Annuaire des employés


Definition

L'annuaire des employés recense toutes les personnes travaillant pour une organisation : employés internes et prestataires externes (employés des fournisseurs / sous-traitants). Il permet de permet de renseigner les informations administratives et d'afficher les principales informations Service Manager le concernant (liste des incidents / demandes / problèmes, ...).

EndDefinition
  • Chaque employé peut modifier certaines informations personnelles en accédant à sa fiche via la zone Informations utilisateur.
  • Les accès aux menus, modules et données Service Manager sont gérés via les profils et les domaines.
  • Un type particulier d'employé, evie, permet d'envoyer des notifications lors des étapes de workflows / règles métier.

Remarques

  • L'annuaire peut être mis à jour soit manuellement, soit automatiquement à partir d'un fichier du personnel.
  • L'association de la photo de chaque employé peut se faire soit manuellement, soit automatiquement via un modèle d'intégration basé sur le connecteur spécifique Employés avec photos -  Open url.png voir  Description
  • L'association d'un employé à un fournisseur s'effectue via la fiche Employé > champ Société. L'employé apparaît ensuite dans l'onglet Contacts de la fiche Fournisseur.
  • Les profils et domaines autorisés pour chaque employé sont gérés par l'administrateur via la Gestion des accès Employé.
  • Les notifications de l'utilisateur evie sont visibles via le compteur de notification Notification icon - Notifications.png de la barre de notification.

Bonnes pratiques

  • Renseignez le matricule qui permet d'identifier de façon unique chaque employé lorsque plusieurs personnes portent les mêmes nom et prénom. Cette information est notamment utilisée lors de l'intégration d'un fichier du personnel.
  • Lorsqu'un employé quitte la société, lancez l'assistant Départ afin d'indiquer la nouvelle affectation des matériels dont il était responsable.
  • Si vous renseignez les fiches Employé manuellement, renseignez au préalable les autres annuaires dans l'ordre suivant : Localisations, Entités, Fournisseurs / Groupes.

Attention

  • La suppression d'une fiche est définitive. Pour la conserver mais la rendre indisponible dans Service Manager, archivez-la en renseignant la date de départ de l'employé. La consultation s'effectue alors via le filtre Archivé.
     

La délégation : Cette fonctionnalité permet de rediriger des actions, notamment des validations, vers une tierce personne pendant une période donnée.

  • La délégation n'est plus effective le jour de la fin de période.

    exemple  Période = du 5.04 au 20.04 ==> La délégation est effective du 5.04 au 19.04 inclus. Elle n'est plus effective le 20 avril.

  • La délégation n'est pas rétroactive sur les demandes déjà envoyées.
  • Via son profil, la personne déléguée doit avoir au moins les mêmes droits que le délégant (utilisateur qui souhaite mettre en place une délégation) pour pouvoir accéder à ses actions.
  • La personne déléguée doit appartenir aux mêmes groupes que le délégant. Si ce n'est pas le cas, il est nécessaire de passer par l'assistant Attribuer pour attribuer l'action à l'un des groupes de la personne déléguée.

Spécificités des versions 2016 et antérieures

La fiche Annuaire des employés des versions 2016 et antérieures présente certaines différences :

  • Le champ Chat permet de renseigner l'identifiant unique JABBER - ou JID - utilisé pour l'utilisation du chat avec un mobile. Note : Le chat est disponible uniquement en version SaaS des versions 2016 et antérieures.
  • Les notifications evie ne sont pas disponibles.

Accès menu

Références > Annuaires > Employés

Description des onglets

         Employee directory.png

TabUpdateRules_After2016Versions

Open url.png voir Principes généraux de mise à jour d'un onglet

Création d'un nouvel élément Suppression d'un élément ou d'une association avec un élément lié

assistant Nouveau en haut de l'onglet

Fundamentals - Form - New wizard.png

Survol de l'élément avec la souris puis Trash icon.png

Fundamentals - Form - Delete wizard.png

Liste alphabétique

QuickAccess

Détail

Nom : Nom de l'employé, précédé de la miniature de sa photo.

  • Mise à jour de la photo : Cliquez sur Changer et sélectionnez la photo de l'employé ; également via un modèle d'intégration basé sur le connecteur spécifique Employés avec photos -  Open url.png voir  Description

Civilité : Titre de l'employé.

exemple  Monsieur, Madame

Statut : Statut de disponibilité de l'employé.  

exemple  Absent, Disponible, Occupé

Statut automatique : Indique si la règle métier Mise à jour du statut des intervenants après prise en charge ou clôture d'une action de traitement est prise en compte (case cochée) ou non (case non cochée) pour modifier automatiquement le statut de disponibilité de l'employé en fonction des actions qu'il a à traiter. Note : La règle métier doit être activée.

Login : Login de l'employé utilisé pour la connexion à Service Manager.

  • Pour définir le mot de passe (Note : Non requis si la connexion à Service Manager se fait via les informations d'un annuaire LDAP) : assistant Changer le mot de passe disponible en mode Liste

Téléphone, Courriel, Portable : Informations permettant de joindre l'employé dans l'organisation.

Matricule : Matricule de l'employé attribué par le responsable du personnel, permettant de l'identifier de façon unique.

Société : Lorsque l'employé est un prestataire externe, nom de la société (fournisseur) à laquelle il appartient.

  • L'employé apparaît alors sur la fiche Employé > onglet Contacts.

Localisation : Localisation à laquelle appartient l'employé.

Entité : Entité à laquelle appartient l'employé.

Fonction : Fonction à laquelle appartient l'employé, correspondant généralement à son métier.

exemple  Comptable, Acheteur, Chef de produit

Centre de coût par défaut : Centre de coût par défaut auquel doivent être refacturés les matériels/contrats/licences dont l'employé est responsable. 

  • Le centre de coût est hérité de l'entité à laquelle est rattaché l'employé.

Coût horaire : Coût horaire de l'employé lorsque ses interventions sont refacturées, exprimé dans la devise sélectionnée.

Devise : Devise dans laquelle est établi le coût horaire de l'employé.

Arrivée : Date à laquelle l'employé est entré dans la société.

Départ : Date à laquelle l'employé a quitté la société. Lorsqu'elle est renseignée et antérieure ou égale à la date du jour, la fiche est automatiquement archivée.

Profil (Note : Non requis si la connexion à Service Manager se fait via les informations d'un annuaire LDAP) : Profil associé à l'employé, qui lui confère notamment ses droits d'accès aux modules et menus.

  • Mise à jour : via l'assistant Mettre à jour un profil

Langue de l'interface : Langue d'affichage lorsque l'utilisateur se connecte à Service Manager.

Notification : Moyen de communication utilisé pour joindre l'employé.

Notification
  • Certaines actions prévoient l'envoi automatique de notifications par e-mail lors des étapes d'un processus. Le comportement de ces notifications peut varier en fonction du mode de notification de l'utilisateur.
    • Mode de notification = Mail : Toutes les étapes de processus prévoyant des envois d'e-mails déclenchent des notifications à l'utilisateur.
    • Mode de notification = Pas d'avertissement : Seules les étapes internes de type Envoi de mail déclenchent des notifications à l'utilisateur.
    • Autres modes de notification ou aucun mode sélectionné : Aucune action déclenche une notification à l'utilisateur.

Niveau de VIP : Niveau indiquant que l'employé est considéré comme important du fait de sa fonction, et qu'il doit être traité de manière prioritaire lorsqu'il est concerné par un incident/demande.

  • Visuellement, cette "sensibilité" se traduit par l'affichage de Red star.png sur la prise d'appel et les fiches Incident/Demande/Action en regard des champs Demandeur et Bénéficiaire.
  • La présence d'un niveau de VIP permet d'augmenter l'urgence de l'incident/demande.

Responsable : Responsable hiérarchique de l'employé. 

Validateur financier : Approbateur financier de l'employé.

  • Seuls les employés désignés comme Validateur sont proposés.
  • Pour indiquer que l'employé est son propre validateur financier, cochez la case Validateur puis revenez sur ce champ.

Correspondant informatique : Indique si l'employé joue un rôle spécifique de correspondant informatique dans la société (case cochée) ou non (case non cochée).

Validateur : Indique si l'employé a une fonction de validateur financier (case cochée) ou non (case non cochée).

Est émetteur des notifications EVIE : Indique si l'employé peut envoyer des notifications evie lors des étapes de workflows / règles métier (case cochée) ou non (case non cochée)  - Open url.png voir Procédure

Déléguer : Personne à laquelle l'employé peut déléguer ses tâches en cas d'absence  - Open url.png voir Remarques

  • Du - Au : Période durant laquelle la délégation est effective.
  • Attention : La délégation n'est plus effective le jour de la fin de période.

    exemple  Période = du 5.04 au 20.04 ==> La délégation est effective du 5.04 au 19.04 inclus. Elle n'est plus effective le 20 avril.

Note : Commentaires relatifs à l'employé.

Matériel principal

Liste des matériels dont l'employé est l'utilisateur principal (matériels qu'il doit pouvoir restituer à tout moment en l'état).

  • Mise à jour : via l'assistant Déménager ou via les fiches Matériel > onglet Détail

Autres matériels

Liste des matériels secondaires utilisés par l'employé. Il s'agit des matériels partagés entre plusieurs utilisateurs.

  • Mise à jour : via les fiches Matériel > onglet Autres utilisateurs

Prochains matériels

Prochains matériels : Matériels pré-affectés à l'employé.

  • Mise à jour : via les fiches Matériel > assistant Pré-affectation

Licences utilisées

Liste des licences associées à l'employé

  • Le champ Logiciel identifie le nom du logiciel mis à la disposition de l'employé. Lorsque plusieurs licences sont disponibles pour un logiciel, sélectionnez celle utilisée par l'employé.

Licences

Liste des licences dont l'employé est défini comme responsable.

  • Mise à jour : via les fiches Licence

Contrats

Liste des contrats dont l'employé est défini comme responsable.

  • Mise à jour : via les fiches Contrat

Localisations

Liste des localisations dont l'employé est défini comme responsable.

  • Mise à jour : via les fiches Localisation

Entités

Liste des entités dont l'employé est défini comme responsable.

  • Mise à jour : via les fiches Entité

CI

Liste des éléments de configuration (CI) associés à l'employé.

  • Mise à jour : via l'assistant Affecter un CI en mode Liste ou via les fiches CI > onglet Utilisateur

Groupes

Liste des groupes auxquels est rattaché l'employé.

  • Mise à jour : via l'assistant Gérer les groupes ou via les fiches Groupe > onglet Employés du groupe

Historique des mouvements

HistoryOfChangeTab

Liste de toutes les modifications effectuées sur la fiche de l'objet courant. 

Documents

AttachmentTab

Liste des documents rattachés à l'objet courant  - Open url.png voir Téléchargement de documents

Déstockage

Liste des consommables fournis à l'employé.

exemple  Cartouche de toner livrée avec une imprimante, Souris livrée avec un ordinateur

Applications

Liste des logiciels mis à la disposition de l'employé.

  • Mise à jour : via cet onglet et via le catalogue des logiciels
  • Liste des champs :
    • Logiciel : Nom du logiciel mis à la disposition de l'employé.
    • Login / Mot de passe : Login/mot de passe nécessaire pour lancer le logiciel.
    • Quantité : Unité de compte variable, utilisée pour la refacturation du logiciel.
    • Début / Fin : Période durant laquelle le logiciel est mis à la disposition de l'employé.
    • Source : Source de données externes utilisée pour l'intégration.

Incidents

Liste des incidents se rapportant à l'employé.

  • Mise à jour : via les fiches Incident

Services

Liste des demandes de service se rapportant à l'employé.

  • Mise à jour : via les fiches Demande de service

Changements

Liste des demandes de changement se rapportant à l'employé.

  • Mise à jour : via les fiches Demande de changement

Problèmes

Liste des problèmes se rapportant à l'employé.

  • Mise à jour : via les fiches Problème

Erreurs connues

Liste des erreurs connues se rapportant à l'employé.

  • Mise à jour : via les fiches Erreur connue

Projets

Liste des projets auxquels l'employé est affecté.

  • Mise à jour : via l'assistant Affecter des intervenants à un projet en mode Liste

Tâches

Liste des tâches attribuées à l'employé pour l'ensemble des projets auxquels il est affecté.

  • Mise à jour : via les fiches Projet

Prérequis des connaissances

Liste des prérequis associés à l'employé, permettant de restreindre l'accès aux entrées de la base de connaissance lors d'une recherche full-text -  Open url.png voir  Exemple

  • L'employé hérite automatiquement des prérequis attribués à l'ensemble de ses groupes. Ces prérequis ne peuvent pas être supprimés.
  • L'employé peut accéder à toutes les connaissances auxquelles aucun prérequis n'est associé.

Hiérarchique

Liste des utilisateurs dont l'employé est le responsable hiérarchique.

Adresses courriel secondaires

Autres adresses e-mail de l'employé. 

  • L'adresse principale est renseignée via l'onglet Détail.

Procédure et Assistants

Comment créer un employé

Étape 1 : Création de l'employé

1. Allez sur le menu Références > Annuaires > Employés.

2. Cliquez sur + Nouveau.

3. Renseignez les informations.

4. (Optionnel) Indiquez les matériels mis à disposition de l'employé.

  • Cliquez sur Affecter un matériel.
  • Sélectionnez le code matériel. Note : Seuls les matériels en stock sont proposés.
  • Répétez l'opération pour chaque matériel de l'employé.

5. Cliquez sur Suivant puis Terminer.

Étape 2 : Attribution d'un profil à l'employé

1. Lancez l'assistant Mettre à jour un profil.

2. Sélectionnez le profil de l'employé.

3. Cliquez sur Terminer.

Étape 3 : Saisie des domaines de l'employé

1. Lancez l'assistant Mettre à jour les domaines.

2. Cochez les domaines auxquels l'employé doit avoir accès.

3. Sélectionnez son domaine par défaut.

4. Cliquez sur Terminer.

Étape 4 (optionnelle) : Attribution d'un mot de passe

Note : Aucun mot de passe n'est requis si la connexion à Service Manager se fait via les informations de l'annuaire LDAP.

1. Lancez l'assistant Changer le mot de passe.

2. Renseignez le mot de passe souhaité.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 5 (optionnelle) : Limitation des accès à la base de connaissance via des prérequis

1. Cliquez sur + Nouveau dans l'onglet Prérequis des connaissances.

2. Sélectionnez le prérequis attribué au groupe.

3. Répétez l'opération pour chaque prérequis.

Étape 6 (optionnelle) : Gestion du groupe par défaut

Note : Si l'employé fait partie de plusieurs groupes, définissez le groupe proposé par défaut lors du lancement de certains assistants (ex. : Clôture d'un incident, Réouvrir un incident).

1. Lancez l'assistant Gérer les groupes.

2. Cochez la case Par défaut en regard du groupe souhaité.

3. Cliquez sur Terminer.

Les assistants

Affecter des intervenants à un projet
Changer le mot de passe
Déménager
Départ
Gérer les groupes
Lancement de scripts
Message d'accès à Front Office
Mettre à jour
Mettre à jour les domaines
Mettre à jour un profil
Séparateur Excel
Supprimer

Tags:
Modifié par Christine Daussac le 2021/09/23 17:49
Créé par Administrator XWiki le 2017/06/26 12:30

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