Les alertes planifiées


Definition

Une alerte agit comme un agent de surveillance des activités informatiques clés de la société : biens, employés, tickets, ... Elle permet d'envoyer des e-mails de notification et d'exécuter automatiquement des actions dans la base de données via un script SQL.

EndDefinition

  • La configuration de l'alerte varie suivant sa nature.
  • Sa mise en activité déclenche son exécution suivant une périodicité donnée.
  • Les alertes peuvent être placées dans des dossiers, permettant de les organiser suivant leur fonction.

Nature des alertes planifiées

Alertes standard

  • Elles sont bâties sur une requête parent
  • Un filtre permet d'extraire les enregistrements souhaités.
  • Elles se déclenchent lorsqu'une condition atteint un seuil donné.
  • Un lien de connexion à une vue peut être inséré dans l'e-mail de notification, avec des accès directs aux fiches des enregistrements.

exemple  Déclencher une alerte lorsque la date de renouvellement des contrats atteint J-60 ==> Notification envoyée aux responsables, avec lien de connexion à la vue listant tous les contrats pour lesquels une décision doit être prise

Alertes en pourcentage

  • Elles reposent sur un ratio calculé à partir de 2 autres alertes.
  • Elles se déclenchent lorsque ce ratio atteint un seuil donné.

exemple  Ratio calculé entre le nombre d'incidents en retard (alerte 1) et le nombre d’incidents ouverts (alerte 2) ==> Notification envoyée aux responsables lorsque le ratio atteint 30% 

Alertes automatiques

  • Ce sont de simples notifications qui comportent ni condition ni seuil de déclenchement.
  • Leur conception s’apparente à celle des alertes en pourcentage.

exemple  Calcul des écarts par version des licences ==> Notification envoyée aux responsables indiquant la mise à jour de la table

Remarques

  • La création / modification d'une alerte est autorisée sous réserve d'avoir accès au menu Administration > Alertes > Alertes planifiées.
  • L'émetteur de l'e-mail de notification et son adresse doivent être spécifiés dans la table A_PARAMETERS.
    • Schéma : A_COMPANY
    • Table : A_PARAMETERS
    • Champs à modifier :
      • MAILER_SCHEDULER : Renseignez le nom de l'émetteur (ex. : EVO_SCHEDULER)
      • MAILER_SCHEDULER_ADDR : Indiquez l'adresse e-mail de l'émetteur (ex. : scheduler@nom_du_client.com)
  • Si l'exécution d'une alerte ne se déclenche pas, vérifiez que le scheduler est démarré et correctement paramétré.
     

Alertes standard

  • Requête parent :
    • La création est autorisée sans condition de droits (uniquement en mode Création d'une alerte).
      • La nouvelle requête parent devient disponible pour tous les outils de reporting internes à Service Manager (indicateurs, alertes, reportings) et les traitements de purge.
      • Elle n'est pas disponible au niveau des requêtes parents supportant les objets standard de Service Manager (fiches, listes de valeurs, filtres, filtres rapides, vues).
    • La modification est autorisée, sous réserve de disposer des droits d'édition des affichages  - Open url.png voir Profils utilisateurs > Droits d'édition et d'affichage
      • Les champs ajoutés manuellement deviennent disponibles pour tous les outils de reporting et les traitements de purge.
      • Ils ne sont pas ajoutés au niveau des requêtes parents supportant les objets standard de Service Manager.
  • Accès à une vue via le lien de connexion :
    • Seuls les destinataires ayant accès au menu auquel est rattachée la vue peuvent accéder à celle-ci.
    • Les destinataires définis par le biais de rôles ne reçoivent pas le lien de connexion à la vue.

Attention

  • Lorsque l'alerte effectue une mise à jour ou une suppression d'enregistrements :
    • Veillez à bien définir le filtre pour traiter uniquement les enregistrements souhaités.
    • Indiquez dans le filtre la liste explicite des numéros d'incidents à traiter pour éviter d'agir sur des enregistrements non souhaités.
  • En cas d'erreur dans le script SQL, il n'y a pas de retour arrière possible.
    • Si vous avez supprimé des enregistrements par inadvertance, vous devez restaurer la base de données.
    • Si vous avez modifié d'enregistrements par inadvertance, vous pouvez exécuter une requête SQL inverse pour revenir à l'état avant la modification.

Bonnes pratiques

  • Avant d'activer une alerte comportant un script SQL, créez un reporting de contrôle pour vous assurez que les enregistrements qui vont être impactés lors de l'exécution de l'alerte sont bien les enregistrements souhaités. Ce reporting vous permet également d'avoir un historique de l’état des données avant et après exécution de l’alerte.
    • Dans le reporting, définissez le filtre que vous souhaitez appliquer à votre alerte.
    • Exécutez le reporting et vérifiez que les enregistrements sont bien ceux qui doivent être traités par votre alerte.
    • Reportez le code SQL du filtre du reporting dans votre alerte via un copier-coller (passez en mode Avancé de l'éditeur de filtre).
    • Une fois l'alerte exécutée, relancez le reporting pour vérifier que le script a bien mis à jour les données souhaitées.

exemple  Reporting de contrôle avant d'exécuter une alerte de modification du statut des incidents (statut Ouvert à un statut Clôturé, statut Suspendu à un statut Réouvert)

  • Lors de la création d'une alerte, forcez la première exécution en antidatant la date de mise en activité afin de contrôler immédiatement le résultat sans attendre la date planifiée de première exécution.

    exemple  

    • Date du jour : 10 février.
    • Première exécution prévue le 1er mars.
      ==> Saisissez comme date de prochaine exécution le 1er du mois précédant la date courante, c'est-à-dire le 1er février.
  • Lorsque le déclenchement d'une alerte A dépend de la fin d'exécution d'une alerte B dont la durée de traitement est aléatoire (variabilité due à la volumétrie, au temps d'accès…), définissez et planifiez un séquencement de tâches entre ces 2 traitements plutôt que de définir une périodicité à heure fixe pour l'alerte A.
  • Lorsque l'alerte déclenche une notification par e-mail, associez une vue afin que les destinataires reçoivent l'e-mail avec un lien de connexion à celle-ci.
     

Garantie des performances réseau

  • Planifiez l'exécution des alertes complexes en dehors des plages d'accès à Service Manager (la nuit ou le week-end). 
  • Si vous êtes dans une société implantée à l'international avec des plages horaires de fonctionnement différentes par pays, vous pouvez envisager l'exécution des alertes sur un environnement spécifique, dissocié de l'environnement de production.

Spécificités des versions 2016 et antérieures

Les alertes des versions 2016 et antérieures présentent certaines différences.

  • Les droits d'édition sont accordés par profil au niveau du module auquel est rattachée l'entrée de menu utilisant l'alerte  - Open url.png voir Profils utilisateur

Accès menu

Administration > Alertes > Alertes planifiées

Les alertes activées apparaissent dans le menu Administration > Tâches planifiées > Alertes planifiées.

Description des écrans

Informations principales

       Alert - Step 1.png

Nom : Libellé identifiant l'alerte. 

Commentaire : Zone de commentaire libre permettant de détailler l'alerte. 

Nom du dossier : Nom du dossier des alertes où est sauvegardée l'alerte. 

Requête parent (Note : Uniquement pour une alerte de type Standard) : Nom de la requête parent servant de support à l'alerte.

  • L'ajout d'une requête via Add icon.png est autorisé uniquement lors de la création d'une nouvelle alerte (ne sélectionnez pas de requête parent).
  • Les champs disponibles dans une requête parente existante sont les champs de la requête parent et ceux ajoutés manuellement au niveau de tous les outils de reporting internes à Service Manager et des traitements de purge.

Fiche (Note : Uniquement pour une alerte de type Standard) : Nom de la fiche à ouvrir lorsque l'utilisateur clique sur un enregistrement de la vue jointe à la notification d'alerte. 

  • Seules les fiches liées à la requête parent sont proposées.
  • Mode d'ouverture de la fiche :
    • Intégrée : Affichage de l'enregistrement en mode Fiche, modifiable suivant les droits de l'utilisateur.
    • Popup : Affichage d'informations contextuelles à l'enregistrement dans une fenêtre secondaire, non modifiables.

Type d'alerte : Nature de l'alerte, qui détermine sa configuration et son mode de calcul.

  • Standard : Calcul de l'alerte à partir du nombre d'enregistrements issus du filtre, ou de la somme / moyenne des valeurs d'un champ pour les enregistrements issus du filtre.
  • Pourcentage : Calcul de l'alerte à partir d'un ratio entre 2 autres alertes.
  • Automatique : Aucun calcul effectué.

Filtre

Note : Uniquement pour une alerte de type Standard.

Filtre permettant d'extraire les données à prendre en compte pour la condition de déclenchement de l'alerte  - Open url.png voir Éditeur de filtre visuel

  • Tous les champs issus de la requête parent de l'alerte et les éventuels champs supplémentaires ajoutés manuellement peuvent être utilisés dans le filtre.

         Alert - Step 2.png

Valeur à calculer

       Alert - Step 3.png

Pour information : Heure courante (TU) : Date / heure courante exprimée en temps universel (TU). 

Périodicité : Indique la fréquence d'exécution de l'alerte.

  • La périodicité est prise en compte à partir de la date de prochain calcul. 
  • Les paramètres varient suivant le type de périodicité sélectionné.
    • Tous les [N] mois / jours / heures : Saisissez la fréquence souhaitée, exprimée en Temps Universel.
    • Dépend de : Permet un séquencement de tâches avec une autre alerte. Sélectionnez dans la liste déroulante l'alerte après laquelle l'exécution doit se déclencher.

Date de prochain calcul (Note : Uniquement si la périodicité est différente de l'option Dépend de) : Date / heure à laquelle doit s'effectuer la prochaine exécution de l'alerte.

  • La date permet d'initialiser le jour de démarrage de la périodicité.

    exemple  Périodicité d'exécution : Tous les 7 jours à 7h  ; La première date de calcul est un samedi ==> L'alerte se calcule tous les samedis

  • La date peut également être mise à jour via l'assistant Activer.

    Best Practice icon.png  Saisissez une date antérieure à la date du jour pour exécuter immédiatement l'alerte.

Condition de l'alerte / Résultat (Note : Uniquement pour une alerte de type Standard ou Pourcentage) : Valeur de déclenchement de l'alerte.

exemple

  • Alerte dès qu'il y a plus de 20 ordinateurs en stock : 20 < Résultat < ...
  • Alerte dès qu'il y a moins de 10 ordinateurs en stock : ... < Résultat < 10
  • Alerte dès qu'il y a entre 5 et 10 incidents en cours : 5 <= Résultat <= 10 

Dividende / Diviseur (Note: Uniquement pour une alerte de type Pourcentage) : Alertes à partir desquelles est calculée la valeur en pourcentage de l'alerte courante.

  • Valeur en pourcentage de l'alerte = 100 * (Alerte Dividende / Alerte Diviseur).
  • Les alertes doivent être définies au préalable.

exemple  Alerte Plus de 30 % d'incident non résolus

  • Alerte Dividende = Nombre d'incidents en retard = 18
  • Alerte Diviseur = Nombre d'incidents ouverts = 45
    ==> Valeur en pourcentage de l'alerte = 100 * (18 / 45) = 40 % d'incidents en retard.

Nombre d'enregistrements / Somme / Moyenne (Note : Uniquement pour une alerte de type Standard) : Indique le mode de calcul de l'alerte.

  • Les 3 options sont exclusives.
  • Les options Somme et Moyenne peuvent s'appliquer uniquement aux champs numériques de la requête parent.
  • Option Nombre d'enregistrements : Le résultat est égal au nombre d'enregistrements vérifiant les critères de filtre de l'alerte.

    exemple  Alerte Nb incidents créés cette semaine

    • Résultat = 61  ==>  61 incidents ont été créés durant la semaine.
  • Option Somme : Le résultat est égal à la somme des valeurs du champ sélectionné pour l'ensemble des enregistrements vérifiant les critères de filtre de l'alerte.

    exemple  Alerte Temps total d'intervention pour les incidents résolus immédiatement aujourd'hui - Somme effectuée sur le champ Délai de résolution 

    • Situation des incidents de la journée : 4 résolus immédiatement avec un temps d'intervention de 10mn ; 1 avec un temps de 30mn
    • Résultat = (4 * 10mn) + (1 * 30mn) = 70  ==>  Le temps d'intervention total a été de 70 minutes.
  • Option Moyenne : Le résultat est égal à la moyenne des valeurs du champ sélectionné pour l'ensemble des enregistrements vérifiant les critères de filtre de l'alerte.

    exemple  Alerte Retard moyen pour les incidents clôturés aujourd'hui - Moyenne effectuée sur le champ Retard 

    • Situation des incidents de la journée : 4 résolus avec un retard de 1h ; 1 résolu avec un retard de 5h ; 1 résolu avec un retard de 3h
    • Résultat = [(4 * 1h) + (1 * 5h) + (1 * 3h)] / 6 incidents = 2  ==>  Le temps de retard moyen de résolution d'un incident a été de 2 heures.

Alerte

       Alert - Step 4.png

À / (Employés / Groupes / Rôles) : Liste des destinataires de l'e-mail de notification lorsque l'alerte atteint le seuil de déclenchement.

  • Les destinataires doivent être référencés dans l'annuaire des employés / annuaire des groupes.
  • Ils peuvent également être définis par le biais de rôles système ou personnalisés.
  • Au moins un destinataire / rôle doit être sélectionné.
  • Séparez les noms des destinataires par un point-virgule ;.

Intitulé : Objet de la notification dans l'e-mail envoyé aux destinataires.

Message : Corps de l'e-mail envoyé aux destinataires.

Script SQL : Script décrivant les opérations à effectuer sur la base de données lorsque l'alerte atteint le seuil de déclenchement. 

  • Attention : En cas d'erreur dans le script SQL, il n'y a pas de retour arrière possible.

Sujet / Description associé à l'incident ou demande à créer : Lorsque l'alerte déclenche la création automatique d'un incident ou d'une demande, sujet / description qui est automatiquement attribué au ticket. 

Ajouter une vue (Note : Uniquement pour une alerte de type Standard) : Permet de créer une vue listant les enregistrements impactés par l'alerte  - Open url.png voir Procédure

  • L'accès à la vue s'effectue via un lien de connexion dans l'e-mail de notification.
  • Les utilisateurs définis par le biais d'un rôle ne reçoivent pas le lien de connexion.
  • Les destinataires doivent avoir accès au menu auquel est rattachée l'alerte pour pouvoir visualiser la vue.

         View - Alert.png

Procédures et Assistants

Comment créer une alerte

Étape 1 : Création de la nouvelle alerte

1. Allez sur le menu Administration > Alertes > Alertes planifiées.

2. Cliquez sur + Nouveau.

Étape 2 : Saisie des informations principales de l'alerte

1. Renseignez les informations principales de l'alerte.

2. (Note : Uniquement pour une alerte de type Standard) Sélectionnez la requête parent.

  • Vous pouvez ajouter des champs dans une requête parent.
    • Sélectionnez la requête parent associées à la nouvelle alerte.
    • Cliquez sur Edit icon.png en regard du champ.
      La liste de tous les champs issus de la requête parent associée à l'alerte et les champs supplémentaires ajoutés manuellement au niveau des outils de reportings internes à Service Manager et des traitements de purge est affichée.
    • Ajoutez les champs souhaités  - Open url.png voir procédure Comment modifier une requête parent

3. Sélectionnez le type d'alerte.
La configuration de l'alerte varie suivant sa nature.

4. Cliquez sur Suivant.

Étape 3 : Saisie des conditions du filtre utilisé par l'alerte

Note : Uniquement pour une alerte de type Standard

1. Renseignez les conditions du filtre  - Open url.png voir Éditeur de filtre visuel

  • Tous les champs issus de la requête parent de l'alerte et les éventuels champs supplémentaires ajoutés manuellement peuvent être utilisés.

2. Cliquez sur Suivant.

Étape 4 : Configuration de l'alerte

Note : La configuration de l'alerte varie suivant sa nature

1. Renseignez la périodicité.

2. (Note : Uniquement pour une alerte de type Standard ou Pourcentage) Renseignez la condition de déclenchement.

3. (Note : Uniquement pour une alerte de type Pourcentage) Sélectionnez les 2 alertes définissant le dividende et le diviseur.

4. (Note : Uniquement pour une alerte de type Standard) Indiquez le mode de calcul de l'alerte.

  • Cliquez sur l'option Nombre d'enregistrements.
    ou
  • Sélectionnez l'une des options Somme ou Moyenne en regard de l'un des champs numériques de la requête parent affichés dans le tableau.

6. Cliquez sur Suivant.

Best Practice icon.png  Avant de passer à l'étape suivante, testez l'alerte via Calculer pour vérifier la condition de déclenchement.

Étape 5 : Saisie de l'e-mail de notification et du script SQL

1. Renseignez les destinataires de l'e-mail de notification.

2. (optionnel) Saisissez le script SQL à effectuer lorsque l'alerte se déclenche.


Étape 6 : Association d'une vue à l'e-mail de notification

Note : Uniquement pour une alerte de type Standard

1. Cliquez sur Ajouter une vue.
L'éditeur de vue est affiché.

2. Sélectionnez le menu auquel est rattaché l'alerte, via le champ Thème.
Seuls les destinataires de la notification d'alerte ayant accès à ce menu peuvent consulter la vue.

CreateViewAlertReporting_Procedure

2. Définissez l'ordre des colonnes sur la vue.

  • Cochez la case Ordre en regard du champ à déplacer.
  • Cliquez sur le lien Insérez ici en regard du champ au-dessus duquel vous souhaitez déplacer le champ sélectionné.
             View - Alert and Reporting - Insert here link.png

3. Renseignez les options suivant la nature du champ.

  • Uniquement pour un champ de type Date : Sélectionnez le mode de regroupement des enregistrements via la liste Regroupement.

    exemple  Pour visualiser rapidement tous les matériels arrivant à échéance en 2021 :

    • Champ Date de fin de garantie = 01/09/2021
    • Regroupement Par année = 2021
  • Uniquement pour un champ arborescent qui n'est pas de dernier niveau : Indiquez le premier niveau et le dernier niveau de l'arborescence à afficher.
    • La valeur 0 permet l’affichage de tous les niveaux de l’arborescence.

      exemple  Affichage du champ arborescent Localisation = Amérique du nord/USA/New-York/Manhattan/Broadway

      • Début = 0, fin = 0 ==> Amérique du nord/USA/New-York/Manhattan/Broadway
      • Début = 1, fin = 3 ==> USA/New-York/Manhattan
      • Début = 4, fin = 5 ==> Manhattan/Broadway
      • Valeur Localisation (dernier niveau) = Broadway
  • Cochez les opérations de comptage souhaitées (Nombre d'enregistrements par Comptage / Comptage groupé, Somme, Moyenne).

4. Sélectionnez le niveau de rupture de la vue via la colonne Rupture.

Tous les champs jusqu'a ce niveau sont marqués Visible.

5. Cochez les champs à afficher sur la vue.

Étape 7 : Sauvegarde de l'alerte

1. Cliquez sur Terminer.
La liste des alertes est réactualisée.

Étape 8 : Mise en activité de la nouvelle alerte

1. Sélectionnez l'alerte.

2. Lancez l'assistant Activer.

3. Renseignez la date de premier calcul et cliquez sur Suivant puis Terminer.

4. Contrôlez que l'alerte est active.

  • Allez sur le menu Administration > Tâches planifiées > Alertes planifiées.
  • Vérifiez la présence de l'alerte dans la liste des tâches planifiées.

Comment créer une alerte à partir d'un modèle

Étape 1 : Sélection de l'alerte modèle

1. Allez sur la liste des alertes.

2. Cliquez sur Edit icon.png en regard du modèle.
La fenêtre de propriétés de l'alerte est ouverte.

Étape 2 : Création de la nouvelle alerte

1. Modifiez les informations souhaitées de l'alerte modèle.

2. Cliquez sur Enregistrer sous pour ne pas écraser le modèle et donnez un nom à la nouvelle alerte.

Comment vérifier qu'une alerte planifiée est activée / désactivée

Étape 1 : Vérification de l'activation de l'alerte planifiée

1. Allez sur le menu Administration > Alertes > Alertes planifiées.

2. Affichez la vue Liste.

3. Vérifiez l'état de la case Activée pour l'alerte planifiée.

  • La case est cochée : l'alerte planifiée est activée.
  • La case n'est pas cochée : l'alerte planifiée est désactivée.
     

Étape 2 : Vérification de la création d'une tâche planifiée

1. Allez sur le menu Administration > Tâches planifiées > Alertes planifiées.

2. Vérifiez la présence de l'alerte planifiée.

  • L'alerte planifiée est présente dans la liste : elle est planifiée pour s'exécuter suivant la périodicité configurée.
  • L'alerte planifiée n'est pas présente dans la liste : aucune exécution n'est planifiée.

Les assistants

Activer
Désactiver

Cas d'utilisation : Création d'une alerte standard Employés en instance de départ

L'alerte se déclenche lorsque des employés doivent quitter la société.

  • Une notification par e-mail est envoyée au responsable du stock.
  • Un lien de connexion sur une vue est ajouté à l'e-mail, affichant la liste des employés concernés et la liste des matériels en attente de retour.
     

Mise en oeuvre :

  • Sélection de la requête parent Employés
  • Extraction des données avec le filtre Date de départ = Le mois prochain
  • Paramétrage de l'alerte :
    • Sélection du mode de calcul de l'alerte = Nombre d'enregistrements ==> Le résultat est estimé à partir du nombre d'employés devant quitter la société le mois prochain
    • Condition de l'alerte : >= 1 ==> L'alerte se déclenche dès que le résultat est supérieur ou égal à 1, i.e. dès qu'un employé doit quitter la société
  • Exécution de l'alerte
    • Périodicité : Tous les mois, le 1er à 6 heures
    • Date de prochain calcul : le 1er février

==> À partir du 1er février, l'alerte va s'exécuter tous les premiers du mois à 6h. Dès qu'au moins un enregistrement est trouvé, un e-mail est envoyé au responsable du stock.

Exemples de requêtes SQL exécutées par une alerte

Supprimer une liste d'incidents
Contexte Requête SQL
  • Requête parent : Incidents
  • Filtre : Une liste de numéros d'incidents
DELETE SD_REQUEST
WHERE  REQUEST_ID IN (#LIST_ID#)

Note : Le tag #LIST_ID# fait référence à la liste d'enregistrements issus du filtre.

Clôturer une liste d'incidents et modifier leur statut
Contexte Requête SQL
  • Requête parent : Incidents
  • Filtre : Une liste de numéros d'incidents
UPDATE SD_REQUEST
SET    SD_REQUEST.STATUS_ID = XX
WHERE  SD_REQUEST.REQUEST_ID IN (#LIST_ID#)

Notes :

  • Le tag #LIST_ID# fait référence à la liste d'enregistrements issus du filtre.
  • XX correspond à l'ID du statut Clôturé à affecter aux incidents (par défaut, ID = 8).
Ajouter une date de fin aux actions associées aux incidents lorsque la date est vide
Contexte Requête SQL
  • Requête parent : Incidents
  • Filtre : Une liste de numéros d'incidents
UPDATE AM_ACTION
SET    AM_ACTION.END_DATE_UT = getutcdate()
WHERE  AM_ACTION.REQUEST_ID IN (#LIST_ID#)
      AND AM_ACTION.END_DATE_UT is null

Note : getUTCDate() correspond à la date et à l'heure courante.

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Modifié par Utilisateur inconnu le 2021/08/16 18:40
Créé par Administrator XWiki le 2013/03/25 18:12

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