Annuaire des localisations


Definition

L'annuaire des localisations recense, sous forme d'une arborescence, tous les lieux géographiques où se situent les employés, matériels, incidents / demandes (service, changement) : site, bâtiment, étage, bureau, ...

EndDefinition
  • L'arborescence reflète l'organisation physique de la société et l'organigramme de tous ses établissements. 
  • Le nombre de niveaux hiérarchiques n'est pas limité et varie suivant les besoins de chaque société.
  • Une localisation peut dépendre d'un parent, dont elle hérite automatiquement certaines informations.
  • Les localisations de stockage définissent des lieux particuliers dans lesquels s'effectuent les réceptions de livraison.

Exemples

  • Le découpage hiérarchique peut être fait par Pays / Ville / Bâtiment / Étage / Bureau pour une société possédant un grand nombre de postes de travail disséminés en plusieurs endroits, ou seulement par Site s'il s'agit d'une petite société.
  • Dans une arborescence Site / Bâtiment / Étage / Bureau, chaque poste de travail rattaché à un bureau est aussi rattaché au niveau de l'étage, du bâtiment et du site.

Remarques

  • Toute modification apportée à la localisation parent est héritée par les localisations qui lui sont rattachées à un niveau inférieur, sauf si des informations spécifiques à celles-ci ont été saisies.
  • La gestion de l'arborescence des localisations s'effectue via l'assistant Réorganiser.
  • Les incidents/demandes héritent de la localisation du bénéficiaire.

Attention

  • L'archivage d'une localisation entraîne l'archivage de toutes les localisations rattachées.

Best Practice big icon.pngBonnes pratiques

  • Construisez l'arborescence des localisations en fonction des domaines que vous souhaitez définir. Lorsqu'un utilisateur accède à un domaine avec restriction sur une localisation, il ne peut visualiser que les enregistrements appartenant à cette localisation (et à ses sous-niveaux).
  • À la création d'une nouvelle fiche, certaines informations sont héritées de la localisation parent. Ne modifiez que les informations spécifiques à la nouvelle localisation.
             Example documentation icon FR.png  Tous les bureaux rattachés à un bâtiment héritent de l'adresse du bâtiment. Seul le téléphone, différent pour chaque bureau, est saisi.
  • Pour faciliter la recherche des localisations, saisissez un libellé unique permettant d'identifier sans ambiguïté le lieu géographique.
             Example documentation icon FR.png  Bureau 201 : identifie un bureau situé au 2ème étage
  • Veillez à renseigner le fuseau horaire et le format de date de chaque localisation afin d'afficher et calculer correctement les dates de traitement et d'intervention des incidents/demandes.
  • Pour rendre indisponible une localisation, archivez-la en renseignant la date de fin d'activité. La consultation s'effectue alors via le filtre Archivé.

Spécificités des versions 2016 et antérieures

La fiche Annuaire des localisations des versions 2016 et antérieures présente certaines différences :

Accès menu

Références > Annuaires > Localisations

Description des écrans

         Location directory.png

TabUpdateRules_After2016Versions

Open url.png voir Principes généraux de mise à jour d'un onglet

Création d'un nouvel élément Suppression d'un élément ou d'une association avec un élément lié

assistant Nouveau en haut de l'onglet

Fundamentals - Form - New wizard.png

Survol de l'élément avec la souris puis Trash icon.png

Fundamentals - Form - Delete wizard.png

Liste alphabétique

QuickAccess

Détail

Localisation : Nom de la localisation.

Niveau Parent : Localisation de niveau supérieur à laquelle est rattachée la localisation courante.

Code localisation : Code unique, permettant l'identification de la localisation.

Stock : Indique s'il s'agit d'une localisation de stockage (case cochée) ou non (case non cochée).

Nom du responsable : Responsable de la localisation, précédé de la miniature de sa photo.

Statut par défaut : Statut par défaut attribué à chaque matériel rattaché à la localisation.

Format de date : Format utilisé par la localisation pour la saisie et l'affichage des dates sur tous les écrans d'Product name - ev itsm.png.
         Example documentation icon FR.png  Format européen : 'JJ/MM/AAAA' ; Format US : 'MM/JJ/AAAA'

  • Si aucun format de date n'est renseigné, les dates sont affichées et saisies suivant le format associé à la localisation de l'utilisateur.
             Example documentation icon FR.png  Format US 'MM/JJ/AAAA' si la localisation de l'utilisateur est aux USA

SLA : Engagement SLA qui fixe le délai de traitement des incidents/demandes des employés rattachés à la localisation.

  • Note : Plusieurs SLA peuvent s'appliquer à un incident (suivant la localisation, l'entité, la catégorie du matériel, le niveau d'urgence de l'incident,...). Le SLA retenu est toujours celui qui indique le délai de résolution le plus court.

Adresse, Code postal, Ville, Pays : Adresse postale de la localisation.

Fuseau Horaire : Fuseau horaire dans lequel se situe la localisation.

Téléphone, Fax : Informations permettant de joindre le responsable de la localisation.

Date d'ouverture / Date de fin : Période durant laquelle la localisation est active.

  • En fin de période, la localisation est automatiquement définie comme Archivé ; elle ne peut alors plus être utilisée dans Product name - ev itsm.png.
  • Si cette date est modifiée au niveau de la fiche, elle s'applique uniquement à la localisation courante : les localisations de niveau inférieur ne sont pas modifiées.
  • Si cette date est modifiée via l'assistant Fermer, elle s'applique à la fois à la localisation courante et à toutes les localisations de niveau inférieur.

Note : Commentaires relatifs à la localisation.

Matériels

Liste des matériels rattachés à la localisation (et à ses sous-niveaux).

  • Mise à jour : via les fiches Matériel

Licences

Liste des licences rattachées à la localisation (et à ses sous-niveaux).

  • Mise à jour : via les fiches Licence

Contrats

Liste des contrats rattachés à la localisation (et à ses sous-niveaux).

  • Mise à jour : via les fiches Contrat

CI

Liste des éléments de configuration (CI) rattachés à la localisation (et à ses sous-niveaux).

  • Mise à jour : via les fiches CI

Employés

Liste des employés rattachés à la localisation (et à ses sous-niveaux).

  • Mise à jour : via les fiches Employé

Entités

Liste des entités rattachées à la localisation (et à ses sous-niveaux).
         Example documentation icon FR.png  Service Marketing et Service Comptabilité situés dans la localisation Bâtiment 1

  • Mise à jour : via cet onglet et via les fiches Entité

Caractéristiques

Liste des caractéristiques définies pour la localisation (et ses sous-niveaux). Il s'agit d'informations supplémentaires non gérées via l'onglet Détail.
         Example documentation icon FR.png  Horaires particuliers, Surface du local, Effectif

Historique des mouvements

HistoryOfChangeTab

Liste de toutes les modifications effectuées sur la fiche de l'objet courant. 

Discussions

DiscussionTab

Liste des discussions auxquelles a accès l'utilisateur en fonction de son domaine et de la visibilité de la discussion.

  • Saisissez les mots-clés souhaités dans le cadre Rechercher et appuyez sur la touche Entrée
  • Pour annuler les critères de filtre et accéder à la liste complète des discussions (sous réserve des droits d'accès), cliquez dans le cadre puis sur Discussion - Delete icon.png.

Documents

AttachmentTab

Liste des documents rattachés à l'objet courant  - Open url.png voir Téléchargement de documents

Incidents

Liste des incidents rattachés à la localisation (et à ses sous-niveaux).

  • Mise à jour : via les fiches Incident

Services

Liste des demandes de service rattachés à la localisation (et à ses sous-niveaux).

  • Mise à jour : via les fiches Demande de service

Changements

Liste des demandes de changement rattachés à la localisation (et à ses sous-niveaux).

  • Mise à jour : via les fiches Demande de changement

Plan de continuité

Liste des plans de continuité s'appliquant à la localisation (et à ses sous-niveaux).

  • Mise à jour : via cet onglet et via les fiches Plan de continuité > onglet Localisations 

Procédure et Assistants

Comment créer une localisation

1. Allez sur le menu Références > Annuaires > Localisations.

2. Cliquez sur + Nouveau.

3. Renseignez les informations.

4. Cliquez sur Terminer.

Les assistants

Fermer : Permet d'archiver la fiche Localisation (et toutes les fiches de niveau inférieur) afin de la rendre indisponible. La consultation s'effectue alors via le filtre Archivé.

Nouvelle caractéristique : Permet de créer une nouvelle caractéristique dans la table de référence.

  • Affectez ensuite la caractéristique à la localisation via l'onglet Caractéristiques > + Nouveau.

Réorganiser : Permet de déplacer la localisation dans l'arborescence (et tous ses sous-niveaux).

Tags:
Modifié par Utilisateur inconnu le 2019/07/12 16:23
Créé par Administrator XWiki le 2017/06/26 15:30

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