Le diagramme de Gantt


Definition

Le diagramme de Gantt est un outil permettant au chef de projet de créer et suivre graphiquement le planning de ses projets

  • Il permet de définir les tâches, de leur affecter des ressources, de les ordonner séquentiellement, de suivre leur avancement.
  • Il permet également d'inclure des jalons (points de repère) et des tâches de regroupement (période large englobant un ensemble de sous-tâches), sans affectation de ressource.
EndDefinition

Chaque tâche :

  • est définie via un inspecteur de propriétés ;
  • est identifiée de façon unique par un WBS (Work Breakdown Structure ou Organigramme des Tâches) ;
  • est affectée à une ressource, désignant un utilisateur défini comme participant au projet ;
  • est initialisée avec une durée (charge) et une période prévues de réalisation, pouvant être réajustées en fonction de l'avancement notifié chaque semaine sur les feuilles de temps des intervenants ;
  • a un coût financier.

Exemples

Temps prévu vs Temps passé sur une tâche

Le projet Déploiement du logiciel A comprend une tâche Documentation 

  • période de réalisation prévue : 2 semaines, entre le 25 septembre et le 6 octobre
  • durée d'une journée : 7h
  • durée (charge) prévue de réalisation : 6 jours = 42 heures

==> Saisie des feuilles de temps par l'intervenant affecté à la tâche :

Semaine 1 Semaine 2 Total
Temps passé 2,5 j = 17h30 4 j = 28h 45h30
Taux d'avancement 25 % 100 %

==> Bilan : 

    • Dépassement en termes de charge de 3h30 (45h30 réalisé - 42h prévu)
    • Aucun dépassement en termes de délais, la tâche étant totalement terminée le 6 octobre


Tâches de regroupement

6 tâches de niveau hiérarchique 1
Grouping task - Example Off.png
Création des tâches de regroupement Procédure Résultat
Grouping task - Example On.png 1. Sélectionnez la tâche Documentation et cliquez sur Move task to right icon.png. La tâche Documentation devient une sous-tâche de la tâche Documentation et Formation : 8.1
2. Sélectionnez la tâche Rédaction du support de formation et cliquez 2 fois sur Move task to right icon.png. La tâche Rédaction du support de formation devient une sous-tâche de la tâche Documentation : 8.1.1
3. Sélectionnez la tâche Formation et cliquez sur Move task to right icon.png. La tâche Formation devient une sous-tâche de la tâche Documentation et Formation : 8.2
4. Sélectionnez la tâche Formation des utilisateurs et cliquez 2 fois sur Move task to right icon.png. La tâche Formation des utilisateurs devient une sous-tâche de la tâche Formation : 8.2.1
5. Sélectionnez la tâche Formation des administrateurs et cliquez 2 fois sur Move task to right icon.png. La tâche Formation des administrateurs devient une sous-tâche de la tâche Formation : 8.2.2

Remarques

  • Seul le chef de projet peut modifier le diagramme de Gantt. Les utilisateurs définis comme participants ont uniquement un accès en consultation.
  • Une tâche :
    • doit être planifiée au minimum sur une journée ;
    • est en retard (affichée en rouge sur le diagramme) si sa date de fin prévue :
      • est postérieure à la date de fin du projet ;
      • est antérieure à la date du jour et si elle n'est pas terminée à cette date.
    • peut être déplacée dans le temps tant qu'elle n'est pas commencée ;
    • peut voir sa durée prévue modifiée tant qu’elle n’est pas terminée ;
    • peut être supprimée tant qu'elle n'est pas affectée à une ressource.
  • Une tâche de regroupement :
    • a une date de début définie par la date de début de la première action et une date de fin définie par la date de la dernière action ;
    • a automatiquement une durée nulle, non modifiable, et aucune affectation de ressource ne peut être faite ;
    • redevient une tâche ordinaire de niveau hiérarchique 1 lorsqu'elle n'a plus de sous-tâches.
  • Une charge (ou durée) :
    • doit être exprimée en heures:minutes ;
    • est toujours évaluée en heures par rapport à la durée de référence journalière du projet (fiche Projet > champ Durée d'une journée (Heures)).
  • Une ressource peut être affectée, sur une période donnée :
    • à une ou plusieurs tâches sur un ou plusieurs projets ;
    • à des actions sur les incidents/demandes.
  • L'ensemble des tâches et actions peuvent se chevaucher ou être planifiées sur la même journée.
  • Aucune ressource ne peut être affectée à un jalon ou à une tâche de regroupement.
  • Les WBS des tâches sont automatiquement recalculés à chaque réorganisation des tâches.

Attention

  • Les périodes non travaillées ne sont pas prises en compte sur le diagramme. Vous devez les exclure manuellement.
  • Le coût horaire de la tâche est automatiquement initialisé par le coût horaire de l'intervenant : pour saisir une autre valeur, faîtes-le après affectation de la ressource.
  • Lorsque vous supprimez un participant, il devient inactif et vous ne pouvez plus lui affecter de tâches. Note : Les anciennes affectations de tâches ne sont pas supprimées et peuvent être visualisées sur le planning des ressources.
  • Lorsque vous supprimez une tâche de regroupement, toutes ses sous-tâches sont également supprimées.
  • Vous ne pouvez plus déplacer dans le temps une tâche commencée, mais vous pouvez modifier sa durée prévue tant qu'elle n'est pas terminée.

Bonnes pratiques

  • À la création d'un projet, afin d'adapter le niveau de zoom optimal sur le diagramme de Gantt, créez la première tâche puis la dernière tâche : la totalité du planning est ainsi affiché dans la fenêtre. Créez ensuite toutes les autres tâches du projet.
  • Lorsque vous créez une tâche :
    • déplacez-la horizontalement sur le diagramme pour définir sa date de début ;
    • redimensionnez-la horizontalement pour définir sa date de fin et sa durée ;
    • glissez-la verticalement pour l'affecter à une ressource ;
    • cliquez dessus pour visualiser rapidement les ressources disponibles à son affectation : une bande verticale matérialise la période de planification sur le planning des ressources. Toutes les tâches déjà affectées durant cette période apparaissent dans cette bande verticale, ce qui indique que leurs intervenants sont potentiellement indisponibles.
  • Pour modifier la durée d'une tâche de regroupement, déplacez dans le temps les sous-tâches qu'elle englobe : sa période est automatiquement réajustée entre la date de début de la première sous-tâche et la date de fin de la dernière sous-tâche.
  • Rafraîchissez le diagramme via Save disk icon.png si vos modifications n'apparaissent pas

Accès menu

Allez sur la liste des projets > Display Gantt icon.png en regard du projet

Description du diagramme de Gantt

L'écran se décompose en 5 zones :

       Gantt Chart.png

La barre d'outils

       Gantt Chart toolbar.png

Add new task icon.png : Ajoute une nouvelle tâche sur le planning. Cliquez ensuite dessus pour ouvrir l'inspecteur de propriétés.

  • Si une tâche est sélectionnée dans le tableau :
    • la nouvelle tâche est positionnée dessous ;
    • ses dates de début et fin sont égales à celles de la tâche sélectionnée ;
    • sa durée est égale à la durée de la tâche sélectionnée.
  • Si aucune tâche n'est sélectionnée :
    • la nouvelle tâche est positionnée en bas du tableau ;
    • sa durée est égale à une journée ;
    • sa date de début est égale à la date du jour ;

Add new milestone icon.png : Ajoute un nouveau jalon sur le diagramme, afin de définir un point de repère au cours de l'avancement du projet. Cliquez ensuite dessus pour ouvrir l'inspecteur de propriétés.

exemple  Fin du développement

  • Un jalon a automatiquement une durée nulle, non modifiable.
  • Aucune affectation de ressource ne peut être faite.
  • Si une tâche est sélectionnée dans le tableau, le nouveau jalon est positionné dessous. Sinon, il est positionné en bas du tableau.

Add new participant icon.png : Ajoute un nouvel intervenant à la liste des participants actifs du projet. Affectez-lui ensuite les tâches souhaitées.

  • L'intervenant apparaît dans le tableau Ressources et sur la fiche Projet > onglet Participants.

Delete participant icon.png : Supprime l'intervenant sélectionné de la liste des participants actifs du projet. Il n'est alors plus possible de lui affecter des tâches.

  • L'intervenant apparaît grisé dans le tableau Ressources et est supprimé de la fiche Projet > onglet Participants. Cliquez sur Add new participant icon.png pour le réintroduire dans la liste des participants actifs.
  • Les tâches déjà affectées sont conservées et peuvent être consultées via Plus icon.png.

Delete task milestone icon.png : Supprime la tâche ou le jalon.

  •  Seule une tâche non affectée peut être supprimée.

Move task to left icon.png Move task to right icon.png : Transforme la tâche sélectionnée en une tâche de regroupement ou une sous-tâche  - Open url.png voir Exemple

exemple  Tâche Formation englobant les sous-tâches Rédaction support formation, Formation des utilisateurs, Formation des admnistrateurs

  • Move task to left icon.png positionne la tâche au niveau hiérarchique inférieur.
  • Move task to right icon.png positionne la tâche au niveau hiérarchique supérieur.
  • À chaque changement de niveau hiérarchique d'une tâche :
    • les WBS sont automatiquement renumérotés ;
    • les périodes de planification restent inchangées.

Move task up icon.png Move task down icon.png : Déplace la tâche sélectionnée vers le haut ou vers le bas. 

  • À chaque déplacement d'une tâche :
    • l'ensemble des sous-tâches est déplacé ;
    • les WBS sont automatiquement renumérotés ;
    • les périodes de planification restent inchangées.

Save disk icon.png : Sauvegarde le diagramme.

Zoom minus icon.png Zoom plus icon.png : Modifie le niveau de zoom du planning.

  • L'échelle temporelle s'adapte automatiquement au niveau de zoom : affichage par année, mois, semaine, jour.

Best Practice icon.png  Vous pouvez également vous déplacer sur le diagramme via l'ascenseur horizontal en bas de l'écran ou en cliquant sur les entêtes de colonnes des 2 échelles temporelles.

Fit to screen icon.png (Note : Mode d'affichage par défaut à l'ouverture du diagramme) : Adapte automatiquement le niveau de zoom pour afficher toutes les tâches du projet, comprises entre la date de début de la première tâche et la date de fin de la dernière tâche.

Le tableau chronologique des tâches

        Task timeline.png

WBS (Work Breakdown Structure ou Organigramme des Tâches) : Identifiant unique attribué automatiquement à la tâche, qui reflète la structure hiérarchique des tâches dans le projet.

  • Les tâches sont numérotées de façon séquentielle: 1, 2, 3…
  • Les sous-tâches reprennent l'identifiant de la tâche de regroupement à laquelle elles sont rattachées, suivi d'une sous-numérotation partant de 1 et reflétant leur niveau hiérarchique.

       exemple  

    • Tâche de regroupement 5 --> sous-tâches 5.1, 5.2, 5.3 : niveau hiérarchique 2
    • Tâche de regroupement 3.2 --> sous-tâches 3.2.1, 3.2.2 : niveau hiérarchique 3
  • Les WBS sont recalculés automatiquement à chaque modification de l'ordre des tâches et à chaque création de tâches de regroupement ou de sous-tâches.

Best Practice icon.png  Uniquement si la numérotation est devenue incohérente, allez sur la fiche Projet et lancez l'assistant Recalcul du WBS des tâches : toutes les tâches sont alors renumérotées sur un seul niveau de hiérarchie (niveau 1). Attention : Toutes les tâches de regroupement et les sous-tâches sont annulées.

Nom de tâche : Libellé de la tâche.

  • Les libellés sont automatiquement décalés dans le tableau pour refléter la structure hiérarchique et mettre en évidence les tâches de regroupement et leurs sous-tâches. 
  • Cliquez sur Plus black icon.png pour afficher le détail d'une tâche de regroupement et sur Minus black icon.png pour réduire l'affichage.

Ressource : Intervenant auquel est affectée la tâche.

Le planning des tâches

        Gantt Chart tasks planning.png

Échelles temporelles

  • Le haut du planning affiche 2 échelles temporelles, par mois et par semaine.
  • Pour afficher le détail des tâches d'un mois ou d'une semaine, cliquez dessus lorsque le curseur se transforme en Zoom scale icon.png. L'affichage du planning des ressources est également modifié.
             Task zoom scale - Week cursor.png  Task zoom scale - Week detail.png
  • Cliquez sur les icônes de zoom Zoom minus icon.png Zoom plus icon.png dans la barre d'outils pour réduire l'échelle ou Fit to screen icon.png pour revenir à l'affichage de base des tâches.

Couleur des tâches

Couleur Type de tâche Description
Not started color.png Non commencée
  • Tâche affectée ou non à un intervenant.
In progress or Finish color.png En cours ou Terminée
  • Tâche affectée à l'intervenant mentionné dans le cadre.
  • Le trait vert sur la partie supérieure du cadre indique le taux d'avancement de la tâche ; il est automatiquement réactualisé lorsque l'intervenant saisit ses feuilles de temps.
Late color.png En retard
  • Tâches non terminées à la date du jour et dont la date de fin prévue est antérieure à la date du jour.
  • Tâches dont la date de fin prévue est postérieure à la date de fin du projet.
  • Pour définir :
    • la date de début d'une tâche : déplacez-la horizontalement sur le planning ;
    • la durée d'une tâche, et donc sa date de fin : étirez-la ou réduisez-la horizontalement sur le planning.
       

Repères graphiques

Date du jour Today date icon.png

Date de fin du projet End project date icon.png 

Représentation des différents types de tâches

Jalon Milestone icon.png : Point de repère visuel dans l'avancement du projet, avec une durée nulle.

  • Seul le libellé peut être modifié.

Tâche de regroupement Grouping task icon.png : Tâche englobant des sous-tâches  - Open url.png voir Exemple

  • La tâche peut être englobée dans une autre tâche de regroupement.
  • Elle ne peut pas être modifiée. Sa période de planification est automatiquement réajustée à chaque modification de la date de début de la première sous-tâche et de la date de fin de la dernière sous-tâche.
  • Elle peut être déplacée dans le temps. Dans ce cas, l'ensemble des sous-tâches est automatiquement déplacé.
  • Elle peut être supprimée si aucune sous-tâche n'est en cours. Dans ce cas, l'ensemble des sous-tâches est automatiquement supprimé.

Tâche non affectée Not affected task icon.png : Tâche pour laquelle aucune ressource n'a encore été affectée.

  • La tâche peut être déplacée dans le temps.
  • Sa durée prévue peut être modifiée.

Tâche affectée non commencée Affected not started task icon.png : Tâche affectée à l'intervenant mentionné dans le cadre et qui n'a pas encore débuté.

  • La tâche peut être déplacée dans le temps.
  • Sa durée prévue peut être modifiée.

Tâche affectée en cours Affected in progress task icon.png : Tâche en cours de réalisation par l'intervenant mentionné dans le cadre.

  • Le trait vert sur la partie supérieure du cadre indique le taux d'avancement de la tâche ; il est automatiquement réactualisé lorsque l'intervenant saisit ses feuilles de temps.
  • La tâche ne peut plus être déplacée dans le temps.
  • Sa durée prévue peut être modifiée.

Tâche affectée terminée Ended task icon.png : Tâche totalement réalisée par l'intervenant mentionné dans le cadre.

  • Le trait vert sur la partie supérieure du cadre recouvre la totalité de la tâche ; il indique un taux d'avancement égal à 100%.
  • La tâche ne peut plus être modifiée.

L'affectation des ressources

        Resources assignment.png

Échelles temporelles

  • Le haut du planning affiche 2 échelles temporelles, par mois et par semaine.
  • Pour afficher le détail de l'affectation des ressources d'un mois ou d'une semaine, cliquez dessus lorsque le curseur se transforme en Zoom scale icon.png. L'affichage du planning des tâches est également modifié.
             Resources assignment zoom scale - Week.png  Resources assignment zoom scale - Week detail.png
  • Cliquez sur les icônes de zoom Zoom minus icon.png Zoom plus icon.png dans la barre d'outils pour réduire l'échelle ou Fit to screen icon.png pour revenir à l'affichage de base de l'affectation des ressources.

Couleur de l'affectation des ressources

Couleur Description
Current project task color.png Tâches du projet courant
Other project or action task color.png Tâches des autres projets et actions des menus Operation et Transition

Ressource : Liste des intervenants définis comme Participants au projet.

  • Les participants actifs sont affichés en caractères noirs.
  • Les participants ayant participé au projet et qui sont maintenant inactifs sont affichés en caractères gris.
  • Une tâche ne peut pas être affectée à un participant inactif.
  • Cliquez sur Plus black icon.png pour afficher le détail des tâches d'un intervenant et sur Minus black icon.png pour réduire l'affichage.
  • Pour affecter une tâche à une ressource : glissez-la depuis le planning des tâches vers le planning des ressources.
             Assign task - Select.png
    • Pour activer le cliquer-glisser, maintenez le clic 2 secondes avant de glisser la tâche vers le bas.
    • Le curseur se transforme et indique la disponibilité des ressources.
Curseur Exemple Description
Cursor OK.png Drag and drop OK.png La tâche peut être affectée à la ressource en regard du cadre rouge
Cursor NOK.png Drag and drop NOK.png La tâche ne peut pas être affectée à la ressource en regard du cadre gris

L'inspecteur de propriétés

       Task properties inspector.png

Accès : Clic sur une tâche

Tâche : Libellé de la tâche.

Début / Fin prévu : Période prévue de réalisation de la tâche.

  •  Modifiable en déplaçant et en étirant / réduisant horizontalement la tâche sur le planning.

Ressource : Intervenant auquel est affectée la tâche.

  •  La liste présente uniquement les intervenants actifs.
  • Vous pouvez également effectuer l'affectation via un cliquer-glisser de la tâche vers le planning des ressources.

Charge prévue : Temps prévu pour la réalisation de la tâche, à effectuer durant la période prévue.

  •  Exprimée en heures:minutes.

Coût horaire : Coût horaire de la tâche, pouvant inclure le coût de l'intervenant, le coût du matériel utilisé….

  • Coût total estimé de la tâche = Coût horaire * Charge prévue.
  • Par défaut, le coût horaire est celui défini pour la ressource sur la fiche Projet > onglet Intervenant.

Dépenses estimées : Estimation des coûts fixes hors intervenant, pouvant inclure les frais de déplacement, les frais d'utilisation du matériel, de location d'une salle…

Dépenses : Coûts fixes hors intervenant réellement engagés pour réaliser la tâche.

% réalisé : Taux d'avancement de la tâche.

Commentaire : Commentaire explicatif sur la tâche.

Procédure :  Comment planifier un projet depuis le diagramme de Gantt

Étape 1 : Affichage du diagramme de Gantt du projet

1. Allez sur le menu Projet > Projet > Mes projets ou Projet > Projet > Portefeuille projets > Mes projets.
La liste des projets est affichée.

2. Cliquez sur Display Gantt icon.png en regard du projet à planifier.
Le diagramme de Gantt du projet est affiché.

Ouverture via la fiche Projet

  • Cliquez sur Black Down arrow icon.png en regard du champ Projet.
  • Cliquez sur l'option Display Gantt icon.png Voir le Gantt.

Étape 2 : Ajout des ressources du projet

1. Cliquez sur Add new participant icon.png.

2. Tapez les premières lettres de l'utilisateur recherché et cliquez sur celui souhaité.

3. Cliquez sur Ajouter.

4. Répétez ces opérations pour chaque participant au projet.

Étape 3 : Création des tâches

1. Cliquez sur Add new task icon.png.

  • La nouvelle tâche s'affiche dans un cadre bleu.
  • Elle est positionnée sur le planning à la date du jour, avec une durée d'une journée.
    New task.png

Best Practice icon.png  Si vous sélectionnez au préalable une tâche dans le tableau, la nouvelle tâche est créée juste en dessous, avec la même durée, la même période et le même niveau hiérarchique.

2. Cliquez sur la nouvelle tâche, soit dans le tableau, soit sur le planning.

3. Renseignez les informations via l'inspecteur de propriétés.

4. (optionnel - Note : Uniquement depuis le planning) Renseignez la période de réalisation de la tâche.

  • Cliquez sur la tâche.
  • Glissez-la à gauche ou à droite pour la positionner sur le premier jour de réalisation.

    Le nouvel emplacement est matérialisé par un cadre gris.
             Move task - Select.png  Move task - Move.png

  • Relâchez la souris.
    • La date de début prévue est mise à jour dans l'inspecteur de propriétés.
    • La nouvelle période est matérialisée par une colonne grise sur le planning.

5. (optionnel - Note : Uniquement depuis le planning) Renseignez la durée de la tâche.

  • Cliquez sur la tâche.
  • Survolez avec la souris la poignée droite Black grip.png du cadre.
  • Étirez le curseur Double arrow cursor.png jusqu'à la date de fin de réalisation de la tâche.

    La date de fin prévue est mise à jour dans l'inspecteur de propriétés.
             Duration task - Select.png  Duration task - Move.png

6. Créez de la même façon l'ensemble des tâches du projet.

Étape 4 (optionnelle) : Création des jalons

1. Cliquez sur Add new milestone icon.png.

Best Practice icon.png  Si vous sélectionnez au préalable une tâche dans le tableau, le nouveau jalon est créé juste en dessous.

2. Renseignez les informations.

Étape 5 (optionnelle) : Création des tâches de regroupement

    Open url.png voir Exemple :

1. Sélectionnez la première sous-tâche dans le tableau Tâches.

2. Cliquez sur Move task to right icon.png.

  • Le WBS de la sous-tâche est renuméroté.
  • La tâche de regroupement est créée sur le planning des tâches. Sa période est égale à la période de la sous-tâche.

3. Sélectionnez la seconde sous-tâche.

4. Cliquez sur Move task to right icon.png.
La période de la tâche de regroupement est prolongée jusqu'à la date de fin de cette seconde sous-tâche.

Étape 6 : Affectation des tâches aux ressources

Via l'inspecteur de propriétés

1. Cliquez sur la tâche.
L'inspecteur de propriétés est réactualisé.

2. Sélectionnez le participant devant réaliser la tâche via la liste déroulante Ressource.

3. Appuyez sur la touche <TAB> pour passer sur le champ suivant.

4. Cliquez sur Save icon.png.
Le planning des ressources est mis à jour.

Via le planning des ressources

1. Cliquez sur la tâche dans le tableau Tâches et maintenez enfoncé le bouton 2 secondes pour activer le cliquer-glisser.
         Assign task - Select.png

2. Glissez la tâche vers le planning des ressources (partie inférieure de l'écran).

  • Le curseur Arrow cursor.png est surchargé de Cursor OK.png lorsque la tâche peut être affectée à l'intervenant.
  • L'emplacement est matérialisé par un cadre rouge.
    Assign task - Assign.png

3. Relâchez le bouton de la souris.
Le planning des ressources est mis à jour.
         Assign task - OK.png

4. (optionnel) Ordonnez les tâches.

  • Sélectionnez la tâche à déplacer dans le tableau Tâches.
  • Cliquez sur Move task up icon.png pour la déplacer vers le haut ou sur Move task down icon.png pour la déplacer vers le bas.
    • Les WBS sont renumérotés.
    • Le planning des tâches est mis à jour.

Étape 7 : Sauvegarde du diagramme de Gantt

1. Cliquez sur Save icon.png.

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Modifié par Utilisateur inconnu le 2020/02/21 15:48
Créé par Administrator XWiki le 2013/03/25 18:30

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