L'inventaire des matériels


Definition

L'inventaire des matériels recense l'ensemble des postes de travail, imprimantes, serveurs, équipements réseau… du parc informatique. Les données d'inventaire peuvent être collectées automatiquement par un outil, ou saisies manuellement pour un matériel non détecté.

EndDefinition

     Open url.png  voir Cycle de vie d'un matériel

Chaque matériel :

  • se rapporte à un modèle défini via une entrée unique du catalogue ;
  • peut posséder un code barre ; ceux-ci peuvent être générés automatiquement pour plusieurs matériels rattachés à un même modèle ;
  • peut avoir un coût financier ; celui-ci peut être réparti entre plusieurs centres de coût, en fonction de l'utilisation qu'ils en ont.
     

Un processus particulier permet de promouvoir dans la CMDB certains matériels, pour les gérer comme éléments de configuration (CI). Il s'agit de matériels à surveiller de près, pouvant avoir un impact sur d'autres éléments en cas d'incident/demande, à la fois en termes de disponibilité et en termes de service offert aux utilisateurs.

Exemple

Relation entre un matériel et la CMDB :

  • Le matériel Serveur Oracle S131 héberge différentes applications : SAP, Notes de frais, Paye...
  • Une panne sur le serveur peut provoquer l'indisponibilité de ces applications. Le matériel est donc géré à la fois dans l'inventaire des matériels et en tant que CI dans la CMDB.

Remarques

  • À la création d'un matériel :
    • Certaines informations sont héritées du modèle défini dans le catalogue.
    • La localisation et l'entité de l'utilisateur principal sont automatiquement proposées.
  • SLA d'un matériel :
    • Si un SLA est associé à la catégorie du matériel, il s'applique à tous les incidents sur ce matériel.
    • Si plusieurs SLA s'appliquent au matériel, celui retenu est celui indiquant le délai de résolution le plus court.

Attention

  • Le code matériel sert à identifier celui-ci tout au long de sa vie dans le parc informatique. Modifiez-le uniquement lorsqu'il y a eu une erreur de saisie.
  • La suppression d'une fiche est définitive. Pour la conserver mais la rendre indisponible dans Product name - ev itsm.png, archivez-la via l'assistant Sortir du parc. La consultation s'effectue alors via le filtre Archivé.

Best Practice big icon.pngBonnes pratiques

  • Pour créer un matériel, utilisez de préférence l'assistant Entrer en stock :
    • À la différence de la création classique nécessitant de passer au travers des différents onglets, cet assistant permet de renseigner directement les informations générales du matériel, les données financières, les caractéristiques, le code barre.
    • Il permet également d'effectuer des entrées en stock multiples de matériels d'un même fournisseur en générant tous les codes barres  -  Open url.png  voir Procédure
  • Les modifications apportées aux modèles via le catalogue sont automatiquement reportées sur les matériels existants. Apportez des correctifs au niveau de ceux-ci uniquement si des conditions particulières existent, qui ne doivent pas être prises en compte dans le catalogue.
  • Lorsque le matériel a le statut À vérifier, allez sur l'écran Asset Management > Administration > Anomalies d'inventaire pour effectuer l'action corrective nécessaire au bon référencement du matériel dans Product name - ev itsm.png.
  • Pour connaître tous les matériels dont est responsable l'utilisateur principal, allez sur la fiche Employé > onglet Matériels.
  • Les logiciels pouvant être installés/réinstallés fréquemment sur les matériels, renseignez surtout les licences installées sur les serveurs afin de connaître la configuration technique requise avant son déploiement sur le réseau.
  • Lorsqu'un matériel n'est plus utilisé :
    • Lancez l'assistant Sortir du parc pour le conserver avec un statut Archivé : saisissez une date de sortie et renseignez le statut pour indiquer la raison de la sortie du matériel.
    • Lancez l'assistant Supprimer uniquement si vous ne souhaitez pas conserver la fiche Matériel.
  • Pour visualiser les matériels sortis du parc : utilisez le filtre Archivés.

Spécificités des versions 2016 et antérieures

Matériels gérés dans la CMDB

  • Ces matériels sont également accessibles via le menu Extended CMDB > Matériels.
  • Sur ce menu :
    • les modifications apportées sur les fiches ne sont pas reportées sur la fiche Inventaire des matériels du menu Asset Management ;
    • certains des assistants de la fiche Inventaire des matériels du menu Asset Management ne sont pas disponibles.

Accès menu

Asset & Configuration > Matériels > Inventaire

Description des écrans

        Equipment.png

TabUpdateRules_After2016Versions

Open url.png voir Principes généraux de mise à jour d'un onglet

Création d'un nouvel élément Suppression d'un élément ou d'une association avec un élément lié

assistant Nouveau en haut de l'onglet

Fundamentals - Form - New wizard.png

Survol de l'élément avec la souris puis Trash icon.png

Fundamentals - Form - Delete wizard.png

Liste alphabétique des onglets

QuickAccess

Détail

AssetTag

Code matériel : Identifiant unique apposé sur le matériel (via une étiquette ou un code barre) au moment de son entrée en stock, et qui ne change plus tout au long de sa vie, même s'il est déplacé ou sorti du parc informatique.

Status

Statut : Statut indiquant l'état du matériel et sa disponibilité (ex. : En service, En panne...).

Best Practice icon.png  Lorsque le matériel a le statut À vérifier, consultez le rapport anomalie d'inventaire.

Type

Catégorie : Catégorie (détaillée avec l'arborescence complète) à laquelle est rattaché l'objet courant.

  • La catégorie est héritée du modèle.
             Example documentation icon FR.png  Matériels / Informatique / Postes de travail / Ordinateurs portables
Model

Modèle : Modèle auquel est rattaché le matériel, duquel certaines données du catalogue sont héritées.

  • Mise à jour : détecté par un outil d'inventaire lorsque l’information est présente dans le Bios du poste de travail
Manufacturer

Marque : Marque de l'objet courant.

  • Mise à jour : détectée par un outil d'inventaire lorsque l’information est présente dans le Bios du poste de travail ou héritée du modèle
StandardBuild

Installation type : Installation type du poste de travail, définissant la liste des logiciels devant être présents en fonction de l'utilisation qui est faite du poste. Cette liste est à comparer avec la liste des logiciels réellement installés sur le poste (onglet Logiciels installés). 

  • Seules les installations type actives sont proposées.
NetworkIdentifier

Identifiant réseau : Nom Netbios du matériel permettant son identification sur le réseau.

  • Lorsqu'un logiciel de prise de contrôle à distance est installé, la hotline peut se connecter directement pour intervenir, via World icon.png.
MainUser

Utilisateur principal : Employé responsable du matériel, qui doit pouvoir à tout moment restituer le matériel en l'état.

Best Practice icon.png  Renseignez les autres employés ayant accès au matériel via l'onglet Autres utilisateurs.

SerialNumber

N° de série : Numéro de série du matériel, apposé par le fournisseur.

  • Certains matériels, tels les PC assemblés, n’en disposent pas.
Location

Localisation : Localisation où se situe physiquement l'objet courant.

  • Par défaut, il s'agit de la localisation de l'utilisateur principal.
Department

Entité : Entité à laquelle est rattaché l'objet courant.

  • Par défaut, il s'agit de l'entité de l'utilisateur principal.
WarrantyType

Type de garantie : Type de garantie du matériel.
         Example documentation icon FR.png Garantie sur site

CriticalLevel

Niveau de criticité : Valeur alertant le support informatique de la "sensibilité" de l'objet courant dans le traitement des incidents/demandes, traduite par l'affichage de Red star.png sur la fiche. Plus le niveau de criticité est élevé, plus le traitement de l'objet doit être prioritaire.

EndWarranty

Fin de garantie : Date à laquelle le matériel n'est plus sous garantie. 

  • Calculée automatiquement à la création du matériel, en appliquant la durée de la garantie constructeur (héritée du modèle) à la Date de livraison (date affichée sur l'onglet Données financières).
SLA

SLA : SLA s'appliquant à tous les incidents/demandes se rapportant à l'objet courant, permettant de calculer les délais de traitement par le service informatique.

InstallationDate

Date d'installation : Date à laquelle le matériel a été installé dans le parc informatique.

DiscardDate

Date de sortie : Date à laquelle le matériel a été sorti définitivement du parc informatique. 

  • Lorsque la date est atteinte, le matériel est défini comme Archivé dans l'inventaire.
  • Mise à jour : via la fiche ou via l'assistant Sortir du parc
LastAutomaticInventory

Dernier inventaire automatique : Date de dernier inventaire automatique du matériel mise à jour par un outil d'inventaire.

LastPhysicalInventory

Dernier inventaire physique : Date de dernier inventaire de contrôle manuel du matériel.

Comment

Commentaire : Commentaires relatifs à la fiche, pouvant aussi contenir des images ou des tableaux grâce à l'insertion de balises HTML.

Données financières

FinancialDataTab

Données relatives à l'achat, à l'amortissement, au renouvellement et à la refacturation de l'objet courant.

Open url.png voir Liste des champs

FinancialDataTab_FieldsList
  • Fournisseur : Nom du fournisseur chez lequel le bien a été acheté.
  • N° de commande : Numéro de commande du bien.
  • N° de commande (EasyVista)  : Numéro de commande du bien lorsque celle-ci est rattachée à une livraison gérée dans Product name - ev itsm.png.
  • N° de facture : Numéro de facture du fournisseur du bien.
  • Date d'achat : Date d'achat du bien.
  • Date de livraison : Date de livraison du bien.
  • N° de livraison : Numéro de livraison du fournisseur du bien.
  • Imputation analytique : Compte d'imputation analytique auquel est rattachée la commande.
  • N° d'immobilisation : Numéro de référence du bien en comptabilité. Note : Plusieurs biens peuvent être référencés sous un même numéro.
  • Règle d'amortissement : Règle indiquant le mode d'amortissement du bien (linéaire , dégressif).
  • Valeur nette comptable : Valeur comptable du bien à la date du jour, tenant compte de la valeur amortie.
    • Champ calculé : Prix d'achat -  Dotation aux amortissements à la date du jour
  • Dotation aux amortissements : Montant du bien déjà amorti à la date du jour.
    • Le montant est remis à zéro lorsque le bien est totalement amorti ou lorsqu'il est revendu.
    • Champ calculé
  • Prix d'achat : Prix d'achat du bien.
  • Refacturation mensuelle : Coût du bien refacturé chaque mois aux différents centres de coût.
    • Répartition entre les centres de coût : via l'onglet Montant refacturé.
  • Renouvellement prévu le : Date à laquelle le bien doit être renouvelé.
  • Valeur de renouvellement : Prix estimé pour remplacer le bien à la date de son renouvellement.
  • N° de réforme : Renseignée lorsque le bien est sorti du parc.
  • Valeur de rachat : Pour un bien acheté en leasing, montant de l'option d'achat à régler à la fin du contrat pour acquérir celui-ci.
  • Date de cession : Date à laquelle le bien a été revendu.
  • Valeur de cession : Montant auquel le bien a été revendu.
  • Valeur nette comptable de cession : Valeur comptable du bien à la date de cession, tenant compte de la valeur amortie.
    • Champ calculé : Prix d'achat - Dotation aux amortissements ==  à la date de cession
    • Lorsque le bien est revendu avant la fin de son amortissement comptable, cette valeur permet de calculer la plus-value ou moins-value de cession. 
  • Plus/Moins value de cession : Montant de la plus-value ou moins-value de cession lorsque le bien a été revendu avant la fin de son amortissement comptable.
    • Champ calculé : Valeur de cession - Valeur nette comptable

Example documentation icon FR.png  Cession d'un bien

  • Prix d'achat : 1000 €
  • Règle d'amortissement : Linéaire sur 5 ans, à raison de 20% de sa valeur chaque année
  • Valeur de cession : le bien est revendu 500 € après 2 ans
  • Après 2 ans, 40% du prix d'achat du bien ont été amortis ==> Valeur amortie = 400 €
  • Valeur nette comptable de cession = Prix d'achat - Valeur amortie = 600 €
  • Valeur de cession - Valeur nette comptable de cession = -100 € ==> correspond à une moins-value de cession

Processeurs

Nombre de processeurs et coeurs disponibles sur le poste de travail.
         Example documentation icon FR.png  8 coeurs pour 2 processeurs quad core

  • Cette information est détectée par un outil d'inventaire automatique.

Consommation

Informations sur la consommation électrique horaire et le taux d’utilisation du matériel, héritées du modèle et utilisées par le Green IT.

Recyclage

Note : Uniquement pour un matériel archivé

Informations sur le recyclage du matériel, utilisées par le Green IT (prestataire chargé du recyclage, date de sortie et date de recyclage du matériel).

  • Le prestataire est sélectionné via la liste des fournisseurs.
  • Mise à jour : via cet onglet ou via l'assistant Recyclage des biens (menu Asset Management > Matériels > Green IT)

Données d'inventaire

InventoryDataTab

Liste des informations relatives à l'objet courant détectées par un outil d'inventaire automatique.

Montant refacturé

AmountChargedBackTab

Détail de la refacturation de l'objet courant entre les centres de coût qui l'utilisent. La part du montant refacturé peut être ventilée entre les centres de coût à l'aide d'un coefficient de refacturation -  Open url.png  voir Exemples

Factures

InvoiceTab

Liste des factures liées à l'objet courant.

  • Mise à jour : via l'assistant Facturer

Documents

AttachmentTab

Liste des documents rattachés à l'objet courant.

Discussions

DiscussionTab

Liste des discussions se rapportant à l'objet courant.

  • Un utilisateur a accès à une discussion en fonction de son domaine et de la visibilité de la discussion, et si l'un de ses groupes est autorisé à discuter (sur la fiche Groupe, case Discussion autorisée cochée).
  • Saisissez les mots-clés souhaités dans le cadre Rechercher et appuyez sur la touche < Entrée >.
  • Pour annuler les critères de filtre et accéder à la liste complète des discussions (sous réserve des droits d'accès), cliquez dans le cadre puis sur Discussion - Delete icon.png.

Logiciels installés

InstalledSoftwareTab

Liste des logiciels installés sur l'objet courant.

  • Différents rapports permettent de mesurer les écarts entre les configurations requises et les logiciels présents sur les postes de travail.
  • Mise à jour : par détection automatique de l'outil d'inventaire (via les règles définies sur les logiciels) ou via cet onglet lorsque les logiciels ne peuvent pas être détectés (ex. : Pilotes d'imprimantes) ou via un modèle d’intégration basé sur le connecteur Logiciels

Licences

LicenseTab

Liste des licences rattachées à l'objet courant.

  • Mise à jour : via cet onglet ou via l'assistant Affecter à une licence ou via les fiches Licence (onglet Matériels liés) ou via un modèle d’intégration basé sur le connecteur Liaisons matériels licences

Matériels liés

RelatedEquipmentTab

Liste des autres matériels rattachés localement à l'objet courant.
        Example documentation icon FR.png  Écran rattaché à un serveur

  • Mise à jour : via cet onglet ou via un modèle d’intégration basé sur l'un des connecteurs Liaisons matériels par code matériel ou Liaisons matériels par numéro de série

Autres utilisateurs

Liste des employés pouvant utiliser le matériel mais qui ne sont pas responsables de celui-ci.

  • Mise à jour : via cet onglet ou via un modèle d’intégration basé sur le connecteur Autres utilisateurs (Matériels, Contrats, Licences, CI)

Tous les contrats

Liste de tous les contrats rattachés au matériel.

Contrats en cours

Liste des contrats rattachés au matériel dont la date de fin n'est pas dépassée.

Best Practice icon.png  Pour rattacher plusieurs matériels au même contrat : passez en mode Liste, sélectionnez les matériels souhaités et lancez l'assistant Affecter à un contrat.

Historique des mouvements

HistoryOfChangeTab

Liste de toutes les modifications effectuées sur la fiche. 

Entré dans le parc par investissement n°

Liste des demandes d’investissement qui sont à l’origine de l'entrée du matériel dans le parc.

Entré dans le parc par demande n°

Liste des demandes de changement qui sont à l’origine de l'entrée du matériel dans le parc.

Projets de mise en production

ReleaseProjectTab

Liste des projets de mise en production liés à l'objet courant.

  • Mise à jour : via cet onglet ou via les fiches Projet de mise en production (onglet Tous les CI - menu Transition)

Caractéristiques

AttributeTab

Liste des caractéristiques liées à l'objet courant.

  • Seules des caractéristiques compatibles avec la catégorie du modèle peuvent être associées.
  • Mise à jour : par détection automatique par un outil d'inventaire (ex. : Processeur, Fréquence, Mémoire, Espace disque) ou héritées du modèle ou via cet onglet lorsque des conditions particulières existent ou via un modèle d’intégration basé sur le connecteur Caractéristiques (Matériels, Contrats, Licences)

Capacités

CapacityTab

Liste des capacités liées à l'objet courant.
        Example documentation icon FR.png  Espace disque, Puissance

  • Mise à jour : via cet onglet ou via un modèle d’intégration basé sur le connecteur Capacités (Matériels, Licences, Contrats)

Usage

Ensemble de statistiques concernant l'utilisation du matériel depuis son installation.

  • Mise à jour : automatique à chaque inventaire Usage

Incidents

IncidentTab

Liste des incidents se rapportant à l'objet courant.

  • Mise à jour : via les fiches Incident

Demandes de service

ServiceRequestTab

Liste des demandes de service se rapportant à l'objet courant.

  • Mise à jour : via les fiches Demande de service

Demandes de changement

ChangeRequestTab

Liste des demandes de changement se rapportant à l'objet courant.

  • Mise à jour : via les fiches Demande de changement

Actions

ActionTab

Liste des actions se rapportant à l'objet courant.

  • Mise à jour : via les fiches Incident/Demande lorsqu'une action concernant l'objet courant est créée

Problèmes

ProblemTab

Liste des problèmes se rapportant à l'objet courant.

  • Mise à jour : via les fiches Problème

Erreurs connues

KnownErrorTab

Liste des erreurs connues se rapportant à l'objet courant.

  • Mise à jour : via les fiches Erreur connue

Événements

EventTab

Liste des événements se rapportant à l'objet courant.

Déstockage

Liste des consommables sortis du stock pour traiter les incidents/demandes de changement concernant le matériel.
         Example documentation icon FR.png  Cartouche de toner livrée avec une imprimante, Souris livrée avec un ordinateur

  • Mise à jour : lors de la saisie d'un mouvement de déstockage via une action concernant un incident/demande pour le matériel.

Projets liés

RelatedProjectTab

Liste des projets liés à l'objet courant.

  • Seul le responsable du projet a la possibilité d'associer un projet à l'objet courant. Sinon la liste des projets est vide.

Procédure et Assistants

Comment créer un matériel via l'assistant d'entrée en stock

Étape 1 (optionnelle) : Création du modèle du matériel

Note : Le matériel doit être rattaché à un modèle défini au préalable dans le catalogue.

1. Allez sur le menu Références > Catalogues > Catalogue des matériels.

2. Cliquez sur + Nouveau.

3. Renseignez les informations.

4. Cliquez sur Terminer.

5. Renseignez les informations nécessaires sur les différents onglets.
L'entrée au catalogue est créée.
 

Étape 2 : Lancement de l'assistant

1. Allez sur le menu Asset & Configuration > Matériels > Inventaire.

2. Lancez l'assistant Entrer en stock.
 

Étape 3 : Saisie des informations des matériels réceptionnés

1. Renseignez les informations principales du nouveau matériel.

2. (optionnel) Cliquez sur Affecter des contrats et sélectionnez tous les contrats rattachés au nouveau matériel.

3. Cliquez sur Suivant

4. Renseignez les autres informations : modèle auquel est rattaché le nouveau matériel, la quantité livrée, la date de fin de garantie, le statut, ...

5. Sélectionnez le mode de création des codes barres.

Note : Si la règle d’unicité a été activée sur le code matériel, un message d'erreur est affiché en cas de doublon.

  • Soit manuel via Saisir les codes barre.
    Autant de lignes que de matériels réceptionnés sont affichées.
             Equipment - Create bar codes.png
    • Renseignez les codes barres de chaque matériel dans la colonne Code matériel.
    • Renseignez les autres informations.

       
  • Soit automatique via Générer les codes barre.
             Equipment - Generate bar codes.png
    • Indiquez la valeur racine (premiers caractères du code barre), la valeur de départ (l'incrément) et le nombre de positions (nombre de caractères après la racine).

      Example documentation icon FR.png  Racine = 666, Nb positions = 5, Valeur de départ = 68

           Réception de 3 matériels ==> 3 codes barre sont générés : 66600068, 66600069, 66600070

    • Cliquez sur Générer les équipements.
      L'écran de saisie manuelle des codes barres est affiché.
    • Modifiez si nécessaire les codes générés.
       

Étape 4 : Génération des fiches Matériel

1. (optionnel) Cliquez sur Réceptionner un autre matériel pour effectuer immédiatement la création d'un autre matériel.

  • Effectuez ensuite la même procédure qu'à l'étape 2 pour cet autre matériel.

2. Cliquez sur Générer les équipements.

3. (optionnel) Renseignez les informations de notification par e-mail.

4. Cliquez sur Terminer.
Les fiches Matériel sont automatiquement créées.

Les assistants

Acceptation de transfert
Affectation de biens à un projet
Affecter à un contrat
Affecter à une licence
Attacher un matériel
Créer une intervention récurrente
Entrer en stock
Envoyer en réparation
Facturer (uniquement en mode Liste, lorsque les matériels sont liés au même fournisseur)
Gérer dans la CMDB
Installer/Déménager
Lancement de scripts
Mettre à jour
Nouvel événement
Nouvelle Demande/Incident (uniquement en mode Liste)
Nouvelle caractéristique
Nouvelle demande de changement
Pré-affectation
Prêt
Prolonger l'utilisation
Proposition de transfert
Racheter en fin de leasing
Recalcul des logiciels
Remplacer
Recyclage des biens
Retour de prêt/Réparation
Retour en stock
Simulation de consommation d'énergie
Sortir du parc
Supprimer
Valeur résiduelle

Tags:
Modifié par Christine Daussac le 2019/05/09 23:40
Créé par Administrator XWiki le 2015/11/12 18:32

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