée dans le tableau de suivi.

Activer

Select ok icon.png  Règles métier

Permet de mettre en activité la règle métier.
  • La condition de déclenchement est testée.

Affecter à un contrat

Select ok icon.png  Inventaire des matériels, Inventaire des licences

Permet d'affecter un ou plusieurs contrats (non archivés) à l'objet courant.
  • En lançant l'assistant en mode Liste, vous pouvez rattacher plusieurs objets à un contrat lorsque leur coût fixe mensuel est identique. Dans ce cas :
    • Renseignez le coût unitaire du contrat.
    • Le coût total du contrat est calculé automatiquement : Nombre d'objets affectés au contrat * Coût unitaire.
  • Si les objets ont des coûts unitaires différents, vous devez lancer plusieurs fois l'assistant.
  • Le coût du contrat est mis à jour sur l'inventaire des contrats (onglet Données financières).

Affectation à un projet

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Demande d'investissement, Prise d'appel, Problème

Permet d'associer l'objet courant à un projet, ou de supprimer les associations existantes.
  • Seul le responsable d'un projet peut réaliser cette opération, qui plus est sur un projet non terminé.
  • Les projets déjà liés à l'objet courant sont automatiquement affichés. Cliquez sur Delete icon.png pour supprimer l'une des associations.
  • Sur la fiche de l'objet courant :
    • L'onglet Projets liés est mis à jour.
  • Sur la fiche du projet :
    • Suivant l'objet depuis lequel est lancé l'assistant, l'onglet Incident / Demande de service / Demande d'investissement / Demande de changement / Problème est mis à jour.

Affectation de biens à un projet

Select ok icon.png  Inventaire des matériels, Inventaire des licences, Inventaire des contrats, Élément de configuration (CI)

Permet d'associer le bien courant à un projet.
  • Seul le responsable d'un projet peut réaliser cette opération sur un projet non terminé.
  • Sur la fiche du bien courant :
    • L'onglet Projets liés est mis à jour.
  • Sur la fiche du projet :
    • L'onglet dédié au type de biens (matériels, licences, contrats, CI) est mis à jour.

Affecter à une licence

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet d'affecter une licence (non archivée) au matériel.

Affecter des changements (Problème)

Select ok icon.png  Problème

Permet d'associer une demande de changement existante au problème courant, ou de supprimer les associations existantes.
  • Les demandes déjà liées à l'objet courant sont automatiquement affichées. Cliquez sur Delete icon.png pour supprimer l'une des associations.
  • Sur la fiche du problème courant :
    • Une action Affectation de demandes de changement est automatiquement générée.
    • L'onglet Changements liés est mis à jour.
  • Sur la fiche de la demande de changement :
    • L'onglet Problèmes liés est mis à jour.
Best Practice icon.png Pour créer une nouvelle demande et l'associer directement au problème courant, utilisez l'assistant Nouvelle demande de changement.

Affecter des changements (Service)

Select ok icon.png  Demande de service

Permet d'associer une demande de changement existante à la demande de service courante, ou de supprimer les associations existantes.
  • Les demandes déjà liées à l'objet courant sont automatiquement affichées. Cliquez sur Delete icon.png pour supprimer l'une des associations.
  • Sur la fiche de la demande de service courante :
    • Une action Affectation de demandes de changement est automatiquement générée.
    • L'onglet Changements liés est mis à jour.
  • Sur la fiche de la demande de changement :
    • L'onglet Services liés est mis à jour.
Best Practice icon.png Pour créer une nouvelle demande de changement et l'associer directement à la demande de service courante, utilisez l'assistant Nouvelle demande de changement.

Affecter des incidents

Select ok icon.png  Problème, Erreur connue

Permet d'associer un incident existant à l'objet courant, ou de supprimer les associations existantes.
  • Les incidents déjà liés à l'objet courant sont automatiquement affichés. Cliquez sur Delete icon.png pour supprimer l'une des associations.
  • Sur la fiche de l'objet courant :
    • L'onglet Incidents liés est mis à jour.
    • S'il s'agit d'un problème, une action Affectation d'incidents est automatiquement générée. Cliquez sur + pour afficher la liste des incidents affectés.
  • Sur la fiche de l'incident :
    • Suivant l'objet depuis lequel est lancé l'assistant, l'onglet Problèmes liés / Erreurs connues est mis à jour (l'onglet Erreurs connues est visible au niveau des actions de l'incident).
Best Practice icon.png Lancez cet assistant pour gérer des incidents de masse se rapportant à un même problème ou une même erreur connue.

Affecter des intervenants à un projet

Select ok icon.png  Annuaire des employés

Rattache l'employé à un projet.
  • Note : Uniquement si accès au menu Projet
  • L'utilisateur devient une ressource du projet et peut être affecté à des tâches.
  • L'onglet Projets est automatiquement mis à jour, ainsi que la fiche Projet et le diagramme de Gantt associé.

Affecter des services

Select ok icon.png  Demande de changement, Problème, Erreur connue

Permet d'associer une demande de service existante à l'objet courant, ou de supprimer les associations existantes.
  • Les demandes déjà liées à l'objet courant sont automatiquement affichées. Cliquez sur Delete icon.png pour supprimer l'une des associations.
  • Sur la fiche de l'objet courant :
    • L'onglet Services liés est mis à jour.
    • S'il s'agit d'une demande de changement, une action Affectation de demandes de service est automatiquement générée.
  • Sur la fiche de la demande de service :
    • Suivant l'objet depuis lequel est lancé l'assistant, l'onglet Problèmes liés / Erreurs connues / Changements liés est mis à jour (l'onglet Erreurs connues est visible au niveau des actions de la demande).
Best Practice icon.png

Affecter un événement à un incident

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Événement

Permet d'associer un événement à un incident.
  • Sur la fiche de l'incident :
    • Une action Affecté à un événement est automatiquement générée.
    • L'onglet Événements liés est mis à jour. Depuis cet onglet, vous pouvez supprimer une association existante via Delete icon.png.
  • Sur la fiche de l'événement :
    • Une action Affecté à un incident est automatiquement générée.
    • L'onglet Incidents liés est mis à jour. Depuis cet onglet, vous pouvez supprimer une association existante via Delete icon.png.

Affecter un incident parent

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Brouillon

Permet d'associer un incident à l'objet courant via une relation parent-enfant. Le nouvel incident enfant est alors piloté par le workflow de l'incident parent.
  • Les brouillons et erreurs de saisie ne sont pas proposés dans la liste des incidents.
  • Un incident parent ne peut pas être lié à un incident parent : un seul niveau parent-enfant est autorisé.
  • Si l'incident enfant est déjà rattaché à un incident parent, un message est affiché. Si vous sélectionnez un nouvel incident parent :
    • la liaison avec l'ancien incident parent est annulée ;
    • l'onglet Incidents liés est automatiquement mis à jour sur la fiche de l'ancien incident et du nouvel incident.
  • Sur la fiche de l'incident enfant :
    • Une action Affectation à un incident parent est automatiquement générée.
    • L'onglet Incidents liés est mis à jour.
  • Sur la fiche de l'incident parent :
    • L'onglet Incidents liés est mis à jour.
    • L'incident enfant prend un statut Incident lié.

Liste des champs :

  • Incident père : La liste présente uniquement les incidents ouverts.
  • Filtrer sur les incidents déjà parent : Par défaut, seuls les incidents déjà parents sont présentés. Pour afficher tous les incidents, hormis les incidents enfants, décochez la case.
Best Practice icon.png
  • Lancez cet assistant depuis le mode Liste pour gérer des incidents de masse se rapportant à un même incident initial. Tous sont alors automatiquement pilotés par le workflow de ce dernier.
  • Pour annuler la relation parent-enfant : lancez l'assistant Annuler la liaison avec un père depuis l'incident enfant

Affecter un plan de continuité

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Prise d'appel

Permet d'associer un plan de continuité à l'objet courant, ou de modifier l'association existante.
  • Si un plan de continuité est déjà rattaché à l'objet courant, un message est affiché. Si vous sélectionnez un nouveau plan de continuité :
    • la liaison avec l'ancien plan est annulée ;
    • suivant l'objet depuis lequel est lancé l'assistant, l'onglet Incidents / Services / Changements est mis à jour sur la fiche de l'ancien plan et du nouveau plan.
  • Sur la fiche de l'objet courant :
    • Une action Utilisation d'un plan de continuité est automatiquement générée.
  • Sur la fiche du plan de continuité :
    • Suivant l'objet depuis lequel est lancé l'assistant, l'onglet Incidents / Services / Changements est mis à jour.

Affecter un problème

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Brouillon, Erreur de saisie, Demande de changement

Permet d'associer un problème à l'objet courant, ou de supprimer les associations existantes.
  • Les problèmes déjà liés à l'objet courant sont automatiquement affichés. Cliquez sur Delete icon.png pour supprimer l'une des associations.
  • Sur la fiche de l'objet courant :
    • Une action Affectation de problèmes est automatiquement générée.
    • L'onglet Problèmes liés est mis à jour.
  • Sur la fiche du problème :
    • Suivant l'objet depuis lequel est lancé l'assistant, l'onglet Incidents liés / Services liés / Changements liés est mis à jour.
Best Practice icon.png S'il s'agit d'un incident sans solution de contournement, vous pouvez créer un nouveau problème associé directement à l'incident, utilisez l'assistant Nouveau problème.

Affecter une demande de changement

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Brouillon

Permet d'associer une demande de changement à l'incident courant (ou de modifier l'association existante), ce dernier se retrouvant alors incident enfant de la demande.
  • Sur la fiche de la demande :
    • L'onglet Incidents liés est mis à jour.
    • Si vous remplacez la demande déjà affectée, l'onglet est également mis à jour sur la fiche de l'ancienne demande.
  • Sur la fiche de l'incident courant :
    • Si vous remplacez la demande déjà affectée, la liaison avec l'ancienne demande est automatiquement annulée.
    • Une action Affecté à une demande de changement est automatiquement générée.
    • L'onglet Changements liés est mis à jour.
    • L'incident courant prend le statut Incident lié et se retrouve piloté par le workflow standard de la demande de changement. Il est automatiquement terminé lorsque celle-ci est clôturée.
Best Practice icon.png Pour créer une nouvelle demande qui clôture directement l'incident courant, utilisez l'assistant Nouvelle demande de changement.

Affecter une demande de service

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel

Permet d'associer une demande de service à l'objet courant, provoquant une clôture anticipée de celui-ci, ou de supprimer les associations existantes.
  • Si des demandes sont déjà liées à l'objet courant, un message est affiché.
  • S'il s'agit de la première affectation à une demande de service, l'objet courant est automatiquement clôturé.
    • Il peut être requalifié en modifiant le sujet.
    • Les actions en cours peuvent être clôturées.
  • Sur la fiche de l'objet courant :
    • Une action Affecté à une demande de service est automatiquement générée.
    • Suivant l'objet, l'onglet Services liés / Services associés est automatiquement mis à jour.
    • S'il s'agit de la première affectation à une demande de service, l'objet courant prend un statut auquel est associé le méta-statut Terminé, indiquant une clôture anticipée du traitement.
      • Une action Clôture anticipée est automatiquement générée.
      • L'objet disparaît de la liste des objets ouverts.
    • Si des actions en cours ont été clôturées :
      • dans l'historique des actions, la mention Fin anticipée est affichée en regard de chacune d'entre elles ;
      • sur la fiche Action, le champ Action à faire prend la valeur Clôture anticipée.
  • Sur la fiche de la demande de service :
    • Suivant l'objet depuis lequel est lancé l'assistant, l'onglet Incidents liés / Problèmes liés est mis à jour.
Best Practice icon.png
  • Utilisez cet assistant lorsqu'un incident/problème est résolu par la mise à disposition d'un service existant.
  • Pour retrouver l'objet clôturé, utilisez le filtre Aucun en mode Liste.
  • Si l'objet courant est un problème, pour créer une nouvelle demande et l'associer directement à celui-ci, utilisez l'assistant Nouvelle demande de service.

Affecter une mise en production

Select ok icon.png  Demande de changement, Action (Uniquement Transition)

Permet d'associer un projet de mise en production (ou release) à l'action courante.
  • Sur la fiche de la demande liée à l'action :
    • Le statut prend la valeur Affecté à une mise en production.
    • Une action Affectation au projet suivie du code de la release est automatiquement générée.
    • L'onglet Mise en prod. est mis à jour.
  • Sur la fiche du projet de mise en production :
    • Les onglets Changement - Demandes en cours et Changement - Toutes les demandes sont mis à jour.
Best Practice icon.png

Ajout sur commande ouverte

Select ok icon.png  Logistique

Permet de traiter une demande en cours pour laquelle les biens ne sont pas disponibles en stock (matériels / logiciels / consommables) en ajoutant de nouvelles lignes de commande sur une commande non envoyée au fournisseur et non réceptionnée.
  • Une ligne est affichée pour chaque bien des demandes sélectionnées (service / changement / investissement).
    • Pour chaque élément, toute commande ouverte concernant le même modèle / même site de livraison / même imputation analytique est automatiquement affichée.
    • La case Prendre sur disponible est mise à jour automatiquement et ne peut pas être modifiée :
      • la case est cochée si la commande ouverte possède déjà une ligne destinée à alimenter le stock pour le même élément / même site de livraison : la ligne va alors concerner la demande ;
      • la case n'est pas cochée si la commande ouverte possède déjà une ligne pour le même élément / même site de livraison, mais concernant une autre demande : une nouvelle ligne est créée sur la commande ouverte.
  • La commande ouverte est mise à jour : ajout de nouvelles lignes pour les éléments non encore présents sur la commande, mise à jour des quantités commandées pour les éléments déjà présents sur la commande.

Annulation / Clôture

Select ok icon.png  Demande de service, Demande de changement, Demande d'investissement

Permet de clôturer prématurément une demande (service/changement/investissement) ou de l'annuler (ex. : dans le cas d'une double saisie).
  • Note : Pour pouvoir annuler une demande, aucune action ne doit avoir été réalisée.
  • Sur la fiche de l'objet courant :
    • L'objet courant prend un statut auquel est associé le méta-statut Terminé, indiquant une clôture anticipée ou une annulation du traitement.
      • Une action Annulation / Clôture est automatiquement générée.
      • L'objet disparaît de la liste des objets ouverts.
    • Toutes les actions en cours sont clôturées :
      • dans l'historique des actions, la mention Fin anticipée est affichée en regard de chacune d'entre elles ;
      • sur la fiche Action, le champ Action à faire prend la valeur Fin anticipée.
Best Practice icon.png
  • Pour annuler/clôturer l'objet courant en le requalifiant auparavant, utilisez l'assistant Clôturer.
  • L'action étant générée hors workflow, envoyez un e-mail aux utilisateurs concernés via Prévenir les demandeurs et Prévenir les intervenants. Vous pouvez également utiliser l'assistant Prévenir les intervenants.
  • Pour reprendre le traitement de l'objet clôturé :
    • S'il s'agit d'une demande de service ou d'une demande de changement, utilisez l'assistant Réouvrir.
    • S'il s'agit d'une demande d'investissement, celle-ci ne peut pas être réouverte. Recréez alors une nouvelle demande.
  • Pour retrouver l'objet clôturé, utilisez le filtre Aucun en mode Liste.

Annuler

Select ok icon.png  Erreur de saisie, Prise d'appel

Permet de supprimer l'erreur de saisie courante se rapportant à un incident / demande (service/changement) qui n'a pas été encore transféré.
  • Note : Disponible uniquement en mode Liste.
Best Practice icon.png Pour retrouver les erreurs de saisie :
  • pour les incidents : menu Service Operation > Incidents > Erreurs de saisie
  • pour les demandes de service : menu Service Operation > Demandes de service > Erreurs de saisie
  • pour les demandes de changement : menu Service Transition > Demandes de changement > Erreurs de saisie

Annuler la liaison avec un père

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel

Permet de supprimer la liaison entre l'incident / demande courant et son père, avec la possibilité de requalifier l'objet enfant.
  • L'objet parent conserve son statut.
  • Si l'objet enfant est requalifié :
    • Le nouveau workflow est démarré.
    • Pour le groupe/intervenant de l'étape initiale du workflow :
      • Les compteurs Actions à faire Notification icon - My to do actions.png et Notification icon - My groups actions.png sont automatiquement mis à jour dans le Quick Dashboard.
      • L'action est également visible via le menu Service Operation > Actions > Mes actions de l'intervenant et Service Operation > Actions > Les actions de mes groupes des membres du groupe.
  • L'incident enfant n'est plus piloté par le workflow de l'incident parent :
    • son propre workflow redémarre ;
    • son statut prend la valeur En cours ;
    • l'action en cours repasse dans la liste des actions à faire.
  • Sur la fiche de l'objet courant :
    • Une action Annulation de la liaison avec un père est automatiquement générée.
    • Une action Requalification est automatiquement générée si le sujet a été modifié.
    • Suivant l'objet, l'onglet Incidents liés / Services liés est mis à jour.
  • Sur la fiche de l'objet parent :
    • Suivant l'objet, l'onglet Incidents liés / Services liés est mis à jour.

Annuler une commande

Select ok icon.png  Commande, Livraisons en attente

Permet de remettre la quantité restant à livrer à zéro pour les lignes en attente de réception sélectionnées.
  • Seules les lignes pour lesquelles il reste une quantité à livrer sont affichées.
  • Sur la fiche Commande :
    • la date de clôture de la commande est renseignée automatiquement ;
    • sur l'onglet Détaillées, l'indicateur Annulée / Rupture fournisseur est coché pour toutes les lignes annulées ;
  • Si toutes les lignes en attente de livraison ont été annulées, la commande disparaît du filtre Commandes non soldées et n'apparaît plus dans la liste des livraisons en attente.
Best Practice icon.png Pour remettre à zéro la quantité restant à livrer tout en effectuant une livraison partielle de la ligne, lancez l'assistant Entrer en stock et cochez la case Soldé pour rupture fournisseur.

Archiver

Select ok icon.png  Erreur connue

Permet d'archiver l'erreur connue courante en modifiant son statut, afin de la rendre indisponible.
Best Practice icon.png Pour retrouver l'erreur connue, utilisez le filtre Archivés.

Archiver

Select ok icon.png  News, Mails types

Permet d'archiver l'objet courant en renseignant sa date de fin, afin de ne plus l'afficher.
Best Practice icon.png
  • Pour retrouver l'objet, utilisez le filtre Archivés.
  • Pour réactiver l'objet, réinitialisez sa date de fin ou lancez l'assistant avec une date postérieure à la date courante.

Archiver le CI

Select ok icon.png  Élément de configuration (CI), Catalogue des services

Permet d'archiver le CI courant en renseignant sa date de fin pour le rendre indisponible.
  • Un CI matériel est archivé lorsqu'il est sorti du parc informatique. Un CI service est archivé lorsqu'il ne doit plus être proposé dans le catalogue des services.
  • Le CI n'apparaît plus dans la CMDB et ne peut plus être associé à un incident / demande.
  • Le matériel dont découle le CI matériel est automatiquement archivé.
Best Practice icon.png
  • Pour retrouver les CI matériels archivés, allez sur la liste des CI et utilisez le filtre Archivés.
  • Pour réactiver un CI service et le rendre à nouveau disponible dans le catalogue, lancez l'assistant Remettre en service depuis la liste des services archivés.

Attacher un matériel

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet de lier le matériel courant à d'autres matériels rattachés localement.
exemple Écran rattaché à un poste de travail

Attribuer

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Demande d'investissement, Problème, Action

Permet d'affecter une action non encore traitée à un intervenant précis d'un groupe.
  • Seuls les groupes autorisés pour le transfert auxquels est rattaché le groupe défini sur l'action sont proposés. Note : Le domaine de l'utilisateur et le rôle défini au niveau du workflow pilotant la prise d'appel ne sont pas pris en compte - Open url.png voir Annuaire des groupes > Régles de gestion des groupes interdits / groupes autorisés
  • La liste des intervenants comprend uniquement les membres du groupe sélectionné.
  • Une action Affectation suivie du nom de l'intervenant est automatiquement générée.
  • Pour le groupe/intervenant de l'étape courante du workflow :
    • Les compteurs Actions à faire Notification icon - My to do actions.png et Notification icon - My groups actions.png sont automatiquement mis à jour dans le Quick Dashboard.
    • L'action est également visible via le menu Service Operation > Actions > Mes actions de l'intervenant et Service Operation > Actions > Les actions de mes groupes des membres du groupe.
Best Practice icon.png
  • Utilisez cet assistant uniquement si vous êtes certain que l'intervenant peut traiter l'action. Sinon celle-ci va rester bloquée car non visible des autres membres du groupe.
  • L'action d'attribution étant générée hors workflow, envoyez un e-mail à l'intervenant indiquant qu'une action lui a été attribué via Mail. Vous pouvez également utiliser l'assistant Prévenir les intervenants.
  • Pour traiter vous-même l'action, cliquez sur Auto-attribution. Vous pouvez également lancer l'assistant Traiter cette action.

Changer la date de résolution maximum

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Prise d'appel

Permet de modifier la date de résolution maximum de l'objet courant, sans modification du SLA.
  • Une action Changement du SLA de service est automatiquement générée.
  • Si le changement de date entraîne un retard d'intervention, le compteur Actions en retard QuickDashboard - Late actions counter.png est automatiquement mis à jour dans le Quick Dashboard du groupe/intervenant de l'étape courante du workflow.
Best Practice icon.png Utilisez cet assistant suite à la réouverture d'un objet via l'assistant Réouvrir (les délais d'intervention ne sont pas recalculés automatiquement).

Changer le mot de passe

Select ok icon.png  Annuaire des employés

Permet de modifier le mot d'un passe d'un utilisateur.
  • Attention : Pour des raisons de sécurité, seul l'administrateur doit avoir accès à cet assistant.
  • Le changement d'un mot de passe s'applique uniquement pour les utilisateurs qui ne sont pas gérés via un annuaire LDAP ou un outil de SSO.
  • Le mot de passe doit obéir à la politique de mots de passe Employés imposant les règles de saisie des mots de passe (par défaut, 6 caractères minimum et tous les caractères autorisés).
  • Chaque utilisateur a la possibilité de modifier lui-même son mot d'un passe via Password close icon.png dans la zone Informations utilisateur (sous réserve que l'authentification ne s'effectue pas via un annuaire LDAP ou un outil de SSO).

Changer le SLA

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Prise d'appel

Permet de surcharger le SLA de l'objet courant.
exemple Changer le SLA après saisie d'une prise d'appel : le bénéficiaire est un VIP mais cela n'est pas précisé sur sa fiche
  • Une action Changement du SLA de service est automatiquement générée.
  • La date de résolution maximum est automatiquement recalculée.
  • Si le changement de date entraîne un retard d'intervention, le compteur Actions en retard Notification icon - My late actions.png est automatiquement mis à jour dans le Quick Dashboard du groupe/intervenant de l'étape courante du workflow.

Clôturer

Select ok icon.png  Incident, Demande d'investissement, Problème, Prise d'appel

Permet de clôturer prématurément l'objet courant, avec la possibilité de le requalifier.
exemple Clôture d'un incident provoqué par une erreur de manipulation de l'utilisateur
  • L'objet courant est automatiquement clôturé.
    • Le workflow est stoppé.
    • Une action Clôture anticipée est automatiquement générée.
    • L'objet prend un statut auquel est associé le méta-statut Terminé, indiquant une clôture anticipée du traitement.
    • L'objet disparaît de la liste des objets ouverts.
  • Si des actions en cours ont été terminées :
    • dans l'historique des actions, la mention Clôture anticipée est affichée en regard de chacune d'entre elles ;
    • sur la fiche Action, le champ Action à faire prend la valeur Clôture anticipée.
  • Tous les objets liés sont automatiquement clôturés et prennent le statut de l'objet parent.
Best Practice icon.png
  • Pour annuler / clôturer l'objet courant sans le requalifier, utilisez l'assistant Annulation / Clôture.
  • L'action de clôture étant générée hors workflow, envoyez un e-mail aux utilisateurs concernés via Prévenir les demandeurs et Prévenir les intervenants. Vous pouvez également utiliser l'assistant Prévenir les intervenants.
  • Pour reprendre le traitement de l'objet clôturé, utilisez les assistants Réouvrir ou Réouvrir et requalifier.
  • Pour retrouver l'objet clôturé, utilisez le filtre Aucun en mode Liste.

Créer une demande enfant

Select ok icon.png  Demande de service, Demande de changement

Permet de créer une nouvelle demande pour le même demandeur/bénéficiaire et le même sujet que la demande courante (par défaut).
  • La demande enfant est pilotée par son propre workflow.
  • Pour le groupe/intervenant de l'étape initiale du workflow :
    • Les compteurs Actions à faire Notification icon - My to do actions.png et Notification icon - My groups actions.png sont automatiquement mis à jour dans le Quick Dashboard.
    • L'action est également visible via le menu Service Operation > Actions > Mes actions de l'intervenant et Service Operation > Actions > Les actions de mes groupes des membres du groupe.
  • Sur la fiche de la demande enfant :
    • Suivant l'objet depuis lequel est lancé l'assistant, l'onglet Services liés / Changements liés est mis à jour.
    • La demande prend le statut initial du workflow associé au sujet.
  • Sur la fiche de la demande parent :
    • Suivant l'objet depuis lequel est lancé l'assistant, l'onglet Services liés / Changements liés est mis à jour.
    • Le statut de la demande n'est pas modifié.

Créer une intervention récurrente

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet de planifier une intervention de maintenance immédiate du matériel, puis une intervention récurrente.
  • La date de Prochaine intervention prévue est calculée automatiquement à partir de la périodicité Durée de maintenance héritée du modèle.
  • Si un seul matériel est sélectionné, vous pouvez contrôler et mettre à jour ses caractéristiques via Relever les caractéristiques.
  • L'intervention n'apparaît pas dans la liste des actions à faire du module Service Desk.

Déclarer un incident majeur

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel

Permet de créer une news associée au sujet de l'incident courant, informant de la survenue d’un problème important en rapport avec ce dernier.
  • Sur la fiche de la nouvelle news, le champ Incident majeur associé est mis à jour.
  • Automatiquement, la news est affichée sur la prise d'appel de tout nouvel incident associé au même sujet que l'incident majeur. Si elle est sélectionnée :
    • l'incident en cours de saisie est automatiquement lié à l'incident majeur et devient piloté par le workflow de celui-ci ;
    • sur la fiche du nouvel incident, l'onglet Incidents liés est automatiquement mis à jour.
  • Lorsque la news est clôturée, automatiquement l'association avec l'incident majeur est supprimée et tous les incidents liés sont clôturés.

Liste des champs :

  • News publique : Indique si la nouvelle news est visible uniquement depuis les menus Service Operation et Service Transition (case non cochée - utilisateurs du Back Office) ou également depuis le portail Self Service (case cochée).
Best Practice icon.png Depuis une prise d'appel, vous pouvez également utiliser Déclarer un incident majeur. Note : Par défaut, le bouton n'est pas présent sur la prise d'appel - Open url.png voir Procédure pour l'ajouter

Déménager

Select ok icon.png  Annuaire des employés

Permet de :
  • définir la nouvelle affectation de l'employé et des matériels dont il est responsable lorsqu'il déménage à l'intérieur de l'organisation ;
  • rattacher des nouveaux matériels à l'employé.

Départ

Select ok icon.png  Annuaire des employés

Permet d'indiquer la date de départ de l'employé lorsqu'il quitte l'organisation.
  • Vous pouvez indiquer ce qu'il advient des matériels rendus, en modifiant leur statut, leur localisation ou leur entité.
  • La fiche de l'employé passe dans le filtre Archivés.

Désactiver

Select ok icon.png  Alertes planifiées, Indicateurs, Reportings programmés

Permet de stopper l'exécution périodique de l'objet courant.
Best Practice icon.png Allez sur le menu Administration > Tâches planifiées > Tâches planifiées pour vérifier que la tâche n'est plus affichée dans le tableau de suivi.

Désactiver

Select ok icon.png  Règles métier

Permet de stopper l'exécution de la règle métier.
  • La condition de déclenchement n'est plus testée.
Best Practice icon.png Pour retrouver la règle métier, utilisez le filtre Archivés.

Désaffecter la mise en production

Select ok icon.png  Demande de changement, Action (Uniquement Transition)

Permet de supprimer l'association entre un projet de mise en production (ou release) et la demande courante, avec possibilité de modifier le statut de celle-ci.
  • Sur la fiche de la demande courante :
    • Le statut reprend la valeur qu'il avait avant l'affectation de la release.
    • Une action Désaffectation du projet de mise en production est automatiquement générée.
    • L'action en cours avant l'affectation de la release est reprise.
    • L'onglet Mise en prod. est mis à jour.
  • Sur la fiche du projet de mise en production :
    • L'onglet Changement est mis à jour.
Best Practice icon.png Pour remplacer l'association existante, utilisez l'assistant Affecter une mise en production.

Détection des collisions

Select ok icon.png  Demande de changement, Élément de configuration (CI)

Permet de détecter les collisions entre la période de planification de la demande courante et les périodes de gel définies pour le CI lié à cette demande, ainsi que pour tous les CI impactants (en amont) et impactés (en aval).
Best Practice icon.png
  • Pour définir les périodes de gel, utilisez l'assistant Nouvelle période de gel.
  • Pour visualiser tous les changements planifiés, les projets de mise en production ainsi que les périodes de gel : affichez le calendrier des changements (menu Service Transition > Détection des collisions)

Déverrouillage du CI

Select ok icon.png   Élément de configuration (CI), Catalogue des services

Permet de redonner les droits en modification sur la fiche du CI courant, après la mise en lecture seule via l'assistant Verrouillage du CI

Dupliquer

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Prise d'appel, Profils utilisateur, Questionnaire, Services / Connexions / Ressources (API REST)

Permet de créer un nouvel objet en dupliquant l'objet courant servant de modèle.
  • Notes :
    • Lorsque vous dupliquez une resource, elle est automatiquement associée au même service et à la même connection que le modèle.
    • Lorsque vous dupliquez un questionnaire ou une section d'un questionnaire, toutes les questions du modèle sont automatiquement recopiées.
    • Lorsque vous dupliquez un profil, le menu associé est automatiquement copié.
Best Practice icon.png
  • Modifiez juste les propriétés différant du modèle.
  • Dupliquer un incident : Pour définir la liste des champs à ne pas dupliquer sur une nouvelle prise d'appel à partir d'un modèle d'incident, allez sur le menu Administration > Paramètres divers et renseignez le paramètre {SM} Liste des colonnes de la Table "SD_REQUEST" à exclure de l'assistant de duplication d'incident.

Éclatement loyer global

Select ok icon.png  Inventaire des contrats

Permet de répartir le coût global d'un contrat de leasing sur les différents biens liés au contrat, en fonction du prix d'achat individuel de chacun des matériels et licences.
  • Indiquez le loyer global du contrat de leasing à répartir entre le nombre de biens recensés sur le contrat via le champ Montant des loyers globaux.
  • La part du loyer en pourcentage du prix d'achat global est calculée automatiquement : Montant des loyers globaux / Prix d'achat cumulé des biens

Éditeur de règle métier

Select ok icon.png  Règles métier

Permet d'ouvir l'écran de définition de la règle métier.

Enregistrer une indisponibilité

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Demande de service, Demande de changement, Élément de configuration (CI)

Permet d'enregistrer une indisponibilité pour le CI courant, ainsi que pour tous les CI impactés (en aval).
  • Sur la fiche de l'objet courant :
    • Une action Enregistrer une indisponibilité est automatiquement générée pour chaque CI rendu indisponible.
  • Sur la fiche de chaque CI rendu indisponible :
    • L'onglet Indisponibilités est mis à jour, avec précision de la date de début d'indisponibilité.
Best Practice icon.png

Enregistrer une tâche

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Demande d'investissement, Problème

Permet de conserver une trace d'une action non prévue dans le traitement de l'objet courant (action hors workflow).
exemple Tests internes ; Prise de main à distance ; Opération de télédistribution ; Utilisateur non joignable
  • Une tâche est liée à un type d'action.
    • Les types d'action sont définis pour le menu auquel est rattaché l'objet courant (Service Operation, Service Transition).
    • La tâche peut donner lieu à une refacturation via la saisie des coûts horaire/forfaitaire au niveau du type d'action.
  • Une action avec le libellé de la tâche est automatiquement générée et terminée.
    • Elle est visible dans l'onglet Activité, sous réserve que le type d'action autorise l'affichage.
    • La date de fin est automatiquement renseignée.
Best Practice icon.png
  • Vous pouvez envoyer un e-mail au groupe/intervenant pour les prévenir de la création de la tâche, via Envoyer un mail. Vous pouvez également utiliser l'assistant Prévenir les intervenants.

Entrer dans le parc

Select ok icon.png  Anomalies d'inventaire

Permet de créer les fiches des matériels détectés par un outil d'inventaire mais non référencés dans l'inventaire.
Best Practice icon.png Vérifiez, et complétez si nécessaire, les fiches Matériel qui ont été créées : affectation à un utilisateur, licences, contrats...

Entrer en stock

Select ok icon.png  Commande, Livraisons en attente

Permet de réceptionner les éléments se rapportant à une même commande (réception totale ou partielle), d'ajouter des éléments non inscrits sur le bon de commande et de solder les lignes pour cause de rupture de stock du fournisseur.
  • Note : Uniquement si la commande n'est pas soldée.
  • Un message (non bloquant) est affiché si la commande n'a pas été envoyée au fournisseur.
  • La réception se fait sur un seul site de livraison (localisation de stockage), sauf pour les commandes liées à des demandes d'investissement pour lesquelles la réception sur plusieurs sites est autorisée.
  • Seules les lignes pour lesquelles il reste une quantité à livrer sont affichées.
  • Des contrats peuvent être associés à la réception.
  • Un e-mail peut être envoyé au responsable du parc informatique pour l'informer de la réception.
  • Les nouvelles fiches Matériel sont automatiquement créées à partir des références renseignées manuellement ou automatiquement via la génération des codes barre, et avec un statut En stock.
  • Sur la commande, les quantités de chaque élément réceptionné sont réactualisées sur l'onglet Détaillées.
  • Les comptes analytiques sont mis à jour.
  • Si la réception est :
    • partielle : la commande reste affichée dans la liste des livraisons en attente et les quantités restant à livrer sont réactualisées ;
    • totale ou si la commande est soldée pour cause de rupture de stock du fournisseur : la commande disparaît de la liste des livraisons en attente. Note : Si la case Soldé pour rupture fournisseur est cochée sur toutes les lignes, la commande est automatiquement annulée.

Entrer en stock

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet de réceptionner des matériels.
  • Les fiches Matériel sont automatiquement créées avec le statut En stock.
Best Practice icon.png Utilisez cet assistant lorsque vous souhaitez réceptionner plusieurs matériels d'un même fournisseur.

Envoyer

Select ok icon.png  Commande, Livraisons en attente

Permet d'envoyer par e-mail un bon de commande au fournisseur.Note : Il s'agit d'une étape facultative liée au processus de traitement des commandes mis en place par chaque société.
Best Practice icon.png
  • Pour générer le bon de commande au format PDF et le joindre à l'e-mail envoyé au fournisseur, cliquez sur [ IMPRESSION DU BON DE COMMANDE ] sur la commande > onglet Détails.
  • Pour générer le bon de commande sous un autre format et le joindre à l'e-mail envoyé au fournisseur, utilisez l'assistant Impression de rapports.

Envoyer en réparation

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet de définir le fournisseur chez lequel le matériel est envoyé en réparation.
  • Le matériel prend le statut En réparation.
Best Practice icon.png
  • Pour afficher la liste des matériels envoyés en réparation : allez sur le menu Asset Management > Matériels > Gestion des réparations.
  • Pour réintégrer un matériel dans le parc : lancez l'assistant Retour de prêt / Réparation.
  • Pour consulter la liste des matériels dont la date de retour prévue est dépassée : exécutez le reporting Matériels en réparation en retard (dossier : Easyvista\Matériels\Suivi des matériels).

Envoyer un mail au demandeur

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Prise d'appel

Permet d'envoyer une notification par e-mail à l'utilisateur demandeur associé à l'objet courant.
  • Le bénéficiaire est mis en copie conforme lorsqu'il est différent du demandeur.
  • Une action Notification au demandeur est automatiquement générée.
Best Practice icon.png Configurez un mail type pour prérenseigner rapidement l'e-mail à envoyer.

Étude d'impact

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Demande de service, Demande de changement, Événement, Élément de configuration (CI)

Permet de mesurer l'impact de l'indisponibilité du CI courant sur tous les CI impactants (en amont) et impactés (en aval).
exemple Impact de l'arrêt du CI Serveur Oracle ==> 2 CI impactés en aval :

  • Impact direct de niveau 1 sur le CI Serveur de bases de données, rendu indisponible
  • Impacts indirects de niveau 2 sur les CI Application Paye et Application Notes de frais, qui deviennent à leur tour indisponibles.
  • Un fichier contenant tous les CI liés peut être généré.
  • Une simulation des évolutions de capacité peut être effectuée.
  • Associer les CIs sélectionnés : Permet de lier les CI de l'étude d'impact à l'objet courant. L'onglet CI est mis à jour.

Exporter

Select ok icon.png  Profils utilisateur

Permet d'exporter au format XML le profil.
  • Cliquez sur Télécharger : le fichier indique le nom du profil, ainsi que la date et heure de génération.
exemple Service_Desk_-_Responsable_20210527104609 ==> profil Responsable Service Desk - fichier créé le 27/05/2021 à 10h46mn09s

Facturer

Select ok icon.png  Inventaire des matériels, Inventaire des licences, Inventaire des contrats, En attente de facturation

Permet de facturer des biens (matériels, licences, contrats) et d'éventuels frais divers non initialement prévus dans la commande, et de réaliser l’imputation budgétaire.
  • Note : La sélection multiple est possible pour des biens liés au même fournisseur.
  • La quantité facturée est égale à la quantité réceptionnée.
  • Les fiches Commande sont automatiquement mises à jour.
  • Les commandes entièrement facturées disparaissent de la liste des commandes en attente de facturation.
  • Les comptes analytiques sont mis à jour.
  • Attention : Si vous lancez l'assistant depuis un contrat, renseignez uniquement les factures hors échéance. Pour facturer les échéances prévues (inscrites sur l'échéancier du contrat), allez sur le menu Service Transition > Factures > Échéances des contrats.
Best Practice icon.png
  • Pour ajouter des frais divers référencés dans le catalogue, cliquez sur Référence catalogue. Sinon, cliquez sur Saisie simple.
  • Si vous modifiez les montants facturés, cliquez sur Recalculer pour réactualiser le montant total.
  • Pour déduire un avoir du fournisseur, créez une ligne de frais simple et saisissez un montant négatif.

Fermer

Select ok icon.png  Annuaire des entités, Annuaire des localisations

Permet d'archiver l'objet courant afin de la rendre indisponible.
  • Tous les objets de niveau inférieur sont automatiquement archivés.
Best Practice icon.png
  • Pour retrouver ces objets, utilisez le filtre Archivés.

Fin d'indisponibilité

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Prise d'appel, Élément de configuration (CI)

Permet de mettre fin à l'indisponibilité du CI courant, ainsi que pour tous les CI impactés (en aval).
  • Sur la fiche de chaque CI rendu disponible :
    • L'onglet Indisponibilités est mis à jour, avec précision de la date de fin d'indisponibilité.
Best Practice icon.png Utilisez le planning des CI, le graphe de la CMDB et le menu Extended CMDB > Disponibilités pour visualiser rapidement les disponibilités/indisponibilités des CI.

Fin de contrat

Select ok icon.png  Annuaire des fournisseurs

Permet d'archiver l'objet courant afin de le rendre indisponible.
  • Tous les objets de niveau inférieur sont automatiquement archivés.
Best Practice icon.png
  • Pour retrouver l'objet, utilisez le filtre Archivé.

Fin du projet

Select ok icon.png  Projet

Permet d'indiquer que le projet est terminé.
  • Note : Uniquement si toutes les tâches sont terminées à 100%
  • Le projet disparaît de la liste des projets en cours et est automatiquement archivé.
  • Le statut et la date de fin du projet sont automatiquement mis à jour sur la fiche Projet.
  • Le planning des tâches ne peut plus être modifié.
  • Les tâches disparaissent des feuilles de temps des intervenants. Seul le chef de projet peut continuer à saisir les feuilles de temps.

Fusionner des matériels

Select ok icon.png  Anomalies d'inventaire

Permet de faire le rapprochement entre des matériels détectés par un outil d'inventaire et des matériels référencés dans l'inventaire, afin de fusionner les 2 références pour en conserver une seule.
  • Les logiciels et les caractéristiques qui diffèrent entre les 2 matériels sont affichés : tous - ou une sélection - peuvent être ajoutés sur le matériel retenu pour la fusion.
  • Le matériel retenu pour la fusion conserve son statut actuel.
  • Le matériel abandonné est sorti du parc informatique et prend le statut Archivé.

Fusionner les modèles

Select ok icon.png  Catalogue des CI, Catalogue des logiciels, Catalogue des matériels

Permet de fusionner 2 références (et tous les éléments associés) afin d'en conserver une seule dans le catalogue.
  • Les droits d'usage ne sont pas conservés dans le cas d'une fusion de modèles de logiciels.

Générer un échéancier

Select ok icon.png  Inventaire des contrats

Permet de générer le calendrier des échéances du contrat, en renseignant leur montant unitaire et la périodicité.
  • Les échéances peuvent inclure les loyers des matériels et licences entrant dans le cadre du contrat.
Best Practice icon.png Lorsque vous recevez la facture d'un fournisseur d'une échéance prévue, saisissez-la en comptabilité via l'écran Transition > Factures > Échéances des contrats > assistant Nouvelle facture sur échéancier ; vous pouvez alors effectuer l'imputation analytique.

Gérer au catalogue des services

Select ok icon.png  Élément de configuration (CI)

Permet d'indiquer que le CI courant est un service géré dans le catalogue des services.
  • Un montant refacturé pour l'usage du service peut être saisi.
  • Sur la fiche CI, la case Est un service est automatiquement cochée.
Best Practice icon.png Pour modifier uniquement le statut de l'objet courant, utilisez l'assistant Mettre à jour le statut.

Gérer dans la CMDB

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet de promouvoir le matériel dans la CMDB, pour être suivi comme élément de configuration (CI).
Best Practice icon.png Pour ne plus suivre un matériel dans la CMDB : allez sur la fiche CI et lancez l'assistant Ne plus gérer dans la CMDB.

Gérer dans la CMDB

Select ok icon.png  Pipeline des services

Permet de mettre en production l'élément de configuration (CI) courant (actuellement en phase de conception/tests et géré dans le pipeline), en le mettant à disposition dans le catalogue des services.
  • La fiche est automatiquement ouverte dans le catalogue et n'apparaît plus dans le pipeline des services.
Best Practice icon.png Pour remettre un service du catalogue dans le pipeline, lancez l'assistant Remettre dans Service Pipeline depuis le catalogue.

Gérer la liste des groupes de transfert

Select ok icon.png  Annuaire des groupes

Permet de définir la liste des groupes vers lesquels le groupe courant peut, ou non, transférer une prise d'appel ou transférer / attribuer une action.

Gérer les domaines

Select ok icon.png  Domaine

Permet de définir les restrictions d'un domaine sur chaque critère : localisation / entité / catégorie / sujet.

Gérer les groupes

Select ok icon.png  Annuaire des employés

Permet de sélectionner les groupes auxquels appartient l'employé.
  • Vous pouvez indiquer les groupes dont l'employé est responsable.
  • Champ Par défaut : Lorsque l'employé fait partie de plusieurs groupes, permet d'indiquer son groupe par défaut utilisé par certains assistants.
    exemple Utilisation sur les assistants Clôture d'un incident, Réouvrir un incident

Gérer les questions

Select ok icon.png  Questionnaire, Questionnaires multi-sections

Permet de définir le contenu d'une section, en sélectionnant les questions et en les personnalisant suivant le contexte - Open url.png voir Description de l'écran
  • Notes :
    • Une question utilisée par une autre question (via une contrainte ou une condition) ne peut pas être supprimée.
    • Son libellé, son type et son rang ne peuvent pas être modifiés.

Gérer les sections

Select ok icon.png  Questionnaires multi-sections

Permet de définir les sections du questionnaire - Open url.png voir Description de l'écran

Gestion des droits Downgrade

Select ok icon.png  Inventaire des licences

Permet de gérer des droits d'utilisation de licences antérieures sur la version actuelle de la licence - Open url.png voir Procédure

Impression de rapports

Select ok icon.png  Commande

Permet de générer le bon de commande sous différents formats (PDF, CSV, HTML...) et de l'envoyer par e-mail au fournisseur.

Installer / Déménager

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet de définir la nouvelle affectation du matériel qui a été installé ou déplacé, et d'indiquer le nouvel employé qui en est responsable.
  • Si la case Conserver les utilisateurs actuels des matériels liés aux matériels sélectionnés est cochée, les matériels liés sont automatiquement déplacés avec le matériel courant et héritent automatiquement du nouvel utilisateur et de sa localisation.
  • Si l'assistant Pré-affectation a été lancé auparavant sur le matériel, le nouvel utilisateur est renseigné par défaut.
  • Par défaut, la localisation, l'entité et le centre de coût sont ceux du nouvel utilisateur.
  • Si le statut n'est pas renseigné, le matériel hérite du statut par défaut de la localisation.
  • Le matériel conserve l'historique des affectations précédentes dans l’onglet Historique des mouvements (changements de localisation / utilisateur).
Best Practice icon.png
  • Renseignez tous les utilisateurs ayant accès à chaque matériel installé/déménagé via l'onglet Autres utilisateurs.
  • Renseignez tous les matériels liés à chaque matériel installé/déménagé via l'onglet Matériels liés.
  • Si les matériels liés ne sont pas déplacés avec les matériels installés/déménagés, supprimez les liens via l'assistant Attacher un matériel.

Lancement de scripts

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Demande de service, Demande de changement, Demande d'investissement, Problème, Action, Inventaire des matériels, Annuaire des employés

Permet de lancer des scripts relatifs à l'objet courant.
  • Vous pouvez paramétrer l'assistant via le menu Administration > Paramétrages > Scripts.

Message d'accès à Front Office

Select ok icon.png  Annuaire des employés

Permet d'envoyer un e-mail à un utilisateur lui notifiant qu’il a accès au menu Self Service (portail utlisateur).

Mettre à jour

Select ok icon.png  Inventaire des matériels, Inventaire des licences, Inventaire des contrats, Annuaire des employés, Catalogue des contrats, Catalogue des matériels, Catalogue des logiciels

Permet de mettre à jour un ensemble d'informations sur la fiche (remplacement ou effacement de la valeur existante).
  • 3 options sont disponibles :
    • Écraser : Complète le champ en remplaçant la valeur éventuellement existante par la nouvelle valeur.
    • Compléter : Complète le champ s'il est vide uniquement.
    • Vider : Vide le champ.

Mettre à jour

Select ok icon.png  Mails types

Permet de modifier le mail type.

Mettre à jour

Select ok icon.png  Échéances des contrats

Permet de modifier certaines informations de l'échéance de contrat (Date et montant prévus, compte analytique...).
  • Note : Uniquement si l'échéance n'est pas encore facturée.
  • Les échéances sont automatiquement mises à jour sur le contrat > onglet Échéances prévues.

Mettre à jour

Select ok icon.png  Connaissance

Permet de mettre à jour la solution de contournement décrite par la connaissance, ainsi que son statut.
Publier cet élément en tant que news :
  • Une nouvelle news est créée :
    • Celle-ci est disponible sur tout objet rattaché au même sujet que la news.
    • L'onglet Erreurs connues liées est mis à jour.
  • Sur la fiche de la connaissance :
    • L'onglet News est mis à jour.
Best Practice icon.png Pour modifier uniquement le statut de l'objet courant, utilisez l'assistant Mettre à jour le statut.

Mettre à jour

Select ok icon.png  Erreur connue

Permet de modifier la description et le statut de l'erreur connue, et de mettre également à jour le statut des incidents liés.
Mettre à jour les incidents (Note : Uniquement si des incidents sont liés à l'erreur connue) :
  • Sur la fiche de l'incident :
    • L'action suivante du workflow est automatiquement générée.
    • Le statut est mis à jour.
  • Sur la fiche de l'erreur connue :
    • L'onglet Incidents liés est mis à jour.
Publier cet élément en tant que news :
  • Une nouvelle news est créée :
    • Celle-ci est disponible sur tout objet rattaché au même sujet que la news.
    • L'onglet Erreurs connues liées est mis à jour.
  • Sur la fiche de l'erreur connue :
    • L'onglet News est mis à jour.
Best Practice icon.png Pour modifier uniquement le statut de l'objet courant, utilisez l'assistant Mettre à jour le statut.

Mettre à jour le statut

Select ok icon.png  Connaissance, Erreur connue

Permet de modifier le statut de l'erreur connue courante.
exemple Archiver l'erreur ; Passer l'erreur dans la base de connaissance
  • Le nouveau statut est sélectionné parmi ceux définis comme Prochain statut dans la table de référence Statuts des erreurs connues.
  • Le changement de statut de l'erreur courante n'a pas d'incidence sur le statut des objets liés.
  • Si l'erreur connue passe en statut Archivé, les news associées restent visibles sur tout objet rattaché au même sujet que la news.

Mettre à jour les domaines

Select ok icon.png  Annuaire des employés

Permet d'affecter des domaines à un utilisateur et de définir son domaine par défaut.

Mettre à jour un profil

Select ok icon.png  Annuaire des employés

Permet d'affecter un profil à un utilisateur.
  • Un utilisateur peut affecter son propre profil et tous ceux dont son profil est maître.

Mise en production

Select ok icon.png  Projet de mise en production (release)

Permet d'indiquer que la mise en production du projet est terminée. Le projet est alors figé et plus aucune phase de déploiement ne peut être ajoutée.
  • Les CI Service référencés dans l'onglet Service Pipeline sont automatiquement mis en production. Ils disparaissent de l'onglet et passent automatiquement sur l'onglet Catalogue des services.
  • Une action Mise en production effectuée est automatiquement créée pour chaque demande de changement liée au projet de mise en production.
  • Le statut et la version sont automatiquement mis à jour sur la fiche de chaque CI sélectionné.

Modification de l'intervenant

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Demande d'investissement, Problème

Permet de modifier l'intervenant en charge de l'objet courant, avec la possibilité de saisir un coût horaire.
  • Une notification par e-mail est envoyée au nouvel intervenant.

Modification de l'urgence

Select ok icon.png  Incident, Action; Prise d'appel

Permet de modifier l'urgence de l'objet courant, en indiquant la raison.
  • Une action Modification de l'urgence est automatiquement générée.
  • Une notification par e-mail est envoyée aux intervenants.

Modifier

Select ok icon.png  Commande

Permet de modifier les lignes d'une commande (quantité, prix remisé et prix public, site de livraison, compte d'imputation analytique) et d'en ajouter de nouvelles.
  • Note : Uniquement si la commande n'a pas encore été envoyée.
  • Sur les lignes de commande existantes :
    • la référence et le modèle ne peuvent pas être modifiés ;
    • le site de livraison peut être modifié uniquement si aucune demande n'est liée à la ligne.
  • Sur la fiche Commande :
    • le total de la commande est recalculé : il s'agit de la somme des prix remisés des éléments ;
    • l'onglet Lignes de commande est réactualisé ;
    • les comptes analytiques sont mis à jour.
Best Practice icon.png
  • Pour modifier une commande envoyée, allez sur la fiche et effacez la date d'envoi.
  • Pour diminuer la quantité commandée, annulez la ligne et recréez-la avec la nouvelle quanité.

Modifier

Select ok icon.png  Questionnaire - Valeurs dynamiques

Permet de modifier la valeur dynamique (code, libellé, requête SQL).

Modifier la règle de détection

Select ok icon.png  Règles de détection des logiciels

Permet de modifier le contenu de la règle de détection.

Modifier le commentaire de la ligne de commande

Select ok icon.png  Livraisons en attente

Permet de modifier le commentaire associé à la ligne.
  • Note : Une seule ligne de commande peut être sélectionnée.

Modifier le détail de la demande

Select ok icon.png  Demande de service, Demande de changement, Demande d'investissement

Permet de modifier le contenu de la demande courante (i.e. les lignes de la demande), en ajoutant ou supprimant des matériels / logiciels / contrats / consommables.
  • Note : Uniquement si la validation financière n'a pas été effectuée (statut En attente de validation). En l'absence de phase de validation sur le workflow, uniquement si la phase de réception n'est pas effectuée en totalité.
  • Suivant l'objet courant, les onglets Matériels/Logiciels, Matériels/Logiciels/Contrats, Matériels/Logiciels/Consommables, Consommables sont mis à jour.
    • Une nouvelle ligne est ajoutée pour chaque nouvel élément.
    • Si la quantité est nulle, la ligne est supprimée.
  • La dépense estimée est automatiquement réactualisée et les comptes analytiques sont mis à jour.
Best Practice icon.png
  • Pour modifier uniquement le prix unitaire et le prix remisé d'un élément de la demande, allez sur l'onglet contenant les éléments de la demande et cliquez sur Edit icon.png en regard de la ligne souhaitée.
  • Pour ajouter un consommable, allez sur l'onglet Consommables (hors logistique) et cliquez sur Add icon.png.

Niveau de priorité

Select ok icon.png  Règles métier

Permet de définir le séquencement de la règle métier par rapport à d'autres règles rattachées à la même table principale.
  • Vous pouvez saisir un niveau de priorité pour la règle ou la positionner par rapport à une règle de référence.

Ne plus gérer dans la CMDB

Select ok icon.png  Élément de configuration (CI)

Permet d’enlever la qualité de CI à un matériel jusqu’alors géré dans la CMDB.
exemple Un serveur de production est maintenant utilisé comme serveur de test exclusivement. Il n'est alors plus identifié comme un élément stratégique et il n'est plus nécessaire de le gérer dans la CMDB.
  • Le CI matériel redevient automatiquement un matériel ordinaire.

Notification pour action

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Demande de service, Demande de changement, Action

Permet de notifier les responsables/utilisateurs/rôles/groupes ayant recours au CI associé à l'objet courant (et aux CI impactés) qu'une intervention doit être réalisée, et de générer l'action correspondante.
  • La liste des groupes est évaluée en fonction des rôles sélectionnés.
  • Un e-mail peut être envoyé pour prévenir les interlocuteurs.
  • Une action Notification pour action est automatiquement générée.
  • Pour le groupe/intervenant sélectionné :
    • Les compteurs Actions à faire Notification icon - My to do actions.png et Notification icon - My groups actions.png sont automatiquement mis à jour dans le Quick Dashboard.
    • L'action est également visible via le menu Service Operation > Actions > Mes actions de l'intervenant et Operation > Actions > Les actions de mes groupes des membres du groupe.
Best Practice icon.png Pour uniquement prévenir les utilisateurs d'une intervention à venir, utilisez l'assistant Notification pour information.

Notification pour information

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Demande de service, Demande de changement, Élément de configuration (CI), Catalogue des services, Pipeline des services, Action

Permet de notifier par e-mail les responsables/utilisateurs/rôles/groupes ayant recours au CI associé à l'objet courant, ainsi qu'à tous les CI impactés (en aval), qu'une intervention doit être réalisée.
  • La liste des groupes est évaluée en fonction des rôles sélectionnés.
  • Une action Notification pour information est automatiquement générée.
  • Aucune action À faire n'est générée pour les intervenants.
Best Practice icon.png Pour générer une action À faire pour les intervenants, utilisez l'assistant Notification pour action.

Nouveau plan de continuité

Select ok icon.png  Élément de configuration (CI), Catalogue des services

Permet de créer un nouveau plan de continuité rattaché automatiquement au CI courant.
  • Sur la fiche CI, l'onglet Plan de continuité est mis à jour.

Nouveau problème

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel

Permet de créer un nouveau problème rattaché automatiquement à l'incident courant.
  • Le workflow du nouveau problème est automatiquement démarré.
  • Pour le groupe/intervenant de l'étape initiale du workflow :
    • Les compteurs Actions à faire Notification icon - My to do actions.png et Notification icon - My groups actions.png sont automatiquement mis à jour dans le Quick Dashboard.
    • L'action est également visible via le menu Service Operation > Actions > Mes actions de l'intervenant et Operation > Actions > Les actions de mes groupes des membres du groupe.
  • Sur la fiche de l'incident courant :
    • Le statut prend la valeur En cours.
    • L'onglet Problèmes liés est mis à jour.
  • Sur la fiche du nouveau problème :
    • L'onglet Incidents liés est mis à jour.
Best Practice icon.png
  • Utilisez cet assistant pour déclarer un problème sur un incident n'ayant pas de solution de contournement ou dans le cas d'incidents de masse.
  • Pour faire avancer les incidents en même temps que le problème : Open url.png voir Procédure

Nouveau statut CI

Select ok icon.png  Catalogue des services

Permet d'ajouter un nouveau statut dans la table Statuts du CI, sans repasser par le menu.

Nouvel événement

Select ok icon.png  Inventaire des matériels, Élément de configuration (CI), Catalogue des services

Permet de générer un nouvel événement pour l'objet courant.

Nouvel incident

Select ok icon.png  Élément de configuration (CI), Catalogue des services

Permet de créer un nouvel incident pour le CI courant.
  • L'incident est qualifié à l'aide du sujet par défaut indiqué sur la fiche CI.

Nouvel incident depuis un événement

Select ok icon.png  Événement

Permet de créer un nouvel incident rattaché automatiquement à l'événement courant, en reprenant ses éléments.
  • Le workflow du nouvel incident est automatiquement démarré.
  • Pour le groupe/intervenant de l'étape initiale du workflow :
    • Les compteurs Actions à faire Notification icon - My to do actions.png et Notification icon - My groups actions.png sont automatiquement mis à jour dans le Quick Dashboard.
    • L'action est également visible via le menu Service Operation > Actions > Mes actions de l'intervenant et Operation > Actions > Les actions de mes groupes des membres du groupe.
  • Sur la fiche du nouvel incident :
    • Le statut prend la valeur En cours.
    • L'onglet Événements liés est mis à jour.
  • Sur la fiche de l'événement courant :
    • L'onglet Incidents liés est mis à jour.

Nouvelle caractéristique

Select ok icon.png  Inventaire des matériels, Annuaire des entités, Annuaire des localisations, Catalogue des changements, Catalogue des demandes de service, Catalogue des matériels

Permet de créer une nouvelle caractéristique dans la table de référence.
  • La caractéristique peut être associée à une catégorie.
  • Allez sur l'onglet Caractéristiques de la fiche de l'objet courant pour associer la nouvelle caractéristique.

Nouvelle commande

Select ok icon.png  Logistique, Suivi des stocks

Permet de passer une commande de biens (matériels / logiciels / consommables) pour traiter les demandes validées et acceptées (service / changement / investissement).
  • La commande concerne un seul fournisseur.
  • Les demandes traitées sont supprimées de la liste.
  • La nouvelle commande apparaît dans la liste des commandes en cours.
  • Les comptes analytiques sont mis à jour.

Nouvelle connaissance

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Problème

Permet de créer une nouvelle entrée dans la base de connaissance, rattachée automatiquement à l'objet courant.
  • Sur la fiche de la nouvelle connaissance :
    • Le statut prend la valeur Base de connaissance.
    • Une action Création d'une connaissance est automatiquement générée, visible sur l'onglet Actions.

Liste des champs :

  • Date de création : Égale à la date du jour.
  • Statut : Automatiquement égal à Base de connaissance.
  • Publique : Indique si la nouvelle connaissance est visible uniquement depuis les menus Operation et Transition (case non cochée - utilisateurs du Back Office) ou également depuis le portail Self Service (case cochée).
  • Titre : Titre de la connaissance, servant de mots clés pour la recherche full-text.
  • lien Vérifier les doublons : Permet de vérifier si une connaissance portant sur le même sujet a déjà été créée. Automatiquement, la fenêtre de recherche full-text est ouverte, en passant le Titre comme mots clés.
  • Contenu : Description de la connaissance.
  • Prochaine révision : Fréquence à laquelle la connaissance doit être révisée.
  • Version : Numéro de version de la connaissance, généralement mis à jour à chaque révision majeure.
  • Durée de mise en oeuvre : Estimation du temps nécessaire à la mise en oeuvre de la connaissance.
  • Publier cet élément en tant que news : Permet de créer une nouvelle news rattachée automatiquement à la nouvelle connaissance.
    • L'onglet News est mis à jour.
    • Liste des champs :
      • N° de connaissance : Numéro incrémenté automatiquement. *Date de début/fin de news : Période de publication durant laquelle la news est visible des utilisateurs (sous réserve du caractère public de la news).
      • Restriction sur la localisation : Périmètre d'application de la news restreignant sa visibilité aux seuls utilisateurs de la localisation sélectionnée (et des niveaux inférieurs).
      • Restriction sur l'entité : Périmètre d'application de la news restreignant sa visibilité aux seuls utilisateurs de l'entité sélectionnée (et des niveaux inférieurs).
      • Langage de publication : Cochez les langues dans lesquelles la news est disponible. Automatiquement, elle est alors affichée dans la langue de connexion de l'utilisateur.
      • Publier une autre news pour cet élément : Permet de créer une nouvelle news rattachée automatiquement à la nouvelle erreur connue.

Nouvelle Demande / Incident

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet de créer un incident / demande (service / changement) relatif au matériel.

Nouvelle demande de changement

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Problème, Élément de configuration (CI), Catalogue des services, Inventaire des matériels

Permet de créer une nouvelle demande de changement rattachée automatiquement à l'objet courant.
  • Dans le cas d'un CI, la demande est qualifiée à l'aide du sujet par défaut indiqué sur la fiche CI.
  • Le workflow de la nouvelle demande est automatiquement démarré.
  • Pour le groupe/intervenant de l'étape initiale du workflow :
    • Les compteurs Actions à faire Notification icon - My to do actions.png et Notification icon - My groups actions.png sont automatiquement mis à jour dans le Quick Dashboard.
    • L'action est également visible via le menu Service Operation > Actions > Mes actions de l'intervenant et Operation > Actions > Les actions de mes groupes des membres du groupe.
  • Sur la fiche de la nouvelle demande :
    • Suivant l'objet depuis lequel est lancé l'assistant, l'onglet Incidents liés / Services liés / Problèmes liés est mis à jour.
  • Sur la fiche de l'objet courant :
    • S'il s'agit d'un incident :
      • La demande de changement devient parent de l'incident et le statut de ce dernier prend la valeur Incident lié.
      • Une action Affecté à une demande de changement est automatiquement générée.
      • Si des actions en cours ont été clôturées :
        • dans l'historique des actions, la mention Fin anticipée est affichée en regard de chacune d'entre elles ;
        • sur la fiche Action, le champ Action à faire prend la valeur Fin anticipée.
      • L'onglet Changements liés est mis à jour.
      • Lorsque la demande de changement est terminée, l'incident enchaîne sur un éventuel workflow de clôture défini pour le sujet de la demande.
    • S'il s'agit d'une demande de service ou d'un problème :
      • Le statut de l'objet n'est pas modifié.
      • L'onglet Changements liés est mis à jour.
Best Practice icon.png
  • Lancez cet assistant pour gérer des incidents de masse nécessitant un même changement.
    exemple Après analyse, le support diagnostique que plusieurs incidents Plantage d'un serveur sont liés à un problème d'espace disque.
    • À partir de l'un des incidents, le support décide d'ouvrir une demande de changement pour augmenter l'espace disque.
    • Traitement de la demande de changement (achat et installation d'un nouveau disque) ==> tous les incidents liés sont terminés via le workflow de clôture défini pour le sujet de la demande.
  • Pour définir et associer le workflow de clôture des incidents liés à l'un des sujets des demandes de changement :
    • Définissez le workflow de clôture via le menu Service Operation, pour le sujet des incidents liés.
    • Allez sur le sujet de la demande de changement parent des incidents liés via le menu Service Transition et sélectionnez :
      • comme workflows standard et workflow de résolution de la demande : l'un des workflows définis via le menu Service Transition ;
      • comme workflow de clôture : le workflow défini via le menu Service Operation pour le sujet des incidents liés.

Nouvelle demande de service

Select ok icon.png  Prise d'appel, Problème, Élément de configuration (CI), Catalogue des services

Permet de créer une nouvelle demande de service rattachée automatiquement à l'objet courant.
  • Dans le cas d'un CI, la demande est qualifiée à l'aide du sujet par défaut indiqué sur la fiche CI.
  • Le workflow de la nouvelle demande est automatiquement démarré.
  • Pour le groupe/intervenant de l'étape initiale du workflow :
    • Les compteurs Actions à faire Notification icon - My to do actions.png et Notification icon - My groups actions.png sont automatiquement mis à jour dans le Quick Dashboard.
    • L'action est également visible via le menu Service Operation > Actions > Mes actions de l'intervenant et Operation > Actions > Les actions de mes groupes des membres du groupe.
  • Sur la fiche de la nouvelle demande :
    • Dans le cas d'un problème, l'onglet Problèmes liés est mis à jour.
  • Sur la fiche du problème courant :
    • Une action Création d'une demande de service est automatiquement générée.
    • L'onglet Services liés est mis à jour.

Nouvelle erreur connue

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Brouillon, Erreur de saisie, Problème

Permet de créer une nouvelle erreur connue rattachée automatiquement à l'objet courant.
  • Publier cet élément ent tant que news : Permet de créer une nouvelle news rattachée automatiquement à l'erreur connue. La news est alors affichée sur la prise d'appel de tout nouvel incident associé au même sujet que la nouvelle erreur connue.
  • Sur la fiche de la nouvelle erreur connue :
    • Le statut prend la valeur À valider.
    • Une action Création d'une erreur connue est automatiquement générée, visible sur l'onglet Actions.
    • Si vous avez créé une news, l'onglet News est mis à jour.
  • Sur la fiche de l'action rattachée à l'objet courant :
    • L'onglet Erreurs connues est mis à jour.

Nouvelle facture sur échéancier

Select ok icon.png  Échéances des contrats

Permet de facturer des échéances de contrat prévues et d'éventuels frais divers, et de les imputer sur un compte analytique.
  • Note : Uniquement si l'échéance n'est pas encore facturée.
  • Les montants affichés sont les montants prévus sur l'échéancier. Vous pouvez les modifier.
  • Le contrat est automatiquement mis à jour :
    • l'onglet Facture des échéances affiche une nouvelle ligne avec le montant total des éléments facturés (échéances et éventuels frais divers) ;
    • l'onglet Échéances des factures affiche une ligne pour chaque nouvelle échéance facturée. Les éventuels frais divers ne sont pas affichés ;
    • les échéances facturées ne sont plus affichées sur l'onglet Échéances prévues.

Nouvelle période de gel

Select ok icon.png  Demande de changement, Élément de configuration (CI), Projet de mise en production (release)

Permet de créer une nouvelle période de gel durant laquelle les CI sélectionnés ne doivent pas subir de changement.
exemple Serveur hébergeant l'application de paye : définir une période de gel sur chaque fin de mois
Best Practice icon.png
  • Pour visualiser les CI gelés et déterminer les impacts des périodes de gel sur un changement prévu, allez sur le menu Service Transition > Détection des collisions > Périodes de gel.
  • Pour afficher toutes les périodes de gel des CI, affichez le calendrier des changements (menu Service Transition > Détection des collisions).

Nouvelle tâche

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Demande de service, Demande de changement, Action

Permet de créer une nouvelle tâche rattachée automatiquement à l'objet courant, afin de conserver une trace d'une action hors workflow.
exemple Prise de contrôle à distance
  • La tâche peut donner lieu à une refacturation via la saisie des coûts horaire/forfaitaire. Cliquez sur Calculer les coûts pour mettre à jour les champs calculés Coût horaire total et Coût total.
  • Sur la fiche de l'objet courant :
    • Une action avec le libellé de la tâche est automatiquement générée et terminée : la date de fin est automatiquement renseignée ; une durée d'intervention peut être saisie.
Best Practice icon.png
  • Depuis une action ou une prise d'appel, vous pouvez également utiliser Enregistrer une tâche.
  • Vous pouvez envoyer un e-mail au groupe/intervenant pour les prévenir de la création de la tâche, via Envoyer un mail. Vous pouvez également utiliser l'assistant Prévenir les intervenants.

Phases de déploiement

Select ok icon.png  Projet de mise en production (release)

Permet de renseigner les phases de déploiement d'un projet de mise en production.
  • L'onglet Phases de déploiement est automatiquement mis à jour.

Pré-affectation

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet de planifier l'affectation du matériel à un utilisateur.
Best Practice icon.png Lancez ensuite l'assistant Installer / Déménager pour affecter les matériels pré-affectés. Note : Tant que cet assistant n'est pas exécuté, les matériels pré-affectés restent disponibles pour tous les utilisateurs.

Prendre sur stock

Select ok icon.png  Logistique

Permet de traiter les demandes (service / changement) sélectionnées en prélevant sur stock les biens (matériels / logiciels / consommables) disponibles (même référence constructeur) ou des éléments équivalents (même catégorie).
exemple

  • Élément de même référence : un ordinateur portable parmi les références Inspiron 8100, disponibles en stock
  • Élément équivalent : un ordinateur portable parmi toutes les références de la catégorie Ordinateur portable disponibles en stock : Inspiron 8100, Inspiron 8200...
  • Les prélèvements sont faits au profit des bénéficiaires des demandes.
  • Une ligne est affichée pour chaque bien à prélever.
  • La liste Code matériel affiche tous les éléments disponibles en stock et non réservés, en présentant d'abord tous les éléments de même référence constructeur puis tous les éléments équivalents de même catégorie.
  • Les demandes traitées sont supprimées de la liste.

Prêt

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet de définir le nouvel employé auquel le matériel est prêté temporairement.
  • Le matériel prend le statut Prêté.
  • L'employé bénéficiaire du prêt est reporté dans le champ Utilisateur principal.
Best Practice icon.png
  • Pour afficher la liste des matériels faisant l’objet d’un prêt : allez sur le menu Asset Management > Matériels > Gestion des prêts.
  • Pour indiquer la nouvelle destination des matériels de retour de prêt : lancez l'assistant Retour de prêt / Réparation.
  • Pour consulter la liste des matériels dont la date de retour prévue est dépassée : exécutez le reporting Matériels en réparation en retard (dossier : Easyvista\Matériels\Suivi des matériels).

Prévenir les intervenants

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Demande d'investissement, Prise d'appel, Problème, Action

Permet d'envoyer une notification par e-mail au groupe/intervenant traitant l'objet courant.
  • Une action Informations aux intervenants est automatiquement générée.
Best Practice icon.png
  • Utilisez cet assistant pour les actions générées hors workflow, pour lesquelles un e-mail n'est pas envoyé automatiquement aux intervenants.
  • Configurez un mail type pour prérenseigner rapidement l'e-mail à envoyer.

Prise de décision de renouvellement

Select ok icon.png  Gestion des renouvellements

Permet de modifier la décision de renouvellement d'un ensemble de contrats.

Prolonger l'utilisation

Select ok icon.png  Inventaire des matériels, Gestion des renouvellements

Permet de modifier la durée de vie du matériel.
  • Par défaut, la durée est héritée du modèle.
Best Practice icon.png Pour afficher la liste des matériels par échéance de renouvellement : allez sur le menu Budgets de renouvellement.

Proposition de transfert

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet à une entité de mettre à disposition d'une autre entité (ou de toutes, via Disponible pour tout le monde) un matériel qui n'est plus utilisé.
  • Un message informatif signale si le matériel est déjà pré-affecté à un utilisateur.
  • Le matériel prend le statut En cours de transfert et n'est plus disponible dans le stock de l'entité proposant le transfert.
Best Practice icon.png Lancez ensuite l'assistant Acceptation de transfert pour valider les propositions de transfert de matériels par entité.

Racheter en fin de leasing

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet de racheter un matériel financé, au moment de son acquisition, par une opération de leasing.

Recalcul des logiciels

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Pour un poste de travail, permet de modifier la liste des logiciels détectés par un outil d'inventaire (via des règles de détection).

Recalcul du WBS des tâches

Select ok icon.png  Projet

Permet de réinitialiser l'ensemble des identifiants WBS des tâches du projet.
  • Toutes les tâches de regroupement sont supprimées.
  • Toutes les sous-tâches redeviennent des tâches de niveau hiérarchique 1.

Recyclage des biens

Select ok icon.png  Inventaire des matériels, Green IT

Permet de renseigner les informations de recyclage des matériels archivés.
  • Note : Sur le menu Green IT, uniquement si le matériel a une date de sortie inférieure ou égale à la date du jour.
  • Les informations peuvent initialement être renseignées via les fiches Matériel, au moment de la sortie du parc (assistant Sortir du parc).

Relance support

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Prise d'appel, Problème

Permet d'envoyer un e-mail de relance au groupe/intervenant traitant l'objet courant.
  • Une action Relance support est automatiquement générée.
  • Attention : Les compteurs des actions ne sont pas modifiés.

Remettre dans Service Pipeline

Select ok icon.png  Catalogue des services

Permet de passer le service courant (actuellement en production et disponible dans le catalogue des services) dans le pipeline des services (pour démarrer une nouvelle phase de conception/tests).
  • La fiche est automatiquement ouverte dans le pipeline des services et n'apparaît plus dans le catalogue.
Best Practice icon.png Pour remettre à disposition dans le catalogue un CI actuellement dans le pipeline, lancez l'assistant Gérer dans la CMDB depuis le catalogue.

Remettre en service

Select ok icon.png  Services archivés

Permet de remettre en production le service courant (actuellement archivé) en le réactivant dans le catalogue des services.
  • La fiche est automatiquement ouverte dans le catalogue.
  • Elle n'apparaît plus dans les CI archivés.
Best Practice icon.png Pour ne plus mettre à disposition un service, lancez l'assistant Archiver le CI depuis le catalogue.

Remplacer

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet de remplacer le matériel par un autre matériel disponible en stock.
  • Seuls des matériels ayant le statut En stock et faisant partie du domaine courant sont proposés comme matériels de remplacement.
  • Le matériel remplacé perd ses liens avec les autres matériels au profit du matériel de remplacement.
Best Practice icon.png Mettez à jour la liste de tous les utilisateurs ayant accès au matériel de remplacement via l'onglet Autres utilisateurs.

Renouveler

Select ok icon.png  Inventaire des contrats, Gestion des renouvellements

Permet de modifier la date de renouvellement du contrat dont l’échéance est proche.
  • Si une durée de renouvellement est saisie, la nouvelle date de fin prévue est recalculée automatiquement.
  • S'il s'agit d'un contrat de leasing, la date de fin prévue est mise à jour pour tous les matériels et licences rattachés.
Best Practice icon.png Pour connaître les contrats pour lesquels une décision de renouvellement doit être prise car la date d'échéance arrive à terme, allez sur le rapport Asset Management > Contrats > Gestion des renouvellements.

Réorganiser

Select ok icon.png  Annuaire des entités, Annuaire des fournisseurs, Annuaire des localisations, Catalogue des changements, Catalogue des demandes de service, Catalogue des événements, Catalogue des incidents, Catalogue des investissements, Catalogue des problèmes, Erreur connue, Imputation analytique, Catégories des projets

Permet de déplacer l'objet courant dans l'arborescence.
  • Tous les objets de niveau inférieur sont automatiquement déplacés.

Réouvrir

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Prise d'appel, Problème

Permet de réouvrir l'objet courant qui a été résolu ou clôturé.
exemple Le bénéficiaire s'aperçoit, après de nouveaux tests, que son problème n'a pas été résolu ; Le demandeur s'aperçoit que la demande n'a pas été imputée sur le bon compte analytique
  • L'objet courant prend un statut Réouvert et le workflow est redémarré. Attention : Le recalcul des délais à partir du SLA n'est pas effectué.
  • Sur la fiche de l'objet courant :
    • Une action Réouverture est automatiquement générée.
    • Pour le groupe/intervenant de l'étape qui a redémarré dans le workflow :
      • Les compteurs Actions à faire Notification icon - My to do actions.png et Notification icon - My groups actions.png sont automatiquement mis à jour dans le Quick Dashboard.
      • L'action est également visible via le menu Service Operation > Actions > Mes actions de l'intervenant et Operation > Actions > Les actions de mes groupes des membres du groupe.
    • Suivant le niveau du groupe sélectionné, une action Redirection est également automatiquement générée.
  • Lorsque l'objet courant :
    • est un problème lié à une erreur connue : Mettre à jour l'erreur connue permet de modifier la description de la solution de contournement, avec la possibilité de publier cette mise à jour au niveau des news ;
    • est lié à un problème : Mettre à jour le problème permet de réouvrir celui-ci ;
    • possèdent des incidents liés : ceux-ci prennent le statut Incident lié et suivent le workflow de l'objet parent.
Best Practice icon.png
  • L'action étant générée hors workflow, envoyez un e-mail au groupe/intervenant indiquant qu'une action lui a été attribué via Prévenir par mail. Vous pouvez également utiliser l'assistant Prévenir les intervenants.
  • Les délais d'intervention n'étant pas recalculés, l'objet peut se trouver en retard. Utilisez alors l'assistant Changer la date de résolution maximum.
  • Pour réouvrir l'objet courant afin de modifier son sujet, utilisez l'assistant Réouvrir et requalifier.

Réouvrir et requalifier

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Problème

Permet de réouvrir l'objet courant qui a été résolu ou clôturé, avec la possibilité de le requalifier en modifiant son sujet.
  • Une action Réouverture est automatiquement générée.
  • Si le sujet a été modifié :
    • Une action Requalification est automatiquement générée.
    • Le workflow associé au nouveau sujet est lancé.
    • Pour le groupe/intervenant de l'étape initiale du workflow :
      • Les compteurs Actions à faire Notification icon - My to do actions.png et Notification icon - My groups actions.png sont automatiquement mis à jour dans le Quick Dashboard.
      • L'action est également visible via le menu Service Operation > Actions > Mes actions de l'intervenant et Operation > Actions > Les actions de mes groupes des membres du groupe.
    • Les actions réalisées via l’ancien workflow restent visibles dans l'historique des actions.
  • L'objet courant prend un statut auquel est associé le méta-statut En cours de traitement.

Liste des champs :

  • Date de réouverture : Par défaut, date et heure courantes.
  • Groupe : Groupe de l'intervenant qui effectue l'action de réouverture. Le nom du groupe peut être prérenseigné lorsque l'intervenant possède un groupe par défaut - Open url.png voir Procédure (étape 7)
  • Description : Motif de la réouverture.
  • Sujet : Nouveau sujet associé à l'objet courant. Vous pouvez le sélectionner rapidement via son Code.
  • Surcharger l'urgence : Indique si le niveau d'urgence doit être remplacé par celui associé au nouveau sujet de l'objet courant (case cochée) ou si le niveau d'urgence de l'ancien sujet doit être conservé (case non cochée).
  • Surcharger l'impact : Indique si le niveau d'impact doit être remplacé par celui associé au nouveau sujet de l'objet courant (case cochée) ou si le niveau d'impact de l'ancien sujet doit être conservé (case non cochée).
  • Responsable de l'incident : Par défaut, il s'agit du responsable désigné sur la fiche Incident. Cliquez sur Définir l'intervenant comme responsable de l'incident si vous souhaitez le remplacer par l'intervenant sélectionné.
Best Practice icon.png
  • L'action étant générée hors workflow, envoyez un e-mail au groupe/intervenant indiquant qu'une action lui a été attribué via Prévenir par mail. Vous pouvez également utiliser l'assistant Prévenir les intervenants.
  • Les délais d'intervention n'étant pas recalculés, l'objet peut se trouver en retard. Utilisez alors l'assistant Changer la date de résolution maximum.
  • Pour réouvrir l'incident/problème courant sans modifier son sujet, utilisez l'assistant Réouvrir.

Retour de prêt / Réparation

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet d'indiquer que le matériel a été rendu par son bénéficiaire (suite de l'assistant Prêt) ou est revenu de réparation (suite de l'assistant Envoyer en réparation).
  • Seuls des matériels ayant les statuts En prêt ou En réparation, et avec une date de retour prévue, sont proposés.
  • Le matériel peut être remis en stock (dans une localisation de stockage - le prochain utilisateur n'est pas renseigné) ou être réaffecté à un employé (par défaut, employé qui en était responsable avant le prêt ; le matériel prend le statut En service).

Retour en stock

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet de remettre le matériel en stock.
  • Le matériel prend automatiquement le statut En stock et est affecté à une localisation de stockage.

Saisie d'un avoir

Select ok icon.png  Facture

Permet de saisir un avoir pour un fournisseur.
  • Note : Uniquement en mode Liste.
  • Si une facture est sélectionnée, l’avoir est automatiquement libellé au nom du fournisseur de celle-ci pour un montant équivalent à celui de la facture.

Séparateur Excel

Select ok icon.png  Annuaire des employés

Permet de spécifier le caractère utilisé comme séparateur d’enregistrements lors de l'export d'un fichier au format CSV : point-virgule, virgule ou tabulation.
  • Le caractère sélectionné doit correspondre au paramètre régional système de Windows Séparateur de listes (Panneau de configuration > Paramètres Région et langue).

Signaler un changement

Select ok icon.png  Prise d'appel

Permet de notifier le gestionnaire de parc d'un changement de localisation du demandeur/bénéficiaire et/ou d'un changement d’affectation/localisation du matériel.
  • Pour définir l'utilisateur par défaut auquel est envoyée la notification : menu Administration > Paramètres divers > paramètre {AM} Email de l'Asset Manager

Simulation de consommation d'énergie

Select ok icon.png  Inventaire des matériels, Green IT

Permet de simuler le changement de consommation d'énergie si un matériel est remplacé par un autre : économie ou dépense supplémentaire en termes d'électricité.
  • Au niveau du Green IT, l'estimation est faite en renseignant la consommation électrique et le taux d’utilisation de chaque matériel, ainsi que le coût moyen du kilowatt et la consommation annuelle (en jours).
  • Les informations peuvent également être mises à jour via les fiches Matériel > onglet Détails > bloc Consommation.

Simulation de disponibilité

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Prise d'appel, Événement, Élément de configuration (CI)

Sur une période donnée, permet de simuler l'indisponibilité du CI courant, afin d'estimer les impacts sur les CI liés et déterminer le meilleur moment pour intervenir ou arrêter le CI.
exemple Coupure de l'accès internet ==> Simulation pour calculer l'impact de l'indisponibilité du CI Accès internet sur son SLA de disponibilité et sur celui du CI impacté Application Notes de frais - extranet
  • L'étude est faite via un ratio d'indisponibilité appliqué au CI courant.
  • Un fichier de simulation de disponibilité au format .csv peut être généré.

Simuler les évolutions de capacité

Select ok icon.png  Demande de changement, Élément de configuration (CI)

Permet de simuler l'évolution d'une capacité du CI sur lequel porte la demande courante.
  • Les capacités sont renseignées sur la fiche CI, en indiquant une valeur de référence et des seuils minimum / maximum à ne pas dépasser.
  • En renseignant une hypothèse de croissance/réduction mensuelle de la capacité, la simulation permet de déterminer au bout de combien de temps vont être atteints les seuils fixés pour cette capacité, et d'anticiper ainsi d'éventuelles mesures à prendre en termes d'achat, remplacement de matériels...
Note : Cet assistant peut également être lancé depuis l'assistant Étude d'impact.

Sortir du parc

Select ok icon.png  Inventaire des matériels, Anomalies d'inventaire, Gestion des renouvellements

Permet de ne plus faire apparaître les matériels qui ne doivent plus être gérés dans l'inventaire.
  • Le matériel prend un des statuts marqués comme n'appartenant pas au parc.
  • Pour un poste de travail, les liens avec les logiciels associés sont automatiquement supprimés et les licences ne sont plus comptabilisées.
  • Le matériel n'apparaît plus dans le menu Budgets de renouvellement.
  • Les contrats ne sont plus affectés au matériel si la case Désaffecter les contrats est cochée, ou restent visibles tant qu'ils ne sont pas terminés si la case n'est pas cochée.
  • Une fois la date de sortie atteinte, les informations de recyclage peuvent être modifiées via le menu Green IT (assistant Recyclage des biens).
Best Practice icon.png
  • Pour remettre en service un matériel archivé : affichez la liste des matériels en activant le filtre Archivés et réinitialisez la date de sortie du matériel souhaité.
  • Pour supprimer définitivement la fiche Matériel : lancez l'assistant Supprimer.

Statut du CI : Mettre à jour

Select ok icon.png  Élément de configuration (CI), Catalogue des services

Permet de modifier le statut d'avancement du CI courant et des CI impactés.

Supprimer

Select ok icon.png  Annuaire des employés, Annuaire des groupes, Catalogue des changements, Catalogue des CI, Catalogue des consommables, Catalogue des contrats, Catalogue des demandes de service, Catalogue des événements, Catalogue des frais divers, Catalogue des logiciels, Catalogue des incidents, Catalogue des investissements, Catalogue des matériels, Catalogue des problèmes, Inventaire des matériels, Inventaire des contrats, Événement, Période de gel, Imputation analytique, Domain, Profils utilisateur, Règles métier, Processus liés à une règle métier, Workflow, Services / Connexions / Ressources (API REST), Questionnaire, Questionnaire - Valeurs dynamiques, Mails types

Permet de supprimer définitivement l'objet courant.
  • Note : Uniquement si aucun objet n'est associé.
  • Cas particuliers :
    • Lorsque vous supprimez un questionnaire, les incidents/demandes/problèmes conservent les questions et les réponses associées.
    • Attention : Lorsque vous supprimez un service / connexion / ressource, aucun contrôle n'est effectué avec l'utilisation de l'objet par une connexion / ressource ou dans une étape de workflow.
Best Practice icon.png Catalogue des changements et catalogue des demandes de service : vous pouvez archiver les entrées pour les rendre indisponibles, via l'assistant Terminer.

Supprimer

Select ok icon.png  Échéances des contrats

Permet de supprimer des échéances de contrats de la liste des échéances à facturer.
  • Note : Uniquement si l'échéance n'est pas encore facturée.
  • Les échéances sont automatiquement supprimées sur le contrat > onglet Échéances prévues.
Best Practice icon.png En cas de suppression par erreur d'une échéance, vous pouvez créer une facture hors échéance depuis un contrat, via l'assistant Facturer.

Suspendre / Reprendre

Select ok icon.png  Incident, Prise d'appel, Problème, Action

Permet de suspendre le traitement de l'objet courant - puis de le reprendre ultérieurement.
  • Une action Suspension / Fin de suspension est automatiquement générée.
  • L'objet courant prend le statut Suspendu.
  • Les objets liés conservent leur statut.
  • Dans le cas d'une suspension :
    • Le workflow est mis en pause.
    • L'objet courant prend un statut auquel est associé le méta-statut En attente.
    • Si l'objet courant est un incident / demande, le SLA est interrompu le temps de la suspension, interrompant automatiquement le calcul des délais d’intervention et des retards.
  • Il n'y a pas de reprise automatique des incidents / demandes suspendus : la date de reprise est purement informative. Vous pouvez mettre en place une règle métier spécifique pour ce faire.
  • Dans le cas d'une reprise :
    • Le workflow reprend son cours normal.
    • L'objet courant reprend le statut qu'il avait avant son interruption.
    • Si l'objet courant est un incident / demande, le SLA reprend, ce qui redémarre le calcul des délais d’intervention et des retards : la durée de suspension est ajoutée à la date maximale d’intervention qui est recalculée.
Best Practice icon.png
  • Utilisez cet assistant pour conserver une trace d'un événement extérieur empêchant le traitement de l'objet dans les délais initialement prévus.
  • Prévenez les demandeur/bénéficiaire via Notifier. Vous pouvez également utiliser l'assistant Prévenir les intervenants.

Terminer

Select ok icon.png  Inventaire des contrats, Gestion des renouvellements, Inventaire des licences, Catalogue des changements, Catalogue des demandes de service

Permet d'archiver l'objet courant en renseignant sa date de fin afin de le rendre indisponible.
Best Practice icon.png
  • Pour retrouver l'objet, utilisez le filtre Archivés.
  • Pour réactiver l'objet, réinitialisez sa date de fin ou lancez l'assistant avec une date postérieure à la date courante.

Terminer

Select ok icon.png  Action

Permet de terminer l'action courante.
  • Le workflow enchaîne sur l'étape suivante.

Traiter cette action

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Demande d'investissement, Problème

Permet à un intervenant de s'attribuer l'action courante.
  • Une action Affectation est automatiquement générée.
  • Les compteurs Actions à faire Notification icon - My to do actions.png et Notification icon - My groups actions.png sont automatiquement mis à jour dans le Quick Dashboard.
  • L'action est également visible via le menu Service Operation > Actions > Mes actions.
Best Practice icon.png
  • Via le Quick Dashboard, vous pouvez également cliquer sur Assign icon.png en regard de l'action que vous voulez vous attribuer
  • Pour attribuer l'action à un intervenant d'un groupe précis, lancez l'action Attribuer.

Transfert

Select ok icon.png  Action

Permet de transférer l'objet courant à un groupe (ou l'un de ses membres), ce qui déclenche le workflow standard associé au sujet.
  • Notes :
    • Attribuez-vous l'action via l'assistant Traiter cette action pour pouvoir la transférer.
    • L'assistant est désactivé si l'action courante est suspendue.
  • Seuls les groupes autorisés pour le transfert auxquels est rattaché le groupe défini sur l'action sont proposés, en tenant compte du domaine de l'utilisateur et du rôle défini au niveau du workflow pilotant la prise d'appel (sous réserve que le paramètre divers {SM} Filtrer la liste des groupes en fonction du sujet lors du transfert d'une action soit activé)

    Open url.png voir Annuaire des groupes > Gestion des groupes interdits / groupes autorisés

  • La date de résolution maximum est calculée en appliquant le SLA de l'objet courant.
  • Les compteurs dans le Quick Dashboard sont automatiquement mis à jour.
  • 4 options de transfert sont disponibles :
    • Rediriger vers un groupe de même niveau : Permet de transférer l’objet courant vers un autre membre du groupe actuel ou vers un groupe (ou l'un de ses membres) de même niveau que le groupe actuel.
    • Escalader vers un groupe de niveau supérieur : Permet de transférer l'objet courant vers un groupe (ou l'un de ses membres) de niveau immédiatement supérieur au groupe actuel. Note : L’escalade peut être étendue à tous les niveaux supérieurs via le paramètre divers {SM} Autorisation d'escalader à n'importe quel groupe.
    • Rediriger vers un groupe de niveau inférieur (Note : Uniquement si le groupe actuel n'est pas de premier niveau) : Permet de transférer l'objet courant à un groupe (ou l'un de ses membres) de niveau inférieur au groupe actuel.
      exemple Escalade par erreur ; Redirection d'un groupe Expert vers le groupe Support
    • Requalifier le sujet (Note : Uniquement si le type d'action l'autorise) : Permet de modifier le sujet de l'objet courant.
      • Surcharger l'urgence : Indique si le niveau d'urgence doit être remplacé par celui associé au nouveau sujet de l'objet courant (case cochée) ou si le niveau d'urgence de l'ancien sujet doit être conservé (case non cochée).
      • Surcharger l'impact : Indique si le niveau d'impact doit être remplacé par celui associé au nouveau sujet de l'objet courant (case cochée) ou si le niveau d'impact de l'ancien sujet doit être conservé (case non cochée).
      • Le workflow associé au nouveau sujet est démarré.
      • La date maximale à laquelle l'objet courant doit être traité est recalculée (champ À traiter avant (SLA)).
Best Practice icon.png Configurez un mail type pour prérenseigner rapidement l'e-mail à envoyer.

Valeur résiduelle

Select ok icon.png  Inventaire des matériels

Permet de calculer la valeur résiduelle du matériel, calculée par rapport à la fin de l’année courante.
  • La date d’achat, le prix d’achat et la durée d’amortissement doivent être renseignés.
  • Un fichier d’amortissement peut être généré.

Validation

Select ok icon.png  Incident, Demande de service, Demande de changement, Demande d'investissement, Problème, Action

Permet d'indiquer que l'action est réalisée et de saisir le compte-rendu d’intervention.
  • Note : L'assistant est désactivé si l'action courante est suspendue.
  • Le statut de l'objet courant prend la valeur définie en sortie de l'étape du workflow associée à l'action.
  • Le workflow enchaîne sur l'étape suivante.
  • Le coût d'intervention de l'action peut être saisi via des coûts horaire/forfaitaire.
  • Un message indique les éventuels objets liés à l'objet courant :
    • les demandeurs concernés peuvent être prévenus par e-mail ;
    • lorsqu'il s'agit de l'action de clôture de l'objet courant, les objets liés sont automatiquement terminés.

Vérifier la cohérence

Select ok icon.png  Catalogue des investissements

Permet de vérifier la cohérence des éléments et du contenu d’une demande d'investissement rattachée à l'entrée au catalogue courante, afin d’éviter les redondances au niveau des éléments demandés.

Verrouillage du CI

Select ok icon.png  Élément de configuration (CI), Catalogue des services

Permet de rendre non modifiable la fiche du CI courant pendant une période donnée durant laquelle son altération serait préjudiciable au bon fonctionnement de la société.
exemple Mise à jour du logiciel de paye pendant la période de calcul des salaires
Best Practice icon.png Lancez l’assistant Déverrouillage du CI pour redonner les droits en modification sur la fiche.

Version : Mettre à jour

Select ok icon.png  Élément de configuration (CI), Catalogue des services, Pipeline des services

Permet de mettre à jour automatiquement la version et les composants liés au CI courant.
  • Les champs Nouvelle version et Nouveau responsable sont initialisés avec les informations renseignées lors de la préparation du changement (via l'assistant Version : Préparer).
  • Sur la fiche du CI courant :
    • les champs Version actuelle et Responsable sont automatiquement mis à jour avec les informations renseignées lors de la préparation du changement ;
    • les champs Prochaine version et Date de changement prévu sont réinitialisés à blanc.

Version : Préparer

Select ok icon.png  Élément de configuration (CI), Catalogue des services, Pipeline des services

Permet de préparer la propagation d'un changement de version du CI courant à tous les CI impactés par le changement.
  • Via l'assistant, renseignez les champs Version suivante, Responsable suivant et Date de changement prévu.
  • Sur la fiche du CI courant : les champ Prochaine version et Date de changement prévu sont automatiquement renseignés.
Best Practice icon.png Lancez ensuite l’assistant Version : Mettre à jour pour appliquer les modifications.
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Modifié par Christine Daussac le 2021/11/25 11:16
Créé par Administrator XWiki le 2016/09/29 15:50

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