Intégration Adobe Sign (via Microsoft Power Automate)


À propos de cette intégration

IntegrationIntroduction

Il existe plusieurs moyens d’intégrer des systèmes tiers avec Product name - ev itsm.png. Cela, en fonction des besoins métiers, des contraintes d’architecture et de sécurité en vigueur ainsi que des spécificités de chaque application ou service tiers.

Cette page présente un processus d’intégration type déjà mis en œuvre dans un contexte client. 

Pour plus de détails sur cette intégration (scripts à utiliser, etc.), veuillez contacter les départements "Consulting & Professional Services" et Support d'Logo - EasyVista.png ou vos fournisseurs de services et intégrateurs habituels.
 

Synthèse de l’intégration

Adobe Sign est un système de signature électronique développé par Adobe. Les signatures peuvent être apposées sur n'importe quel document en quelques clics et se substituent aux étapes manuelles de remplissage de formulaires, recueil de signatures et validations.

Cette intégration vous permet d'incorporer un processus de signature électronique Adobe Sign sur un ticket créé dans Service Manager, en utilisant Microsoft Power Automate (anciennement Microsoft Flow) : un flux de travail MS Power Automate est créé dans Microsoft Azure Logic Apps en utilisant le connecteur EasyVista Service Manager pour rechercher le ticket, puis en utilisant le connecteur Adobe Sign pour apposer la signature électronique.
 

Aperçu des outils utilisés dans cette intégration

  • Microsoft Azure Logic Apps permet d’intégrer et de connecter simplement plusieurs centaines d’applications et services web (On-Premise ou dans le cloud), des données et des appareils.
  • Microsoft Power Automate permet d’automatiser les tâches répétitives en construisant des flux de travail via des applications web. Ces applications utilisent des connecteurs MS Power Automate (basés sur Microsoft Azure Logic Apps) ou la passerelle MS Graph pour s’interfacer avec n’importe quel point de terminaison via HTTP/HTTPS.
     
Flux d’intégration des données (sens) Type d'authentification Options du connecteur d'intégration

Logo - EV Service Manager.png

Down arrow.png

Logo Icon - Microsoft Flow.png

Down arrow.png

Logo Icon - Adobe Sign.png

Down arrow.png

Logo - EV Service Manager.png

  • Selon le service externe utilisé (authentification prise en charge par Logic Apps)
  • Basic Authentication pour l'API REST Service Manager
  • Service Manager :

    EV Integration connector icon - Workflow.png    Workflow

    EV Integration connector icon - Business rule.png    Règle métier

  • MS Power Automate :

    EV Integration connector icon - Receive.png    Connecteur : Lors de la réception d’une demande HTTP

    (Trigger Service Manager => Logic Apps)

Versions disponibles
SaaS On Premise
Service Manager Check icon.png Check icon.png
Produit tiers Check icon.png N/A

Flux d’échange dans Microsoft Azure Logic Apps

Une demande de signature sur un ticket Service Manager s'effectue au travers de 2 flux dans Microsoft Azure Logic Apps.

Flux MS Power Automate n° 1 : Demande de signature à Adobe Sign Flux MS Power Automate n° 2 : Fermeture de l'action de demande de signature à Adobe Sign
Data feed diagram 1 - FR.png Data feed diagram 2 - FR.png

Processus d'intégration pas à pas

L'ajout d'un processus de signature électronique Adobe Sign sur un ticket Service Manager se fait en plusieurs phases :

Prérequis

  • Vous devez disposer d'un abonnement Azure. Sinon, vous pouvez soit en créer un gratuitement, soit souscrire à un abonnement de type paiement à l’utilisation.
  • Vous avez les comptes et droits d’accès suffisants aux services avec lesquels vous souhaitez vous interfacer avec Logic Apps.
  • Vous devez disposer d’un compte d’accès à votre plateforme Service Manager avec un profil et des droits d’accès et d’édition suffisants pour créer ou modifier un workflow, accéder au menu Administration et aux menus dont vous avez besoin, comme par exemple Service Operation et Service Transition.

Bonnes pratiques

  • La procédure décrit toutes les étapes de création des 2 flux d'échange Microsoft Azure Logic Apps. Pour vous aider, téléchargez les fichiers .zip fournis avec cette intégration, qui contiennent les 2 flux pré-paramétrés. Il vous suffit ensuite de renseigner les paramètres propres à votre environnement : identifiants d'accès à votre compte Azure, adresse du serveur EasyVista, identifiants d'accès à votre plateforme Service Manager, ...

Microsoft Azure Logic Apps : Création du flux MS Power Automate n° 1 Demande de signature Adobe Sign

Description du flux de travail
         Azure flow description - Request for signature.png

Best Practice icon.png  Téléchargez le fichier ci-dessous qui contient le flux d'échange pré-paramétré. Une fois importé dans Microsoft Azure Logic Apps, vous pouvez l'adapter à vos besoins en vous aidant de la procédure ci-dessous qui décrit toutes les étapes de création du flux de travail.

       Download icon.png  Flux Demande de signature Adobe Sign

Étape 1 : Création de l'étape de déclenchement du flux lorsqu'un document est à signer

1. Connectez-vous au portail Azure avec les informations d’identification de votre compte Azure.

2. Créez une nouvelle application Logic App, puis ouvrez le concepteur Logic Apps.
         Open url.png voir Intégration Microsoft Azure Logic Apps pour le détail de la procédure

3. Créez une étape de déclenchement de type Lors de la réception d’une demande http pour démarrer le flux de travail.

         Action Azure - Request for signature - When a http request is received.png

4. Renseignez les informations du déclencheur.

  • Body : Effectuez un copier-coller du schéma JSON ci-dessous.

    Afficher le schéma JSON

    {
       "$id": "http://example.com/example.json",
       "type": "object",
       "definitions": {},
       "$schema": "http://json-schema.org/draft-07/schema#",
       "properties": {
           "Description": {
               "$id": "/properties/Description",
               "type": "string",
               "title": "Description",
               "default": "",
               "examples": [
                   "{Description}"
                ]
            },
           "id": {
               "$id": "/properties/id",
               "type": "string",
               "title": "Id",
               "default": "",
               "examples": [
                   "{id}"
                ]
            },
           "Host": {
               "$id": "/properties/Host",
               "type": "string",
               "title": "Host",
               "default": "",
               "examples": [
                   "{Host}"
                ]
          
     },
           "URL": {
               "$id": "/properties/URL",
               "type": "string",
               "title": "URL",
               "default": "",
               "examples": [
                   "{URL}"
                ]
            },
           "Account": {
               "$id": "/properties/Account",
               "type": "string",
               "title": "Account",
               "default": "",
               "examples": [
                   "{Account}"
                ]
            }
        }
    }
  • Méthode : POST.

5. Sauvegardez le déclencheur.

  Les informations suivantes sont récupérées depuis Service Manager : Description du ticket, ID du ticket, Host, URL, Account.

6. Copiez l'URL affichée dans le champ HTTP POST URL, via Copy icon.png et conservez-la temporairement dans votre éditeur de texte. Elle vous sera demandée lors du paramétrage dans Service Manager (étapes 2 et 4).

Étape 2 : Récupération des pièces jointes attachées au ticket Service Manager

1. Recherchez le connecteur EasyVista Service Manager.

2. Sélectionnez l'action de type Get Request – Incident Document List rattachée à ce connecteur.

Best Practice icon.png  Utilisez la zone de recherche pour trouver facilement le connecteur et le type d'action.

         Action Azure - Request for signature - EV SM Get request – Incident (1).png

         Action Azure - Request for signature - EV SM Get request – Incident (2).png

3. Renseignez les informations d'identification du compte et du ticket de Service Manager.

  • Account : Compte de la plate-forme Service Manager.
  • ID : Identifiant du ticket dans Service Manager.

4. Sélectionnez la connexion à votre environnement.

         Action Azure - Request for signature - EV SM Get request – Incident (3).png

Étape 3 : Demande d'une signature Adobe Sign pour chaque pièce jointe du ticket

1. Créez une boucle pour traiter tous les documents.

  • Créez une action de type Apply to each pour démarrer la boucle.
  • Select an output from previous steps : Sélectionnez la valeur dynamique Documents renvoyée par l'action Get request – Incident Document List.
             Action Azure - Request for signature - Apply to each - Create loop - Information.png

2. Créez l'action permettant de récupérer le document et d'obtenir un identifiant.
         Action Azure - Request for signature - Apply to each - Loop - Create action 1 - Flow.png

  • Cliquez sur Ajouter une action.
  • Recherchez le connecteur Adobe Sign.
  • Sélectionnez l'action de type Upload a document and get a document ID rattachée à ce connecteur.
             Action Azure - Request for signature - Apply to each - Loop - Create action 1.png
  • Renseignez les informations du document.
    • File Name : Nom du document.
    • File Content : Sélectionnez la variable dynamique Current Item.
               Action Azure - Request for signature - Apply to each - Loop - Create action 1 - Information.png

3. Créez l'action permettant de créer un accord pour le document.
         Action Azure - Request for signature - Apply to each - Loop - Create action 2 - Flow.png

  • Cliquez sur Ajouter une action.
  • Recherchez le connecteur Adobe Sign.
  • Sélectionnez l'action de type Create an agreement from an uploaded document and send a signature rattachée à ce connecteur.
             Action Azure - Request for signature - Apply to each - Loop - Create action 2.png
  • Renseignez les informations de l'accord.
    • Agreement Name : Nom de l'agrément.
    • Document ID : Sélectionnez la valeur dynamique Document ID obtenue via l'action Upload a document and get a document ID.
    • Signature Type : Sélectionnez la valeur E-Signature.
    • Recipient Email : Saisissez une adresse e-mail fixe provenant d’un champ de Service Manager.
    • Recipient Role : Sélectionnez la valeur Signer.
    • Message : Sélectionnez les valeurs dynamiques TheURLSchema et TheIdSchema provenant de l’étape 1 de création de déclenchement du flux.
               Action Azure - Request for signature - Apply to each - Loop - Create action 2 - Information.png
  • Enregistrez l'action.
    Une demande de signature Adobe Sign est faite pour le ticket.

Microsoft Azure Logic Apps : Création du flux MS Power Automate n° 2 Fermeture de l'action de demande de signature à Adobe Sign

Description du flux de travail
         Azure flow description - End action signature waiting.png

Best Practice icon.png  Téléchargez le fichier ci-dessous qui contient le flux d'échange pré-paramétré. Une fois importé dans Microsoft Azure Logic Apps, vous pouvez l'adapter à vos besoins en vous aidant de la procédure ci-dessous qui décrit toutes les étapes de création du flux de travail.

       Download icon.png  Flux Fermeture de l'action de demande de signature à Adobe Sign

Étape 1 : Création de l'étape de déclenchement du flux lorsqu'un document est signé

1. Recherchez le connecteur Adobe Sign.

2. Sélectionnez l'action de type When the state of an agreement changes rattachée à ce connecteur.
         Action Azure - End action signature waiting - When the state of an agreement changes.png

3. Renseignez les informations du flux.

  • Name : Nom du flux.
             exemple  EasyVista
  • Scope : Sélectionnez la valeur Any of my agreements.
  • Events - 1 : Sélectionnez la valeur When an agreement workflow is completed successfully.
             Action Azure - End action signature waiting - Information.png

Étape 2 : Récupération du numéro du ticket en attente de signature

1. Définissez la variable Compose_RFC_NUMBER permettant de récupérer le numéro de ticket, en créant dans l'ordre la suite d'actions ci-dessous.

Action Détail
1.a Créez une action de type Initialize variable

Action Azure - End action signature waiting - Initialize variable EZV - Information.png

  • Name : Nom de la variable.

    exemple   EZV

  • Value : Sélectionnez la valeur dynamique Agreement Message provenant de l'action When the state of an agreement changes.
1.b Créez une action de type Initialize variable.

Action Azure - End action signature waiting - Initialize variable EZV tab - Information.png

  • Name : Nom de la variable.

    exemple   EZV array

  • Value : Saisissez la formule suivante.
    split(variables('EZV'),';')
1.c Créez une action de type Initialize variable.

Action Azure - End action signature waiting - Initialize variable EZV tab - Information.png

  • Inputs : Saisissez la formule suivante.
    variables('EZV Array')[0]
1.d Créez une action de type Compose pour stocker le numéro de ticket.

Action Azure - End action signature waiting - Compose rfc_number - Information.png

  • Inputs : Saisissez la formule suivante.
    variables('EZV Array')[1]

2. Récupérez le numéro de ticket en utilisant les variables créées précédemment.

  • Créez une action de type HTTP GET Action.
  • Renseignez les informations de l'action.
    • Method : Saisissez la valeur GET.
    • URI : Saisissez la formule suivante.

      concat(concat(concat(outputs('Compose_URL'),'actions?search=request.rfc_number:'),outputs('Compose_RFC_NUMBER')),',ACTION_LABEL_EN:" Wait Adobe Sign"')

         Action Azure - End action signature waiting - Http get action - Information.png

Étape 3 : Fermeture de l'action Attendre Signature Adobe Sign pour le ticket

1. Définissez la variable Action_ID permettant de récupérer l'identifiant de l'action à fermer, en créant dans l'ordre la suite d'actions ci-dessous.

Action Détail
1.a Créez une action de type Initialize variable

Action Azure - End action signature waiting - Initialize variable Body - Information.png

  • Name : Nom de la variable Body.
  • Value : Sélectionnez la valeur dynamique Body provenant de l'action HTTP GET Action.
1.b Créez une action de type Initialize variable

Action Azure - End action signature waiting - Initialize variable Body tab - Information.png

  • Name : Nom de la variable Body Array.
  • Value : Saisissez la formule suivante.
    split(variables('Body'),',')
1.c Créez une action de type Initialize variable

Action Azure - End action signature waiting - Initialize variable Action ID string - Information.png

  • Name : Nom de la variable String Action_ID.
  • Value : Saisissez la formule suivante.
    variables('Body Array')[5]
1.d Créez une action de type Initialize variable

Action Azure - End action signature waiting - Initialize variable Action ID tab - Information.png

  • Name : Nom de la variable Action_ID Array.
  • Value : Saisissez la formule suivante.
    split(variables('String Action_ID'),'"')
1.e Créez une action de type Initialize variable

Action Azure - End action signature waiting - Initialize variable Action ID - Information.png

  • Name : Nom de la variable Action_ID.
  • Value : Saisissez la formule suivante.
    variables('Action_ID Array')[3]

2. Mettez à jour le ticket en utilisant les variables créées précédemment.

  • Créez une action de type HTTP PUT.
  • Renseignez les informations de l'action.
    • Method : Saisissez la valeur PUT.
    • URI : Saisissez la formule suivante.

      concat(concat(outputs('Compose_URL'),'actions/'),outputs('Compose_RFC_NUMBER'))

    • Body : Saisissez le code JSON suivant.

      {
        "end_action": {
          "action_id": "@{variables('Action_ID')}"
        }
      }

         Action Azure - End action signature waiting - Http put - Information.png

Service Manager : Création d'une ressource Signature électronique Adobe Sign utilisée dans une étape REST d'un processus de création de ticket

Étape 1 : Gestion des droits pour l’utilisation de l’API REST Service Manager

    Open url.png voir Description des profils

1. Allez sur le menu Administration > Gestion des accès > Profils utilisateur.

2. Sélectionnez un profil autorisé à utiliser l'API REST.

3. Cochez la case REST API.
Les modifications sont automatiquement enregistrées.

4. Répétez ces actions pour tous les profils autorisés.

Étape 2 : Création d'une ressource Signature électronique Adobe Sign associée à un service Microsoft Power Automate

       Open url.png  voir procédure Comment définir une nouvelle ressource et l'associer à un type d'action REST

1. Allez sur le menu Administration > REST > Services.

2. Créez un nouveau service.
         Service Manager - Microsoft Flow Service.png

  • Nom du service : Microsoft Power Automate.
  • Méthode d'authentification : Aucune.
  • URL du service : URL d'accès au nouveau service Microsoft Power Automate.
    • Copiez-collez l'URL que vous avez conservée dans votre éditeur de texte lors de la création du flux MS Power Automate Demande de signature Adobe Sign dans Logic Apps (étape 1).
    • Conservez uniquement la partie affichée ci-dessous en jaune.

      https://prod-55.westeurope.logic.azure.com:443/workflows/a903f9140a874277be8b9dd39b5c4305/triggers/manual/paths/invoke?api-version=2016-06-01&sp=%2Ftriggers%2Fmanual%2Frun&sv=1.0&sig=R-FJw5q_MEn-I-98MNF794bVtN91QIWFt8gixg-8

    • Remplacez prod-55.westeurope par {subdomain}.
       

3. Créez une connexion au service Microsoft Power Automate.
         Service Manager - Microsoft Flow Connection.png

  • Nom de la connexion : Adobe Sign Power Automate.
  • Méthode d'authentification : Aucune.
  • Nom du service : Service Microsoft Power Automate créé précédemment.
    L'URL du service Microsoft Power Automate est automatiquement affichée.
  • subdomain : Copiez-collez la valeur prod-55.westeurope de l'URL que vous avez conservée dans votre éditeur de texte.
     

4. Créez une ressource rattachée au service Microsoft Power Automate, permettant une demande de signature électronique à Adobe Sign.
         Service Manager - Microsoft Flow Resource.png

  • Label : Nom de la ressource.
  • Uri de la ressource : Identifiant de la nouvelle ressource.
    • Copiez-collez l'URL que vous avez conservée dans votre éditeur de texte lors de la création du flux MS Power Automate Demande de signature Adobe Sign dans Logic Apps (étape 1).
    • Conservez uniquement la partie affichée ci-dessous en jaune.

      https://prod-55.westeurope.logic.azure.com:443/workflows/a903f9140a874277be8b9dd39b5c4305/triggers/manual/paths/invoke?api-version=2016-06-01&sp=%2Ftriggers%2Fmanual%2Frun&sv=1.0&sig=R-FJw5q_MEn-I-98MNF794bVtN91QIWFt8gixg-8

  • Contenu : Corps de la requête contenant les données à mettre à jour. Copiez-collez le texte ci-dessous, sans insérer d'espace ni retour à la ligne.

    Note : Si vous collez un schéma JSON copié depuis un éditeur tiers (Microsoft Word, notepad++, etc.), des caractères invisibles peuvent être insérés et créer un dysfonctionnement dans le traitement de l’étape REST utilisant la ressource.

    {"Description": "{Description}","id": "{id}","Host": "{sys.EVSM_HOST}","URL": "{sys.EVSM_REST_SERVICE_URL}","Account": "{sys.EVSM_ACCOUNT}"}

Étape 3 : Utilisation de la ressource Signature électronique Adobe Sign dans une étape REST d'un processus de création de ticket

       Open url.png  voir procédure Comment définir une nouvelle ressource et l'associer à un type d'action REST

1. Ouvrez le workflow ou le processus lié à une règle métier.

  • Workflow : Références > Autres références > Workflow (Operation / Transition)
  • Règle métier : Administration > Règles métier > Processus associés

2. Cliquez-glissez la nouvelle ressource depuis la catégorie Actions REST vers l'éditeur graphique du processus.
Une nouvelle étape est ajoutée au processus.

3. Renseignez les propriétés de la nouvelle étape en double-cliquant dessus.

Liens vers d'autres intégrations

Tags:
Modifié par Utilisateur inconnu le 2020/07/30 09:18
Créé par Administrator XWiki le 2020/06/23 13:37

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