L'inventaire des licences


Definition

Une licence est un document contractuel décrivant les conditions d'utilisation / diffusion d'un logiciel, et qui confère le droit d'utiliser une version de celui-ci sur un certain nombre de postes de travail. Lorsque ce nombre est atteint, il convient d'acheter une nouvelle licence ou une extension.

EndDefinition
  • Chaque licence se rapporte à un logiciel défini via une entrée unique du catalogue.
  • Le coût de la licence peut être réparti entre plusieurs centres de coût, en fonction de l'utilisation qu'ils en ont.
  • La licence peut conférer des droits d'utilisation sur d'autres versions du même logiciel ou sur d'autres logiciels via des droits d'usage, et peut comprendre plusieurs logiciels faisant partie d'une offre groupée, via des packages.

     Open url.png  voir Cycle de vie d'une licence

Exemples

  • Licence Package : La licence Office 2010 comprend la suite de logiciels Word, Excel, Powerpoint et Outlook. 

==> Une licence est décomptée dès que l'un de ces logiciels est présent sur un poste de travail.

  • Licence avec droits d'usage : La licence Office 2010 couvre la version actuelle Office 2010, ainsi que la version antérieure Office 2007
    • Licence Office 2010 : 20 installations autorisées ; 10 logiciels installés ==> il reste 10 installations autorisées
    • Licence Office 2007 : 10 installations autorisées ; 15 logiciels installés ==> 5 installations ne sont pas autorisées dans la licence Office 2007 ; elles sont décomptées du nombre d'installation autorisées restantes sur la licence Office 2010, ce qui laisse encore 5 installations autorisées sur celle-ci

Remarques

  • Seuls des logiciels gérés dans le catalogue peuvent être associés à une licence.
  • À la création d'une licence, certaines informations sont héritées du logiciel défini dans le catalogue.
  • Licence Package : elle s'applique à un ensemble de logiciels groupés dans une même offre (ex. : pack Office).
    • Les logiciels faisant partie du package sont détaillés dans le catalogue > onglet Logiciels inclus.
    • Une licence est automatiquement générée pour chaque logiciel faisant partie du package (onglet Licences associées).
    • L'outil d'inventaire s'appuie sur des règles de détection pour reconnaître les logiciels faisant partie de la licence : une licence est décomptée dès que l'un des logiciels inclus est détecté sur un poste de travail.

Bonnes pratiques

  • Les modifications apportées aux logiciels via le catalogue sont automatiquement reportées sur les licences existantes. Apportez des correctifs au niveau de celles-ci uniquement si des conditions particulières existent, qui ne doivent pas être prises en compte dans le catalogue.
  • Pour que les installations des versions les plus récentes soient couvertes par une licence, ordonnez les droits d'usage de chaque logiciel par ordre décroissant des dates de création des versions.
  • Pour effectuer des mises à jour sur un ensemble de licences, utilisez l'assistant Mettre à jour en mode Liste.
  • Les logiciels pouvant être installés/réinstallés fréquemment sur les matériels, renseignez surtout les licences installées sur les serveurs afin de connaître la configuration technique requise avant son déploiement sur le réseau.

Spécificités des versions 2016 et antérieures

Accès menu

Asset & Configuration > Licences > Inventaire

Description des écrans

          License.png

TabUpdateRules_After2016Versions

Open url.png voir Principes généraux de mise à jour d'un onglet

Création d'un nouvel élément Suppression d'un élément ou d'une association avec un élément lié

assistant Nouveau en haut de l'onglet

Fundamentals - Form - New wizard.png

Survol de l'élément avec la souris puis Trash icon.png

Fundamentals - Form - Delete wizard.png

Liste alphabétique des onglets

QuickAccess

Détail

N° de licence : Numéro de la licence attribué par le gestionnaire de parc. Note : Différent du Numéro de série, il peut correspondre au numéro de contrat de licence.

Description : Description de la licence.

Catégorie : Catégorie (détaillée avec l'arborescence complète) à laquelle appartient le logiciel couvert par la licence.

exemple  Licences / Comptabilité

Logiciel : Logiciel (ou suite de logiciels pour un package) couvert par la licence.

Version : Numéro de version du logiciel couvert par la licence.

N° de série : Numéro de série de la licence attribué par l'éditeur, qui l'identifie de façon unique.

Éditeur : Société ayant développé le logiciel couvert par la licence.

Installations maximum : Nombre maximal de postes de travail sur lesquels le logiciel couvert par la licence peut être installé.

Responsable : Responsable de la licence qui négocie les conditions.

Fin de garantie : Date de fin de garantie ou de fin d'assistance de la licence.

Localisation : Localisation où est gérée la licence, qui permet de restreindre sa vision à un domaine

  • Si elle n'est pas renseignée, la licence est automatiquement associée à la racine du domaine courant de l'utilisateur connecté.

Entité : Entité responsable de la licence.

Début/Fin : Période de validité de la licence. 

  • En fin de période, la licence est définie comme Archivé dans l'inventaire.
  • Mise à jour : via ce champ ou via l'assistant Terminer
Note

Note : Commentaires relatifs à la fiche, pouvant aussi contenir des images ou des tableaux grâce à l'insertion de balises HTML.

Données financières

FinancialDataTab

Données relatives à l'achat, à l'amortissement, au renouvellement et à la refacturation de l'objet courant.

Open url.png voir Liste des champs

FinancialDataTab_FieldsList
  • Fournisseur : Nom du fournisseur chez lequel le bien a été acheté.
  • N° de commande : Numéro de commande du bien.
  • N° de commande (EasyVista)  : Numéro de commande du bien lorsque celle-ci est rattachée à une livraison gérée dans Service Manager.
  • N° de facture : Numéro de facture du fournisseur du bien.
  • Date d'achat : Date d'achat du bien.
  • Date de livraison : Date de livraison du bien.
  • N° de livraison : Numéro de livraison du fournisseur du bien.
  • Imputation analytique : Compte d'imputation analytique auquel est rattachée la commande.
  • N° d'immobilisation : Numéro de référence du bien en comptabilité. Note : Plusieurs biens peuvent être référencés sous un même numéro.
  • Règle d'amortissement : Règle indiquant le mode d'amortissement du bien (linéaire , dégressif).
  • Valeur nette comptable : Valeur comptable du bien à la date du jour, tenant compte de la valeur amortie.
    • Champ calculé : Prix d'achat -  Dotation aux amortissements à la date du jour
  • Dotation aux amortissements : Montant du bien déjà amorti à la date du jour.
    • Le montant est remis à zéro lorsque le bien est totalement amorti ou lorsqu'il est revendu.
    • Champ calculé
  • Prix d'achat : Prix d'achat du bien.
  • Refacturation mensuelle : Coût du bien refacturé chaque mois aux différents centres de coût.
    • Répartition entre les centres de coût : via l'onglet Montant refacturé.
  • Renouvellement prévu le : Date à laquelle le bien doit être renouvelé.
  • Valeur de renouvellement : Prix estimé pour remplacer le bien à la date de son renouvellement.
  • N° de réforme : Renseignée lorsque le bien est sorti du parc.
  • Valeur de rachat : Pour un bien acheté en leasing, montant de l'option d'achat à régler à la fin du contrat pour acquérir celui-ci.
  • Date de cession : Date à laquelle le bien a été revendu.
  • Valeur de cession : Montant auquel le bien a été revendu.
  • Valeur nette comptable de cession : Valeur comptable du bien à la date de cession, tenant compte de la valeur amortie.
    • Champ calculé : Prix d'achat - Dotation aux amortissements ==  à la date de cession
    • Lorsque le bien est revendu avant la fin de son amortissement comptable, cette valeur permet de calculer la plus-value ou moins-value de cession. 
  • Plus/Moins value de cession : Montant de la plus-value ou moins-value de cession lorsque le bien a été revendu avant la fin de son amortissement comptable.
    • Champ calculé : Valeur de cession - Valeur nette comptable

exemple  Cession d'un bien

  • Prix d'achat : 1000 €
  • Règle d'amortissement : Linéaire sur 5 ans, à raison de 20% de sa valeur chaque année
  • Valeur de cession : le bien est revendu 500 € après 2 ans
  • Après 2 ans, 40% du prix d'achat du bien ont été amortis ==> Valeur amortie = 400 €
  • Valeur nette comptable de cession = Prix d'achat - Valeur amortie = 600 €
  • Valeur de cession - Valeur nette comptable de cession = -100 € ==> correspond à une moins-value de cession

Montant refacturé

AmountChargedBackTab

Détail de la refacturation de l'objet courant entre les centres de coût qui l'utilisent. La part du montant refacturé peut être ventilée entre les centres de coût à l'aide d'un coefficient de refacturation -  Open url.png  voir Exemples

Factures

InvoiceTab

Liste des factures liées à l'objet courant.

  • Mise à jour : via l'assistant Facturer

Matériels liés

Liste des matériels rattachés à la licence.

Contrats associés

RelatedContractTab

Liste des contrats rattachés à l'objet courant.

  • Mise à jour : via cet onglet, via l'assistant Affecter à un contrat ou via les fiches Contrat (onglet Licences)

Best Practice icon.png  Pour rattacher plusieurs licences au même contrat : passez en mode Liste, sélectionnez les licences souhaitées et lancez l'assistant Affecter à un contrat.

Licences associées

Liste des licences rattachées à la licence principale.

CI associés

RelatedConfigurationItemTab

Liste des éléments de configuration (CI) rattachés à l'objet courant.

Utilisateurs

UserTab

Liste des utilisateurs rattachés à l'objet courant.

  • Mise à jour : via cet onglet ou via les fiches Utilisateur (onglet Licences utilisées)

Problèmes

ProblemTab

Liste des problèmes se rapportant à l'objet courant.

  • Mise à jour : via les fiches Problème

Erreurs connues

KnownErrorTab

Liste des erreurs connues se rapportant à l'objet courant.

  • Mise à jour : via les fiches Erreur connue

Projets de mise en production

ReleaseProjectTab

Liste des projets de mise en production liés à l'objet courant.

  • Mise à jour : via cet onglet ou via les fiches Projet de mise en production (onglet Tous les CI - menu Transition)

Historique des mouvements

HistoryOfChangeTab

Liste de toutes les modifications effectuées sur la fiche. 

Caractéristiques

AttributeTab

Liste des caractéristiques liées à l'objet courant.

  • Seules des caractéristiques compatibles avec la catégorie de la licence peuvent être ajoutées.
  • Mise à jour : héritées du catalogue des logiciels, via cet onglet lorsque des conditions particulières existent ou via un modèle d’intégration basé sur le connecteur Caractéristiques (Matériels, Contrats, Licences)

Discussions

DiscussionTab

Liste des discussions se rapportant à l'objet courant.

  • Un utilisateur a accès à une discussion en fonction de son domaine et de la visibilité de la discussion, et si l'un de ses groupes est autorisé à discuter (sur la fiche Groupe, case Discussion autorisée cochée).
  • Saisissez les mots-clés souhaités dans le cadre Rechercher et appuyez sur la touche < Entrée >.
  • Pour annuler les critères de filtre et accéder à la liste complète des discussions (sous réserve des droits d'accès), cliquez dans le cadre puis sur Discussion - Delete icon.png.

Documents

AttachmentTab

Liste des documents rattachés à l'objet courant.

Droits d'usage

UsageRightTab

Liste des versions (du même logiciel ou autres logiciels) couvertes par la dernière version du logiciel installée dans le parc informatique.

  • Les droits d'usage sont intégrés dans le rapport Gestion des écarts par version, dans l'ordre dans lequel les versions apparaissent dans le tableau afin de décompter le nombre de logiciels installés par rapport au nombre d'installations autorisées -  Open url.png  voir  Exemples
  • La dernière version du logiciel rattaché à la licence est renseignée au niveau du catalogue (champ Version actuelle).
  • Mise à jour : héritées du catalogue des logiciels ou via cet onglet lorsque des conditions particulières existent

Projets liés

RelatedProjectTab

Liste des projets liés à l'objet courant.

  • Seul le responsable du projet a la possibilité d'associer un projet à l'objet courant. Sinon la liste des projets est vide.

Procédure et Assistants

Comment créer une licence

Étape 1 : Création de la licence

1. Allez sur le menu Asset & Configuration > Licences > Inventaire.

2. Cliquez sur + Nouveau.

3. Renseignez les informations.

4. Cliquez sur Terminer.

  • La fiche est créée.
  • Les caractéristiques sont héritées du catalogue des logiciels.
  • S'il s'agit d'une licence Package, une licence est automatiquement générée pour chaque logiciel faisant partie de l'offre groupée.

 

Étape 2 (optionnelle) : Mise à jour de la liste des logiciels pour une licence Package

1. Ouvrez la fiche Logiciel via Display popup icon.png en regard du champ Logiciel puis cliquez sur Détails en haut à droite de la fenêtre superposée.
L'entrée au catalogue des logiciels est affichée.

3. Allez sur l'onglet Logiciels inclus.

4. Ajoutez chaque logiciel faisant partie du package via Add icon.png.

5. Cliquez sur Back icon.png dans la barre d'outils du navigateur pour revenir sur la fiche Licence.
 

Étape 3 (optionnelle) : Saisie des droits d'usage de la licence

Note : Uniquement si les droits d'usage sont différents de ceux hérités du catalogue des logiciels.

1. Allez sur l'onglet Détail.

2. Indiquez la dernière version du logiciel associée à la licence.

  • Ouvrez la fiche Logiciel via Display popup icon.png en regard du champ Logiciel puis cliquez sur Détails en haut à droite de la fenêtre superposée.
    L'entrée au catalogue des logiciels est affichée.
  • Renseignez la dernière version du logiciel dans le champ Version actuelle (ex. : Office 2010).
  • Cliquez sur Back icon.png dans la barre d'outils du navigateur pour revenir sur la fiche Licence.

3. Renseignez les versions de logiciels couverte par la version actuelle de la licence.

  • Allez sur l'onglet Droits d'usage.
  • Cliquez sur Add icon.png.
  • Sélectionnez le logiciel.
  • Indiquez la version (ex. : Office 2007).
  • Répétez ces actions pour chaque version de logiciel couverte par la version actuelle.
  • (optionnel) Modifiez la hiérarchie des versions via les flèches Up arrow icon.png Down arrow icon.png.
     

Étape 4 (optionnelle) : Saisie des conditions de refacturation de la licence entre les centres de coût

    Open url.png  voir Exemples

1. Allez sur l'onglet Montant refacturé.

2. Cliquez sur Add icon.png.

3. Sélectionnez le centre de coût.

4. Indiquez son coefficient d'utilisation de la licence.

5. Cliquez sur Terminer.

6. Répétez ces actions pour chaque centre de coût.

Les assistants

Acheter une mise à jour (Upgrade)
Affectation de biens à un projet
Affecter à un contrat
Facturer
Gestion des droits Downgrade
Mettre à jour
Terminer

Tags:
Modifié par Utilisateur inconnu le 2021/08/16 13:31
Créé par Administrator XWiki le 2015/11/06 18:37

Raccourcis

L'actualité mensuelle
•  Newsletter

Tous les changements
•  Service Manager
•  Service Apps
•  Self Help
•  Service Bots

Powered by XWiki ©, EasyVista 2021